Usługa noclegowa Usługa restauracyjna

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa noclegowa Usługa restauracyjna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-11-07
Data składania ofert	14/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6688203

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5/WŁĄCZ_POPO/2025 w ramach projektu &bdquo;WŁĄCZ POPOJUTRZE! GENERATOR POMYSŁ&Oacute;W DLA DOSTĘPNEJ EDUKACJI&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zał.1_Formularz_ofertowy.docx</li>
<li>Zapytanie ofertowe 7_11.pdf</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Usługa Noclegowa</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część I: Zam&oacute;wienie dotyczy wyboru Wykonawcy, kt&oacute;ry zapewni usługę noclegową w raz ze śniadaniem w terminie 28.11.2025 dla 15 os&oacute;b, 29.11.2025 r dla 95 os&oacute;b. Minimalne wymagania/parametry: 1. Lokalizacja: a) obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie, mierzonej według najkr&oacute;tszej trasy drogowej wyznaczonej na mapach Google. Odległość ta będzie weryfikowana poprzez wprowadzenie lokalizacji obiektu oraz Dworca Centralnego PKP w narzędzie Google Maps, przy założeniu, że trasa jest przejezdna zgodnie z normalnym ruchem drogowym i/lub, b) obiekt musi mieć dogodny dojazd komunikacją publiczną z Dworca Centralnego PKP, z czasem podr&oacute;ży nieprzekraczającym 30 minut. Czas ten będzie weryfikowany przy użyciu strony www.wtp.waw.pl 2. Warunki og&oacute;lne dla pokoju hotelowego: a) Usługa noclegowa musi być świadczona w miejscu noclegowym o standardzie hotelu 3 w kt&oacute;rych świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz.169 z p&oacute;źn. zm.) b) warzywna, warzywa (min. pomidory, og&oacute;rki, papryka, sałata), jajecznica, par&oacute;wki lub kiełbaski na ciepło), c) Zamawiający potwierdzi ostateczną liczbę os&oacute;b na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem noclegu d) dopuszcza się podział nocleg&oacute;w na dwa hotele, tylko w przypadku, gdy niemożliwe jest zapewnienie miejsc noclegowych dla wszystkich uczestnik&oacute;w w jednym obiekcie, przy czym istotne jest, aby dwa obiekty znajdowały się w jak najbliższej odległości od siebie i spełniły warunki lokalizacyjne z pkt 1 ust. A, e) nie dopuszcza się możliwości organizacji nocleg&oacute;w w motelach, hostelach czy apartamentowcach, f) w budynku (oraz jeśli zajdzie taka potrzeba w danym pokoju), musi być dostępna toaleta przystosowana do potrzeb os&oacute;b niepełnosprawnych, g) wskazany przez Wykonawcę hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/kredytowej ani uiszczenia opłaty got&oacute;wkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności, h) każdy wynajmowany pok&oacute;j ma mieć wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe, klimatyczne itp., i) zamawiający będzie płacił jedynie za faktycznie zlecone i zrealizowane usługi w ramach realizacji przedmiotu umowy, j) wszelkie dodatkowo płatne usługi np. cateringowe, gastronomiczne lub inne usługi hotelowe nie objęte niniejszą umową, zam&oacute;wione przez uczestnik&oacute;w, będą pokrywane indywidualnie przez uczestnika, kt&oacute;ry je zam&oacute;wił, a Wykonawca będzie dochodził ich zapłaty we własnym zakresie. 