Zapytanie ofertowe nr 2/2025/SLMP

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Wynik
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapytanie ofertowe nr 2/2025/SLMP
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-12-15
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer wyniku	6796261

<div>
 <h1>Nocleg, wyżywienie, sale szkoleniowe - SLMP (2)</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>2 Załącznik nr 6 - Protokół wyboru oferty.pdf</li>
 <li>2 Załącznik nr 5 - Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. .pdf</li>
 <li>2 Załącznik nr 4 - RODO.pdf</li>
 <li>2 Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym.pdf</li>
 <li>2 Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków.pdf</li>
 <li>2 Załącznik nr 1 - Formularz_ofertowy_FERS.pdf</li>
 <li>2 FERS zapytanie ofertowe nr 2-2025.pdf</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zapytanie ofertowe nr 2/2025/SLMP</h3>
 Przedmioty zamówienia
 A. Informacje ogólne: 
Przedmiotem niniejszego Zapytania jest zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sal szkoleniowych dla uczestników oraz kadry trenerskiej podczas zjazdów organizowanych w ramach projektu „Szkoła Liderów Monitorowania Prawa” na terenie Warszawy lub w jej bliskich okolicach (szczegóły określono w niniejszym Zapytaniu). 
Wspólny słownik zamówień (CPV): 
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 
55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe 
55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 
W ramach zamówienia zorganizowany zostanie co najmniej jeden zjazd szkoleniowy, zaś maksymalnie trzy. 
Łączna przewidywana liczba osób wyniesie około 124 osób, w różnej liczbie na poszczególnych zjazdach, w planowanych terminach: 
1. 08.01.2026 - 11.01.2026 
2. 05.03.2026 - 08.03.2026 
3. 14.05.2026 - 17.05.2026 
Zamawiający zastrzega jednak, że poszczególne terminy zjazdów, jak i liczba osób uczestniczących mogą ulec zmianie, co stanowi okoliczność niezależną od Zamawiającego. 
 
B. Wymagania: 
Obiekt musi zapewniać kompleksowość wykonania usług w terminach wskazanych w niniejszym Zapytaniu. 
Miejsca zakwaterowania (noclegów) wszystkich uczestników, serwowania posiłków i sale warsztatowe muszą znajdować się w tym samym obiekcie. 
Wymaga się, aby obiekt był dobrze skomunikowany, tj. znajdował się na terenie miasta Warszawy lub w jego bliskiej odległości. 
Obiekt musi spełniać wszelkie przewidziane prawem wymogi w zakresie świadczenia usług wyżywienia, jak również wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej i posiadać aktualne badania i certyfikaty dotyczące bezpieczeństwa. 
Obiekt musi posiadać infrastrukturę umożliwiającą korzystanie z usług przez osoby z niepełnosprawnościami bez konieczności pomocy osoby trzeciej. 
W ramach zamówienia (tj. planowanych zjazdów szkoleniowych) od Wykonawców wymaga się każdorazowo: 
 
Kryteria podstawowe: 
Zapewnienia co najmniej 2 sal szkoleniowych, mieszczących co najmniej 25 osób w wymiarze 4 dni po 8 godzin dziennie (podczas każdego ze zjazdów), układ stołów i krzeseł w kształcie podkowy oraz zapewnienie projektora multimedialnego. Sale muszą być architektonicznie dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (należy przestrzegać wymogów związanych z dostępnością ujętych w standardzie architektonicznym, szkoleniowym stanowiących zał. nr 2 do Wytycznych). 
Cena: 
Koszt jednostkowy za najem jednej sali szkoleniowej nie może przekraczać kwoty 840 zł/dzień. 
 
Zapewnienia noclegów (wraz ze śniadaniem) dla kadry trenerskiej i uczestników szkolenia przez 4 doby (dot. jednego zjazdu) – z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie. 
Zaznacza się, że nocleg musi zostać zapewniony także przed pierwszym planowanym dniem zjazdu szkoleniowego. 
Noclegi dostępne będą w pokojach dwuosobowych (bądź jednoosobowych w przypadku szczególnych potrzeb) z pojedynczymi łóżkami i prywatnymi łazienkami, w tym w pokojach dostosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. 
Koszt jednostkowy za nocleg ze śniadaniem nie może przekraczać kwoty 350 zł/noc dla pokoju dwuosobowego i 300 zł/noc dla pokoju jednoosobowego. 
 
