Usługi IT wraz z usługą szkoleniową z obsługi platformy

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Usługi IT wraz z usługą szkoleniową z obsługi platformy
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Gdańsk
Data publikacji	2025-10-29
Data składania ofert	06/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 485170005 Pakiety oprogramowania informatycznego 720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 724130008 Usługi w zakresie projektowania stron WWW 722000007 Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania 722100000 Usługi programowania pakietów oprogramowania 722120004 Usługi programowania oprogramowania aplikacyjnego 722125176 Usługi opracowywania oprogramowania informatycznego 805000009 Usługi szkoleniowe 805331000 Usługi szkolenia komputerowego 805100002 Usługi szkolenia specjalistycznego
Numer przetargu	6662072

<div>
 <h1>Zapytanie Ofertowe na nabycie usług informatycznych wraz z usługą szkoleniową z obsługi systemu na potrzeby firmy &quot;FARMA&quot; SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ do realizacji projektu pt.: „Dywersyfikacja działalności spółki Farma prowadzącej działalność w województwie pomorskim poprzez wprowadzenie do oferty spółki aplikacji do rezerwowania lokali oraz usługi organizacji projekcji filmów w formie kina letniego” realizowanego w ramach Programu: Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności, Priorytet: Odporność i konkurencyjność gospodarki - część grantowa, Działanie: A1.2.1. Inwestycje dla przedsiębiorstw w produkty, usługi i kompetencje pracowników oraz kadry związane z dywersyfikacją działalności.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>20251029 Zapytanie ofertowe oprogramowanie.pdf</li>
 <li>20251029 Załączniki wersja edytowalna.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługi IT wraz z usługą szkoleniową z obsługi platformy</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1.	Przedmiotem zamówienia jest nabycie usług informatycznych wraz z usługą szkoleniową z obsługi systemu na potrzeby firmy &quot;FARMA&quot; SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ do realizacji projektu pt.: „Dywersyfikacja działalności spółki Farma prowadzącej działalność w województwie pomorskim poprzez wprowadzenie do oferty spółki aplikacji do rezerwowania lokali oraz usługi organizacji projekcji filmów w formie kina letniego” realizowanego w ramach Programu: Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności, Priorytet: Odporność i konkurencyjność gospodarki - część grantowa, Działanie: A1.2.1. Inwestycje dla przedsiębiorstw w produkty, usługi i kompetencje pracowników oraz kadry związane z dywersyfikacją działalności Nr projektu: KPOD.01.03-IW.01-7866/24-00 
2.	Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 
Komponent inwestycyjny przedsięwzięcia będzie obejmować zakup wartości niematerialnej w postaci aplikacji, która zostanie wykorzystana do rozszerzenia i dywersyfikacji aktualnej działalności. Nabywana aplikacja będzie pełnić rolę platformy łączącej klientów z lokalami gastronomicznymi. Dzięki temu użytkownicy będą mogli łatwo wyszukiwać, rezerwować i zamawiać lokale do organizacji eventów. 
Platforma internetowa umożliwi użytkownikom łatwe wyszukiwanie dostępnych lokali i usług, porównywanie ofert oraz składanie zapytań. Wszystko ma się znajdować w jednym miejscu. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, klienci będą mogli określić swoje potrzeby, takie jak lokalizacja, data czy budżet, a system automatycznie dopasuje odpowiednie oferty. Dla usługodawców aplikacja jest narzędziem, które pozwala na efektywne zarządzanie ofertą, wizytówką firmy oraz kontaktami z klientami, co zwiększy ich szanse na pozyskanie nowych zleceń. 
 
Jednocześnie, planowane są działania w zakresie komponentu szkoleniowego: Szkolenie z obsługi aplikacji jest niezbędne w celu maksymalnie efektywnego wykorzystania funkcjonalności zakupywanej aplikacji, aby możliwe było czerpanie przychodów z jej wdrożenia. Szkolenie pozwoli również na świadczenie usług doradczych dla użytkowników aplikacji (reklamujących się usługodawców). 
 
