Sala konferencyjna oraz sale warsztatowe

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Sala konferencyjna oraz sale warsztatowe
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-10-28
Data składania ofert	04/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Numer przetargu	6657735

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE NR 4/WŁĄCZ_POPO/2025 w ramach projektu „WŁĄCZ POPOJUTRZE! GENERATOR POMYSŁÓW DLA DOSTĘPNEJ EDUKACJI</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 <li>Formularz ofertowy</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Sala konferencyjna oraz sale warsztatowe</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część I:Zamówienie dotyczy wyboru Wykonawcy, który zapewni 1 sale konferencyjną dla 122 osób (+/-10 osób) oraz 6 sal warsztatowych, w jednej lokalizacji do prowadzenia warsztatów wg poniższych parametrów: 
Minimalne wymagania/parametry: 
a.	Lokalizacja: 
•	obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Centralnego PKP w Warszawie, mierzonej według najkrótszej trasy drogowej wyznaczonej na mapach Google. Odległość ta będzie weryfikowana poprzez wprowadzenie lokalizacji obiektu oraz Dworca Centralnego PKP w narzędzie Google Maps, przy założeniu, że trasa jest przejezdna zgodnie z normalnym ruchem drogowym i/lub, 
•	obiekt musi mieć dogodny dojazd komunikacją publiczną z Dworca Centralnego PKP, z czasem podróży nieprzekraczającym 30 minut. Czas ten będzie weryfikowany przy użyciu strony www.wtp.waw.pl 
b.	Warunki ogólne dla obu sal/przestrzeni: 
•	oferowane sale/przestrzenie oraz budynek, w którym się znajduje, spełnia wymagania dostępności architektonicznej zgodnie z Ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2019 poz. 1696), w szczególności zapewniając: brak barier architektonicznych (bez progów, schodów lub z zapewnioną alternatywą, np. podjazd, winda), dostępność toalety dla osób z niepełnosprawnościami oraz odpowiednie ciągi komunikacyjne., 
•	Wykonawca zapewni możliwość oznakowania miejsc realizacji warsztatu odpowiednią tabliczką zawierającą informację o współfinansowaniu projektu ze środków Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego. 
•	Zapewnienie szatni lub wieszaków na kurtki, 
 
c.	Warunki techniczne sala konferencyjna 
·	Sala o powierzchni min. 300 m², zapewniająca komfortowe warunki dla 122 uczestników (+/- 10 osób), posiadająca zaplecze sanitarne, 
·	Sala nie może być zlokalizowana w piwnicy lub suterenie, ani na poddaszu, dodatkowo sala musi spełniać warunki umożliwiające przeprowadzenie audytorium (układ teatralny) z krzesłami, stolikiem technicznym dla prezentującego dany temat, stolikiem dla organizatora (z boku), 
·	Sala powinna być przestronna, z odpowiednimi odstępami (umożliwiającymi swobodne poruszanie się), 
·	Wyposażona w niezbędne środki audiowizualne (projektor, ekran, system nagłośnienia, min. 2 mikrofony), 
·	Sala musi być ogrzewana, cicha, niedzielona, klimatyzowana/posiadająca system wentylacji, wyposażona w niezbędny sprzęt: projektor multimedialny z ekranem lub tablicę, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego (sieć wi-fi), 
·	Stanowiska nie mogą być ustawione w bezpośredniej bliskości klimatyzatora (lub innego urządzenia chłodzącego) ani rzutnika, 
·	Sala powinna posiadać oświetlenie sztuczne górne lub posiadać okna z naświetleniem naturalnym, powinna istnieć możliwość zaciemnienia pomieszczenia dla zapewnienia komfortu pracy trenerowi oraz uczestnikom, 
·	Układ sali musi zapewniać brak przeszkód w polu widzenia ekranu, 
·	Zaplecze higieniczno-sanitarne będzie znajdowało się w bezpośredniej bliskości sali (na tej samej kondygnacji), 
·	Zapewniona zostanie toaleta dostępna dla osób z niepełnosprawnością, a także oddzielna męska i damska. 
·	Dodatkowa przestrzeń, którą można wydzielić w sali lub w bezpośrednim jej sąsiedztwie przeznaczona na: 
Ø	rozstawienie cateringu (bufet, kawa/herbata, przekąski) – w tym zapewnienie stołów do rozstawienia serwisu wg wskazań Zamawiającego, 
Ø	recepcję wydarzenia (miejsce na minimum 4 stanowiska recepcyjne), 
·	przestrzeń przed salą lub pomieszczenie w jej bezpośrednim sąsiedztwie pozwalające na swobodne spożycie posiłków przez uczestników wraz z możliwością zaserwowania posiłku w formie bufetu – stoły do rozstawienia posiłku z dostępem do prądu, stoły cateringowe lub bufetowe pozwalające na spożycie posiłku przez uczestników (ok. 122 osób), 
 
