Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Materiały reklamowe, tablice, stoiska i podobne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Gdynia
Data publikacji	2025-10-28
Data składania ofert	05/11/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	793400009 Usługi reklamowe i marketingowe 793422005 Usługi w zakresie promocji 793414000 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych
Numer przetargu	6657286

<div>
    <h1>Zapytanie ofertowe 04/2025 na Przygotowanie i przeprowadzenie kompleksowej, międzynarodowej kampanii promocyjnej, towarzyszącej udziałowi w targach.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><span class="was-link">Zapytanie ofertowe 04 2025</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 1 Formularz ofertowy</span></li>
            <li><span class="was-link">Załącznik nr 2 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia</span></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>1.	Przedmiotem zamówienia jest Przygotowanie i przeprowadzenie kompleksowej, międzynarodowej kampanii promocyjnej towarzyszącej udziałowi w targach w latach 2025, 2026 i 2027, umożliwiającej zwiększenie zasięgu oddziaływania i dotarcie do klientów z rynków docelowych w momentach decydujących o ich zaangażowaniu i obecności na wydarzeniach.<br />
2.	Celem kampanii promocyjnej jest promocja produktu Zamawiającego na rynkach zagranicznych w związku z zaplanowanymi wydarzeniami targowymi w latach 2025 – 2027.<br />
3.	Zakres działań:<br />
1)	Produkcja materiałów wideo promujących produkt firmy Portman: realizacja spotów reklamowych i filmów promocyjnych przeznaczonych do wykorzystania w mediach społecznościowych (reels, stories, kampanie płatne) oraz na ekranach targowych. Spoty będą krótkie (kilka–kilkanaście sekund), dynamiczne i dostosowane do oczekiwań odbiorców międzynarodowych.<br />
2)	 Opracowanie elektronicznych katalogów i broszur informacyjnych: przygotowanie elektronicznych materiałów promujących produkt firmy Portman, zawierających dane techniczne, możliwości zastosowania oraz przykłady realizacji. Katalogi będą przygotowane w języku angielskim i dystrybuowane cyfrowo oraz w trakcie wydarzeń targowych.<br />
3)	Działania promocyjne online (SEM/SEO, social media, reklama internetowa):<br />
•	kampanie Google Ads i Meta Ads skierowane do branży eventowej, scenicznej, projektowania i wyposażania wnętrz, architektonicznej.<br />
•	prowadzenie działań SEO, mających na celu zwiększenie widoczności fraz związanych <br />
z produktem firmy Portman.<br />
•	utrzymywanie i rozwijanie kanału YouTube z materiałami z wydarzeń, realizacji i recenzjami produktu.<br />
4.	Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający wymagania Zamawiającego zawiera załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania –  Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia.<br />
5.	Zaoferowany przedmiot postępowania oraz wszystkie jego części składowe muszą być nowe ( w zakresie, którego dotyczy).<br />
6.	Wymagania pozatechniczne:<br />
Lokalizacja: Inwestycja zlokalizowana jest w: PORTMAN LIGHTS Sp. z o.o., ul. Chwaszczyńska 190d 81-571 Gdynia<br />
Transport do: ul. Chwaszczyńska 190d 81-571 Gdynia- na koszt dostawcy <br />
7.	Warunki płatności: po wykonaniu usługi przygotowania oraz przeprowadzenia Kampanii promocyjnej, termin płatności nie krótszy niż 30 dni od dnia dostawy.  Zamawiający dopuszcza płatności częściowe, po podpisaniu protokołu odbioru częściowego, na podstawie raportów okresowych.<br />
8.	Okres gwarancji : Wykonawca zapewni bezpłatny dostęp, utrzymanie działania usług zaoferowanych w ramach przedmiotu zamówienia oraz przegląd i aktualizację  zastosowanych rozwiązań w okresie 12 miesięcy od zakończenia trwania umowy.<br />
9. Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych, spełniających warunki dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte w niniejszym zapytaniu. <br />
Jakiekolwiek sformułowania użyte do Opisu Przedmiotu Zamówienia mogące wskazywać na konkretnego producenta/dostawcę/wykonawcę usług użyte zostały tylko i wyłączne w celu określenia minimalnych wymagań technicznych, funkcjonalnych i jakościowych, jakich wobec Przedmiotu Zamówienia oczekuje Zamawiający. W każdym przypadku użycia w OPZ norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, Wykonawca powinien przyjąć, że odniesieniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważne”. W przypadku użycia w OPZ odniesień do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne z opisywanym. Wykonawca analizując OPZ powinien założyć, że każdemu odniesieniu użytemu w dokumentacji projektowej towarzyszy wyraz „lub równoważne&quot;. W przypadku, gdy w OPZ zostały użyte znaki towarowe, oznacza to, że są podane przykładowo i określają jedynie minimalne oczekiwane parametry jakościowe oraz wymagany standard. Wykonawca może zastosować materiały lub urządzenia równoważne, lecz o parametrach technicznych i jakościowych podobnych lub lepszych, których zastosowanie w żaden sposób nie wpłynie negatywnie na prawidłowe funkcjonowanie rozwiązań przyjętych w OPZ. Wykonawca, który zastosuje urządzenia lub materiały równoważne będzie obowiązany wykazać w trakcie realizacji zamówienia, że zastosowane przez niego urządzenia i materiały spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.<br />
