Zakup dedykowanego systemu informatycznego

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zakup dedykowanego systemu informatycznego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Poznań
Data publikacji	2025-11-21
Data składania ofert	28/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 722600005 Usługi w zakresie oprogramowania
Numer przetargu	6725722

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2025</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 <li>Formularz ofertowy</li>
 <li>Oświadczenie o braku powiązań</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zakup dedykowanego systemu informatycznego</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i wdrożenie oraz pełne uruchomienie dedykowanego systemu do organizacji wydarzeń online oraz szkolenie z obsługi systemu dla pracowników Sky Dreams 
Szczegółowy zakres prac obejmuje: 
Cel i zakres ogólny zamówienia 
Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja oraz konfiguracja systemu informatycznego Sky Dreams Events Online (zwanego dalej &quot;Systemem&quot; lub &quot;Aplikacją&quot;). Głównym celem wdrażanego rozwiązania jest zapewnienie Zamawiającemu kompleksowej platformy umożliwiającej organizację i przeprowadzanie wydarzeń online dedykowanych dla zdefiniowanych grup użytkowników. 
System musi opierać się na strukturze wydarzeń o określonych ramach czasowych, które będą składały się z harmonogramu zaplanowanych spotkań realizowanych w formie wideokonferencji. Aplikacja musi charakteryzować się modułową budową, obejmującą niżej wymienione komponenty funkcjonalne. 
 
Wymagania funkcjonalne 
1. Moduł Wideokonferencji 
Moduł ten stanowi kluczowy element Systemu, zapewniając obsługę spotkań wideo w czasie rzeczywistym, zarówno w formule indywidualnej, jak i grupowej. 
1.1. Konfiguracja spotkania System musi umożliwiać zaawansowaną konfigurację parametrów wideokonferencji, w tym: 
- Definiowanie zamkniętej listy zaproszonych uczestników. 
- Możliwość dopuszczenia do udziału użytkowników spoza zdefiniowanej listy uczestników. 
- Wyznaczenie użytkownika pełniącego funkcję moderatora z uprawnieniami zarządczymi. 
- Zarządzanie komunikacją tekstową poprzez włączanie/wyłączanie czatu publicznego dla całego spotkania oraz autoryzację prywatnych konwersacji między uczestnikami. 
- Personalizację wizualną poprzez ustawienie tła dla obrazu z kamery uczestnika. 
 
1.2. Interfejs spotkania Okno spotkania musi zapewniać ergonomiczną prezentację informacji, w tym wyświetlanie: 
- Konfigurowalnego logotypu wydarzenia lub organizatora. 
- Listy obecnych uczestników. 
- Okna czatu (w przypadku jego aktywacji w ustawieniach). 
 
1.3. Uprawnienia i funkcje uczestnika Każdy użytkownik biorący udział w spotkaniu musi posiadać narzędzia do: 
- Sygnalizowania chęci zabrania głosu (funkcja &quot;podniesienia ręki&quot;). 
- Kolaboracji poprzez edycję wspólnych notatek w czasie rzeczywistym. 
 
1.4. Uprawnienia i funkcje moderatora System musi wyposażać moderatora w szeroki wachlarz narzędzi kontrolnych i prezenterskich, obejmujący: 
- Zarządzanie dyscypliną spotkania poprzez wyciszanie mikrofonów wybranych użytkowników oraz zdalne wyłączanie ich kamer. 
- Zarządzanie strukturą spotkania poprzez podział uczestników na mniejsze podgrupy (pokoje) i tworzenie dla nich niezależnych sesji. 
- Narzędzia dydaktyczne i prezentacyjne: uruchamianie wirtualnej tablicy , udostępnianie własnego ekranu , oraz prezentowanie dokumentów (obsługa formatów: PowerPoint, Word, PDF, pliki graficzne) bezpośrednio w oknie spotkania. 
- Interakcję z grupą poprzez tworzenie i udostępnianie testów lub ankiet oraz analizę ich wyników w czasie rzeczywistym. 
- Delegowanie uprawnień poprzez wyznaczenie roli prelegenta innemu uczestnikowi, co umożliwi mu prowadzenie prezentacji. 
- Rejestrację przebiegu spotkania poprzez uruchomienie funkcji nagrywania. 
- Monitorowanie zaangażowania poprzez wgląd w statystyki podsumowujące (lista obecności, czas wypowiedzi, licznik wiadomości, ocena aktywności). 
 