Zamawiający oczekuje, aby platforma składała się z następujących, minimalnych funkcjonalności: 
1. Funkcjonalności ogólne 
•	Responsywność – portal w pełni dostosowany do urządzeń mobilnych i desktopowych. 
•	Panel administracyjny (CMS) – zarządzanie treściami, użytkownikami, kategoriami, zgłoszeniami i ustawieniami systemu. 
•	Bezpieczeństwo – certyfikat typu SSL lub równoważny, szyfrowanie haseł, ochrona przed spamem i botami (typu CAPTCHA lub równoważne rozwiązanie antyspamowe). 
2. Rejestracja i logowanie 
•	Rejestracja użytkownika 
•	Profile użytkowników 
•	Weryfikacja email / numeru telefonu. 
3. Profile i role użytkowników 
a)	Klient (osoba szukająca oferty): 
•	zakładanie profilu, edycja danych, ustawienia powiadomień, historia zapytań. 
•	możliwość dodawania zapytań ofertowych (briefów). 
•	komunikacja z usługodawcami poprzez system wiadomości. 
•	możliwość oceny i opiniowania wykonawców po zakończonej współpracy. 
b)	Usługodawca / ekspert: 
•	profil z opisem, logo/zdjęciem, danymi kontaktowymi, zakresem usług, portfolio. 
•	możliwość odpowiadania na zapytania klientów. 
•	system opinii i ocen. 
•	statystyki zapytań i skuteczności odpowiedzi. 
c)	Administrator: 
•	zarządzanie użytkownikami, ofertami, kategoriami usług. 
•	moderacja treści i opinii. 
•	generowanie raportów i eksport danych do plików w formacie typu CSV/XLS lub równoważnym 
4. Moduł zapytań ofertowych (briefów) 
•	Formularz tworzenia briefu – klient opisuje swoje zapotrzebowanie (budżet, termin, lokalizacja, branża, szczegóły). 
•	System kategorii i tagów – klasyfikacja zapytań. 
•	Automatyczne powiadomienia – o nowych zapytaniach w danej kategorii (dla usługodawców). 
•	Prywatność – możliwość publikacji zapytań publicznych lub tylko dla wybranych usługodawców. 
•	Filtrowanie i wyszukiwanie – po branży, lokalizacji, budżecie, terminie. 
5. Komunikacja i współpraca 
•	System wiadomości (chat) między klientem a usługodawcą. 
•	Załączniki – możliwość dodawania plików (PDF, JPG, DOCX). 
•	Powiadomienia push/email o nowych wiadomościach i ofertach. 
6. Marketing i SEO 
•	SEO-friendly – przyjazne adresy URL, meta tagi, mapy strony. 
•	Mailingi automatyczne – np. przypomnienia o kończących się zapytaniach, nowe oferty. 
7. Analityka i raporty 
•	Statystyki dla klientów – liczba odpowiedzi na brief, liczba wyświetleń. 
•	Statystyki dla usługodawców – skuteczność odpowiedzi, liczba zdobytych klientów. 
•	Panel administratora – raporty ogólne (ilość użytkowników, zapytań, transakcji). 
•	Integracja z funkcją typu Google Analytics lub równoważną. 
8. Skalowalność i przyszły rozwój 
•	Architektura umożliwiająca rozwój o kolejne moduły: 
•	aplikacja mobilna (na urządzenia z oprogramowaniem typu iOS, Android lub równoważnym), 
•	AI do automatycznego dopasowywania ofert i klientów, 
•	marketplace z gotowymi pakietami usług. 
 
