Obsługa wydarzenia: nocleg, wyżywienie, sale

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Obsługa wydarzenia: nocleg, wyżywienie, sale
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-11-12
Data składania ofert	20/11/2025, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	552700003 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6694853

<div>
 <h1>Obsługa wydarzenia w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych dla uczestników spotkania sieciującego dla innowatorów społecznych w ramach projektu „Katalizator innowacji społecznych 2”.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe 03/KIS2/FISE</li>
 <li>Formularz oferty</li>
 <li>Wykaz usług</li>
 <li>Oświadczenie o niepodleganiu sankcjom</li>
 <li>Oświadczenie o braku powiązań</li>
 <li>Wzór umowy</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Obsługa wydarzenia: nocleg, wyżywienie, sale</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Obsługa wydarzenia w Warszawie w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych dla uczestników spotkania sieciującego innowatorów społecznych w ramach projektu „Katalizator innowacji społecznych 2”. 
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie: 
1.	usług noclegowych (noclegi ze śniadaniem w wersji wegetariańskiej z opcją wegańską) dla uczestników spotkania sieciującego dla innowatorek i innowatorów społecznych organizowanego przez Zamawiającego (dalej jako: “Wydarzenie”). Wydarzenie odbędzie się w dniach 4-5 grudnia 2025 r., 
2.	wyżywienia dla uczestników Wydarzenia, obejmujące śniadanie, obiad i kolację, wszystkie w wersji wegetariańskiej (bez mięsa i ryb) z opcją wegańską oraz serwis kawowy, 
3.	odpowiednio wyposażonych minimum 2 sal szkoleniowych, jedna sala powinna pomieścić minimum 40 osób (w ustawieniu krzeseł w okręgu), druga minimum 20 osób. 
4.	Cała usługa musi być świadczona w jednym obiekcie. 
5.	Wydarzenie rozpocznie się 4 grudnia 2025 r. o godz. 9:00 i zakończy się o godz. 12:00 5 grudnia 2025 r. 
6.	W Wydarzeniu weźmie udział od 20 do 30 osób. 
7.	Wykonawca składając ofertę oświadcza, że dysponuje miejscami noclegowymi oraz salami szkoleniowymi w terminie od 4 grudnia 2025 r. do 5 grudnia 2025 r., a kompleksowa usługa świadczona będzie na terenie jednego obiektu. 
 
III.	WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 
1.	Obiekt ma posiadać charakter obiektu hotelowo-szkoleniowego, położonego w Warszawie w odległości maksymalnie 4 km w linii prostej od centrum Warszawy (stacja metra Centrum); odległość sprawdzana będzie za pomocą serwisu Mapy Google. 
2.	Wykonawca zapewni realizację usługi w obiekcie o standardzie hotelu maksymalnie 3*. 
3.	Wykonawca zapewni miejsca noclegowe dla uczestników/czek w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych. W przypadku pokoi dwuosobowych muszą być zapewnione pojedyncze łóżka. 
4.	Obiekt i co najmniej część pokoi powinny być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową, (czyli np. mieć windę, nie mieć wysokich progów, dostosowane łazienki w pokojach, pokoje, sale i miejsce podawania posiłków dostępne na parterze). Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiektów pod kątem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, na co Wykonawca wyraża zgodę. 
5.	Sale szkoleniowe mają mieć zapewnione dobre warunki do pracy – bez czynników rozpraszających jak hałas czy niska temperatura. 
