Zakup i wdrożenie systemu rejestracji oraz portalu konferencyjnego

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Zakup i wdrożenie systemu rejestracji oraz portalu konferencyjnego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-12-16
Data składania ofert	23/12/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 724130008 Usługi w zakresie projektowania stron WWW 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania
Numer przetargu	6800831

<div>
<h1>Zakup i wdrożenie systemu informatycznego do rejestracji uczestnik&oacute;w oraz portalu konferencyjnego</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Załącznik nr 1 &ndash; Formularz oferty (zakup i wdrożenie systemu rejestracji uczestnik&oacute;w oraz porta.docx</li>
<li>Załącznik nr 2 &ndash; Zestawienie wymaganych i oferowanych parametr&oacute;w systemu (portal konferencyjny .docx</li>
<li>Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.docx</li>
<li>Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania.docx</li>
<li>Załącznik nr 5 Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunk&oacute;w udziału w postepowaniu.docx</li>
<li>Załącznik nr 6 Oświadczenie o braku powiązań z podmiotami objętymi sankcjami międzynarodowymi.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Zakup i wdrożenie systemu rejestracji oraz portalu konferenc</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
1. Przedmiot zam&oacute;wienia i cel wdrożenia Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zaprojektowanie, dostarczenie, instalacja, konfiguracja oraz wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego obejmującego: - system rejestracji uczestnik&oacute;w i zarządzania wydarzeniami (event management), - portal konferencyjny / portal wydarzeń (warstwa WWW dla wydarzeń), przeznaczonego do obsługi konferencji, kongres&oacute;w, szkoleń oraz innych wydarzeń realizowanych w ramach usługi &bdquo;Inżynieria Wydarzeń&rdquo;, w formie stacjonarnej, hybrydowej i online. Celem wdrożenia systemu jest pełna digitalizacja proces&oacute;w związanych z organizacją wydarzeń, w szczeg&oacute;lności rejestracji uczestnik&oacute;w, obsługi płatności, komunikacji, ankiet oraz raportowania, co ma na celu podniesienie jakości świadczonych usług oraz zwiększenie efektywności operacyjnej Zamawiającego. System będzie wdrażany w modelu on-premise (instalacja na serwerach Zamawiającego) oraz musi umożliwiać analogiczne wdrożenia u klient&oacute;w Zamawiającego, zapewniając lokalną kontrolę danych i bezpieczeństwo. System stanowi element komponentu transformacji cyfrowej Przedsięwzięcia MŚP, zgodnie z wnioskiem o objęcie wsparciem w ramach inwestycji A1.2.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). 2. Miejsce realizacji zam&oacute;wienia Wydawnictwo Inżynieria Sp. z o.o. ul. Samuela Bogumiła Lindego 14 30-148 Krak&oacute;w woj. małopolskie, Polska 3. Wymagania minimalne &ndash; architektura, instalacja i dostęp - System w architekturze aplikacji webowej, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej (bez konieczności instalacji po stronie użytkownika końcowego). - Interfejs responsywny (desktop / tablet / smartfon). - Możliwość definiowania wielu kont organizator&oacute;w, administrator&oacute;w oraz r&oacute;l i uprawnień użytkownik&oacute;w. - Wsparcie instalacji on-premise na infrastrukturze Zamawiającego lub klienta Zamawiającego. - Możliwość separacji serwera aplikacji i serwera bazy danych. - Dostarczenie zaleceń dotyczących środowiska (system operacyjny, baza danych, minimalne wymagania sprzętowe). - Możliwość integracji z innymi systemami Zamawiającego poprzez API lub mechanizmy r&oacute;wnoważne (np. import/eksport danych). 