Zakup i wdrożenie systemu rejestracji oraz portalu konferenc

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Wynik
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Zakup i wdrożenie systemu rejestracji oraz portalu konferenc
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-12-16
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 724130008 Usługi w zakresie projektowania stron WWW 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania
Numer wyniku	6800847

<div>
 <h1>Zakup i wdrożenie systemu informatycznego do rejestracji uczestników oraz portalu konferencyjnego</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1 – Formularz oferty (zakup i wdrożenie systemu rejestracji uczestników oraz porta.docx</li>
 <li>Załącznik nr 2 – Zestawienie wymaganych i oferowanych parametrów systemu (portal konferencyjny .docx</li>
 <li>Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.docx</li>
 <li>Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania.docx</li>
 <li>Załącznik nr 5 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postepowaniu.docx</li>
 <li>Załącznik nr 6 Oświadczenie o braku powiązań z podmiotami objętymi sankcjami międzynarodowymi.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zakup i wdrożenie systemu rejestracji oraz portalu konferenc</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1. Przedmiot zamówienia i cel wdrożenia 
Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, dostarczenie, instalacja, konfiguracja oraz wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego obejmującego: 
- system rejestracji uczestników i zarządzania wydarzeniami (event management), 
- portal konferencyjny / portal wydarzeń (warstwa WWW dla wydarzeń), 
przeznaczonego do obsługi konferencji, kongresów, szkoleń oraz innych wydarzeń realizowanych w ramach usługi „Inżynieria Wydarzeń”, w formie stacjonarnej, hybrydowej i online. 
 
Celem wdrożenia systemu jest pełna digitalizacja procesów związanych z organizacją wydarzeń, w szczególności rejestracji uczestników, obsługi płatności, komunikacji, ankiet oraz raportowania, co ma na celu podniesienie jakości świadczonych usług oraz zwiększenie efektywności operacyjnej Zamawiającego. 
 
System będzie wdrażany w modelu on-premise (instalacja na serwerach Zamawiającego) oraz musi umożliwiać analogiczne wdrożenia u klientów Zamawiającego, zapewniając lokalną kontrolę danych i bezpieczeństwo. 
 
System stanowi element komponentu transformacji cyfrowej Przedsięwzięcia MŚP, zgodnie z wnioskiem o objęcie wsparciem w ramach inwestycji A1.2.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). 
 
2. Miejsce realizacji zamówienia 
Wydawnictwo Inżynieria Sp. z o.o. 
ul. Samuela Bogumiła Lindego 14 
30-148 Kraków 
woj. małopolskie, Polska 
 
3. Wymagania minimalne – architektura, instalacja i dostęp 
- System w architekturze aplikacji webowej, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej (bez konieczności instalacji po stronie użytkownika końcowego). 
- Interfejs responsywny (desktop / tablet / smartfon). 
- Możliwość definiowania wielu kont organizatorów, administratorów oraz ról i uprawnień użytkowników. 
- Wsparcie instalacji on-premise na infrastrukturze Zamawiającego lub klienta Zamawiającego. 
- Możliwość separacji serwera aplikacji i serwera bazy danych. 
- Dostarczenie zaleceń dotyczących środowiska (system operacyjny, baza danych, minimalne wymagania sprzętowe). 
- Możliwość integracji z innymi systemami Zamawiającego poprzez API lub mechanizmy równoważne (np. import/eksport danych). 
 
4. Wymagania minimalne – bezpieczeństwo i zgodność 
- Zgodność z przepisami RODO, w tym możliwość anonimizacji i pseudonimizacji danych osobowych. 
- Rejestrowanie logów audytowych obejmujących działania kont uprzywilejowanych oraz operacje na danych osobowych. 
- Mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników, w tym polityka złożoności haseł oraz wymuszanie ich okresowej zmiany. 
 
5. Wymagania minimalne – dostępność i wielojęzyczność 
- Wsparcie wielu wersji językowych interfejsu użytkownika. 
- Możliwość definiowania wielojęzycznych treści stron wydarzeń, formularzy rejestracyjnych, wiadomości e-mail, SMS oraz ankiet. 
- Możliwość wyboru języka przez uczestnika podczas rejestracji. 
- Portal konferencyjny i narzędzia cyfrowe muszą być projektowane zgodnie z wytycznymi WCAG w zakresie dostępności cyfrowej, w szczególności dla osób z niepełnosprawnościami. 
 
6. Wymagania minimalne – funkcjonalności systemu 
6.1. Zarządzanie wydarzeniami i portal wydarzeń 
- Tworzenie i edycja wydarzeń (nazwa, opis, lokalizacja, daty, wydarzenia wielodniowe). 
- Struktura wydarzenia: wydarzenie główne, sesje/wystąpienia oraz opcjonalnie pokoje spotkań online. 
- Generowanie dedykowanej strony WWW wydarzenia (URL). 
- Personalizacja wyglądu stron wydarzeń (logo, kolory, banery, treści). 
- Możliwość rebrandingu portalu na potrzeby różnych klientów lub wydarzeń. 
 
