14-16.11.2025 r Mikołajki - Organizacja szkolenia w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych dla uczestników szkolenia.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	14-16.11.2025 r Mikołajki - Organizacja szkolenia w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych dla uczestników szkolenia.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Mikołajki
Data publikacji	2025-11-04
Data składania ofert	11/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6677223

<div>
<h1>14-16.11.2025 Mikołajki - ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie kompleksowej obsługi wydarzenia w zakresie zapewnienia pobytu, wyżywienia i dostępu do sal szkoleniowych dla uczestnik&oacute;w szkolenia.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 14-16-11.2025.docx.pdf</li>
<li>Załacznik 1_Formularz_Ofertowy_MK (2).docx</li>
<li>Zalacznik_2_Wykaz_uslug_MK_FERS (3).docx</li>
<li>Załącznik_nr_3_Oświadczenie o braku powiązan (1).docx</li>
<li>Załącznik_nr_4_Oświadczenie o niepodleganiu sankcjom (1).docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>14-16.11.2025 r Mikołajki - Organizacja szkolenia</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiot zam&oacute;wienia obejmuje zapewnienie nocleg&oacute;w, wyżywienia oraz sali szkoleniowej dla uczestnik&oacute;w w ramach projektu pn. &bdquo;Rozw&oacute;j i Wzmocnienie Instytucjonalne Organizacji Pozarządowych w Polsce: Nowe Perspektywy i Strategie&rdquo;. Szkolenie trwa trzy dni (piątek&ndash;sobota-niedziela), obejmując dwie doby hotelowe. Usługa ma zostać wykonana w terminie: - 14-16 listopada 2025 r. Dopuszcza się możliwość, aby pokoje, w kt&oacute;rych będą zakwaterowani Uczestnicy i Uczestniczki, były w osobnych budynkach niż stoł&oacute;wka/sala szkoleniowa, przy czym odległość od nich nie może być większa niż 300 m, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego. Wykonawca musi zapewnić podczas szkolenia: Usługę hotelowa powinna obejmować nocleg dla 40 os&oacute;b w obiekcie noclegowym o standardzie odpowiadającym hotelowi 3-gwiazdkowemu, zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych świadczone są usługi hotelarskie (Dz.U. Nr 188, poz. 1945, z p&oacute;źn. zm.). Nocleg powinien być zagwarantowany w pokojach 2-osobowych, posiadających pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, bezpłatny Internet oraz możliwość zameldowania w pokoju co najmniej od godz. 13.00. Noclegi należy zapewnić w pokojach maksymalnie dwuosobowych, jednakże Wykonawca powinien być w stanie zapewnić także pokoje jednoosobowe w przypadku nier&oacute;wnej pod względem płci konfiguracji os&oacute;b w grupie. Informacja o ostatecznej liczbie os&oacute;b oraz o tym, czy są wymagane także pokoje jednoosobowe oraz dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy przed każdym wydarzeniem/daną formą wsparcia dla danej grupy uczestnik&oacute;w, nie p&oacute;źniej niż 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. Zamawiający zapłaci za faktyczną liczbę os&oacute;b nocujących. Dwie sale szkoleniowe/konferencyjna oraz budynek hotelu, w kt&oacute;rym świadczone będą usługi zapewniają dostęp dla os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Hotel dysponuje co najmniej 1 pokojem dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, kt&oacute;ry będzie m&oacute;gł zostać zarezerwowany przez Zamawiającego. Wykonawca winien zapewnić możliwość nocleg&oacute;w dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pok&oacute;j i łazienka powinny być przystosowane do użytku os&oacute;b z niepełnosprawnościami m.in. na w&oacute;zku aktywnym/ortopedycznym. W cenę noclegu musi być wliczone śniadanie. Wyżywienie dla uczestnik&oacute;w: Przerwa kawowa ciągła Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla uczestnik&oacute;w szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela), dla 40 os&oacute;b dziennie. Przerwa kawowa obejmuje kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutor&oacute;w wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce. Serwis powinien być dostępny dla uczestnik&oacute;w bez ograniczeń przez cały czas trwania szkolenia. Przerwy kawowe są organizowane przez Wykonawcę w sali lub ewentualnie przed salą, w kt&oacute;rej odbywa się szkolenie. Wykonawca powinien uwzględniać specjalne potrzeby os&oacute;b (wegetariańskie, bezglutenowe), kt&oacute;re zostaną zgłoszone z minimum 48 h wyprzedzeniem przez Zamawiającego. Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. Obiad dla uczestnik&oacute;w projektu Usługa obejmuje dwudaniowy obiad dla uczestnik&oacute;w szkolenia przez 2 dni (sobota-niedziela) i obejmuje: zupę i drugie danie oraz nap&oacute;j (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach). Dopuszcza się przygotowanie posiłk&oacute;w specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczeg&oacute;lności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestnik&oacute;w projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Jedzenie i napoje muszą być podawane w naczyniach wielorazowego użytku, np. szklanych, ceramicznych lub metalowych. Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućc&oacute;w plastikowych. Kolacja dla uczestnik&oacute;w projektu Usługa obejmuje kolację w formie bufetu z r&oacute;żnorodnymi daniami. Dopuszcza się przygotowanie posiłk&oacute;w specjalnych (np. bezglutenowych, bez laktozy, koszernych), w szczeg&oacute;lności w przypadku zgłoszenia specjalnych potrzeb żywieniowych przez uczestnik&oacute;w projektu. O zapotrzebowaniu zamawiający powiadomi wykonawcę minimum 48 h przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Wszystkie potrawy i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku (np. szklanych, ceramicznych, metalowych). Nie dopuszcza się stosowania naczyń i sztućc&oacute;w plastikowych. Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji przez Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie minimum 24 godzin przed datą rozpoczęcia Wydarzenia. Zamawiający zatwierdzi menu zaproponowane przez Wykonawcę niezwłocznie. Wykonawca zobowiązany jest dostarczania posiłk&oacute;w w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Dwie sale szkoleniowe dla 20 os. grupy szkoleniowej każda, kt&oacute;re będą spełniać normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego szkolenia wynosi 20 godzin (pt &ndash; 4 godziny oraz sb-ndz 8 godz. x 2 dni). Każda sala musi być wyposażona w: krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami zapewniające miejsca siedzące dla 20 os. plus prowadzący; rzutnik; warunki nagłośnienia i oświetlenia umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik; ekran lub tablicę multimedialną; flipchart, blok do flipcharta (min. 15 kartek do każdego flipchartu), pisaki; Sala będzie umożliwiać nieodpłatny dostęp do szybkiego i bezprzewodowego Internetu (dla wszystkich Uczestnik&oacute;w szkolenia i prowadzącego), Sala będzie dostosowana do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami. Zamawiający będzie miał dodatkowy dostęp do Sali każdorazowo (w każdym dniu szkolenia) co najmniej na 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia i co najmniej 30 minut po zakończeniu szkolenia, za ten czas Zamawiającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Dokładna liczba os&oacute;b zostanie podana 2 dni przed planowanym szkoleniem. Zamawiający zapłaci za zgłoszoną liczbę os&oacute;b nocujących i korzystających z wyżywienia. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę podczas podawania posiłk&oacute;w oraz serwisu kawowego. Wykonawca świadcząc usługę wyżywienia, zobowiązany jest do: świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produkt&oacute;w spełniających normy jakości produkt&oacute;w spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepis&oacute;w prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykuł&oacute;w spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z p&oacute;źn. zm.), świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produkt&oacute;w żywnościowych. 7. Obiekt powinien zapewnić bezpłatny parking dla uczestniczek/uczestnik&oacute;w szkolenia oraz ekspert&oacute;w i organizator&oacute;w.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Oferta z najniższą ceną brutto, tj. najniższą ceną brutto otrzyma 70 pkt, pozostałe oferty zostaną ocenione z dokładnością do dw&oacute;ch miejsc po przecinku. Ocena według wzoru opisanego w zapytaniu ofertowym.
Aspekty społeczne - W tym kryterium zamawiający przyzna punkty, jeśli Wykonawca zapewni, że do bezpośredniego udziału w wykonywaniu przedmiotu zam&oacute;wienia zostanie zatrudniona/zaangażowana co najmniej 1 osoba znajdująca się̨ w szczeg&oacute;lnej sytuacji na rynku pracy
Dostępność obiektu i lokalizacja - waga 20% Kryterium dotyczy odległości obiektu hotelowego (noclegowego) od centrum miasta Mikołajki (Rynek w Mikołajkach tj. plac Wolności, 11-730 Mikołajki) , liczonej w kilometrach wzdłuż najkr&oacute;tszej trasy drogowej (według mapy Google lub innego og&oacute;lnodostępnego
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Istotne zmiany w umowie Termin wykonania usługi jest terminem wstępnym i może ulec zmianie. W poniższych przypadkach umowa może zostać rozwiązana: zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub Zleceniodawca nie zrekrutuje minimalnej liczby os&oacute;b do udziału w szkoleniu, tj. 15 os&oacute;b, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany termin&oacute;w realizacji szkoleń z przyczyn organizacyjnych, niezależnych od Zamawiającego lub uczestnik&oacute;w projektu, w szczeg&oacute;lności w przypadku siły wyższej, niedostępności prelegent&oacute;w, zmian lokalizacji lub termin&oacute;w dogodnych dla uczestnik&oacute;w. Zamawiający poinformuje wykonawcę najp&oacute;źniej w terminie 3 dni o rezygnacji z organizacji wydarzenia w danym terminie. Nowe terminy zostaną uzgodnione z Wykonawcą, a zmiana nie będzie traktowana jako istotna zmiana warunk&oacute;w zam&oacute;wienia. Zleceniodawca może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Zleceniobiorca nie może żądać wynagrodzenia. Odstąpienie od umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i musi zawierać uzasadnienie.
</div>