Zapewnienie pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Toruń
Data publikacji	2025-12-04
Data składania ofert	12/12/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6765431

<div>
<h1>19-21.12.2025 Toruń - zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 19-21.12.2025.docx</li>
<li>Zalacznik_1 - formularz ofertowy i wykaz doświadczenia.docx</li>
<li>Załącznik_nr_2_Oświadczenie o braku powiązan.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Zapytanie ofertowe na organizację szkolenia - Toruń</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zapytania ofertowego obsługa szkoleń organizowanych przez zamawiającego, obejmująca świadczenie usług hotelowych i gastronomicznych oraz zagwarantowanie sali szkoleniowej w celu przeprowadzenia przez Zamawiającego szkolenia w ramach projektu pn. Rozw&oacute;j i Wzmocnienie Instytucjonalne Organizacji Pozarządowych w Polsce: Nowe Perspektywy i Strategie nr FERS.04.12-IP.04-0016/24, finansowanego ze środk&oacute;w programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-27. Kody CPV: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 55100000-1 - usługi hotelarskie 55110000-4 - hotelarskie usługi noclegowe 55120000-7 - usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55300000-3 - usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłk&oacute;w 55321000-6 - usługi przygotowywania posiłk&oacute;w. III. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia 1. Przedmiot zam&oacute;wienia obejmuje zapewnienie nocleg&oacute;w, wyżywienia oraz sali szkoleniowej dla uczestnik&oacute;w w ramach projektu pn. &bdquo;Rozw&oacute;j i Wzmocnienie Instytucjonalne Organizacji Pozarządowych w Polsce: Nowe Perspektywy i Strategie&rdquo;. Szkolenie trwa trzy dni (piątek&ndash;sobota-niedziela), obejmując dwie doby hotelowe. 2. Usługa ma zostać wykonana w terminie: - 19-21 grudnia 2025 r. 3. Dopuszcza się możliwość, aby pokoje, w kt&oacute;rych będą zakwaterowani Uczestnicy i Uczestniczki, były w osobnych budynkach niż stoł&oacute;wka/sala szkoleniowa, przy czym odległość od nich nie może być większa niż 300 m, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego. 4. Wykonawca musi zapewnić podczas szkolenia: a) Usługę hotelowa powinna obejmować nocleg dla 20 os&oacute;b w obiekcie noclegowym o standardzie odpowiadającym hotelowi 3-gwiazdkowemu, zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych świadczone są usługi hotelarskie (Dz.U. Nr 188, poz. 1945, z p&oacute;źn. zm.). b) Nocleg powinien być zagwarantowany w pokojach 2-osobowych, posiadających pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, bezpłatny Internet oraz możliwość zameldowania w pokoju co najmniej od godz. 13.00. c) Noclegi należy zapewnić w pokojach maksymalnie dwuosobowych, jednakże Wykonawca powinien być w stanie zapewnić także pokoje jednoosobowe w przypadku nier&oacute;wnej pod względem płci konfiguracji os&oacute;b w grupie. d) Informacja o ostatecznej liczbie os&oacute;b oraz o tym, czy są wymagane także pokoje jednoosobowe oraz dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy przed każdym wydarzeniem/daną formą wsparcia dla danej grupy uczestnik&oacute;w, nie p&oacute;źniej niż 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. Zamawiający zapłaci za faktyczną liczbę os&oacute;b nocujących. e) Sala szkoleniowa/konferencyjna oraz budynek, w kt&oacute;rym świadczone będą usługi zapewniają dostęp dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Hotel dysponuje co najmniej 1 pokojem dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, kt&oacute;ry będzie m&oacute;gł zostać zarezerwowany przez Zamawiającego. f) Wykonawca winien zapewnić możliwość nocleg&oacute;w dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pok&oacute;j i łazienka powinny być przystosowane do użytku os&oacute;b z niepełnosprawnościami m.in. na w&oacute;zku aktywnym/ortopedycznym. W cenę noclegu musi być wliczone śniadanie. Wyżywienie dla uczestnik&oacute;w: ● Przerwa kawowa ciągła Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla uczestnik&oacute;w szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela), dla 20 os&oacute;b dziennie. Przerwa kawowa obejmuje kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce. Serwis powinien być dostępny dla uczestnik&oacute;w bez ograniczeń przez cały czas trwania szkolenia. Przerwy kawowe są organizowane przez Wykonawcę w sali lub ewentualnie przed salą, w kt&oacute;rej odbywa się szkolenie. Wykonawca powinien uwzględniać specjalne potrzeby os&oacute;b (wegetariańskie, bezglutenowe), kt&oacute;re zostaną zgłoszone z minimum 48 h wyprzedzeniem przez Zamawiającego. Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. ● Obiad dla uczestnik&oacute;w projektu Usługa obejmuje dwudaniowy obiad dla uczestnik&oacute;w szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela) i obejmuje: zupę i drugie danie oraz nap&oacute;j (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach). Dopuszcza się przygotowanie posiłk&oacute;w specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczeg&oacute;lności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestnik&oacute;w projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Jedzenie i napoje muszą być podawane w naczyniach wielorazowego użytku, np. szklanych, ceramicznych lub metalowych. Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućc&oacute;w plastikowych. ● Kolacja dla uczestnik&oacute;w projektu Usługa obejmuje 2 kolacje w formie bufetu z r&oacute;żnorodnymi daniami. Dopuszcza się przygotowanie posiłk&oacute;w specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczeg&oacute;lności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestnik&oacute;w projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Wszystkie potrawy i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku (np. szklanych, ceramicznych, metalowych). Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućc&oacute;w plastikowych. Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji przez Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie minimum 24 godzin przed datą rozpoczęcia Wydarzenia. Zamawiający zatwierdzi menu zaproponowane przez Wykonawcę niezwłocznie. Wykonawca zobowiązany jest dostarczania posiłk&oacute;w w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Salę szkoleniową dla 20 os. grupy szkoleniowej spełniającą normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego szkolenia wynosi 20 godzin (pt &ndash; 4 godziny oraz sb-ndz 8 godz. x 2 dni). Sala musi być wyposażona w: ● krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami zapewniające miejsca siedzące dla 20 os. plus prowadzący; ● rzutnik; ● warunki nagłośnienia i oświetlenia umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik; ● ekran lub tablicę multimedialną; ● flipchart, blok do flipcharta (min. 15 kartek do każdego flipchartu), pisaki; ● Sala będzie umożliwiać nieodpłatny dostęp do szybkiego i bezprzewodowego Internetu (dla wszystkich Uczestnik&oacute;w szkolenia i prowadzącego), ● Sala będzie dostosowana do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Zamawiający będzie miał dodatkowy dostęp do Sali każdorazowo (w każdym dniu szkolenia) co najmniej na 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia i co najmniej 30 minut po zakończeniu szkolenia, za ten czas Zamawiającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. 4. Dokładna liczba os&oacute;b zostanie podana 2 dni przed planowanym szkoleniem. Zamawiający zapłaci za zgłoszoną liczbę os&oacute;b nocujących i korzystających z wyżywienia. 5. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę podczas podawania posiłk&oacute;w oraz serwisu kawowego. 6. Wykonawca świadcząc usługę wyżywienia, zobowiązany jest do: ● świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produkt&oacute;w spełniających normy jakości produkt&oacute;w spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepis&oacute;w prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykuł&oacute;w spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z p&oacute;źn. zm.), ● świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produkt&oacute;w żywnościowych. 7. Obiekt powinien zapewnić bezpłatny parking dla uczestniczek/uczestnik&oacute;w szkolenia oraz ekspert&oacute;w i organizator&oacute;w. IV. Miejsce realizacji zam&oacute;wienia: Usługa musi zostać zrealizowana na terenie powiatu Toruńskiego. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
W kryterium cena zostanie zbadana wysokość ceny brutto oferty, tj. ceny brutto za całą realizację zam&oacute;wienia - cena składa się z sumy podanych w formularzu oferty cen (załącznik nr 1). Oferta z najniższą ceną brutto, tj. najniższą ceną brutto otrzyma 70 pkt.
