ORGANIZACJA WYDARZENIA

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	ORGANIZACJA WYDARZENIA
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	dolnośląskie
Data publikacji	2025-11-06
Data składania ofert	14/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553200009 Usługi podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 795400001 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 805000009 Usługi szkoleniowe
Numer przetargu	6684280

<div>
<h1>ORGANIZACJA WYDARZENIA &ndash; AKADEMIA BIOR&Oacute;ŻNORODNOŚCI &ndash; PSZCZOŁA MIODNA I DZIKIE ZAPYLACZE Higiena i profilaktyka w pasiece; zagrożenia dla pszcz&oacute;ł miodnych i dzikich zapylaczy; bior&oacute;żnorodność i usługi ekosystemowe związane z zapylaczami w związku z realizacją projektu PLSN.01.01-IP.01-0001/24 Razem dla Dobrego Klimatu-działania adaptacyjne dla budowania odporności ekosystemowej obszaru transgranicza / Gemeinsam für ein gutes Klima &ndash; Anpassungsaktivitäten zum Aufbau der Widerstandsfähigkeit des Ökosystems im Grenzgebiet</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>2025_1. Zapytanie ofertowe INTERREG AKADEMIA BIO_pszczoly.pdf</li>
<li>2025_1.1. Zał.1. Formularz ofertowy INTERREG AKADEMIA BIO XII.docx</li>
<li>2025_1.2. Zał.2. Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym INTERREG AKADEMIA BIO XII.docx</li>
<li>2025_1.3. Zał.3. Klauzula Informacyjna RODO.pdf</li>
<li>2025_1.4. Zał.4. Oświadczenie od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków RODO.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI PODCZAS WYDARZENIA: ZADANIE 1.1. WYŻYWIENIE Przedmiotem zam&oacute;wienia jest organizacja wydarzenia edukacyjno-szkoleniowego w ramach cyklu &bdquo;Akademia bior&oacute;żnorodności &ndash; drzewa i zapylacze&rdquo;. Akademia to program szkoleń wspierający działania na rzecz drzew i zapylaczy jako kluczowych element&oacute;w zachowania bior&oacute;żnorodności i adaptacji do zmian klimatu. Formuła obejmuje warsztaty stacjonarne (z elementem pracy terenowej), adresowane m.in. do samorząd&oacute;w, organizacji pozarządowych, instytucji, szk&oacute;ł, środowisk naukowych, mieszkańc&oacute;w i pszczelarzy. TERMIN: 1-2.12.2025 Zam&oacute;wienie obejmuje dwudniowe warsztat stacjonarny z komponentem terenowym. Tematyka: Tematyka warsztat&oacute;w obejmuje kompleksowe podejście do zdrowia pszcz&oacute;ł miodnych i dzikich zapylaczy, ze szczeg&oacute;lnym uwzględnieniem higieny pasiecznej, profilaktyki chor&oacute;b oraz ograniczania zagrożeń naturalnych i antropogenicznych. ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI PODCZAS WYDARZENIA: Zadanie obejmuje zapewnienie noclegu, wyżywienia, sali warsztatowej na potrzeby dwudniowego warsztatu dla maksymalnie 20 os&oacute;b (uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w, prowadzących, organizator&oacute;w oraz tłumacza - zwanych dalej uczestnikami), wskazanych przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, że całkowita liczba uczestnik&oacute;w szkolenia może zostać zmniejszona maksymalnie o 3 osoby. Ostateczna liczba uczestnik&oacute;w szkolenia i pokoi zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 5 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania. Obiekt powinien być zlokalizowany na terenie obszaru wsparcia programu Interreg Polska &ndash; Saksonia 2021-2027 &ndash; powiaty: bolesławiecki, jaworski, jeleniog&oacute;rski, miasto Jelenia G&oacute;ra, kamiennog&oacute;rski, lubański, lw&oacute;wecki, zgorzelecki, złotoryjski, żarski. Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zam&oacute;wienia). Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich &ndash; oferty mogą składać wyłącznie podmioty, kt&oacute;re samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie. W ofercie należy wskazać dokładny Adres, w kt&oacute;rym odbędzie się wydarzenie. ZADANIE 1.1. WYŻYWIENIE / CATERING 1. Wykonawca zapewni posiłki w 100% wegańskie (tj. niezwierające mięsa, ryb i owoc&oacute;w morza, nabiału, jaj) dla uczestnik&oacute;w: 1 dzień: &bull; przerwa kawowa ciągła (kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, r&oacute;żnorodne kanapki, etc.) (musi być zapewniony dostęp do ekspresu cisnieniowego) &bull; lunch dwudaniowy (zupa i drugie danie serwowane na ciepło) &bull; kolacja &ndash; do wyboru opcje 2 dzień: &bull; przerwa kawowa jednorazowa (kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto/deser wegański) &bull; lunch dwudaniowy (zupa i drugie danie serwowane na ciepło) 2. Posiłki mają być serwowane w standardzie cateringu konferencyjnego, z niezbędną zastawą ceramiczną oraz szklaną z kompletem sztućc&oacute;w metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłk&oacute;w, usuwanie brudnych naczyń. 3. Szczeg&oacute;łowe menu ustalane będzie każdorazowo przed wydarzeniem z Zamawiającym. 4. Przerwa kawowa, lunch, kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego, ustalonymi w ramach kontakt&oacute;w roboczych. 5. Planowana liczba uczestnik&oacute;w około 20 os&oacute;b. Powyższe dane mają charakter orientacyjny, nie stanowią zobowiązania dla Zamawiającego. Informacja o dokładnej liczbie uczestnik&oacute;w zostanie przez Zamawiającego przekazana nie p&oacute;źniej niż 5 dni kalendarzowych przed wydarzeniem. 
ZADANIE 1.2. SALA WARSZTATOWA 1. Sala warsztatowa/konferencyjna dla 20 os&oacute;b, spełniająca wymagania bhp p.poż. wyposażona w: &bull; Projektor multimedialny i ekran &bull; Komputer/laptop do prezentacji slajd&oacute;w &bull; Mikrofon &bull; Zaplecze na recepcję, szatnia &bull; Przestawne stoły i krzesła umożliwiające aranżację sali &bull; Tablicę flipchart z papierem i flamastrami 2. Aranżacja sali szkoleniowej powinna być dostosowana do potrzeb warsztat&oacute;w. W tym celu Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej wsp&oacute;łpracy z Zamawiającym w trakcie trwania warsztat&oacute;w oraz dostosowania niezbędnych narzędzi i infrastruktury miejsca do bieżących potrzeb. 3. Wykonawca zapewni, na czas trwania całego zadania, co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za obsługę techniczną i organizacyjną na miejscu realizacji zadania. 4. Sala warsztatowa powinna być zlokalizowana w jednym obiekcie lub na terenie tej samej ruchomości co obiekt noclegowy. 5. Otoczenie (ZIELENIEC/PARK): W najbliższym otoczeniu sali wykładowej (do 5 min spacerem) wymagana jest obecność parku/zieleńca (prywatnego lub publicznego z udziałem drzew w r&oacute;żnym wieku), w kt&oacute;rym możliwe będzie przeprowadzenie zajęć praktycznych np. szkolenia z diagnostyki i inspekcji drzew. Lokalizacja parku/zieleńca musi zapewniać bezpieczeństwo uczestnik&oacute;w i względną ciszę (nie przy ruchliwej drodze, nie w pobliżu plac&oacute;w budowy, etc.) Teren zielony (nie las) musi być porośnięty starodrzewem i zr&oacute;żnicowany pod względem gatunkowym to niezwykle cenny fragment przyrody, bogaty w gatunki drzew r&oacute;żniące się zar&oacute;wno wiekiem, jak i typem. R&oacute;żnorodność stwarza idealne warunki do życia dla wielu organizm&oacute;w, w tym dzikich zapylaczy, kt&oacute;re znajdują tu pożywienie i schronienie, stanowiąc idealne miejsce do przeprowadzenia warsztat&oacute;w terenowych.