6.	Pokoje w standardowym wyposażeniu powinny posiadać pościel i ręczniki, łazienkę, bezpłatne wifi. 
7.	Cena pokoju zawiera koszt śniadania w opcji wegetariańskiej i wegańskiej. 
8.	Wyżywienie wegańskie i wegetariańskie w ciągu pełnego dnia pobytu powinno obejmować: 
a)	śniadanie, obejmujące dania zimne i ciepłe w formie stołu szwedzkiego w tym: 
●	świeżo parzone, gorące napoje: herbata czarna (klasyczna czarna i earl grey, zielona oraz owocowa) i kawa z ekspresu, 
●	napoje zimne: sok i woda w pojemnikach szklanych, 
●	dodatki: cukier, cytryna, mleko do kawy krowie i roślinne, 
●	dania śniadaniowe ciepłe i zimne, na przykład: różnorodne świeże pieczywo, jajecznica, twarożek, konfitury, sery, pasty roślinne, warzywa, minimum 4 potrawy na zimno i 1 danie na ciepło, minimum 3 rodzaje świeżych warzyw. 
b)	obiad składający się z dwóch dań (zupa i drugie danie) i napojów, obejmujący: 
●	napoje zimne, np. woda w pojemnikach szklanych i/lub kompot, 
●	I danie: dwa rodzaje zup do wyboru (min. 300 g/os) – minimum 1 opcja wegetariańska i 1 opcja wegańska, 
●	II danie: dania główne na gorąco minimum 2 opcje wegetariańskie i 1 opcja wegańska (min. 300 g/os), 
●	do każdego obiadu powinny być serwowane 2 rodzaje dodatków (np. kasza, ryż, ziemniaki) oraz 2 surówki ze świeżych warzyw. 
c)	kolację, obejmującą: 
●	świeżo parzone, gorące napoje: herbata (klasyczna czarna i earl grey, zielona oraz owocowa), 
●	napoje zimne: soki i woda w pojemnikach szklanych 
●	co najmniej 2 dania na ciepło (co najmniej 1 opcja wegańska i 1 opcja wegetariańska) oraz potrawy na zimno (minimum 4 rodzaje), takie jak np., sałatki, przystawki, sery, pasty roślinne, świeże warzywa (minimum 3 rodzaje), oraz różnorodne pieczywo; 
●	możliwość przygotowania jednej kolacji w formule przy ognisku; 
d)	serwis kawowy dostępny dla uczestników bez ograniczeń przez cały czas trwania Wydarzenia, obejmujący: 
●	świeżo parzone, gorące napoje: herbata czarna (klasyczna czarna i earl grey), zielona oraz owocowa) i kawa z ekspresu, 
●	napoje zimne: woda, soki w pojemnikach szklanych 
●	dodatki: cukier, cytryna, mleko do kawy krowie i roślinne, 
●	przekąski: ciasta pieczone (minimum 2 rodzaje); świeże owoce (minimum 2 rodzaje); orzechy niesłodzone, niesolone (minimum 2 rodzaje). 
9.	Dania wegetariańskie i wegańskie należy oznaczyć na czas ich podania. 
10.	Serwis kawowy będzie serwowany w wydzielonym do tego miejscu w sąsiedztwie sal, w których będzie się odbywać Wydarzenie. Posiłki i serwis kawowy powinny być serwowane w pomieszczeniach dostępnych dla osób z niepełnosprawnościami. 
11.	Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji przez Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 10 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia Wydarzenia. Zamawiający zatwierdzi menu zaproponowane przez Wykonawcę do 5 dni kalendarzowych przed Wydarzeniem. 
12.	Wykonawca zobowiązuje się, w razie wystąpienia takiej potrzeby, do przygotowania menu uwzględniającego specjalne potrzeby uczestników dotyczących diety (np. bezglutenowa, bez laktozy, dla osób chorujących na cukrzycę), które zostaną mu przedstawione przez Zamawiającego do 5 dni kalendarzowych przed planowanym Wydarzeniem. 
13.	Wykonawca świadcząc usługę wyżywienia, zobowiązany jest do: 
a)	świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.), 
b)	świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych, 
c)	przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych, 
d)	serwowania jedzenia i napoi w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
14.	Wykonawca zapewni niezbędną obsługę podczas podawania posiłków oraz serwisu kawowego. 
15.	Obiekt powinien posiadać co najmniej 2 sale szkoleniowe: jedna sala, która pomieści minimum 40 osób, (w ustawieniu krzeseł w okręgu), druga sala dla około 20 osób każda. Wyposażenie sali do 40 osób powinno umożliwiać pracę w grupach, a także pozwalać na swobodne ustawienie 4-5 stołów i krzeseł – w zależności od potrzeb. 