6.2. Rejestracja i obsługa uczestników 
- Elastyczne formularze rejestracyjne z możliwością definiowania pól, zgód oraz logiki warunkowej. 
- Rejestracje indywidualne i grupowe. 
- Możliwość ręcznego dodawania uczestników przez organizatora. 
- Centralna baza uczestników obejmująca wiele wydarzeń. 
- Lista uczestników z filtrowaniem, statusami rejestracji oraz historią komunikacji. 
- Możliwość rejestracji obecności uczestników (check-in), w tym z wykorzystaniem kodów QR lub ręcznej zmiany statusu. 
System powinien umożliwiać (opcjonalnie) wdrożenie mechanizmów lojalnościowych dla uczestników (np. oznaczenia statusów, historia udziału, podstawowe rozliczanie aktywności), o ile Wykonawca przewiduje takie funkcje w oferowanym rozwiązaniu. 
 
6.3. Płatności i bilety 
- Integracja z co najmniej jednym systemem płatności online lub rozwiązaniem równoważnym. 
- Przypisywanie płatności do uczestników i biletów. 
- Automatyczna zmiana statusu rejestracji po dokonaniu płatności. 
- Możliwość ręcznego potwierdzania płatności. 
- Generowanie biletów elektronicznych (np. PDF) z unikalnym identyfikatorem lub kodem QR oraz wysyłka biletów e-mail. 
 
6.4. Komunikacja i marketing 
- Moduł komunikacji e-mail (szablony, personalizacja treści, wysyłki automatyczne). 
- Moduł komunikacji SMS (integracja z bramką SMS lub rozwiązaniem równoważnym). 
- Wsparcie działań promocyjnych związanych z wydarzeniami, w tym możliwość powiązania wydarzeń z aktywnościami w mediach społecznościowych (np. publikacja linków do stron wydarzeń, planowanie postów, podstawowe raportowanie skuteczności działań). 
Wymóg dotyczący działań w mediach społecznościowych należy rozumieć jako zapewnienie możliwości prowadzenia działań promocyjnych co najmniej w modelu ręcznym lub półautomatycznym (np. planowanie publikacji oraz powiązywanie linków do stron wydarzeń). Integracje zewnętrzne mogą być realizowane w zakresie oferowanym przez Wykonawcę oraz zgodnie z dostępnymi interfejsami (API) poszczególnych platform. 
 
6.5. Ankiety i raportowanie 
- Ankiety przed- i powydarzeniowe, różne typy pytań, wielojęzyczność. 
- Dystrybucja ankiet e-mail i SMS. 
- Raporty obejmujące co najmniej: liczbę rejestracji, frekwencję, płatności, skuteczność komunikacji. 
- Eksport danych do formatów XLS/CSV. 
- Panel (dashboard) z podstawowymi wskaźnikami KPI dla organizatora. 
Dane prezentowane w raportach i panelach powinny być aktualizowane w czasie zbliżonym do rzeczywistego (zależnie od architektury i wydajności środowiska). 
 
6.6 Wymagania niefunkcjonalne 
- System powinien umożliwiać rozbudowę o kolejne moduły funkcjonalne oraz integrację z innymi systemami Zamawiającego lub jego klientów, w szczególności poprzez interfejsy API lub web-serwisy (np. systemy finansowo-księgowe, CRM, systemy identyfikacji uczestników), a także poprzez mechanizmy importu i eksportu danych. 
 
7. Wdrożenie, szkolenia i dokumentacja 
Wykonawca zobowiązuje się do: 
- instalacji i konfiguracji systemu w środowisku Zamawiającego, 
- konfiguracji integracji z płatnościami online, 
- przekazania kompletnej dokumentacji użytkowej i technicznej (w tym opisu architektury i kopii zapasowych), 
- przeprowadzenia szkoleń: 
a) dla administratorów – 2 szkolenia po maks. 3 godziny, 
b) dla użytkowników biznesowych – 3 szkolenia po maks. 3 godziny. 
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni Zamawiającemu prawo do korzystania z systemu (licencję lub równoważne uprawnienie), umożliwiające jego użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, w tym na potrzeby świadczenia usług dla klientów zewnętrznych. 
 
8. Wymagania dotyczące odbioru 
Za należyte wykonanie przedmiotu zamówienia uznaje się w szczególności: 
- uruchomienie systemu i portalu w środowisku Zamawiającego, 
- potwierdzenie spełnienia wszystkich wymagań minimalnych, 
- przekazanie dokumentacji i przeprowadzenie szkoleń, 
- dokonanie odbioru końcowego potwierdzonego protokołem odbioru, 
- przekazanie adresu URL działającej platformy (środowiska testowego lub produkcyjnego) albo równoważnego dostępu do systemu w modelu on-premise, jako elementu potwierdzającego osiągnięcie rezultatu zamówienia. 
 
