Toruń - 5-7.102.2025 - organizacja szkolenia (hotel+sala)

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Toruń - 5-7.102.2025 - organizacja szkolenia (hotel+sala)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Toruń
Data publikacji	2025-11-26
Data składania ofert	03/12/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6739150

<div>
 <h1>5-7.grudnia.2026 r. - ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie kompleksowej obsługi wydarzenia w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe 5-7.12.2025.docx.pdf</li>
 <li>Załacznik 1_Formularz_Ofertowy_MK.docx</li>
 <li>Zalacznik_2_Wykaz_uslug_MK_FERS.docx</li>
 <li>Załącznik_nr_3_Oświadczenie o braku powiązan.docx</li>
 <li>Załącznik_nr_4_Oświadczenie o niepodleganiu sankcjom.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Toruń - 5-7.102.2025 - organizacja szkolenia (hotel+sala)</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1.	Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sali szkoleniowej dla uczestników w ramach projektu pn. „Rozwój i Wzmocnienie Instytucjonalne Organizacji Pozarządowych w Polsce: Nowe Perspektywy i Strategie”. Szkolenie trwa trzy dni (piątek–sobota-niedziela), obejmując dwie doby hotelowe. 
2.	Usługa ma zostać wykonana w terminie: 
- 5-7 grudnia 2025 r. 
3.	Dopuszcza się możliwość, aby pokoje, w których będą zakwaterowani Uczestnicy i Uczestniczki, były w osobnych budynkach niż stołówka/sala szkoleniowa, przy czym odległość od nich nie może być większa niż 300 m, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego. 
4.	Wykonawca musi zapewnić podczas szkolenia: 
a)	Usługę hotelowa powinna obejmować nocleg dla 20 osób w obiekcie noclegowym o standardzie odpowiadającym hotelowi 3-gwiazdkowemu, zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz.U. Nr 188, poz. 1945, z późn. zm.). 
b)	Nocleg powinien być zagwarantowany w pokojach 2-osobowych, posiadających pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, bezpłatny Internet oraz możliwość zameldowania w pokoju co najmniej od godz. 13.00. 
c)	Noclegi należy zapewnić w pokojach maksymalnie dwuosobowych, jednakże Wykonawca powinien być w stanie zapewnić także pokoje jednoosobowe w przypadku nierównej pod względem płci konfiguracji osób w grupie. 
d)	Informacja o ostatecznej liczbie osób oraz o tym, czy są wymagane także pokoje jednoosobowe oraz dla osób ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy przed każdym wydarzeniem/daną formą wsparcia dla danej grupy uczestników, nie później niż 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. Zamawiający zapłaci za faktyczną liczbę osób nocujących. 
e)	Sala szkoleniowa/konferencyjna oraz budynek, w którym świadczone będą usługi zapewniają dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Hotel dysponuje co najmniej 1 pokojem dla osób z niepełnosprawnościami, który będzie mógł zostać zarezerwowany przez Zamawiającego. 
f)	Wykonawca winien zapewnić możliwość noclegów dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pokój i łazienka powinny być przystosowane do użytku osób z niepełnosprawnościami m.in. na wózku aktywnym/ortopedycznym. W cenę noclegu musi być wliczone śniadanie. 
 
Wyżywienie dla uczestników: 
 
●	Przerwa kawowa ciągła 
Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla uczestników szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela), dla 20 osób dziennie. Przerwa kawowa obejmuje kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce. Serwis powinien być dostępny dla uczestników bez ograniczeń przez cały czas trwania szkolenia. 
Przerwy kawowe są organizowane przez Wykonawcę w sali lub ewentualnie przed salą, w której odbywa się szkolenie. Wykonawca powinien uwzględniać specjalne potrzeby osób (wegetariańskie, bezglutenowe), które zostaną zgłoszone z minimum 48 h wyprzedzeniem przez Zamawiającego. Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
 
●	Obiad dla uczestników projektu 
Usługa obejmuje dwudaniowy obiad dla uczestników szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela) i obejmuje: zupę i drugie danie oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach). 
Dopuszcza się przygotowanie posiłków specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczególności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestników projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. 
Jedzenie i napoje muszą być podawane w naczyniach wielorazowego użytku, np. szklanych, ceramicznych lub metalowych. Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućców plastikowych. 
●	Kolacja dla uczestników projektu 
Usługa obejmuje kolację w formie bufetu z różnorodnymi daniami. Dopuszcza się przygotowanie posiłków specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczególności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestników projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Wszystkie potrawy i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku (np. szklanych, ceramicznych, metalowych). Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućców plastikowych. 
 
Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji przez Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie minimum 24 godzin przed datą rozpoczęcia Wydarzenia. Zamawiający zatwierdzi menu zaproponowane przez Wykonawcę niezwłocznie. Wykonawca zobowiązany jest dostarczania posiłków w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. 
 
Salę szkoleniową dla 20 os. grupy szkoleniowej spełniającą normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego szkolenia wynosi 20 godzin (pt – 4 godziny oraz sb-ndz 8 godz. x 2 dni). Sala musi być wyposażona w: 
●	krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami zapewniające miejsca siedzące dla 20 os. plus prowadzący; 
●	rzutnik; 
●	warunki nagłośnienia i oświetlenia umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik; 
●	ekran lub tablicę multimedialną; 
●	flipchart, blok do flipcharta (min. 15 kartek do każdego flipchartu), pisaki; 
●	Sala będzie umożliwiać nieodpłatny dostęp do szybkiego i bezprzewodowego Internetu (dla wszystkich Uczestników szkolenia i prowadzącego), 
●	Sala będzie dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Zamawiający będzie miał dodatkowy dostęp do Sali każdorazowo (w każdym dniu szkolenia) co najmniej na 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia i co najmniej 30 minut po zakończeniu szkolenia, za ten czas Zamawiającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. 
4.	Dokładna liczba osób zostanie podana 2 dni przed planowanym szkoleniem. Zamawiający zapłaci za zgłoszoną liczbę osób nocujących i korzystających z wyżywienia. 
5.	Wykonawca zapewni niezbędną obsługę podczas podawania posiłków oraz serwisu kawowego. 
6.	Wykonawca świadcząc usługę wyżywienia, zobowiązany jest do: 
●	świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.), 
●	świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych. 
7. Obiekt powinien zapewnić bezpłatny parking dla uczestniczek/uczestników szkolenia oraz ekspertów i organizatorów.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Oferta z najniższą ceną brutto, tj. najniższą ceną brutto otrzyma 70 pkt, pozostałe oferty zostaną ocenione z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
 Aspekty społeczne 
W tym kryterium zamawiający przyzna punkty, jeśli Wykonawca zapewni, że do bezpośredniego udziału w wykonywaniu przedmiotu zamówienia zostanie zatrudniona/zaangażowana co najmniej 1 osoba znajdująca się̨ w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby młodociane ....
 Dostępność obiektu i lokalizacja 
Kryterium dotyczy odległości obiektu hotelowego (noclegowego) od centrum miasta Toruń (Rynek Staromiejski w Toruniu) , liczonej w kilometrach wzdłuż najkrótszej trasy drogowej (według mapy Google lub innego ogólnodostępnego narzędzia).
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Istotne zmiany w umowie 
1.	Termin wykonania usługi jest terminem wstępnym i może ulec zmianie. 
2.	W poniższych przypadkach umowa może zostać rozwiązana: 
a)	zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub 
b)	Zleceniodawca nie zrekrutuje minimalnej liczby osób do udziału w szkoleniu, tj. 15 osób, 
4.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów realizacji szkoleń z przyczyn organizacyjnych, niezależnych od Zamawiającego lub uczestników projektu, w szczególności w przypadku siły wyższej, niedostępności prelegentów, zmian lokalizacji lub terminów dogodnych dla uczestników. Zamawiający poinformuje wykonawcę najpóźniej w terminie 3 dni o rezygnacji z organizacji wydarzenia w danym terminie. 
5.	Nowe terminy zostaną uzgodnione z Wykonawcą, a zmiana nie będzie traktowana jako istotna zmiana warunków zamówienia. 
6.	Zleceniodawca może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 
7.	W takim przypadku Zleceniobiorca nie może żądać wynagrodzenia. 
8.	Odstąpienie od umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i musi zawierać uzasadnienie. 
 X. Pozostałe postanowienia 
1.	W przypadku unieważnienia niniejszego postępowania Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego z jakiegokolwiek tytułu związanego z realizacją niniejszego postępowania, za wyjątkiem odszkodowania za szkody wyrządzone umyślnie. Od wyniku niniejszego postępowania Wykonawcy nie przysługują środki odwoławcze. 
2.	Zamawiający zastrzega prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. O unieważnieniu postępowania Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich Wykonawców, którym przesłano Zapytanie ofertowe oraz umieści odpowiednią informację na swojej stronie internetowej oraz w Bazie Konkurencyjności 2021 (aplikacja BK2021) https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. 
3.	Zamawiający powiadomi Wykonawcę, któremu udzieli zamówienia o terminie i miejscu zawarcia umowy, telefonicznie lub drogą elektroniczną. 
4.	Przed podpisaniem umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania dokumentów potwierdzających spełnianie kryteriów oceny oferty zamówienia przez Wykonawcę (umowy, referencje itp.).
 </div>