3. Warunki techniczne a) usługi będą świadczone w pokojach dwuosobowych, trzy osobowych z indywidualnymi łazienkami (w każdym pokoju), b) wszystkie usługi będą obejmować śniadania w restauracji hotelowej w trakcie całego pobytu, c) wszystkie pokoje muszą być dla os&oacute;b niepalących, czyste, posprzątane i przygotowane do przyjęcia gości w dniu i chwili ich przyjazdu do hotelu, d) wszystkie pokoje muszą być wyposażone w ł&oacute;żko jedno lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, e) każdy pok&oacute;j ma mieć wliczone w cenę darmowy i nielimitowany dostęp do Internetu, w tym WIFI, 4. Dodatkowe wymagania: a) Zapewnienie parkingu dla organizatora i uczestnik&oacute;w (min. 5 miejsc). b) Wykonawca nie może powierzyć realizacji zam&oacute;wienia podwykonawcom c) Zamawiający wymaga, aby budynek był dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Dostępność pomieszczeń powinna zostać zapewniona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, w szczeg&oacute;lności załącznikiem nr 2 standardami dostępności. Zamawiający zastrzega sobie weryfikację dostępności ww. pomieszczeń na etapie oceny ofert. d) Planowany zakres realizacji: 28.11.2025 (1 doba hotelowa ze śniadaniem) dla 15 os&oacute;b w podziale na pokoje: 1 pok&oacute;j- jedno osobowy, 4 pokoje - 2 osobowe, 2 pokoje - 3 osobowe, 29.11.2025 r (1 doba hotelowa ze śniadaniem) dla 95 os&oacute;b w podziale na pokoje: 1 pok&oacute;j - jedno osobowy, 27 pokoi - 2 osobowe, 14 pokoi - 3 osobowych, e) Powyższy podział pokoi stanowi przykładowy plan zakwaterowania i może ulec zmianie w zależności od ostatecznej liczby uczestnik&oacute;w oraz ich potrzeb. Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji struktury pokoi (liczby pokoi jedno-, dwu- i trzyosobowych) przy zachowaniu łącznej liczby miejsc noclegowych określonej dla danego terminu. f) Wykonawca może zaproponować własny podział pokoi, odpowiedni do posiadanej bazy noclegowej, jednak wymaga on uprzedniego zatwierdzenia przez Zamawiającego. g) Zamawiający zastrzega, że termin realizacji zam&oacute;wienia może ulec zmianie na p&oacute;źniejszy o maksymalnie 7 dni (tj. do 6.12.2025 roku), o czym Wykonawca zostanie powiadomiony maksymalnie z 7-dniowym wyprzedzeniem. Termin zostanie potwierdzony wykonawcy z min. 7-dniowym wyprzedzeniem i może ulegać zmianie z zastrzeżeniem wskazanego w ofercie terminu w ramach kryterium Gotowość Wykonawcy do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia. h) Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi zmianie może ulegać liczba uczestnik&oacute;w &ndash; każdorazowo (w każdym dniu) do max. 5 os&oacute;b (w d&oacute;ł lub w g&oacute;rę). Ostateczna liczba uczestnik&oacute;w będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni przed planowanym terminem wydarzenia. 
Okres gwarancji: nie dotyczy
<h2>Kryteria oceny</h2>
C min A n = ----------------- x 100 x 80% C r C min &ndash; cena minimalna w zbiorze C r &ndash; cena oferty rozpatrywanej A n &ndash; ilość punkt&oacute;w przyznana ofercie
Punkty w ramach kryterium GOTOWOŚĆ WYKONAWCY DO ROZPOCZĘCIA REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA a będą przyznawane wg następującej formuły: 5 ni przed ustaloną datą wydarzenia - 10 pkt 3 dni przed ustaloną datą wydarzenia - 20 pkt
<h3>Usługa Restauracyjna</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część II Zam&oacute;wienie dotyczy wyboru Wykonawcy, kt&oacute;ry zapewni usługę restauracyjną i kolację dla 122 uczestnik&oacute;w eventu integracyjno &ndash; edukacyjnego. Minimalne wymagania/parametry: 1. Lokalizacja: a) obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie, mierzonej według najkr&oacute;tszej trasy drogowej wyznaczonej na mapach Google. Odległość ta będzie weryfikowana poprzez wprowadzenie lokalizacji obiektu oraz Dworca Centralnego PKP w narzędzie Google Maps, przy założeniu, że trasa jest przejezdna zgodnie z normalnym ruchem drogowym i/lub, b) obiekt musi mieć dogodny dojazd komunikacją publiczną z Dworca Centralnego PKP, z czasem podr&oacute;ży nieprzekraczającym 30 minut. Czas ten będzie weryfikowany przy użyciu strony www.wtp.waw.pl 2. Zam&oacute;wienie zakłada następujące usługi: 1. Spotkanie odbędzie się w Warszawie w dn. 29.11.2025 r. Zamawiający zastrzega, że termin realizacji zam&oacute;wienia może ulec zmianie na p&oacute;źniejszy o maksymalnie 7dni (tj. do 6.12.2025 roku), o czym Wykonawca zostanie powiadomiony maksymalnie z 7-dniowym wyprzedzeniem. 