9. Termin wykonania przedmiotu zamówienia 
Maksymalny termin wykonania przedmiotu zamówienia ustala się na dzień 31 stycznia 2026 r. 
 
Przez wykonanie przedmiotu zamówienia Zamawiający rozumie w szczególności: 
- dostarczenie, instalację i konfigurację systemu informatycznego oraz portalu konferencyjnego, 
- uruchomienie wszystkich wymaganych funkcjonalności określonych w opisie przedmiotu zamówienia, 
- przekazanie kompletnej dokumentacji użytkowej i technicznej, 
- przeprowadzenie szkoleń dla administratorów i użytkowników, 
- dokonanie odbioru końcowego potwierdzonego protokołem odbioru. 
 
Zamawiający wskazuje, że płatność za przedmiot zamówienia musi zostać dokonana nie później niż do dnia 30 stycznia 2026 r., co wynika z obowiązujących zasad rozliczania projektu oraz okresu kwalifikowalności wydatków. 
 
Wykonawca zobowiązuje się do takiej organizacji prac, aby umożliwić dokonanie odbioru końcowego oraz realizację płatności w terminach wskazanych powyżej. 
 
Zamawiający zastrzega sobie prawo do aktualizacji Opisu Przedmiotu Zamówienia w trakcie trwania postępowania, w szczególności w przypadku ujawnienia nieprecyzyjności, rozbieżności interpretacyjnych lub konieczności doprecyzowania wymagań technicznych lub funkcjonalnych, wynikających z pytań zadawanych przez Wykonawców.

Okres gwarancji: 12
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena stanowi 75% wagi oceny oferty. 
 
Oferta z najniższą ceną netto otrzyma maksymalnie 75 pkt, a pozostałe oferty będą oceniane proporcjonalnie w stosunku do oferty najtańszej, zgodnie ze wzorem: 
 
(najniższa cena netto / cena netto badanej oferty) × 75 pkt.
 Doświadczenie stanowi 25% wagi oceny oferty. 
 
Punktowane będą wdrożenia systemów informatycznych o porównywalnej złożoności do przedmiotu zamówienia, zrealizowane w ostatnich 3 latach i potwierdzone dokumentami. Punkty: 5 wdrożeń – 0 pkt; 6 – 5 pkt; 7 – 10 pkt; 8 – 15 pkt; 9 – 20 pkt; ≥10 – 25 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie niezbędnym do jej prawidłowej realizacji, w szczególności w przypadku: 
- wystąpienia okoliczności niezależnych od stron, których nie można było przewidzieć na etapie zawierania umowy, a które mają wpływ na realizację wdrożenia systemu informatycznego, uruchomienie portalu konferencyjnego lub integrację poszczególnych funkcjonalności; 
- konieczności dostosowania zakresu funkcjonalnego systemu, sposobu wdrożenia lub parametrów technicznych rozwiązania do zmieniających się przepisów prawa, wytycznych instytucji finansującej, wymogów bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych lub obowiązujących standardów technicznych; 
- konieczności przedłużenia terminu realizacji umowy, jeżeli opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w szczególności takich jak: siła wyższa, awarie infrastruktury teleinformatycznej, niedostępność kluczowych komponentów technologicznych lub opóźnienia wynikające z konieczności dostosowania systemu do wymagań Zamawiającego, pod warunkiem ich należytego udokumentowania i akceptacji przez Zamawiającego; 
- wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia i niezależne od stron, uniemożliwiające realizację umowy zgodnie z pierwotnym harmonogramem; 
- konieczności wprowadzenia zmian technicznych lub funkcjonalnych wynikających z niedostępności pierwotnie oferowanych rozwiązań technologicznych, bibliotek, komponentów lub integracji, pod warunkiem zapewnienia pełnej równoważności pod względem funkcjonalnym, jakościowym i bezpieczeństwa oraz braku zwiększenia wartości umowy; 
- potrzeby zmiany harmonogramu realizacji poszczególnych etapów lub harmonogramu płatności, jeżeli zmiana ta jest niezbędna dla prawidłowej realizacji umowy i nie powoduje zwiększenia jej wartości ani naruszenia zasad kwalifikowalności wydatków; 
- zmiany wynagrodzenia wyłącznie w przypadkach uzasadnionej i zatwierdzonej przez Zamawiającego zmiany zakresu lub technologii realizacji na rozwiązania równoważne, pod warunkiem że zmiana ta jest należycie udokumentowana i nie wpływa negatywnie na funkcjonalność, bezpieczeństwo, dostępność ani jakość wdrażanego systemu informatycznego. 
 
Każda zmiana umowy wymaga formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez obie strony.
 </div>