Wyposażenie sali konferencyjnej z wystrojem, serwis urządzeń

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Wyposażenie sali konferencyjnej z wystrojem, serwis urządzeń
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Bydgoszcz
Data publikacji	2025-11-19
Data składania ofert	27/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania 722540000 Testowanie oprogramowania 722532005 Usługi w zakresie wsparcia systemu 722241002 Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu 722120004 Usługi programowania oprogramowania aplikacyjnego 722129008 Różne usługi opracowywania oprogramowania i systemy komputerowe
Numer przetargu	6717542

<div>
 <h1>Inwestycja w dywersyfikację działalności przedsiębiorstwa CALISTHENICS ACADEMY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ poprzez wprowadzenie nowej usługi w zakresie organizacji spotkań, konferencji, wystaw polegająca na uruchomieniu centrum konferencyjnego w regionie 1 (kujawsko-pomorskie) - Zakup aplikacji webowej do zarządzania konferencjami wraz z modułem rejestracji, dostępu do materiałów konferencyjnych i ułatwieniami dostępu dla osób niepełno sprawnych.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe aplikacja FINAL.doc</li>
 <li>Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy FINAL.docx</li>
 <li>Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych i osobowych FINAL.docx</li>
 <li>Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia FINAL.doc</li>
 <li>Załącznik nr 4 - Wzór umowy FINAL.doc</li>
 <li>Załącznik nr 5 - Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w związku z działaniami Rosji FINAL.docx</li>
 <li>Załącznik nr 6 - Oświadczenie wymagane od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacy.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Wyposażenie sali konferencyjnej z wystrojem, serwis urządzeń</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest: 
Zakup aplikacji webowej do zarządzania konferencjami wraz z modułem rejestracji, dostępu do materiałów konferencyjnych i ułatwieniami dostępu dla osób niepełno sprawnych obejmującej w szczególności: 
 