2. Termin zostanie potwierdzony wykonawcy z min. 7-dniowym wyprzedzeniem i może ulegać zmianie z zastrzeżeniem wskazanego w ofercie terminu w ramach kryterium Gotowość Wykonawcy do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia. 3. Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 2 dni roboczych przed datą rozpoczęcia wydarzenia. 4. Przedmiot zam&oacute;wienia obejmuje usługę restauracyjną wraz z kolację dla 122 os&oacute;b. 5. Kolacja w formie stołu szwedzkiego lub serwowana powinna każdorazowo przewidywać opcję wegetariańską, wegańską oraz bezglutenową &ndash; wszystkie typy dań muszą być odpowiednio oznaczone w trakcie ich podania. Dla każdego Uczestnika warsztat&oacute;w kolacja obejmuje: pierwsze danie: zupa do wyboru (mięsna lub wegetariańska, minimum 300 ml na osobę). Drugie danie zestaw zimnych i ciepłych przekąsek (minimum 300 g na osobę), w tym: sałatki (np. warzywne, z mięsem lub rybą, z kaszami lub makaronem bezglutenowym), ciepłe przekąski, kanapki lub wrapy (r&oacute;wnież w wersji bezglutenowej i wegańskiej), dodatki: pieczywo (także bezglutenowe), pasty warzywne, dipy, warzywa świeże, posiłki specjalne (np. bezglutenowe, bez laktozy, koszerne) w przypadku zgłoszenia przez uczestnik&oacute;w takiej potrzeby; nap&oacute;j (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach); 6. Wykonawca zapewni obsługę (min. 2 osoby) odpowiedzialną za ustawienie i uprzątnięcie po serwowanym posiłku oraz jego podanie. 7. Wykonawca zobowiązany jest do: a. Świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produkt&oacute;w spełniających normy jakości produkt&oacute;w spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepis&oacute;w prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykuł&oacute;w spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z p&oacute;źn. zm.). b. Świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produkt&oacute;w żywnościowych. c. Przygotowywania potraw z surowc&oacute;w wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. 8. Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. 9. Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi zmianie może ulegać liczba uczestnik&oacute;w &ndash; każdorazowo do max. 10 os&oacute;b (w d&oacute;ł lub w g&oacute;rę). Ostateczna liczba uczestnik&oacute;w będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni przed planowanym terminem wydarzenia. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo ingerowania w przebieg realizacji zam&oacute;wienia na każdym jego etapie i zgłaszania zastrzeżeń oraz sugestii, do stosowania kt&oacute;rych Wykonawca jest zobowiązany. 11. Wykonawca nie może powierzyć realizacji zam&oacute;wienia podwykonawcom ani działać jako pośrednik w dostawie posiłk&oacute;w. 12. Zamawiający wymaga, aby budynek był dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Dostępność pomieszczeń powinna zostać zapewniona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, w szczeg&oacute;lności załącznikiem nr 2 standardami dostępności. Zamawiający zastrzega sobie weryfikację dostępności ww. pomieszczeń na etapie oceny ofert.