4. Wymagania minimalne &ndash; bezpieczeństwo i zgodność - Zgodność z przepisami RODO, w tym możliwość anonimizacji i pseudonimizacji danych osobowych. - Rejestrowanie log&oacute;w audytowych obejmujących działania kont uprzywilejowanych oraz operacje na danych osobowych. - Mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji użytkownik&oacute;w, w tym polityka złożoności haseł oraz wymuszanie ich okresowej zmiany. 5. Wymagania minimalne &ndash; dostępność i wielojęzyczność - Wsparcie wielu wersji językowych interfejsu użytkownika. - Możliwość definiowania wielojęzycznych treści stron wydarzeń, formularzy rejestracyjnych, wiadomości e-mail, SMS oraz ankiet. - Możliwość wyboru języka przez uczestnika podczas rejestracji. - Portal konferencyjny i narzędzia cyfrowe muszą być projektowane zgodnie z wytycznymi WCAG w zakresie dostępności cyfrowej, w szczeg&oacute;lności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. 6. Wymagania minimalne &ndash; funkcjonalności systemu 6.1. Zarządzanie wydarzeniami i portal wydarzeń - Tworzenie i edycja wydarzeń (nazwa, opis, lokalizacja, daty, wydarzenia wielodniowe). - Struktura wydarzenia: wydarzenie gł&oacute;wne, sesje/wystąpienia oraz opcjonalnie pokoje spotkań online. - Generowanie dedykowanej strony WWW wydarzenia (URL). - Personalizacja wyglądu stron wydarzeń (logo, kolory, banery, treści). - Możliwość rebrandingu portalu na potrzeby r&oacute;żnych klient&oacute;w lub wydarzeń. 6.2. Rejestracja i obsługa uczestnik&oacute;w - Elastyczne formularze rejestracyjne z możliwością definiowania p&oacute;l, zg&oacute;d oraz logiki warunkowej. - Rejestracje indywidualne i grupowe. - Możliwość ręcznego dodawania uczestnik&oacute;w przez organizatora. - Centralna baza uczestnik&oacute;w obejmująca wiele wydarzeń. - Lista uczestnik&oacute;w z filtrowaniem, statusami rejestracji oraz historią komunikacji. - Możliwość rejestracji obecności uczestnik&oacute;w (check-in), w tym z wykorzystaniem kod&oacute;w QR lub ręcznej zmiany statusu. System powinien umożliwiać (opcjonalnie) wdrożenie mechanizm&oacute;w lojalnościowych dla uczestnik&oacute;w (np. oznaczenia status&oacute;w, historia udziału, podstawowe rozliczanie aktywności), o ile Wykonawca przewiduje takie funkcje w oferowanym rozwiązaniu. 6.3. Płatności i bilety - Integracja z co najmniej jednym systemem płatności online lub rozwiązaniem r&oacute;wnoważnym. - Przypisywanie płatności do uczestnik&oacute;w i bilet&oacute;w. - Automatyczna zmiana statusu rejestracji po dokonaniu płatności. - Możliwość ręcznego potwierdzania płatności. - Generowanie bilet&oacute;w elektronicznych (np. PDF) z unikalnym identyfikatorem lub kodem QR oraz wysyłka bilet&oacute;w e-mail. 6.4. Komunikacja i marketing - Moduł komunikacji e-mail (szablony, personalizacja treści, wysyłki automatyczne). - Moduł komunikacji SMS (integracja z bramką SMS lub rozwiązaniem r&oacute;wnoważnym). - Wsparcie działań promocyjnych związanych z wydarzeniami, w tym możliwość powiązania wydarzeń z aktywnościami w mediach społecznościowych (np. publikacja link&oacute;w do stron wydarzeń, planowanie post&oacute;w, podstawowe raportowanie skuteczności działań). Wym&oacute;g dotyczący działań w mediach społecznościowych należy rozumieć jako zapewnienie możliwości prowadzenia działań promocyjnych co najmniej w modelu ręcznym lub p&oacute;łautomatycznym (np. planowanie publikacji oraz powiązywanie link&oacute;w do stron wydarzeń). Integracje zewnętrzne mogą być realizowane w zakresie oferowanym przez Wykonawcę oraz zgodnie z dostępnymi interfejsami (API) poszczeg&oacute;lnych platform. 