Organizacja dwóch wydarzeń branżowych

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja dwóch wydarzeń branżowych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Sichów Duży
Data publikacji	2025-12-01
Data składania ofert	08/12/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799521003 Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych
Numer przetargu	6752161

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe nr 1/2025/BK z dnia 1 grudnia 2025 r. na organizację dw&oacute;ch wydarzeń branżowych dla Branżowego Centrum Umiejętności w dziedzinie Mechanizacja rolnictwa przy Zespole Szk&oacute;ł Centrum Kształcenia Rolniczego im. Adolfa Dygasińskiego w Sichowie Dużym</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 1_2025 z 01.12.2025.pdf</li>
<li>Zalacznik nr 1_Formularz oferty.docx</li>
<li>Zalacznik nr 2_Oswiadczenie o spelnianiu warunkow.docx</li>
<li>Zalacznik nr 3_Oswiadczenie o braku powiazan osobowych i kapitalowych.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Organizacja dw&oacute;ch wydarzeń branżowych</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest kompleksowa organizacja dw&oacute;ch wydarzeń branżowych dla Branżowego Centrum Umiejętności w dziedzinie Mechanizacja rolnictwa przy Zespole Szk&oacute;ł Centrum Kształcenia Rolniczego im. Adolfa Dygasińskiego w Sichowie Dużym, obejmująca w szczeg&oacute;lności: zapewnienie infrastruktury technicznej, obsługi wydarzeń, atrakcji, usług promocyjnych oraz działań towarzyszących, zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu. Wykonawca odpowiada za pełną organizację, koordynację i realizację obu wydarzeń, w tym za kwestie techniczne, logistyczne, promocyjne oraz bezpieczeństwo uczestnik&oacute;w. Wydarzenie numer 1 &ndash; Otwarcie BCU (styczeń/luty 2026) 1. Charakter wydarzenia &bull; Wydarzenie branżowe połączone z oficjalnym otwarciem BCU. &bull; Liczba uczestnik&oacute;w: ok. 200 os&oacute;b. &bull; Dokładny termin i miejsce realizacji zostaną wskazane przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. 2. Zakres obowiązk&oacute;w wykonawcy A. Obsługa techniczna &bull; Nagłośnienie (system dopasowany do warunk&oacute;w Sali (sala o wymiarach 15x16 m) i liczby uczestnik&oacute;w). &bull; Oświetlenie eventowe (sceniczne i dekoracyjne). &bull; Obsługa techniczna wydarzenia (technik dźwięku, oświetleniowiec, koordynator techniczny). B. Program merytoryczny &bull; Koszt dw&oacute;ch prelegent&oacute;w (honorarium, dojazd, zakwaterowanie, obsługa wystąpień). &bull; Zapewnienie udziału jednego influencera związanego tematycznie z mechanizacją rolnictwa (osoba uzgodniona z Zamawiającym), kt&oacute;rego zadaniem będzie: o promocja wydarzenia w mediach społecznościowych (przed, w trakcie i po wydarzeniu), o udział w wydarzeniu i publikacja materiał&oacute;w Wykonawca pokrywa honorarium, koszty logistyczne i techniczne udziału influencera. C. Materiały promocyjne / upominki &bull; Przygotowanie i dostarczenie 200 komplet&oacute;w upomink&oacute;w zawierających: o torbę papierową, o notes, o długopis, o brelok, o kubek. Każdy element oznakowany zgodnie z wymogami identyfikacji wizualnej Krajowego Planu Odbudowy (KPO). D. Catering &bull; Bufet kawowy dla 200 os&oacute;b (kawa, herbata, napoje, ciasta, przekąski). &bull; Kolacja dla zaproszonych gości (do 50 os&oacute;b), obejmująca przystawkę, zupę, danie gł&oacute;wne oraz deser, z uwzględnieniem preferencji żywieniowych oraz alergii uczestnik&oacute;w &bull; Zapewnienie pełnej obsługi cateringowej, zastawy, stoł&oacute;w, obrus&oacute;w oraz sprzątania po wydarzeniu. Wydarzenie nr 2 &ndash; Wydarzenie plenerowe (maj/czerwiec 2026) 1. Charakter wydarzenia &bull; Wydarzenie plenerowe o charakterze branżowym &bull; Liczba uczestnik&oacute;w: ok. 200 os&oacute;b. &bull; Dokładny termin i miejsce zostaną wskazane przez Zamawiającego. 2. Zakres obowiązk&oacute;w wykonawcy A. Scena i infrastruktura techniczna &bull; Scena o wymiarach min. 8 x 6 m, wykonana z podest&oacute;w scenicznych, wyposażona w barierki i chody. &bull; Scena wysłonięta czarnym materiałem z trzech stron, cała konstrukcja w kolorze czarnym. &bull; Zadaszenie sceniczne o wymiarach min. 8 x 6 m (obwiednia 390x390, słupy 390x390). &bull; Niezbędne nagłośnienie i oświetlenie &bull; Montaż, demontaż i obsługa techniczna podczas wydarzenia. B. Program i atrakcje &bull; Koszt dw&oacute;ch prelegent&oacute;w (honorarium, dojazd, zakwaterowanie). &bull; Zapewnienie udziału jednego influencera związanego tematycznie z mechanizacją rolnictwa (osoba uzgodniona z Zamawiającym), kt&oacute;rego zadaniem będzie &ndash; promocja wydarzenia w kanałach społecznościowych oraz udział w wydarzeniu. Wykonawca pokrywa koszty honorarium, zakwaterowania, dojazdu i publikacji. C. Catering Kolacja dla zaproszonych gości (do 50 os&oacute;b), obejmująca przystawkę, zupę, danie gł&oacute;wne oraz deser, z uwzględnieniem preferencji żywieniowych oraz alergii uczestnik&oacute;w 2. Wymagania og&oacute;lne:  Wykonawca zapewnia pełną obsługę organizacyjną, techniczną, promocyjną i logistyczną obu wydarzeń.  