Okres gwarancji: nie dotyczy
<h2>Kryteria oceny</h2>
C min A n = ----------------- x 100 x 80% C r C min &ndash; cena minimalna w zbiorze C r &ndash; cena oferty rozpatrywanej A n &ndash; ilość punkt&oacute;w przyznana ofercie
Punkty w ramach kryterium GOTOWOŚĆ WYKONAWCY DO ROZPOCZĘCIA REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA a będą przyznawane wg następującej formuły: 5 ni przed ustaloną datą wydarzenia - 10 pkt 3 dni przed ustaloną datą wydarzenia - 20 pkt
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
IX. WARUNKI ZMIANY UMOWY 1. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy. W szczeg&oacute;lności postanowienia umowy mogą ulec zmianie w następującym zakresie oraz na następujących warunkach: a) zmiana wynagrodzenia w związku ze zmianą opisu przedmiotu zam&oacute;wienia, w szczeg&oacute;lności z powodu braku rozwiązań projektowych, konieczności usunięcia błęd&oacute;w lub wprowadzenia zmian w dokumentacji projektowej lub technicznej, na podstawie kt&oacute;rej realizowany jest Przedmiot Umowy b) zmiana warunk&oacute;w płatności (poprzez kt&oacute;re rozumie się zmianę częstotliwości płatności lub zmianę zasad wypłaty wynagrodzenia &ndash; bez jego zwiększania), poprzez zmianę przyjętego w Umowie harmonogramu płatności, w szczeg&oacute;lności w sytuacji, w kt&oacute;rej zmianie ulega harmonogram realizacji Umowy lub ze względu na uzasadnioną sytuację finansową wykonawcy konieczna jest zmiana częstotliwości płatności wynagrodzenia lub wprowadzenie płatności częściowych. Jeżeli wykonawca wnioskuje o zmianę warunk&oacute;w płatności, musi udowodnić, iż występują okoliczności uzasadniające zmianę warunk&oacute;w płatności c) wystąpienie siły wyższej pod pojęciem kt&oacute;rej rozumie się wszystkie zdarzenia zewnętrzne i niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia przez stronę lub strony Umowy, a zaistniałe po zawarciu Umowy, w szczeg&oacute;lności takie jak: wojny, działania wojenne, inwazje, terroryzm, rewolucje, powstania, wojny domowe, rozruchy, z wyjątkiem tych, kt&oacute;re są ograniczone wyłącznie do pracownik&oacute;w wykonawcy lub jego podwykonawc&oacute;w lub zamawiającego, zanieczyszczenie i inne podobne niebezpieczne skutki spowodowane przez substancje toksyczne, z wyjątkiem tych, kt&oacute;re mogą być przypisane użyciu przez wykonawcę, działania sił przyrody, w tym huragany lub powodzie, a kt&oacute;rym Strona Umowy nie mogła zapobiec, stan nadzwyczajny (np. stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy). Zamawiający dopuszcza zmianę terminu zakończenia realizacji Przedmiotu umowy, poprzez przedłużenie o okres takiego op&oacute;źnienia 2. Zamawiający przewiduje następujące postanowienia dotyczące działania &bdquo;Siły wyższej: a) Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyżej. Przez siłę wyższą strony rozumieją zdarzenie o charakterze przypadkowym lub naturalnym, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia, w szczeg&oacute;lności zdarzenia takie jak pożar, pow&oacute;dź, atak terrorystyczny, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, w tym pandemia COVID-19 b) Strona, kt&oacute;ra nie może prawidłowo wykonywać umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do bezzwłocznego poinformowania drugiej Strony o niemożliwości prawidłowego wykonywania umowy wskutek działania siły wyższej, pod rygorem utraty uprawnienia do powoływania się na tę okoliczność c) W przypadku wystąpienia siły wyższej termin realizacji Umowy może zostać przedłużony o liczbę dni odpowiadającą okresowi op&oacute;źnienia wywołanego działaniem siły wyższej d) W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony mogą odstąpić od naliczania kar umownych, kt&oacute;rych podstawa naliczania powstała w związku z działaniem siły wyższej 3. Wszelkie zmiany w Umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. X. OFERTA MUSI ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE ELEMENTY: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy). XI. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony os&oacute;b fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (og&oacute;lne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej &bdquo;RODO&rdquo;, informuję, że: - Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SENSE CONSULTING SP&Oacute;ŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ. - Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zam&oacute;wienia publicznego nr 5/WŁĄCZ_POPO/2025, prowadzonym w trybie zasady konkurencyjności. - Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, kt&oacute;rym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania. - Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem wynikającym z przepis&oacute;w prawa. - W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w spos&oacute;b zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO. 2. Posiada Pani/Pan: - na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących. - na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującymi przepisami oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załącznik&oacute;w). - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadk&oacute;w, o kt&oacute;rych mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środk&oacute;w ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego). - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO. 3. Nie przysługuje Pani/Panu: - w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych. - prawo do przenoszenia danych osobowych, o kt&oacute;rym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
</div>