Zapewnienie kompleksowej obsługi 3 dniowego wyjazdu inauguracyjnego, w tym usług hotelowych i gastronomicznych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie kompleksowej obsługi 3 dniowego wyjazdu inauguracyjnego, w tym usług hotelowych i gastronomicznych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-11-13
Data składania ofert	21/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 552700003 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6698675

<div>
<h1>Zapewnienie kompleksowej obsługi 3 dniowego wyjazdu inauguracyjnego pn. "Poznajmy się jako osoby niepowtarzalne i wyjątkowe", w tym usług hotelowych i gastronomicznych dla uczestnik&oacute;w projektu ,,Wygrana rodzina &ndash; model toruński&rdquo;.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>1. Zapytanie ofertowe.pdf</li>
<li>Załącznik 1- oferta.pdf</li>
<li>Załącznik 2 - oświadczenie warunki.pdf</li>
<li>Załącznik 3 - RODO.pdf</li>
<li>Załącznik 4 - oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia.pdf</li>
<li>1. Zapytanie ofertowe.zip</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Zapewnienie kompleksowej obsługi 3 dniowego wyjazdu</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi 3 dniowego wyjazdu inauguracyjnego pn. "Poznajmy się jako osoby niepowtarzalne i wyjątkowe", w tym usług hotelowych i gastronomicznych dla 15 rodzin max. 66 os&oacute;b, w tym dzieci w r&oacute;żnym wieku oraz 3 pracownik&oacute;w projektu i 6 trener&oacute;w. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. SZCZEG&Oacute;ŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi 3 dniowego wyjazdu inauguracyjnego pn. "Poznajmy się jako osoby niepowtarzalne i wyjątkowe", w tym usług hotelowych i gastronomicznych 2. Zam&oacute;wienie należy zrealizować do dnia 05.12 2025 r. Dokładny termin realizacji zostanie ustalony z wybranym Wykonawcą po rozstrzygnięciu postępowania. Zamawiający zastrzega, że preferowany jest jak najwcześniejszy termin realizacji. 3. W wyjeździe weźmie udział 15 rodzin max. 66 uczestnik&oacute;w, w tym dzieci w r&oacute;żnym wieku, 3 pracownik&oacute;w projektu i 6 trener&oacute;w. Uczestnicy zostaną podzieleni na 3 grupy (maksymalnie po 5 rodzin). 4. Usługa obejmuje 3 dni (2 noclegi) oraz wyżywienie (2 śniadania, 2 przerwy kawowe ciągłe, 3 obiady i 2 kolacje). 5. Zakwaterowanie: &bull; zakwaterowanie uczestnik&oacute;w w pokojach od 2 do 6 osobowych z uwzględnieniem, że każdy z uczestnik&oacute;w będzie miał pod opieką dzieci; &bull; obiekt musi posiadać bezpłatny parking dla autokaru; &bull; obiekt musi dysponować infrastrukturą dostosowaną do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami; &bull; obiekt musi być położy w atrakcyjnym miejscu blisko parku lub lasu lub jeziora lub posiadać na terenie obiektu basen lub plac zabaw i miejsce do grilla/ogniska. &bull; odległość hotelu/ośrodka od centrum Torunia nie więcej niż 120km. 6. Wyżywienie w trakcie pobytu: &bull; Wykonawca zapewni wysoką jakość wyżywienia, kt&oacute;re musi być zdrowe, świeże, sycące i smaczne; Podanie posiłk&oacute;w powinno odbywać się na sali restauracyjnej z zapewnieniem obsługi kelnerskiej. Śniadanie: - podane w formie bufetu szwedzkiego, minimum jedno danie gorące, przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne, jogurt, mleko, płatki kukurydziane lub zbożowe smakowe (np. czekoladowe, z miodem itp.), warzywa, owoce, napoje gorące (kawa/herbata), cytryna, cukier, śmietanka, soki (uwzględniając specjalne potrzeby os&oacute;b np. wegetariańskie, bezglutenowe). Przerwa kawowa (ciągła): - podane w formie bufetu szwedzkiego, minimum kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce (uwzględniając specjalne potrzeby os&oacute;b np. wegetariańskie, bezglutenowe). Obiad: - obejmuje minimum dwa dania (zupa i drugie danie) z napojami (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach) i deserem (uwzględniając specjalne potrzeby os&oacute;b np. wegetariańskie, bezglutenowe). Kolacja w formie grilla/ogniska: - podane w formie bufetu szwedzkiego, minimum pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące (kawa/herbata), cytryna, cukier, śmietanka, soki, sosy, kiełbaski, warzywa (uwzględniając specjalne potrzeby os&oacute;b np. wegetariańskie, bezglutenowe). 6. Obiekt musi dysponować 4 salami (3 sale - do prowadzenia warsztat&oacute;w (w tym 1 na spotkania integracyjne wszystkich uczestnik&oacute;w), 1 sala &ndash; do opieki nad dziećmi. Miejsca powinny być dostosowane do r&oacute;żnego rodzaju specyfiki zajęć grupowych. 