1.5. Spotkania Ad-hoc System musi umożliwiać użytkownikom o odpowiednich uprawnieniach inicjowanie spotkań natychmiastowych (ad hoc), niezaplanowanych w pierwotnym harmonogramie wydarzenia. 
 
2. Moduł Nagrywania i Archiwizacji 
Moduł odpowiedzialny za rejestrację przebiegu wideokonferencji oraz zarządzanie powstałym materiałem audiowizualnym. 
 
2.1. Funkcje podstawowe 
- Bezpieczne przechowywanie nagrań wideo ze spotkań. 
- Mechanizmy udostępniania nagrań uczestnikom konferencji. 
- Integracja z modułem sztucznej inteligencji (AI) w celu automatycznego przetwarzania nagrań (transkrypcja, podsumowania). 
 
2.2. Zarządzanie dostępem (Administrator) Administratorzy Systemu muszą posiadać pełną kontrolę nad repozytorium nagrań, w tym: 
- Zarządzanie widocznością nagrań (domyślna dostępność dla uczestników z opcją ukrycia materiału). 
 
- Monitorowanie statusu przetwarzania pliku (np. postęp transkrypcji). 
 
2.3. Dostęp użytkownika końcowego Uczestnicy otrzymują dostęp wyłącznie do nagrań przetworzonych i udostępnionych przez administratora. Funkcjonalność ta musi obejmować: 
- Odtwarzanie materiału wideo. 
- Pobieranie wygenerowanej transkrypcji rozmów. 
- Odczyt podsumowania spotkania przygotowanego przez moduł AI. 
 
3. Moduł Wymiany Plików 
System musi oferować funkcjonalność wymiany dokumentów powiązaną zarówno z pojedynczymi spotkaniami, jak i całym wydarzeniem. 
 
3.1. Obsługa plików w spotkaniu Osoby uprawnione muszą mieć możliwość załączania dokumentów w trakcie trwania spotkania, które następnie moderator lub prelegent może udostępnić wszystkim uczestnikom w formie prezentacji. 
 
3.2. Repozytorium wydarzenia W ramach wydarzenia System musi udostępniać listę plików zarządzaną (tworzoną i edytowaną) przez administratorów, dostępną dla każdego uczestnika. 
 
3.3. Kontenery na pliki użytkowników Administratorzy muszą mieć możliwość tworzenia dedykowanych kontenerów na pliki przesyłane przez uczestników, z możliwością zdefiniowania trybu ich działania: 
- Tryb publiczny: Wszyscy uczestnicy widzą i mogą pobierać wszystkie pliki; użytkownik może usunąć tylko plik przesłany przez siebie. 
- Tryb prywatny: Uczestnik widzi wyłącznie swoje pliki; pełny wgląd w zawartość kontenera posiada jedynie administrator. 
 
3.4. Obsługiwane formaty System musi obsługiwać co najmniej następujące formaty plików: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, odp, jpg, jpeg, png, webp, rtf, txt. 
 
4. Moduł Komunikacji Równoległej (Czat) 
System musi zapewniać narzędzia do komunikacji tekstowej funkcjonujące zarówno w kontekście pojedynczego spotkania, jak i globalnie dla wydarzenia. 
 
4.1. Czat w trakcie spotkania Przy aktywacji funkcji przez moderatora, użytkownicy muszą mieć możliwość: 
- Prowadzenia rozmów na czacie publicznym. 
- Nawiązywania prywatnych konwersacji z innymi uczestnikami. 
- Używania ikon emoji oraz dodawania reakcji na wiadomości. 
 