Wszystkie materiały i elementy wizualne muszą być zgodne z zasadami identyfikacji wizualnej KPO.  Influencerzy, prelegenci oraz pozostali prowadzący muszą zostać uzgodnieni i zatwierdzeni przez Zamawiającego.  Wykonawca zapewnia ubezpieczenie OC dla obu wydarzeń.  Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepis&oacute;w BHP, ppoż. i porządkowych obowiązujących w miejscu wydarzeń.  Wykonawca zapewnia transport, montaż, demontaż oraz nadz&oacute;r techniczny nad wszystkimi elementami  Wykonawca zapewnia koordynatora projektu odpowiedzialnego za kontakt z Zamawiającym na każdym etapie realizacji Zam&oacute;wienie musi być zrealizowane zgodnie z zapisami niniejszego zapytania ofertowego. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dopuszczenie zastosowania produkt&oacute;w i materiał&oacute;w r&oacute;wnoważnych W przypadku, gdzie Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zam&oacute;wienia, w specyfikacji, we wszystkich dokumentach i załącznikach opisujących przedmiot zam&oacute;wienia nazwami konkretnych producent&oacute;w, nazwami konkretnych produkt&oacute;w, znakami towarowymi, patentami czy pochodzeniem, należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zam&oacute;wienia &ndash; mają one jedynie przybliżyć wymagania, kt&oacute;rych nie można było opisać przy użyciu dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. W każdym przypadku dopuszcza się użycie produktu r&oacute;wnoważnego, kt&oacute;ry spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcji i walor&oacute;w użytkowych produktu wskazanego z nazwy.
Okres gwarancji: -
<h2>Kryteria oceny</h2>
Wartość punktowa kryterium - Wartość zam&oacute;wienia brutto - będzie wyliczana według wzoru: C = (C min: C n) x 100 pkt. gdzie: C min &ndash; najniższa wartość zam&oacute;wienia brutto spośr&oacute;d ofert nieodrzuconych C n &ndash; wartość zam&oacute;wienia brutto ocenianej oferty C &ndash; wartość zam&oacute;wienia brutto
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Planowany termin realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia: Wydarzenie numer 1 &ndash; Otwarcie BCU (styczeń/luty 2026) Wydarzenie nr 2 &ndash; Wydarzenie plenerowe (maj/czerwiec 2026), przy czym realizacja umowy nie dłużej niż do 30.06.2026 r. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, jedynie w przypadku zaistnienia okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w następujących sytuacjach. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji umowy, w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, dotyczących: a) spowodowanych między innymi epidemią, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zam&oacute;wienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, kt&oacute;rych Zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą. b) zmiany terminu realizacji projektu; c) wystąpienia niebezpieczeństwa kolizji z planowanymi lub r&oacute;wnolegle prowadzonymi przez inne podmioty inwestycjami w zakresie niezbędnym do uniknięcia lub usunięcia tych kolizji; d) obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania; e) wydłużenia okresu realizacji zam&oacute;wienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zam&oacute;wienia; f) wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zam&oacute;wienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego; g) w przypadku braku dostępności materiał&oacute;w niezbędnych dla realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia lub wydłużony czas oczekiwania ze względu na sytuacje rynkową będącą następstwem np. wojny, wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną; h) jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa; i) konieczności dostosowania warunk&oacute;w Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie; j) zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpi siła wyższa, za kt&oacute;rą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zam&oacute;wieniem. k) innych okoliczności, kt&oacute;rych wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy.
</div>