Aspekty społeczne W tym kryterium zamawiający przyzna punkty, jeśli Wykonawca zapewni, że do bezpośredniego udziału w wykonywaniu przedmiotu zam&oacute;wienia zostanie zatrudniona/zaangażowana co najmniej 1 osoba znajdująca się̨ w szczeg&oacute;lnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby młodociane, osoby ...)
Kryterium dotyczy odległości obiektu hotelowego (noclegowego) od centrum miasta Toruń (Rynek Staromiejski w Toruniu) , liczonej w kilometrach wzdłuż najkr&oacute;tszej trasy drogowej (według mapy Google lub innego og&oacute;lnodostępnego narzędzia).
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Istotne zmiany w umowie 1. Termin wykonania usługi jest terminem wstępnym i może ulec zmianie. 2. W poniższych przypadkach umowa może zostać rozwiązana: a) zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub b) Zleceniodawca nie zrekrutuje minimalnej liczby os&oacute;b do udziału w szkoleniu, tj. 15 os&oacute;b, 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany termin&oacute;w realizacji szkoleń z przyczyn organizacyjnych, niezależnych od Zamawiającego lub uczestnik&oacute;w projektu, w szczeg&oacute;lności w przypadku siły wyższej, niedostępności prelegent&oacute;w, zmian lokalizacji lub termin&oacute;w dogodnych dla uczestnik&oacute;w. Zamawiający poinformuje wykonawcę najp&oacute;źniej w terminie 3 dni o rezygnacji z organizacji wydarzenia w danym terminie. 5. Nowe terminy zostaną uzgodnione z Wykonawcą, a zmiana nie będzie traktowana jako istotna zmiana warunk&oacute;w zam&oacute;wienia. 6. Zleceniodawca może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 7. W takim przypadku Zleceniobiorca nie może żądać wynagrodzenia. 8. Odstąpienie od umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i musi zawierać uzasadnienie. Pozostałe postanowienia 1. W przypadku unieważnienia niniejszego postępowania Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego z jakiegokolwiek tytułu związanego z realizacją niniejszego postępowania, za wyjątkiem odszkodowania za szkody wyrządzone umyślnie. Od wyniku niniejszego postępowania Wykonawcy nie przysługują środki odwoławcze. 2. Zamawiający zastrzega prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. O unieważnieniu postępowania Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich Wykonawc&oacute;w, kt&oacute;rym przesłano Zapytanie ofertowe oraz umieści odpowiednią informację na swojej stronie internetowej oraz w Bazie Konkurencyjności 2021 (aplikacja BK2021) https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. 3. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, kt&oacute;remu udzieli zam&oacute;wienia o terminie i miejscu zawarcia umowy, telefonicznie lub drogą elektroniczną. 4. Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania dokument&oacute;w potwierdzających spełnianie kryteri&oacute;w oceny oferty zam&oacute;wienia przez Wykonawcę (umowy, referencje itp.). 5. Zamawiający zawrze z wybranym Wykonawcą odrębną umowę dotyczącą przetwarzania danych osobowych. 6. Wykonawca, kt&oacute;rego propozycja usługi zostanie oceniona jako najkorzystniejsza, zobowiązuje się do podpisania umowy z Zamawiającym. 7. Zamawiający zastrzega prawo wezwania Wykonawc&oacute;w do złożenia dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnień. 8. Zamawiający zastrzega prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczeg&oacute;lności w przypadku braku ofert, odrzucenia wszystkich ofert lub przekroczenia budżetu przewidzianego na realizację zam&oacute;wienia.
</div>