Administrator musi posiadać uprawnieni do ustawienia wiadomości powitalnej oraz blokowania czatu dla wybranych użytkowników. 
 
4.2. Czat wydarzenia Niezależnie od spotkań, System musi udostępniać funkcjonalność czatu ogólnego, dostępnego dla wszystkich uczestników w ramach całego wydarzenia. 
 
5. Moduł Zarządzania Wydarzeniami 
Kompleksowy moduł administracyjny służący do kreowania wydarzeń i zarządzania bazą uczestników. 
 
5.1. Tworzenie i edycja wydarzeń Administrator musi posiadać możliwość: 
- Tworzenia nowych wydarzeń, w tym poprzez duplikowanie istniejących i ich modyfikację. 
- Automatycznego tworzenia wydarzeń na podstawie danych z modułu integracji (opis + lista uczestników). 
- Tworzenia wydarzeń niezależnych, niepowiązanych z systemami zewnętrznymi. 
- Definiowania ram czasowych dostępności wydarzenia dla uczestników. 
 
5.2. Konfiguracja zawartości wydarzenia W ramach edycji wydarzenia Administrator definiuje: 
- Szczegółowy harmonogram spotkań (data, godzina startu, czas trwania, przypisanie moderatorów). 
- Opis merytoryczny spotkania oraz identyfikację wizualną (logo). 
- Listę aktualności, przy czym dodanie nowego wpisu musi skutkować automatyczną wysyłką powiadomienia mailowego do uczestników. 
 
5.3. Obsługa uczestników i powiadomienia System musi automatyzować proces zapraszania: 
- Wysyłka maili z zaproszeniami, z wymuszeniem założenia konta dla nowych użytkowników. 
- Automatyczne przypomnienia o zbliżających się spotkaniach. 
- Ponawianie zaproszeń do osób, które nie dołączyły do wydarzenia. 
- Generowanie i dystrybucja certyfikatów udziału po zakończeniu wydarzenia. 
 
5.4. Panel Uczestnika Zalogowany użytkownik musi mieć możliwość przełączania się między wieloma wydarzeniami, w których bierze udział. W ramach wydarzenia uczestnik musi mieć dostęp do: 
- Przeglądu opisu i harmonogramu. 
- Listy wszystkich uczestników. 
- Możliwości dołączenia do trwających spotkań. 
- Archiwum nagrań. 
- Materiałów i plików udostępnionych w wydarzeniu. 
- Funkcji tworzenia spotkań ad hoc (za zgodą administratora). 
 
6. Moduł Analityki i AI 
System musi zostać wyposażony w moduł sztucznej inteligencji, realizujący następujące zadania: 
- Automatyczne generowanie transkrypcji nagrań ze spotkań. 
- Tworzenie syntetycznych podsumowań zarejestrowanych spotkań. 
- Analiza behawioralna i aktywności użytkowników w przekroju całego wydarzenia. 
- Ocena atrakcyjności spotkań na podstawie zaangażowania uczestników. 
- Dostępność wyników analiz (transkrypcje, podsumowania) dla uczestników po zakończeniu przetwarzania. 
- Zastrzeżenie dostępu do zaawansowanych analiz aktywności wyłącznie dla administratorów. 
- Możliwość parametryzacji (doprecyzowania oczekiwań) wobec analizy przesyłanych danych. 
 
7. Moduł Integracji 
Wymagana jest implementacja dwukierunkowej komunikacji z systemem zewnętrznym klasy CRM (SkyDreams CRM). 
 
7.1. Import danych (do SDEO) System musi realizować cykliczne pobieranie danych opisowych projektów oraz list uczestników projektów. Administrator musi mieć możliwość utworzenia wydarzenia w SDEO na bazie zaimportowanego projektu. Wymagana jest funkcja aktualizacji danych wydarzenia na żądanie. 
 