W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia podano nazwy materiałów, produktów lub urządzeń konkretnych producentów to należy traktować to jedynie jako określenie pożądanego standardu i jakości. W przypadku zaoferowania rozwiązania równoważnego, Oferent zobowiązany jest wykazać równoważność zastosowanych rozwiązań.<br />
10. Preferowany termin realizacji przedmiotu zamówienia: Okres realizacji przedmiotu zamówienia: przygotowanie kampanii: 3 miesiące od podpisania umowy, przeprowadzenie kampanii – w sposób ciągły do dnia 15.02.2027 r.<br />
Przez zrealizowanie zlecenia Zamawiający rozumie datę podpisania przez obie strony protokołu odbioru końcowego bez istotnych uwag Zamawiającego.<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>W kryterium&quot;Całkowita cena netto&quot;zostaną przyznane punkty na podst.ceny netto zawartej w Formularzu ofertowym, wg wzoru: KC=(najniższa cena netto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu)/(cena netto w badanej ofercie) x80.Oferta może otrzymać max.80 pkt. Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.</p>
                <p>Kryterium„Okres gwarancji” to zaoferowany okres gwarancji (bezpł. dostęp,utrzymanie działania usług w ramach przedm.zamówienia oraz przegląd i aktualizację  zastosos. rozwiązań) punktowany następująco: Gwarancja:12 m-cy – 0 pkt, 18m-cy - 10pkt, 24 m-ce - 20 pkt. Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Umowy podpisanej z Wykonawcą zamówienia w wyniku przeprowadzonego postępowania, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem warunków ich wprowadzenia:. <br />
a)	podpisania aneksu do Umowy o dofinansowanie inwestycji, zmieniającego zasady i terminy jej realizacji,<br />
b)	jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmienionych przepisów,<br />
c)	 zmiana terminu realizacji przedmiotu zamówienia, w przypadku:<br />
•	zmiany terminów realizacji projektu – wydłużenie terminów realizacji umowy odpowiednio do  wydłużonego terminu realizacji projektu,<br />
•	działania siły wyższej w zakresie mającym wpływ na realizację zamówienia,<br />
•	opóźnień spowodowanych przez zamawiającego, o okres tego opóźnienia,<br />
•	zmian obowiązujących przepisów prawa wpływających na termin i sposób wykonania przedmiotu zamówienia, wchodzących w życie po dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia,<br />
•	innych niemożliwych do przewidzenia okoliczności, mających wpływ na termin realizacji zamówienia, o których strony nie wiedziały w momencie zawarcia umowy w sprawie zamówienia,<br />
d)	zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz wykonawcy – na skutek   zmian zawartej przez zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu lub zmian wytycznych dotyczących realizacji projektu;<br />
e)	zmiana zakresu przedmiotu zamówienia/zakresu umowy w sytuacji np. odwołania targów przez organizatora czy zmiany zasad odbywania się poszczególnych targów. W przypadku zmiany zakresu przedmiotu zamówienia wartość umowy zostanie proporcjonalnie zmieniona zgodnie ze stawkami określonymi na dzień składania oferty,<br />
f)	gdy zmiana będzie korzystna dla Zamawiającego, <br />
g)	gdy zmiana wynikać będzie z postępu technologicznego i innowacyjności wprowadzonej przez Zamawiającego, a jednocześnie pozwoli na bardziej racjonalne i oszczędne wydatki w ramach Projektu,<br />
h)	zmiany w strukturze i organizacji Zamawiającego, mającej wpływ na termin wykonania umowy przez Wykonawcę, <br />
i)	wystąpienia obiektywnych przeszkód uniemożliwiających wykonanie zamówienia, za które nie odpowiada Wykonawca lub Zamawiający,<br />
j)	zmian w harmonogramie realizacji projektu, w szczególności w przypadku wystąpienia konieczności wydłużenia/przesunięcia terminów realizacji poszczególnych zadań i etapów, spowodowana obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Zamawiającego i Wykonawcy, uniemożliwiającymi realizację zamówienia w pierwotnie określonych terminach, mającymi wpływ na jakość realizacji przedmiotu umowy,<br />
k)	gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania zawartej umowy.<br />
2.	Zmiana umowy w sprawie zapytania ofertowego może nastąpić w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności<br />
3.	W/w przypadki nie mogą wpłynąć na zaoferowaną cenę przedmiotu zamówienia.<br />
4.	Wystąpienie którejkolwiek z wymienionych powyżej okoliczności nie stanowi bezwzględnego zobowiązania Zamawiającego do dokonania takich zmian, ani nie może stanowić podstawy roszczeń Wykonawcy do ich dokonania.</p>
    </div>