Zapewnienie wyżywienia dla kadry trenerskiej i uczestników szkolenia, w ciągu 4 dni (dot. jednego zjazdu) obejmującego: przerwę kawową (świadczoną w systemie ciągłym w nieograniczonej ilości, tzn. uzupełnianie brakujących składników na bieżąco, w razie potrzeby), obiad, kolację. Minimalny zakres poczęstunku obejmuje: 
w przypadku przerwy kawowej: kawę, herbatę, wodę, mleko, cukier lub jego zamienniki, cytryna oraz drobne słone i słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka i/lub owoce 
w przypadku obiadu: dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój, 
w przypadku kolacji: ciepłe i zimne posiłki, kawa, herbata, mleko, cukier lub jego zamienniki, cytryna, woda. 
 
Koszt jednostkowy nie może przekraczać: 
w przypadku przerwy kawowej - 62 zł/szt.; 
w przypadku obiadu - 90 zł/szt.; 
w przypadku kolacji - 90 zł/szt. 
 
Usługodawca przygotuje i zapewni zbilansowane posiłki oparte na diecie podstawowej, uwzględniając przy tym specjalne potrzeby osób (np. dieta wegetariańska, bezglutenowa, bez laktozy, wegańska, koszerna, inne według zgłoszenia). Jedzenie i napoje powinny być serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych - nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób z niepełnosprawnościami. 
 
Ostateczna liczba osób objętych usługą noclegową i żywieniową zostanie podana Usługodawcy przed terminem rozpoczęcia realizacji zamówienia, w terminie umówionym z Wykonawcą, zgodnie z deklaracją Wykonawcy, zamieszczoną w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego). Dodatkowo w informacjach podana będzie liczba osób korzystających z poszczególnych rodzajów diet, jak również liczba osób z niepełnosprawnościami. 
Usługodawcy za wykonanie usługi przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkolenia. W przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia zamówienia, ceny jednostkowe nie będą większe niż te wskazane przez Wykonawcę w ofercie.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto (waga 20% – maks. 20 pkt) 
1) Oferta z najniższą ceną brutto - 20 pkt. 
2) Pozostałe oferty - zgodnie ze wzorem: 
Wartość punktowa = (najniższa oferowana cena brutto: cena brutto badanej oferty) × 20. 
3) Liczba punktów zostanie przyznana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
 Czas dotarcia środkiem transportu publ. z PKP Warszawa Centralna(waga 10% -maks.10 pkt): 1)do 45 min–10 pkt; 2)od 46 do 70 min–7 pkt, 3)od 71 do 90 min–5 pkt, 4) pow. 91 minut – 0 pkt. Metoda weryfikacji: Czas przejazdu zostanie obliczony na podstawie portalu „Jak Dojadę” dla dni rob. od 7 do 19
 Standard obiektu hotelowego (waga 10% – maks. 10 pkt) 
1) obiekt o standardzie 3-gwiazdkowym – 10 pkt 
2) obiekt o standardzie 2-gwiazdkowym – 7 pkt 
3) obiekt o standardzie 1-gwiazdkowym – 5 pkt 
4) obiekt o niższym standardzie niż 1 gwiazdka – 0 pkt
 Oferowana dieta i jakość wyżywienia (waga 10% – maks. 10 pkt) 
Punkty zostaną przyznane na podstawie różnorodności oferowanych diet (punkty za poszczególne diety 
sumują się): 
1) bez laktozy – 2 pkt 
2) wegańska – 2 pkt 
3) bezglutenowa – 2 pkt 
4) wegetariańska – 2 pkt 
5) cukrzycowa (niski IG) – 2 pkt
 Doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń (waga 5% – maks. 5 pkt) 
Punkty zostaną przyznane w zależności od liczby wydarzeń o podobnym charakterze zrealizowanych przez 
Wykonawcę w ciągu ostatnich 3 lat: 
1) 10 lub więcej – 5 pkt 
2) od 5 do 9 wydarzeń – 3 pkt 
3) mniej niż 5 wydarzeń – 0 pkt
 Dodatkowe udogodnienia (waga 10% – maks. 10 pkt) 
1) bezpłatny parking – 2 pkt 
2) bezpłatny transport z i do najbliższej stacji kolejowej (najrzadziej co 1h) – 2 pkt 
3) dodatkowe udogodnienia dla uczestników (szczegóły w dokumencie w .pdf) – maks. 6 pkt
 Warunki anulowania i zmiany rezerwacji (waga 10% – maks. 10 pkt) 
1) a) bezkosztowe anulowania przed wydarzeniem–5 pkt 
�b) brak możliwości–0 pkt 
2) możliwość bezkosztowej zmiany liczby uczestników (w granicach +/- 20%): 
a) do 7 dni lub brak możliwości–0 pkt 
b) do 5 dni–2pkt 
c) do 3 dni–5 pkt
 Opinie dotychczasowych klientów (waga 25% - maks. 25 pkt) 
Punkty zostaną przyznane w zależności od posiadanych przez obiekt opinii użytkowników. Szczegóły w pliku PDF
 
 </div>