6.5. Ankiety i raportowanie - Ankiety przed- i powydarzeniowe, r&oacute;żne typy pytań, wielojęzyczność. - Dystrybucja ankiet e-mail i SMS. - Raporty obejmujące co najmniej: liczbę rejestracji, frekwencję, płatności, skuteczność komunikacji. - Eksport danych do format&oacute;w XLS/CSV. - Panel (dashboard) z podstawowymi wskaźnikami KPI dla organizatora. Dane prezentowane w raportach i panelach powinny być aktualizowane w czasie zbliżonym do rzeczywistego (zależnie od architektury i wydajności środowiska). 6.6 Wymagania niefunkcjonalne - System powinien umożliwiać rozbudowę o kolejne moduły funkcjonalne oraz integrację z innymi systemami Zamawiającego lub jego klient&oacute;w, w szczeg&oacute;lności poprzez interfejsy API lub web-serwisy (np. systemy finansowo-księgowe, CRM, systemy identyfikacji uczestnik&oacute;w), a także poprzez mechanizmy importu i eksportu danych. 7. Wdrożenie, szkolenia i dokumentacja Wykonawca zobowiązuje się do: - instalacji i konfiguracji systemu w środowisku Zamawiającego, - konfiguracji integracji z płatnościami online, - przekazania kompletnej dokumentacji użytkowej i technicznej (w tym opisu architektury i kopii zapasowych), - przeprowadzenia szkoleń: a) dla administrator&oacute;w &ndash; 2 szkolenia po maks. 3 godziny, b) dla użytkownik&oacute;w biznesowych &ndash; 3 szkolenia po maks. 3 godziny. W ramach realizacji zam&oacute;wienia Wykonawca zapewni Zamawiającemu prawo do korzystania z systemu (licencję lub r&oacute;wnoważne uprawnienie), umożliwiające jego użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem, w tym na potrzeby świadczenia usług dla klient&oacute;w zewnętrznych. 8. Wymagania dotyczące odbioru Za należyte wykonanie przedmiotu zam&oacute;wienia uznaje się w szczeg&oacute;lności: - uruchomienie systemu i portalu w środowisku Zamawiającego, - potwierdzenie spełnienia wszystkich wymagań minimalnych, - przekazanie dokumentacji i przeprowadzenie szkoleń, - dokonanie odbioru końcowego potwierdzonego protokołem odbioru, - przekazanie adresu URL działającej platformy (środowiska testowego lub produkcyjnego) albo r&oacute;wnoważnego dostępu do systemu w modelu on-premise, jako elementu potwierdzającego osiągnięcie rezultatu zam&oacute;wienia. 9. Termin wykonania przedmiotu zam&oacute;wienia Maksymalny termin wykonania przedmiotu zam&oacute;wienia ustala się na dzień 31 stycznia 2026 r. Przez wykonanie przedmiotu zam&oacute;wienia Zamawiający rozumie w szczeg&oacute;lności: - dostarczenie, instalację i konfigurację systemu informatycznego oraz portalu konferencyjnego, - uruchomienie wszystkich wymaganych funkcjonalności określonych w opisie przedmiotu zam&oacute;wienia, - przekazanie kompletnej dokumentacji użytkowej i technicznej, - przeprowadzenie szkoleń dla administrator&oacute;w i użytkownik&oacute;w, - dokonanie odbioru końcowego potwierdzonego protokołem odbioru. Zamawiający wskazuje, że płatność za przedmiot zam&oacute;wienia musi zostać dokonana nie p&oacute;źniej niż do dnia 30 stycznia 2026 r., co wynika z obowiązujących zasad rozliczania projektu oraz okresu kwalifikowalności wydatk&oacute;w. Wykonawca zobowiązuje się do takiej organizacji prac, aby umożliwić dokonanie odbioru końcowego oraz realizację płatności w terminach wskazanych powyżej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do aktualizacji Opisu Przedmiotu Zam&oacute;wienia w trakcie trwania postępowania, w szczeg&oacute;lności w przypadku ujawnienia nieprecyzyjności, rozbieżności interpretacyjnych lub konieczności doprecyzowania wymagań technicznych lub funkcjonalnych, wynikających z pytań zadawanych przez Wykonawc&oacute;w.