d.	Warunki techniczne przestrzeń warsztatowa – 6 sal, 
·	Sale o powierzchni min. 37-57 m², zapewniająca komfortowe warunki dla 20 uczestników (+/- 5 osób), posiadająca zaplecze sanitarne, 
·	Sale nie mogą być zlokalizowana w piwnicy lub suterenie, ani na poddaszu, dodatkowo sala musi spełniać warunki umożliwiające przeprowadzenie warsztatów, z krzesłami, stolikami 
·	5 stolików z możliwością ich swobodnego przesuwania, przy każdym możliwość komfortowej pracy dla 4 osób (łącznie 20 krzeseł + 5 zapasowych krzeseł). 
·	Sala powinna być przestronna, z odpowiednimi odstępami (umożliwiającymi swobodne poruszanie się), 
·	Sala musi być ogrzewana, cicha, niedzielona, klimatyzowana/posiadająca system wentylacji, 
·	Stanowiska nie mogą być ustawione w bezpośredniej bliskości klimatyzatora (lub innego urządzenia chłodzącego), 
·	Sala powinna posiadać okna z naświetleniem naturalnym i dodatkowo oświetlenie sztuczne górne, powinna istnieć możliwość zaciemnienia pomieszczenia dla zapewnienia komfortu pracy trenerowi oraz uczestnikom, 
·	Zaplecze higieniczno-sanitarne będzie znajdowało się w bezpośredniej bliskości sali (na tej samej kondygnacji), 
·	Zapewniona zostanie toaleta dostępna dla osób z niepełnosprawnością, a także oddzielna męska i damska 
Dodatkowe wymagania: 
•	Obsługa techniczna w trakcie wydarzenia (pomoc w uruchomieniu sprzętu audiowizualnego, wsparcie IT) 
•	Dodatkowa przestrzeń lub sala (poza wyżej wymienioną salą), w jej bezpośrednim sąsiedztwie przeznaczona na: 
	rozstawienie cateringu (bufet, kawa/herbata, przekąski) – w tym zapewnienie stołów do rozstawienia serwisu wg wskazań Zamawiającego, 
	swobodne spożycie posiłków przez uczestników wraz z możliwością zaserwowania posiłku w formie bufetu – stoły do rozstawienia posiłku z dostępem do prądu, stoły cateringowe lub stoliki z krzesłami pozwalające na spożycie posiłku przez uczestników (ok. 122 osób) 
•	Ze względu na konieczność przygotowania sal do warsztatów Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość dostępu do sali na 2 godziny przed i po warsztacie (warsztat będzie odbywać się w godzinach 09:00-17:00, wówczas sala musi zostać udostępniona od godziny 07:00 do 19:00), 
•	Wykonawca umożliwi przechowanie materiałów Realizatora między dniem poprzedzającym konferencję, a dniem wydarzenia. 
•	Zapewnienie bezprzewodowego dostępu do Internetu dla uczestników, 
•	Zapewnienie parkingu dla organizatora i uczestników (min. 5 miejsc). 
•	Wykonawca umożliwi wprowadzenie zewnętrznego cateringu na czas realizacji wydarzenia. 
•	Wykonawca nie może powierzyć realizacji zamówienia podwykonawcom 
•	Zamawiający wymaga, aby sale wraz z budynkiem (piętrem), na którym będą odbywały się warsztaty były dostępne dla osób z niepełnosprawnościami. Dostępność pomieszczeń powinna zostać zapewniona zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, w szczególności załącznikiem nr 2 standardami dostępności. Zamawiający zastrzega sobie weryfikację dostępności ww. pomieszczeń na etapie oceny ofert. 
•	Planowany termin realizacji 29.11.2025 r. Zamawiający zastrzega, że termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na późniejszy o maksymalnie 14 dni (tj. do 15.11.2025 roku), o czym Wykonawca zostanie powiadomiony maksymalnie z 7-dniowym wyprzedzeniem. 
Termin zostanie potwierdzony wykonawcy z min. 7-dniowym wyprzedzeniem i może ulegać zmianie z zastrzeżeniem wskazanego w ofercie terminu w ramach kryterium Gotowość Wykonawcy do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia. 
Długość wydarzenia: min. 8 h zegarowych.