7.2. Eksport danych (do CRM) Komunikacja zwrotna, realizowana na żądanie, ma obejmować przesyłanie do systemu CRM linków do materiałów wygenerowanych w ramach wydarzenia powiązanego z danym projektem. 
 
Dalsza cześć opisu w załączniku do zapytania (załącznik zapytanie ofertowe)

Okres gwarancji: 12 miesięcy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena - waga: 70 % (70 pkt) 
Liczba punktów w kryterium „cena” zostanie obliczona według poniższego wzoru: 
 
Cmin/Co x 70 pkt 
Cmin – najniższa cena brutto ze wszystkich cen zaproponowanych przez oferentów 
Co – cena całkowita brutto badanej oferty
 Czas reakcji serwisowej - waga: 30 % (30 pkt) 
Liczba punktów w kryterium „czas reakcji serwisowej” zostanie obliczona według poniższego wzoru: 
Rs = (Rn/Ro)x30 pkt 
gdzie: 
Rn – najkrótszy czas reakcji serwisowej 
Ro – czas reakcji serwisowej w badanej ofercie 
Rs – liczba punktów przyznana danej oferty
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, w terminie związania ofertą. Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 
 
2 . W przypadku zawinionego opóźnienia (z winy leżącej po stronie Wykonawcy) 
w realizacji zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną 
w wysokości 0,5 % wartości netto zamówienia za każdy dzień opóźnienia. 
 
3. W przypadku zawinionego opóźnienia (z winy leżącej po stronie Wykonawcy) w realizacji działań serwisowych, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % wartości netto zamówienia za każdą godzinę opóźnienia. 
 
4. Przewiduje się możliwość zmiany (istotnej) postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach: 
a)	Dopuszcza się możliwość zmiany postanowień Umowy w zakresie dotyczącym wynagrodzenia w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT) – w takim przypadku wynagrodzenie należne Wykonawcy zostanie odpowiednio zmienione w stosunku wynikającym ze zmienionej stawki podatku od towarów i usług (VAT). Wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się, a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów. 
b)	Dopuszcza się możliwość zmiany postanowień Umowy w zakresie terminu wykonania Umowy lub jej części w przypadku konieczności przedłużenia terminu wykonania Umowy lub jej części ze względu na: 
-	zawarcie Umowy po upływie pierwotnego terminu związania ofertą na skutek przyczyn leżących po stronie Zamawiającego oraz inne przyczyny będące następstwem okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający. 
-	siłę wyższą, przez którą należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne o charakterze niezależnych od obu stron, którego strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem Umowy i którego nie można było uniknąć ani któremu strony nie mogły zapobiec przy zachowaniu należytej staranności (np. pożar, powódź, inne klęski żywiołowe, pandemia, promieniowanie lub skażenie, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, działania wojenne, 
-	zmianę przepisów prawnych istotnych dla realizacji przedmiotu umowy i mających wpływ na zakres lub termin wykonania przedmiotu zamówienia, 
-	przedłużenie, w stosunku do terminów określonych przepisami prawa, czasu trwania procedur administracyjnych, np. opóźnienie w wydawaniu decyzji, zezwoleń, uzgodnień, itp., mających wpływ na termin wykonania przedmiotu zamówienia, a nie wynikających z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, 
-	zaistnienie okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi lub okolicznościami, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili zawarcia umowy, 
-	nastąpi zamiana terminu wykonania przedmiotu zamówienia z powodów niezawinionych przez Wykonawcę, których nie można było wcześniej przewidzieć. 
c)	rezygnacja przez Zamawiającego z realizacji części przedmiotu zamówienia: 
w przypadku zmniejszonego zapotrzebowania na dane prace, urządzenia/wyposażenie. W takim przypadku wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zostanie pomniejszone w przedmiotowym zakresie. 
d)	wystąpienia okoliczności, których Zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć, a zmiana postanowień w Umowie nie prowadzi do zmiany charakteru Umowy lub w lepszy sposób zabezpieczy cele Projektu.
 </div>