Okres gwarancji: 12
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena stanowi 75% wagi oceny oferty. Oferta z najniższą ceną netto otrzyma maksymalnie 75 pkt, a pozostałe oferty będą oceniane proporcjonalnie w stosunku do oferty najtańszej, zgodnie ze wzorem: (najniższa cena netto / cena netto badanej oferty) &times; 75 pkt.
Doświadczenie stanowi 25% wagi oceny oferty. Punktowane będą wdrożenia system&oacute;w informatycznych o por&oacute;wnywalnej złożoności do przedmiotu zam&oacute;wienia, zrealizowane w ostatnich 3 latach i potwierdzone dokumentami. Punkty: 5 wdrożeń &ndash; 0 pkt; 6 &ndash; 5 pkt; 7 &ndash; 10 pkt; 8 &ndash; 15 pkt; 9 &ndash; 20 pkt; &ge;10 &ndash; 25 pkt.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie niezbędnym do jej prawidłowej realizacji, w szczeg&oacute;lności w przypadku: - wystąpienia okoliczności niezależnych od stron, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć na etapie zawierania umowy, a kt&oacute;re mają wpływ na realizację wdrożenia systemu informatycznego, uruchomienie portalu konferencyjnego lub integrację poszczeg&oacute;lnych funkcjonalności; - konieczności dostosowania zakresu funkcjonalnego systemu, sposobu wdrożenia lub parametr&oacute;w technicznych rozwiązania do zmieniających się przepis&oacute;w prawa, wytycznych instytucji finansującej, wymog&oacute;w bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych lub obowiązujących standard&oacute;w technicznych; - konieczności przedłużenia terminu realizacji umowy, jeżeli op&oacute;źnienie wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w szczeg&oacute;lności takich jak: siła wyższa, awarie infrastruktury teleinformatycznej, niedostępność kluczowych komponent&oacute;w technologicznych lub op&oacute;źnienia wynikające z konieczności dostosowania systemu do wymagań Zamawiającego, pod warunkiem ich należytego udokumentowania i akceptacji przez Zamawiającego; - wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia i niezależne od stron, uniemożliwiające realizację umowy zgodnie z pierwotnym harmonogramem; - konieczności wprowadzenia zmian technicznych lub funkcjonalnych wynikających z niedostępności pierwotnie oferowanych rozwiązań technologicznych, bibliotek, komponent&oacute;w lub integracji, pod warunkiem zapewnienia pełnej r&oacute;wnoważności pod względem funkcjonalnym, jakościowym i bezpieczeństwa oraz braku zwiększenia wartości umowy; - potrzeby zmiany harmonogramu realizacji poszczeg&oacute;lnych etap&oacute;w lub harmonogramu płatności, jeżeli zmiana ta jest niezbędna dla prawidłowej realizacji umowy i nie powoduje zwiększenia jej wartości ani naruszenia zasad kwalifikowalności wydatk&oacute;w; - zmiany wynagrodzenia wyłącznie w przypadkach uzasadnionej i zatwierdzonej przez Zamawiającego zmiany zakresu lub technologii realizacji na rozwiązania r&oacute;wnoważne, pod warunkiem że zmiana ta jest należycie udokumentowana i nie wpływa negatywnie na funkcjonalność, bezpieczeństwo, dostępność ani jakość wdrażanego systemu informatycznego. Każda zmiana umowy wymaga formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez obie strony.
</div>