7. Ostateczną liczbę os&oacute;b Zamawiający potwierdzi najp&oacute;źniej 3 dni przed przyjazdem uczestnik&oacute;w do hotelu/ośrodka. 9. Planowany zakres zajęć dla każdej grupy: - 16 godz. zajęć dydaktycznych. W zajęciach uczestniczą rodzice/opiekunowie oraz dzieci od 6 roku życia. Zajęcia są prowadzone przez trener&oacute;w zapewnionych przez Zamawiającego. Podczas warsztat&oacute;w, dzieci do 6 lat przebywają pod opieką opiekunki/opiekuna (do 11 dzieci). - 4 godz. działań w terenie w oparciu o gry terenowe, kt&oacute;rych celem jest poznanie ciekawych miejsc w okolicy oraz mieszkańc&oacute;w; w ich wyniku uczestnicy tworzą mapę ciekawych miejsc w okolicy i historii z nimi związanych, prowadzone przez pracownik&oacute;w Zamawiającego (dla wszystkich uczestnik&oacute;w), - 4 godz. spotkań wieczornych spotkań integracyjnych dla rodzin prowadzone przez pracownik&oacute;w Zamawiającego (dla wszystkich uczestnik&oacute;w),
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena - 70%
Deklaracja zatrudnienia pracownik&oacute;w w niekorzystnej sytuacji, bezpośrednio do świadczenia usług wchodzących w zakres zam&oacute;wienia - 10%
Zapewnienie r&oacute;żnorodnych atrakcji dla uczestnik&oacute;w - 20%
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, na warunkach wskazanych w &bdquo;Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027&rdquo;, w szczeg&oacute;lności w przypadku, gdy zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 1) konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, kt&oacute;rych zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć, 2) zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub rob&oacute;t budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zam&oacute;wieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: a) zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powod&oacute;w ekonomicznych lub technicznych, w szczeg&oacute;lności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zam&oacute;wionych w ramach zam&oacute;wienia podstawowego, b) zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie koszt&oacute;w dla zamawiającego, c) wartość zmian nie przekracza 50% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie, 3) wykonawcę, kt&oacute;remu zamawiający udzielił zam&oacute;wienia, ma zastąpić nowy wykonawca: a) w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub b) w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawc&oacute;w &ndash; w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunk&oacute;w realizacji zam&oacute;wienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, 2. Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w odniesieniu do: 1) terminu realizacji Umowy i wynagrodzenia &ndash; ze względu na: a. zaistnienie okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczeg&oacute;lności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi, kt&oacute;re nie były możliwe do przewidzenia w chwili zawarcia Umowy; b. zmiany odnoszące się do warunk&oacute;w organizacyjnych Zamawiającego, uniemożliwiające realizację zobowiązań Zamawiającego w terminie; c. wydłużenie okresu realizacji zadania projektu a tym samym wydłużenie okresu zaangażowania Wykonawcy; d. zmiany zakresu zaangażowania Wykonawcy. Maksymalne zwiększenie wartości Umowy może wynosić do 50% wartości zam&oacute;wienia określonego pierwotnie w Umowie. 2) pozostałe zmiany &ndash; ze względu na: a. siłę wyższą uniemożliwiającą wykonanie Umowy zgodnie z jej warunkami. Siłę wyższą należy rozumieć jako zdarzenie zewnętrzne o charakterze niezależnym od Stron, kt&oacute;rego Strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem Umowy i kt&oacute;rego nie można było uniknąć ani kt&oacute;remu Strony nie mogły zapobiec przy zachowaniu należytej staranności (np. pożar, pow&oacute;dź, inne klęski żywiołowe, promieniowanie lub skażenie, sytuacja epidemiologiczna, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, działania wojenne, nagłe załamania pogody, nagłe przerwy w dostawie energii elektrycznej lub działaniu sieci Internet), b. zmianę sposobu rozliczania Umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek zmian zawartej przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu lub wytycznych dotyczących realizacji projektu; c. zmianę powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zam&oacute;wienia lub świadczenia Stron; d. powstanie niejasności lub rozbieżności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, kt&oacute;rych nie można usunąć w inny spos&oacute;b, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy tak, aby Strony jednoznacznie interpretowały jej zapisy;
</div>