Okres gwarancji: nie dotyczy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 C min 
A n = ----------------- x 100 x 80% 
 C r 
C min – cena minimalna w zbiorze 
C r – cena oferty rozpatrywanej	 
A n – ilość punktów przyznana ofercie
 Punkty w ramach kryterium GOTOWOŚĆ WYKONAWCY DO ROZPOCZĘCIA REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA a będą przyznawane wg następującej formuły: 
5 ni przed ustaloną datą wydarzenia - 10 pkt 
3 dni przed ustaloną datą wydarzenia - 20 pkt
 <h3>Catering</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Część II 
Zamówienie dotyczy wyboru Wykonawcy, który zapewni przerwę kawową oraz lunch, we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji na terenie Warszawy. Zamówienie zakłada następujące usługi: 
1.	Spotkanie odbędzie się w Warszawie w dn. 29.11.2025 r. Zamawiający zastrzega, że termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na późniejszy o maksymalnie 14 dni (tj. do 15.11.2025 roku), o czym Wykonawca zostanie powiadomiony maksymalnie z 7-dniowym wyprzedzeniem. 
2.	Termin zostanie potwierdzony wykonawcy z min. 7-dniowym wyprzedzeniem i może ulegać zmianie z zastrzeżeniem wskazanego w ofercie terminu w ramach kryterium Gotowość Wykonawcy do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia. 
3.	Wydarzenie będzie trwało min. 8 h zegarowych i w tym czasie będzie dostępna przerwa kawowa. Zamawiający wskaże godzinowy plan wydarzenia przy potwierdzaniu menu i ostatecznej liczby uczestników. 
4.	Menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 2 dni roboczych przed datą rozpoczęcia wydarzenia. 
5.	Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę przerwy kawowej ciągłej oraz lunchu dla 122 osób. 
6.	Lunch (zupa i drugie danie) w formie stołu szwedzkiego lub serwowanej powinien każdorazowo przewidywać opcję wegetariańską/ wegańską/ bezglutenową – wszystkie typy dań powinny być oznaczone w trakcie ich podania. Dla każdego Uczestnika warsztatów lunch obejmuje: zupa do wyboru (mięsna lub wegetariańska, minimum 300 ml na osobę), drugie danie do wyboru (mięsne lub wegetariańskie, minimum 200 g na osobę), dodatki do drugiego dania (np. ziemniaki gotowane/pieczone lub ryż lub makaron lub kasza – co najmniej 300 g na osobę, sałatka); posiłki specjalne (np. bezglutenowe, bez laktozy, koszerne) w przypadku zgłoszenia przez uczestników takiej potrzeby; napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach); 
7.	Serwis kawowy ciągły powinien być dostępny dla uczestników bez ograniczeń w trakcie spotkania i obejmować: 
•	napoje gorące: herbata czarna i zielona/owocowa, kawa (co najmniej 900 ml na osobę), 
•	napoje zimne: woda gazowana i niegazowana (co najmniej 1l /os., w szklanych butelkach lub z dystrybutorów wody pitnej serwowaną w szklanych dzbankach), 
•	dodatki: cukier, mleko do kawy (w tym roślinne), 
•	słodkie/słone przekąski (np. w formie ciast, kanapek, owoców, przekąsek warzywnych - minimum 2 rodzaje, min. 350 g na osobę). 
8.	Serwis kawowy może być serwowany na sali konferencyjnej, natomiast Lunch będzie serwowany w wydzielonym dla uczestników miejscu w bezpośrednim sąsiedztwie sali, w której będzie się odbywać spotkanie. 
9.	Wykonawca zapewni własny sprzęt niezbędny do podawania serwisu kawowego, lunchu uczestnikom spotkań (tj. warniki/termosy/podgrzewacze, mleczniki, cukiernice, sztućce, talerze, filiżanki/szklanki, obrusy) oraz zapewni osobę do obsługi, która będzie zbierała zastawę, uzupełniała braki itp. 
10.	Wykonawca zapewni transport własny oraz obsługę (min. 2 osoby) odpowiedzialną za ustawienie i uprzątnięcie sprzętu cateringowego po serwowanym posiłku oraz jego podanie. 
11.	Wykonawca zobowiązany jest do: 
a.	Świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.). 
b.	Świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych. 
c.	Przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. 
12.	Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
13.	Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi zmianie może ulegać liczba uczestników – każdorazowo do max. 5 osób (w dół lub w górę). Ostateczna liczba uczestników będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni przed planowanym terminem wydarzenia. 
14.	Zamawiający zastrzega sobie prawo ingerowania w przebieg realizacji zamówienia na każdym jego etapie i zgłaszania zastrzeżeń oraz sugestii, do stosowania których Wykonawca jest zobowiązany. 
15.	Wykonawca nie może powierzyć realizacji zamówienia podwykonawcom ani działać 
jako pośrednik w dostawie posiłków.