ZADANIE 1.3. ZAKWATEROWANIE 1. Obiekt noclegowy powinien być położony w atrakcyjnej lokalizacji, tzn. jego okolica jest postrzegane jako interesująca i warta zobaczenia, z dala od hałaśliwych dr&oacute;g i dużych ciąg&oacute;w komunikacyjnych. 2. Obiekt musi być dostępny architektonicznie dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową. 3. Obiekt powinien zapewnić jednorazowy nocleg (1 noc) w terminach realizacji zadania dla maksymalnie 20 uczestnik&oacute;w szkolenia: &bull; Co najmniej 8 pokoi dwuosobowych. Proszę o podanie ceny jednostkowej za pok&oacute;j (uwzględniając śniadanie). &bull; Co najmniej 4 pokoje jednoosobowe. Proszę o podanie ceny jednostkowej za pok&oacute;j (uwzględniając śniadanie). 4. Zamawiający zastrzega, że całkowita liczba uczestnik&oacute;w szkolenia może zostać zmniejszona maksymalnie o 3 osoby. Ostateczna liczba uczestnik&oacute;w szkolenia i pokoi zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 5 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje dot. kryterium oceny znajdują się w załączniku.
<h3>2. Tłumaczenie</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZADANIE 2. TŁUMACZENIE 1. Usługa tłumaczenia polsko-niemieckiego podczas dwudniowego wydarzenia o tematyce przyrodniczej. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zapewnienie obsługi tłumaczeniowej w zakresie języka polskiego i niemieckiego podczas dwudniowego wydarzenia poświęconego tematyce przyrodniczej. 2. Zakres usługi: &bull; tłumaczenie konsekutywne polsko-niemieckie i niemiecko-polskie w trakcie wykład&oacute;w, prezentacji oraz warsztat&oacute;w, &bull; wsparcie językowe w komunikacji pomiędzy prelegentami, uczestnikami i organizatorami, &bull; tłumaczenie terminologii specjalistycznej związanej z biologią, ekologią, ochroną przyrody, &bull; tłumaczenie prezentacji multimedialnych. 3. Wymagania wobec tłumacza: &bull; biegła znajomość języka polskiego i niemieckiego, &bull; doświadczenie w tłumaczeniu konsekutywnym, &bull; znajomość specjalistycznej terminologii przyrodniczej, &bull; umiejętność płynnego i precyzyjnego przekazywania treści w obu językach. 4. Forma realizacji: Szkolenie ma charakter łączony i obejmuje zar&oacute;wno część teoretyczną realizowaną w sali wykładowej, jak i część praktyczną prowadzoną w terenie. Usługa tłumaczenia będzie świadczona w trybie stacjonarnym, w miejscu organizacji wydarzenia, wg ustalonego harmonogramu. 5. Koszty nocleg&oacute;w i wyżywienia pokrywa Zamawiający. 6. Zamawiający nie zapewnia zwrotu koszt&oacute;w podr&oacute;ży. 7. Zam&oacute;wienie zostanie zrealizowane pod warunkiem potwierdzenia udziału uczestnik&oacute;w z Niemiec. Zawarcie umowy z wybranym wykonawcą nastąpi nie p&oacute;źniej niż na tydzień przed planowanym terminem realizacji usługi, po uzyskaniu potwierdzenia uczestnictwa. W przypadku braku potwierdzenia uczestnik&oacute;w z Niemiec w tym terminie, Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie zawarcia umowy bez żadnych konsekwencji finansowych po swojej stronie. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu nie zawarcia umowy, w szczeg&oacute;lności zwrot koszt&oacute;w przygotowania oferty.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje dot. kryterium oceny znajdują się w załączniku.
