Usługa Noclegowa

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Wynik
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa Noclegowa
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-11-07
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer wyniku	6688227

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5/WŁĄCZ_POPO/2025 w ramach projektu „WŁĄCZ POPOJUTRZE! GENERATOR POMYSŁÓW DLA DOSTĘPNEJ EDUKACJI”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zał.1_Formularz_ofertowy.docx</li>
 <li>Zapytanie ofertowe 7_11.pdf</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługa Noclegowa</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część I: 
Zamówienie dotyczy wyboru Wykonawcy, który zapewni usługę noclegową w raz ze śniadaniem w terminie 28.11.2025 dla 15 osób, 29.11.2025 r dla 95 osób. 
Minimalne wymagania/parametry: 
1.	Lokalizacja: 
a)	obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie, mierzonej według najkrótszej trasy drogowej wyznaczonej na mapach Google. Odległość ta będzie weryfikowana poprzez wprowadzenie lokalizacji obiektu oraz Dworca Centralnego PKP w narzędzie Google Maps, przy założeniu, że trasa jest przejezdna zgodnie z normalnym ruchem drogowym i/lub, 
b)	obiekt musi mieć dogodny dojazd komunikacją publiczną z Dworca Centralnego PKP, z czasem podróży nieprzekraczającym 30 minut. Czas ten będzie weryfikowany przy użyciu strony www.wtp.waw.pl 
2.	Warunki ogólne dla pokoju hotelowego: 
a)	Usługa noclegowa musi być świadczona w miejscu noclegowym o standardzie hotelu 3 w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz.169 z późn. zm.) 
b)	warzywna, warzywa (min. pomidory, ogórki, papryka, sałata), jajecznica, parówki lub kiełbaski na ciepło), 
c)	Zamawiający potwierdzi ostateczną liczbę osób na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem noclegu 
d)	dopuszcza się podział noclegów na dwa hotele, tylko w przypadku, gdy niemożliwe jest zapewnienie miejsc noclegowych dla wszystkich uczestników w jednym obiekcie, przy czym istotne jest, aby dwa obiekty znajdowały się w jak najbliższej odległości od siebie i spełniły warunki lokalizacyjne z pkt 1 ust. A, 
e)	nie dopuszcza się możliwości organizacji noclegów w motelach, hostelach czy apartamentowcach, 
f)	w budynku (oraz jeśli zajdzie taka potrzeba w danym pokoju), musi być dostępna toaleta przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych, 
g)	wskazany przez Wykonawcę hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności, 
h)	każdy wynajmowany pokój ma mieć wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe, klimatyczne itp., 
i)	zamawiający będzie płacił jedynie za faktycznie zlecone i zrealizowane usługi w ramach realizacji przedmiotu umowy, 
j)	wszelkie dodatkowo płatne usługi np. cateringowe, gastronomiczne lub inne usługi hotelowe nie objęte niniejszą umową, zamówione przez uczestników, będą pokrywane indywidualnie przez uczestnika, który je zamówił, a Wykonawca będzie dochodził ich zapłaty we własnym zakresie. 
 
3.	Warunki techniczne 
a)	usługi będą świadczone w pokojach dwuosobowych, trzy osobowych z indywidualnymi łazienkami (w każdym pokoju), 
b)	wszystkie usługi będą obejmować śniadania w restauracji hotelowej w trakcie całego pobytu, 
c)	wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących, czyste, posprzątane i przygotowane do przyjęcia gości w dniu i chwili ich przyjazdu do hotelu, 
d)	wszystkie pokoje muszą być wyposażone w łóżko jedno lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, 
e)	każdy pokój ma mieć wliczone w cenę darmowy i nielimitowany dostęp do Internetu, w tym WIFI, 
 