1.	Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy. W szczególności postanowienia umowy mogą ulec zmianie w następującym zakresie oraz na następujących warunkach: 
a)	zmiana wynagrodzenia w związku ze zmianą opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności z powodu braku rozwiązań projektowych, konieczności usunięcia błędów lub wprowadzenia zmian w dokumentacji projektowej lub technicznej, na podstawie której realizowany jest Przedmiot Umowy 
b)	zmiana warunków płatności (poprzez które rozumie się zmianę częstotliwości płatności lub zmianę zasad wypłaty wynagrodzenia – bez jego zwiększania), poprzez zmianę przyjętego w Umowie harmonogramu płatności, w szczególności w sytuacji, w której zmianie ulega harmonogram realizacji Umowy lub ze względu na uzasadnioną sytuację finansową wykonawcy konieczna jest zmiana częstotliwości płatności wynagrodzenia lub wprowadzenie płatności częściowych. Jeżeli wykonawca wnioskuje o zmianę warunków płatności, musi udowodnić, iż występują okoliczności uzasadniające zmianę warunków płatności 
c)	wystąpienie siły wyższej pod pojęciem której rozumie się wszystkie zdarzenia zewnętrzne i niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia przez stronę lub strony Umowy, a zaistniałe po zawarciu Umowy, w szczególności takie jak: wojny, działania wojenne, inwazje, terroryzm, rewolucje, powstania, wojny domowe, rozruchy, z wyjątkiem tych, które są ograniczone wyłącznie do pracowników wykonawcy lub jego podwykonawców lub zamawiającego, zanieczyszczenie i inne podobne niebezpieczne skutki spowodowane przez substancje toksyczne, z wyjątkiem tych, które mogą być przypisane użyciu przez wykonawcę, działania sił przyrody, w tym huragany lub powodzie, a którym Strona Umowy nie mogła zapobiec, stan nadzwyczajny (np. stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy). Zamawiający dopuszcza zmianę terminu zakończenia realizacji Przedmiotu umowy, poprzez przedłużenie o okres takiego opóźnienia 
2.	Zamawiający przewiduje następujące postanowienia dotyczące działania „Siły wyższej: 
a)	Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyżej. Przez siłę wyższą strony rozumieją zdarzenie o charakterze przypadkowym lub naturalnym, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia, w szczególności zdarzenia takie jak pożar, powódź, atak terrorystyczny, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, w tym pandemia COVID-19 
b)	Strona, która nie może prawidłowo wykonywać umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do bezzwłocznego poinformowania drugiej Strony o niemożliwości prawidłowego wykonywania umowy wskutek działania siły wyższej, pod rygorem utraty uprawnienia do powoływania się na tę okoliczność 
c)	W przypadku wystąpienia siły wyższej termin realizacji Umowy może zostać przedłużony o liczbę dni odpowiadającą okresowi opóźnienia wywołanego działaniem siły wyższej 
d)	W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony mogą odstąpić od naliczania kar umownych, których podstawa naliczania powstała w związku z działaniem siły wyższej 
3.	Wszelkie zmiany w Umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 
 
X.	OFERTA MUSI ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE ELEMENTY: 
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy 
Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy). 
 
XI.	OBOWIĄZEK INFORMACYJNY 
 
1.	Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: 
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SENSE CONSULTING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ. 
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr 4/WŁĄCZ_POPO/2025, prowadzonym w trybie zasady konkurencyjności. 
- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania. 
- Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem wynikającym z przepisów prawa. 
- W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO. 
2.	Posiada Pani/Pan: 
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących. 
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującymi przepisami oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników). 
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego). 
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO. 
3.	Nie przysługuje Pani/Panu: 
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych. 
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 </div>