Organizacja 2 spotkań dla 80 osób każde - sala + catering

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja 2 spotkań dla 80 osób każde - sala + catering
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Ostróda
Data publikacji	2025-11-03
Data składania ofert	12/11/2025, Godzina 14:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555200001 Usługi dostarczania posiłków 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6673658

<div>
    <h1>Kopia Organizacja 2 spotkań dla 80 osób każde - sala + catering</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><span class="was-link">Zapytanie Ofertowe 20CIE2025.docx</span></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja 2 spotkań dla 80 osób każde - sala + catering</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>1.1  	Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji 2 spotkań otwierających projekt (wynajęcie sali konferencyjnej i dostarczenie cateringu) dla ok. 80 osób każde, w 2 miastach (harmonogram w pkt 2 niniejszego zapytania).<br />
1.2 	 Usługa wynajęcia sali konferencyjnej na spotkanie informacyjne obejmuje:<br />
Jedną salę dla minimum 80 osób dla każdego z 2 spotkań otwierających,  znajdującą się w każdym z miast, zgodnie z harmonogramem wskazanym w pkt 2.<br />
Czas korzystania z sali konferencyjnej podczas każdego ze spotkań – 8 h. Orientacyjne godziny wykorzystania: 9:00-17:00 (Zamawiający wskaże Wykonawcy dokładne godziny przed każdym spotkaniem).<br />
Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymogi: dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, wyposażona m.in. w internet- stałe łącze (prędkość min. 100 Mb/s) i wi-fi, rzutnik, ekran, nagłośnienie oraz min. 2 mikrofony bezprzewodowe. Preferowane ustawienie teatralne. Sala musi mieć wysokość min. 3 m, posiadać dostęp do światła dziennego, mieć możliwość zaciemnienia, posiadać system wentylacyjny, regulację klimatyzacji; powierzchnię bez przeszkód architektonicznych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunków zamówienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.<br />
Parking: na terenie obiektu, w którym zlokalizowana jest sala konferencyjna lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestników spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestników i organizatorów spotkania musi być wliczone w cenę usługi.<br />
1.3 	Usługa cateringowa dla każdego ze spotkań informacyjnych obejmuje zimny bufet oraz lunch<br />
a/ W skład zimnego bufetu powinny wchodzić co najmniej<br />
•	kawa z ekspresu ciśnieniowego (min. 2 ekspresy, min. 3 porcje na osobę)<br />
•	wybór herbat (min. 2 warniki, min. 3 porcje na osobę)<br />
•	dodatki: mleko zwykłe i roślinne, cytryna, cukier<br />
•	woda gazowana i niegazowana (min. 0,7 l na osobę w sumie)<br />
•	soki (min. 2l/ 10 osób)<br />
•	mix owoców sezonowych (min. 1 kg/ 10 osób)<br />
•	ciasta domowe lub/i ciastka w tym jedno w wersji bez glutenu (min. 4 porcje/kawałki na osobę)<br />
•	słone i słodkie przekąski koktajlowe (min. 2 porcje na osobę)<br />
Zimny bufet powinien być dostępny przez cały czas wydarzenia począwszy od 20 min przed jego rozpoczęciem. Powinien mieć formę bufetu szwedzkiego i być serwowany z zachowaniem odpowiedniej temperatury, dostosowanej do rodzaju dania.<br />
b/ lunch w formie bufetu szwedzkiego w wersji mięsnej i wegetariańskiej składający się z zupy (300 ml/osoba) i dania głównego (mięso/ryba min. 130 g/osobę + ryż/frytki/ziemniaki/kasza min 150 g/osobę + surówka/sałata min. 150 g/osobę)<br />
Wykonawca zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji spotkań w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.<br />
Wykonawca zapewnia zastawę porcelanową (filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, cukiernice, talerze itp.), sztućce metalowe (noże, widelce, łyżeczki, widelczyki), a także ekspres do kawy (min. 2 szt), warnik (min. 2 szt) do wody zgodnie z wymaganiami menu; zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych lub jednorazowych/biodegradowalnych.<br />
Wykonawca zapewnia stół/stoły + obrusy do ustawienia cateringu – w przypadku, gdy na<br />
miejscu szkolenia nie będzie dostępnych odpowiednich stołów.<br />
 Usługa organizacji cateringu powinna obejmować także bieżącą obsługę sali celem usuwania zużytych naczyń i sztućców oraz wykładania czystej zastawy i uzupełniania serwowanych potraw i napojów.<br />
Usługa powinna być realizowana na sali konferencyjnej lub w kuluarach sali konferencyjnej.<br />
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub niewykorzystania usługi cateringu dla zakładanej w zamówieniu pierwotnym liczby uczestników danego spotkania, do 40% zakładanej liczby uczestników in plus lub in minus, o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni kalendarzowe przed terminem danego spotkania.<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena (C) 75% (75 punktów) -Premiowana będzie najniższa cena za usługę (z VAT). W przypadku tego kryterium, oferta najtańsza niepodlegająca odrzuceniu otrzyma 75 punktów, oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.</p>
                <p>Kryterium społeczne (S) - 25% (25punktów) - Wykonawca otrzyma 25 punktów, jeżeli zobowiąże się w ofercie, że zatrudni do realizacji zamówienia, co najmniej 1 osobę zagrożoną wykluczeniem społecznym.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>Zgodnie z podrozdziałem 3.2 sekcja 3.2.4 punkt 4) b Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 dla EFS+, EFRR, FS i FST Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy o ile zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki:<br />
✔ zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego,<br />
✔ zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego,<br />
✔ wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.</p>
    </div>