4.	Dodatkowe wymagania: 
a)	Zapewnienie parkingu dla organizatora i uczestników (min. 5 miejsc). 
b)	Wykonawca nie może powierzyć realizacji zamówienia podwykonawcom 
c)	Zamawiający wymaga, aby budynek był dostępne dla osób z niepełnosprawnościami. Dostępność pomieszczeń powinna zostać zapewniona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, w szczególności załącznikiem nr 2 standardami dostępności. Zamawiający zastrzega sobie weryfikację dostępności ww. pomieszczeń na etapie oceny ofert. 
d)	Planowany zakres realizacji: 
28.11.2025 (1 doba hotelowa ze śniadaniem) dla 15 osób w podziale na pokoje: 
1 pokój- jedno osobowy, 4 pokoje - 2 osobowe, 2 pokoje - 3 osobowe, 
29.11.2025 r (1 doba hotelowa ze śniadaniem) dla 95 osób w podziale na pokoje: 
1 pokój - jedno osobowy, 27 pokoi - 2 osobowe, 14 pokoi - 3 osobowych, 
e)	Powyższy podział pokoi stanowi przykładowy plan zakwaterowania i może ulec zmianie w zależności od ostatecznej liczby uczestników oraz ich potrzeb. Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji struktury pokoi (liczby pokoi jedno-, dwu- i trzyosobowych) przy zachowaniu łącznej liczby miejsc noclegowych określonej dla danego terminu. 
f)	Wykonawca może zaproponować własny podział pokoi, odpowiedni do posiadanej bazy noclegowej, jednak wymaga on uprzedniego zatwierdzenia przez Zamawiającego. 
g)	Zamawiający zastrzega, że termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na późniejszy o maksymalnie 7 dni (tj. do 6.12.2025 roku), o czym Wykonawca zostanie powiadomiony maksymalnie z 7-dniowym wyprzedzeniem. Termin zostanie potwierdzony wykonawcy z min. 7-dniowym wyprzedzeniem i może ulegać zmianie z zastrzeżeniem wskazanego w ofercie terminu w ramach kryterium Gotowość Wykonawcy do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia. 
h)	Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi zmianie może ulegać liczba uczestników – każdorazowo (w każdym dniu) do max. 5 osób (w dół lub w górę). Ostateczna liczba uczestników będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni przed planowanym terminem wydarzenia.

Okres gwarancji: nie dotyczy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 C min 
 A n = ----------------- x 100 x 80% 
 C r 
 C min – cena minimalna w zbiorze 
C r – cena oferty rozpatrywanej 
 A n – ilość punktów przyznana ofercie
 Punkty w ramach kryterium GOTOWOŚĆ WYKONAWCY DO ROZPOCZĘCIA REALIZACJI PRZEDMIOTU 
ZAMÓWIENIA a będą przyznawane wg następującej formuły: 
 5 ni przed ustaloną datą wydarzenia - 10 pkt 
 3 dni przed ustaloną datą wydarzenia - 20 pkt
 <h3>Usługa Restauracyjna</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część II 
Zamówienie dotyczy wyboru Wykonawcy, który zapewni usługę restauracyjną i kolację dla 122 uczestników eventu integracyjno – edukacyjnego. 
Minimalne wymagania/parametry: 
1. Lokalizacja: 
a)	obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie, mierzonej według najkrótszej trasy drogowej wyznaczonej na mapach Google. Odległość ta będzie weryfikowana poprzez wprowadzenie lokalizacji obiektu oraz Dworca Centralnego PKP w narzędzie Google Maps, przy założeniu, że trasa jest przejezdna zgodnie z normalnym ruchem drogowym i/lub, 
b)	obiekt musi mieć dogodny dojazd komunikacją publiczną z Dworca Centralnego PKP, z czasem podróży nieprzekraczającym 30 minut. Czas ten będzie weryfikowany przy użyciu strony www.wtp.waw.pl 
2. Zamówienie zakłada następujące usługi: 
1.	Spotkanie odbędzie się w Warszawie w dn. 29.11.2025 r. Zamawiający zastrzega, że termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na późniejszy o maksymalnie 7dni (tj. do 6.12.2025 roku), o czym Wykonawca zostanie powiadomiony maksymalnie z 7-dniowym wyprzedzeniem. 
2.	Termin zostanie potwierdzony wykonawcy z min. 7-dniowym wyprzedzeniem i może ulegać zmianie z zastrzeżeniem wskazanego w ofercie terminu w ramach kryterium Gotowość Wykonawcy do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia. 
3.	Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 2 dni roboczych przed datą rozpoczęcia wydarzenia. 
4.	Przedmiot zamówienia obejmuje usługę restauracyjną wraz z kolację dla 122 osób. 
5.	Kolacja w formie stołu szwedzkiego lub serwowana powinna każdorazowo przewidywać opcję wegetariańską, wegańską oraz bezglutenową – wszystkie typy dań muszą być odpowiednio oznaczone w trakcie ich podania. Dla każdego Uczestnika warsztatów kolacja obejmuje: pierwsze danie: zupa do wyboru (mięsna lub wegetariańska, minimum 300 ml na osobę). Drugie danie zestaw zimnych i ciepłych przekąsek (minimum 300 g na osobę), w tym: sałatki (np. warzywne, z mięsem lub rybą, z kaszami lub makaronem bezglutenowym), ciepłe przekąski, kanapki lub wrapy (również w wersji bezglutenowej i wegańskiej), dodatki: pieczywo (także bezglutenowe), pasty warzywne, dipy, warzywa świeże, posiłki specjalne (np. bezglutenowe, bez laktozy, koszerne) w przypadku zgłoszenia przez uczestników takiej potrzeby; napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach); 
6.	Wykonawca zapewni obsługę (min. 2 osoby) odpowiedzialną za ustawienie i uprzątnięcie po serwowanym posiłku oraz jego podanie. 
7.	Wykonawca zobowiązany jest do: 
a.	Świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.). 
b.	Świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych. 
c.	Przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. 
8.	Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
9.	Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi zmianie może ulegać liczba uczestników – każdorazowo do max. 10 osób (w dół lub w górę). Ostateczna liczba uczestników będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni przed planowanym terminem wydarzenia. 
10.	Zamawiający zastrzega sobie prawo ingerowania w przebieg realizacji zamówienia na każdym jego etapie i zgłaszania zastrzeżeń oraz sugestii, do stosowania których Wykonawca jest zobowiązany. 
11.	Wykonawca nie może powierzyć realizacji zamówienia podwykonawcom ani działać 
jako pośrednik w dostawie posiłków. 
12.	Zamawiający wymaga, aby budynek był dostępne dla osób z niepełnosprawnościami. Dostępność pomieszczeń powinna zostać zapewniona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, w szczególności załącznikiem nr 2 standardami dostępności. Zamawiający zastrzega sobie weryfikację dostępności ww. pomieszczeń na etapie oceny ofert.