16.	W obiekcie będzie zapewniona przestrzeń wspólna z dostępem do światła dziennego, która będzie udostępniona w czasie wydarzenia i po kolacji, żeby uczestnicy mogli spędzić razem czas i sieciować się po zajęciach. Przestrzeń powinna zapewniać udogodnienia (np. komplety wypoczynkowe, pufy) i atrakcje urozmaicające wspólne spędzanie czasu poza godzinami zajęć (np. gry planszowe, kręgle, kominek) umożliwiające spędzanie razem czasu przez większą liczbę osób. 
17.	Każda sala szkoleniowa będzie mieć dostęp do elektryczności (gniazda i przedłużacze), wifi, okien otwieranych oraz światła dziennego i być wyposażona w stoły, krzesła, tablicę flipchart wraz z papierem lub tablicę suchościeralną, flamastry do flipcharta/tablicy. 
Sala dla minimum 40 osób wyposażona będzie w rzutnik multimedialny z ekranem. 
18.	Sale muszą być dostępne dla osób z niepełnosprawnością ruchową. Dojście do sal musi zapewniać dotarcie m.in. osób na wózku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.) bez konieczności pomocy osoby trzeciej. Wymagana jest dostępność toalety na tym samym poziomie (piętrze) lub innym, do którego będzie zapewnione dotarcie za pomocą windy/podjazdu. 
19.	Wykonawca zapewni osobę do obsługi technicznej podczas Wydarzenia (np. podłączenia rzutnika). 
20.	Podczas trwania Wydarzenia w obiekcie nie powinny odbywać się inne wydarzenia, które mogą zakłócić przeprowadzenie Wydarzenia przez Zamawiającego, takie jak: wesela, imprezy integracyjne itp. lub Zamawiający otrzyma informację o innym wydarzeniu na 5 dni przed terminem realizacji. 
21.	W trakcie realizacji zamówienia w obiektach nie mogą być prowadzone żadne nieuzgodnione wcześniej z Zamawiającym remonty lub podobne prace, z wyłączeniem zdarzeń losowych i awarii, które wymagają natychmiastowego usunięcia. 
22.	Miejsca zakwaterowania (noclegów) wszystkich uczestników, serwowania posiłków i sale na Wydarzenie muszą znajdować się w tym samym obiekcie. 
23.	Zamawiający będzie finansował wyłącznie faktycznie zrealizowane usługi. Wykonawca za wykonanie usługi otrzyma wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników Wydarzenia. W przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia zamówienia, ceny jednostkowe nie będą większe niż te wskazane przez Wykonawcę w ofercie.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Aspekt społeczny i środowiskowy – 25% (max. 25 pkt)
 Atrakcyjność i dostępność przestrzeni wspólnych – 15% (max. 15 pkt)
 Cena brutto usługi: pobyt – 50% (max 50 pkt)
 Cena brutto usługi – wynajem sal – 10% (max 10 pkt)
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Dopuszcza się zmianę istotnych warunków Umowy w przypadku: 
a) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy; 
b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, 
c) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy, e) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy, 
d) zmiany dotyczącej realizacji dodatkowych usług, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i) zmiana Wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, ii) zmiana Wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego, iii) wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
e) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: i) konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, ii) wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
f) Wykonawcę, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy Wykonawca: i) w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub ii) w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, Zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, iii) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 382 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 
2.	Zmiana Umowy może zostać zainicjowana zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń. 
3.	Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 
4.	Zmiana Umowy może nastąpić również w innych przypadkach określonych w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027”.
 </div>