Realizacja wymienionych modułów w pkcie 8. nie wchodzi w zakres niniejszego zamówienia. Architektura rozwiązania powinna jednak zostać zaprojektowana w taki sposób, aby umożliwiała ich przyszłe wdrożenie oraz bezproblemowe połączenie z systemem bazowym. 
Usługa szkoleniowa: 
W ramach realizacji usługi Zamawiający oczekuje przeprowadzenia kompleksowego szkolenia dla trzech wybranych osób związanych ze spółką (pracowników lub członków zarządu) z obsługi naszej platformy internetowej łączącej klientów z lokalami gastronomicznymi oraz usługodawcami eventowymi. Szkolenie to winno objąć przekazanie wiedzy na temat w szczególności: 
•	funkcjonalności aplikacji, 
•	prawidłowego zarządzania danymi użytkowników, 
•	integracji z systemami zewnętrznymi 
•	strategii marketingowej w zakresie promowania platformy. 
Szkolenie winno pozwolić na głębokie zrozumienie technologicznych i operacyjnych aspektów platformy, dzięki czemu będziemy w stanie podejmować świadome decyzje strategiczne, które wpłyną na rozwój i optymalizację platformy. Przełoży się na lepsze wykorzystanie jej potencjału oraz szybszą reakcję na potrzeby rynku. Szkolenie zapewni również maksymalnie efektywne wykorzystanie funkcjonalności platformy przez zespół firmy oraz umożliwi zespołowi świadczenie usług doradczych z zakresu wykorzystania aplikacji dla usługodawców będących użytkownikami strony. 
DODATKOWE INFORMACJE: 
1.	Przed rozpoczęciem realizacji usługi przeprowadzony zostanie audyt dotychczasowej i planowanej działalności spółki oraz doprecyzowanie konkretnych funkcjonalności pod potrzeby Zamawiającego Ostateczna forma oraz detaliczny zakres przedmiotu zamówienia zostaną doprecyzowane na etapie realizacji, w toku prac analityczno-projektowych, i utrwalone w Specyfikacji Wymagań Funkcjonalnych i Technicznych (SRS), będącej wynikiem audytu, zatwierdzonej przez Zamawiającego. Doprecyzowania nie będą zmieniały charakteru ani podstawowego zakresu zamówienia. 
2.	Wykonawca w ramach ceny dokona instruktażu obsługi Przedmiotu zamówienia dla co najmniej 1 pracownika Zamawiającego w zakresie obsługi prawidłowego wykorzystania Przedmiotu zamówienia. 
3.	Wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia dokona instalacji w siedzibie Zamawiającego (Wykonawca lub pracownicy Wykonawcy będą działali pod bezpośrednim nadzorem Zamawiającego) wraz z uruchomieniem, przeprowadzeniem prób/testów i innych czynności niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania przedmiotu zamówienia. 
4.	W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia minimum 100 godzin serwisowych w okresie do 24 miesięcy od protokołu odbioru końcowego, w ramach których świadczyć będzie aktualizacje i poprawki serwisowe. 
5.	W ramach realizacji usługi Wykonawca winien zapewnić dostępność bieżących konsultacji on-line, a w przypadku jeśli wymagać będzie tego specyfika prac, Wykonawca winien zapewnić osobiste konsultacje w miejscu realizacji projektu wskazanym w niniejszym Zapytaniu ofertowym przez Zamawiającego. 
 Odbiór końcowy aplikacji zostanie dokonany po pozytywnym zakończeniu testów akceptacyjnych, obejmujących testy funkcjonalne, wydajnościowe, bezpieczeństwa i dostępności. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia poprawek w terminie 2 dni od daty wdrożenia. 
6.	Wykonawca powinien zapewnić narzędzia do ciągłego monitorowania wydajności systemu oraz szybkiego reagowania na ewentualne awarie, minimalizując czas przestoju i wpływ na użytkowników końcowych. 
7.	Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia mechanizmów bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnych z RODO, w tym szyfrowania komunikacji, regularnych kopii zapasowych (minimum raz na dobę), a także prowadzenia logów systemowych przez okres 12 miesięcy. 
8.	Minimalny okres gwarancji wynosi 12 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń. Odpowiedzialność z tytułu rękojmi Wykonawcy za dostarczony przedmiot zamówienia na zasadach wskazanych w kodeksie cywilnym oraz umowie. 
9.	Maksymalny czas reakcji serwisu wynosi 24 h. Zamawiający dopuszcza również serwis online i telefoniczny. 
10.	Miejscem dostarczenia przedmiotu zamówienia jest miejsce realizacji projektu wskazane przez Zamawiającego, zgodnie z niniejszym Zapytaniem Ofertowym. 
 
Dalsza treść opisu Przedmiotu Zamówienia znajduje się w załączniku Zapytania Ofertowego.

Okres gwarancji: minimum 24 miesiące
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 ŁĄCZNA CENA NETTO – PC 
Szczegółowy opis sposobu przyznania punktacji w ramach kryterium znajduje się w załączniku Zapytania Ofertowego. 
Oferta za kryterium „łączna cena netto” może otrzymać maksymalnie 60,00 pkt.
 CZAS REAKCJI SERWISU - PS 
Szczegółowy opis sposobu przyznania punktacji w ramach kryterium znajduje się w załączniku Zapytania Ofertowego. 
Oferta za kryterium „Czas reakcji serwisu” może otrzymać maksymalnie 20,00 pkt.
 OKRES GWARANCJI – PG 
Szczegółowy opis sposobu przyznania punktacji w ramach kryterium znajduje się w załączniku Zapytania ofertowego. 
Oferta za kryterium „okres gwarancji” może otrzymać maksymalnie 20,00 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia, co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia, tj.: 
a)	zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw od dotychczasowego wykonawcy nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
●	zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
●	zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego, 
●	wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
b)	zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
●	konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, 
●	wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie 
w umowie, 
c)	wykonawcę, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: 
●	w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, 
lub 
●	w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy Zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac, 
d)	zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 140 000 EUR i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
e)	zmiana sposobu rozliczania umowy, dokonywania płatności lub konieczność zmiany terminu realizacji na rzecz każdej ze Stron, na umotywowany ich wniosek, 
f)	wystąpienia siły wyższej, 
2.	Zmiany umowy wymagają dla swej ważności aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
 </div>