1.	Moduł zarządzania wydarzeniami i kalendarz 
a.	Panel administracyjny umożliwiający dodawanie, edycję i usuwanie wydarzeń wyłącznie przez Zamawiającego (brak możliwości zgłaszania wydarzeń przez użytkowników zewnętrznych). 
b.	Kalendarz wydarzeń w formie widoku miesięcznego z możliwością przechodzenia pomiędzy miesiącami i latami. 
c.	Po kliknięciu w wydarzenie użytkownik widzi podstawowe informacje (tytuł, data, godzina, miejsce, krótki opis) oraz ma możliwość przejścia do formularza rejestracji / zapisu na wydarzenie. 
2.	Moduł rejestracji uczestników 
a.	Formularz rejestracyjny przypisany do konkretnego wydarzenia (z możliwością konfiguracji pól, m.in. imię, nazwisko, adres e-mail). 
b.	Obsługa limitu miejsc na wydarzenie wraz z prezentacją informacji o liczbie pozostałych wolnych miejsc. 
c.	Automatyczne potwierdzenie zgłoszenia wysyłane na adres e-mail uczestnika po poprawnym wypełnieniu formularza. 
d.	Lista zapisanych uczestników dostępna w panelu administracyjnym z możliwością filtrowania i eksportu (np. do pliku XLS/CSV). 
e.	Możliwość automatycznego wstrzymania/wyłączenia zapisów po osiągnięciu limitu miejsc lub po upływie określonej daty. 
3.	Moduł materiałów konferencyjnych i komunikacji 
a.	a. Strefa materiałów konferencyjnych powiązana z konkretnymi wydarzeniami (filmy, prezentacje, pliki pdf, inne załączniki). 
b.	Możliwość przeglądania i filtrowania materiałów według wydarzenia, sesji lub prelegenta. 
c.	Funkcja „Zapytaj szkoleniowca” umożliwiająca wewnętrzną wymianę wiadomości pomiędzy uczestnikiem a prowadzącym (bez publikacji na zewnątrz). 
d.	Panel logowania dla uczestników zapewniający dostęp do materiałów konferencyjnych oraz funkcji „Zapytaj szkoleniowca”. 
4.	Panel administracyjny 
a.	Zarządzanie treściami (CMS) – edycja i publikacja treści na stronie i w aplikacji (opisy wydarzeń, aktualności, regulaminy itp.). 
b.	Zarządzanie wydarzeniami, prelegentami i uczestnikami – dodawanie, edycja, usuwanie oraz przegląd danych w jednym miejscu. 
c.	Zarządzanie materiałami konferencyjnymi – dodawanie, kategoryzowanie i udostępnianie plików oraz nagrań powiązanych z konkretnymi wydarzeniami. 
5.	Dostępność i użyteczność 
a.	Aplikacja responsywna (RWD), poprawnie działająca na urządzeniach mobilnych i desktopowych. 
b.	Interfejs zaprojektowany zgodnie z dobrymi praktykami UX/UI, z naciskiem na prostotę nawigacji. 
c.	Spełnienie wymagań dostępności cyfrowej zgodnie z WCAG 2.2 na poziomie co najmniej AA. 
d.	Wykonanie aplikacji w technologii Progressive Web App (PWA), umożliwiającej instalację na urządzeniach użytkowników i korzystanie z aplikacji w trybie zbliżonym do aplikacji natywnej. 
6.	Autorskie moduły wspierające osoby z niepełnosprawnościami 
a.	Moduł ułatwiający nawigację dla osób z niepełnosprawnościami, obejmujący m.in.: możliwość powiększania czcionki, zmianę kontrastu, tryb wysokiego kontrastu i tryb nocny, pełną obsługę klawiaturą, przy czym moduł ten musi stanowić autorskie rozwiązanie wykonawcy, opracowane i wdrożone w ramach realizacji zamówienia – niedopuszczalne jest zastosowanie gotowych, zewnętrznych nakładek dostępności lub rozwiązań firm trzecich działających w modelu wtyczek/overlay. 
7.	Moduł tekstów alternatywnych (AI) 
a.	Mechanizm wspomagający generowanie alternatywnych opisów z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji, 
b.	Możliwość ręcznej edycji i zatwierdzania wygenerowanych opisów przez administratora, 
c.	Przygotowanie dokumentacji opisującej zasady korzystania z modułu i odpowiedzialności administratora za ostateczną treść opisów. 
8.	Inne wymagania techniczne i bezpieczeństwo 
a.	Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych (RODO), w tym zapewnienie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych. 
b.	Wdrożenie mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników (m.in. bezpieczne logowanie, zarządzanie hasłami, role i uprawnienia). 
c.	Zapewnienie regularnego wykonywania kopii zapasowych danych oraz możliwości ich odtworzenia. 
d.	Udokumentowanie architektury rozwiązania oraz przygotowanie dokumentacji technicznej i instrukcji użytkownika (dla administratorów oraz użytkowników końcowych). 
9.	Wsparcie techniczne (helpdesk) i utrzymanie 
a.	Zapewnienie wsparcia technicznego dla aplikacji, w tym: 
i.	obsługa zgłoszeń awarii krytycznych w trybie 24/7, 
ii.	obsługa zgłoszeń standardowych w dni robocze w ustalonych godzinach. 
b.	Udostępnienie co najmniej dwóch kanałów zgłoszeń (np. dedykowany adres e-mail oraz numer telefonu lub system zgłoszeniowy/ticketowy). 
c.	Określenie i dotrzymanie czasów reakcji na zgłoszenia (SLA) adekwatnych do wagi zgłoszenia (awaria krytyczna, usterka, zapytanie). 
d.	Zapewnienie aktualizacji bezpieczeństwa oraz usuwania błędów wykrytych w okresie trwania umowy. 
10.	Okres gwarancyjny i obsługa abonamentowa prac serwisowych 
a.	Wykonawca udzieli co najmniej 48-miesięcznej gwarancji na wykonaną aplikację, licząc od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego. 
b.	W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego usuwania błędów i usterek uniemożliwiających lub istotnie utrudniających korzystanie z aplikacji, zgłoszonych przez Zamawiającego. 
c.	Wykonawca zapewni comiesięczną obsługę serwisową w modelu abonamentowym przez okres 24 miesięcy od dnia odbioru końcowego, obejmującą w szczególności: bieżące utrzymanie aplikacji, aktualizacje bezpieczeństwa, aktualizacje środowiska serwerowego oraz drobne modyfikacje konfiguracyjne i treściowe niewykraczające poza zakres funkcjonalny aplikacji. 
d.	Zgłoszenia realizowane w ramach obsługi abonamentowej będą obsługiwane z zachowaniem zasad i czasów reakcji określonych w pkt 9 „Wsparcie techniczne (helpdesk) i utrzymanie”.

Okres gwarancji: 4 lata
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto – 30% 
a. Punkty w ramach kryterium „Cena” zostaną przyznane według wzoru: 
- liczba punktów = (najniższa cena brutto spośród złożonych ofert / cena brutto badanej oferty) × 30 pkt. 
b. Oferta z najniższą ceną brutto otrzyma 30 pkt, pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej
 Jakość i funkcjonalność rozwiązania: 30% 
-Kompletność i sposób realizacji funkcjonalności, 
-Ergonomia i przejrzystość interfejsu użytkownika, 
-Możliwość dalszej rozbudowy i skalowania rozwiązania 
Zamawiający przyzna od 0 do 30 pkt na podstawie opisu funkcjonalnego, prototypów oraz innych materiałów
 Dostępność cyfrowa i autorskie moduły wspierające osoby z niepełnosprawnościami: 30% 
-sposób zapewnienia zgodności z WCAG 2.2 na poziomie co najmniej AA, 
-zakres i funkcjonalności autorskich modułów dostępności, 
-rozwiązanie modułu tekstów alternatywnych (AI), 
Zamawiający przyzna od 0 do 10 pkt.
 Wsparcie techniczne (helpdesk): 10% 
-wymaganiem jest zapewnienie obsługi awarii krytycznych w trybie 24/7, obsługi zgłoszeń standardowych w dni robocze, 
-Oceniane będą: czasy reakcji i usunięcia awarii, dostępne kanały zgłoszeń, sposób raportowania. 
Zamawiający przyzna od 0 do 10 pkt.
 
 </div>