<h3>ZADANIE 3. PROWADZĄCY/EKSPERCI</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
ZADANIE 3. PROWADZĄCY / EKSPERCI 1. Zapewnienie wysokiej jakości wkładu eksperckiego do Akademii poprzez wystąpienie i warsztaty prowadzone przez doświadczonych specjalist&oacute;w w obszarach: higieny i profilaktyki w pasiece, diagnostyki i zwalczania chor&oacute;b pszcz&oacute;ł, zagrożeń środowiskowych i antropogenicznych, a także ochrony i wspierania dzikich zapylaczy. 2. TEMATYKA: Tematyka warsztat&oacute;w obejmuje kompleksowe podejście do zdrowia pszcz&oacute;ł miodnych i dzikich zapylaczy, ze szczeg&oacute;lnym uwzględnieniem higieny pasiecznej, profilaktyki chor&oacute;b oraz ograniczania zagrożeń naturalnych i antropogenicznych. Wstępny plan wydarzenia, kt&oacute;ry może ulec małym zmianom w konsultacji z Zamawiającym: Blok tematyczny 1: Higiena i profilaktyka w pasiece Uczestnicy poznają znaczenie higieny dla zdrowia pszcz&oacute;ł i wysokiej produktywności pasieki. Om&oacute;wione zostaną praktyczne metody utrzymania czystości oraz profilaktyki, kt&oacute;re pozwalają zapobiegać chorobom obniżającym kondycję rodzin pszczelich. Blok tematyczny 2: Zagrożenia w życiu pszcz&oacute;ł i dzikich zapylaczy Przedstawione zostaną gł&oacute;wne zagrożenia dla pszczoły miodnej oraz dzikich zapylaczy &ndash; zar&oacute;wno o charakterze antropogenicznym (zmiany klimatu, zanieczyszczenia środowiska, środki ochrony roślin), jak i naturalnym (choroby, pasożyty, wrogowie naturalni). Om&oacute;wione zostaną r&oacute;wnież zagrożenia specyficzne dla owad&oacute;w dziko żyjących, takie jak utrata siedlisk czy zubożenie bazy pokarmowej. Zaprezentowane zostaną działania pszczelarzy i praktyki przyjazne środowisku, kt&oacute;re pozwalają ograniczać negatywne skutki tych czynnik&oacute;w i wspierać odporność oraz r&oacute;żnorodność populacji zapylaczy 3. Szkolenie obejmuje dwa dni szkoleniowe. Definicja dnia szkoleniowego: 8 godzin zegarowych (w tym min. 6 godzin dydaktycznych pracy z grupą oraz przerwy/ewaluacja). Należy uwzględnić czas konieczny do tłumaczenia konsekutywnego &ndash; do potwierdzenia na tydzień przed wydarzeniem. Dzień może obejmować część salową i/lub terenową zgodnie z programem. Oferent ma zapewnić dw&oacute;ch prowadzących podczas szkolenia, kt&oacute;rzy muszą spełnić wymogi zawarte poniżej w pkt. dot. Kwalifikacji prowadzących. W ofercie należy podać Imię i nazwisko prowadzących. 4. Zakres: przygotowanie (konspekt, materiały), prowadzenie zajęć, wsp&oacute;łpraca z tłumaczem, kr&oacute;tka ewaluacja i raport po zajęciach + podział r&oacute;l/mini-grup, moderacja ćwiczeń r&oacute;wnoległych, rozszerzona interakcja i bezpieczeństwo pracy terenowej. &bull; Opracowanie konspekt&oacute;w i materiał&oacute;w (prezentacje, handouty, scenariusze ćwiczeń). &bull; Realizacja wystąpienia i warsztat&oacute;w podczas Akademii (wg harmonogramu). &bull; Wsp&oacute;łpraca z tłumaczeniem ustnym oraz dostosowanie materiał&oacute;w dla potrzeb tłumacza. &bull; Przekazanie materiał&oacute;w w wersji elektronicznej oraz wynik&oacute;w kr&oacute;tkiej ewaluacji warsztat&oacute;w. 5. Wymogi kwalifikacyjne prowadzących &bull; min. 3 lata doświadczenia szkoleniowego w danej tematyce oraz min. 3 zrealizowane szkolenia w ostatnich 2 latach, w tym dla pszczelarzy &bull; dorobek ekspercki adekwatny do tematyki (np. higiena i profilaktyka w pasiece, diagnostyka i choroby pszcz&oacute;ł, zagrożenia środowiskowe i antropogeniczne, ochrona dzikich zapylaczy, bior&oacute;żnorodność i usługi ekosystemowe). &bull; co najmniej jedna publikacja naukowa lub popularnonaukowa w tematyce powiązanej z tematem szkoleniowym z nadanym numerem ISBN, w okresie ostatnich 5 lat 6. Rozliczenie &bull; Podstawą rozliczenia jest realizacja całości zadania. &bull; Koszty nocleg&oacute;w i wyżywienia pokrywa Zamawiający. &bull; Zamawiający nie zapewnia zwrotu koszt&oacute;w podr&oacute;ży. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje dot. kryterium oceny znajdują się w załączniku.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Szczeg&oacute;łowe informacje dot. zmian w umowie znajdują się w załączniku.
</div>