IX.	WARUNKI ZMIANY UMOWY 
1.	Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy. W szczególności postanowienia umowy mogą ulec zmianie w następującym zakresie oraz na następujących warunkach: 
a)	zmiana wynagrodzenia w związku ze zmianą opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności z powodu braku rozwiązań projektowych, konieczności usunięcia błędów lub wprowadzenia zmian w dokumentacji projektowej lub technicznej, na podstawie której realizowany jest Przedmiot Umowy 
b)	zmiana warunków płatności (poprzez które rozumie się zmianę częstotliwości płatności lub zmianę zasad wypłaty wynagrodzenia – bez jego zwiększania), poprzez zmianę przyjętego w Umowie harmonogramu płatności, w szczególności w sytuacji, w której zmianie ulega harmonogram realizacji Umowy lub ze względu na uzasadnioną sytuację finansową wykonawcy konieczna jest zmiana częstotliwości płatności wynagrodzenia lub wprowadzenie płatności częściowych. Jeżeli wykonawca wnioskuje o zmianę warunków płatności, musi udowodnić, iż występują okoliczności uzasadniające zmianę warunków płatności 
c)	wystąpienie siły wyższej pod pojęciem której rozumie się wszystkie zdarzenia zewnętrzne i niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia przez stronę lub strony Umowy, a zaistniałe po zawarciu Umowy, w szczególności takie jak: wojny, działania wojenne, inwazje, terroryzm, rewolucje, powstania, wojny domowe, rozruchy, z wyjątkiem tych, które są ograniczone wyłącznie do pracowników wykonawcy lub jego podwykonawców lub zamawiającego, zanieczyszczenie i inne podobne niebezpieczne skutki spowodowane przez substancje toksyczne, z wyjątkiem tych, które mogą być przypisane użyciu przez wykonawcę, działania sił przyrody, w tym huragany lub powodzie, a którym Strona Umowy nie mogła zapobiec, stan nadzwyczajny (np. stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy). Zamawiający dopuszcza zmianę terminu zakończenia realizacji Przedmiotu umowy, poprzez przedłużenie o okres takiego opóźnienia 
2.	Zamawiający przewiduje następujące postanowienia dotyczące działania „Siły wyższej: 
a)	Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyżej. Przez siłę wyższą strony rozumieją zdarzenie o charakterze przypadkowym lub naturalnym, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia, w szczególności zdarzenia takie jak pożar, powódź, atak terrorystyczny, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, w tym pandemia COVID-19 
b)	Strona, która nie może prawidłowo wykonywać umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do bezzwłocznego poinformowania drugiej Strony o niemożliwości prawidłowego wykonywania umowy wskutek działania siły wyższej, pod rygorem utraty uprawnienia do powoływania się na tę okoliczność 
c)	W przypadku wystąpienia siły wyższej termin realizacji Umowy może zostać przedłużony o liczbę dni odpowiadającą okresowi opóźnienia wywołanego działaniem siły wyższej 
d)	W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony mogą odstąpić od naliczania kar umownych, których podstawa naliczania powstała w związku z działaniem siły wyższej 
3.	Wszelkie zmiany w Umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 
 
X.	OFERTA MUSI ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE ELEMENTY: 
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy 
Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy). 
 
XI.	OBOWIĄZEK INFORMACYJNY 
 
1.	Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: 
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SENSE CONSULTING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ. 
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr 5/WŁĄCZ_POPO/2025, prowadzonym w trybie zasady konkurencyjności. 
- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania. 
- Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem wynikającym z przepisów prawa. 
- W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO. 
2.	Posiada Pani/Pan: 
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących. 
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującymi przepisami oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników). 
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego). 
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO. 
3.	Nie przysługuje Pani/Panu: 
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych. 
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 </div>