Wykonanie zabudowy stoisk/Construction of exhibition stands

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Materiały reklamowe, tablice, stoiska i podobne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wykonanie zabudowy stoisk/Construction of exhibition stands
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Gdynia
Data publikacji	2025-10-24
Data składania ofert	31/10/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799560000 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
Numer przetargu	6649887

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe 05/2025 na Wykonanie zabudowy stoisk wystawienniczych w ramach trzech wydarzeń targowych / INQUIRY No. 05/2025on Construction of exhibition stands as part of three trade fair events</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe nr 5 2025</li>
 <li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowy</li>
 <li>Załącznik nr 2 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia</li>
 <li>Request for quotation no. 5 2025</li>
 <li>Attachment no. 1 Offer Form</li>
 <li>Attachment no. 2 Detailed description of the subject of the contract</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Wykonanie zabudowy stoisk/Construction of exhibition stands </h3>
 Przedmioty zamówienia
 English version below 
1.Przedmiotem zamówienia jest Wykonanie zabudowy stoisk wystawienniczych oraz wynajem niezbędnego wyposażenia technicznego w ramach trzech wydarzeń targowych, w których Zamawiający będzie brał udział w charakterze wystawcy. 
Są to: Targi ISE Barcelona 2026,odbywające się w lutym 2026 r.w Barcelonie,Targi Pro light+Sound odbywające się w marcu 2026 r.we Frankfurcie, oraz Targi ISE Barcelona 2027 odbywające się w lutym 2027 r.w Barcelonie.(UWAGA! Bazując na doświadczeniu z lat ubiegłych organizatorzy mogą zmieniać daty wydarzeń. Wykonawca powinien wziąć pod uwagę możliwe zmiany i dostosować usługę.Na dzień dzisiejszy tylko ISE Barcelona 2026 ma potwierdzone daty). 
2.Przedmiot zamówienia obejmuje w ramach poszczególnych wydarzeń targowych materiały, wykonanie zabudowy, wynajem niezbędnego wyposażenia technicznego, montaż i konfigurację urządzeń Portman, kompleksową obsługę techniczną i formalno-logistyczną podczas trwania targów oraz dyżur techniczny w trakcie trwania targów. 
3.Wykonanie zabudowy stoiska na poszczególne targi powinno odpowiadać standardom zabudowy stoiska firm z sektora profesjonalnych technologii scenicznych i audiowizualnych. 
4.Stoiska będą przestrzenią umożliwiającą prezentację innowacyjnych produktów w warunkach zbliżonych do rzeczywistego zastosowania, co stanowi kluczowy element przy podejmowaniu decyzji zakupowych przez potencjalnych klientów i partnerów. 
5.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający wymagania Zamawiającego zawiera załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 
6.Wykonawca musi posiadać własne elementy konstrukcyjne wielkokrotnego użytku w postaci kratownic scenicznych,na których umieszczane będą urządzenia na targach.Posiadane przez Wykonawcę kratownice sceniczne wielokrotnego użytku zostaną wykorzystane do wykonania zabudowy trzech stoisk w ramach przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania kratownic scenicznych jednorazowych i innych elementów konstrukcyjnych. 
7.Zamawiający nie dopuszcza używania drewna, płyt wiórowych czy karton-gips. 
8.Wykonawca musi posiadać własne konsole sterujące do urządzeń scenicznych(Grand MA 3 lub równoważne);sprzęt audio(głośniki, mikser, wzmacniacz); rozdzielnice/dystrybutory prądowe (32A-64A); okablowanie prądowe(PowerCON lub równoważne; PowerCON TRUE1 lub równoważne;power through lub równoważne)oraz okablowanie DMX lub równoważne(kable XLR 5-pin lub równoważne); haki, couplery,linki safety; maszynę do dymu haze kontrolowaną po DMX lub równoważne.Wszystkie elementy wyposażenia bezwzględnie posiadające deklarację zgodności. 
9.Wykonawca musi posiadać odpowiednie oprogramowanie i mieć doświadczenie w projektowaniu i wizualizacji oraz wykonywaniu kalkulacji statycznych dla konstrukcji scenicznych(np. Vectorworks; Braceworks; Capture lub równoważne) 
10.Transport do: ul. Chwaszczyńska 190d 81-571 Gdynia- na koszt dostawcy 
11.Warunki płatności: po wykonaniu usługi, termin płatności nie krótszy niż 30 dni od dnia wykonania usługi.Zamawiający dopuszcza płatności częściowe, po podpisaniu protokołu odbioru częściowego. 
12.Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych,spełniających warunki dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte w niniejszym zapytaniu. 
Jakiekolwiek sformułowania użyte do Opisu Przedmiotu Zamówienia mogące wskazywać na konkretnego producenta/dostawcę/wykonawcę usług użyte zostały tylko i wyłączne w celu określenia minimalnych wymagań technicznych, funkcjonalnych i jakościowych,jakich wobec Przedmiotu Zamówienia oczekuje Zamawiający.W każdym przypadku użycia w OPZ norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, Wykonawca powinien przyjąć, że odniesieniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważne”. W przypadku użycia w OPZ odniesień do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne z opisywanym. Wykonawca analizując OPZ powinien założyć, że każdemu odniesieniu użytemu w dokumentacji projektowej towarzyszy wyraz „lub równoważne&quot;. W przypadku, gdy w OPZ zostały użyte znaki towarowe, oznacza to, że są podane przykładowo i określają jedynie minimalne oczekiwane parametry jakościowe oraz wymagany standard. Wykonawca może zastosować materiały lub urządzenia równoważne, lecz o parametrach technicznych i jakościowych podobnych lub lepszych, których zastosowanie w żaden sposób nie wpłynie negatywnie na prawidłowe funkcjonowanie rozwiązań przyjętych w OPZ. Wykonawca, który zastosuje urządzenia lub materiały równoważne będzie obowiązany wykazać w trakcie realizacji zamówienia, że zastosowane przez niego urządzenia i materiały spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia podano nazwy materiałów, produktów lub urządzeń konkretnych producentów to należy traktować to jedynie jako określenie pożądanego standardu i jakości. W przypadku zaoferowania rozwiązania równoważnego, Oferent zobowiązany jest wykazać równoważność zastosowanych rozwiązań. 
English version: 
1.The subject of the contract is the execution of exhibition stands and the rental of the necessary technical equipment as part of three fair events,in which the Ordering Party will participate as an exhibitor. 
These are: ISE Barcelona 2026 in February 2026 in Barcelona, Pro light+Sound in March 2026 in Frankfurt, and ISE Barcelona 2027 in Barcelona in February 2027.(NOTE! Based on the experience from previous years, the organizers can change the dates of events. The contractor should take into account possible changes and adjust the service. As of today, only ISE Barcelona 2026 has confirmed dates). 
2.The subject of the contract includes, as part of individual fair events, materials, construction of bodies, rental of necessary technical equipment, installation and configuration of Portman equipment, comprehensive technical and formal and logistic service during the fair and technical duty during the fair. 
3.The construction of the stand for individual fairs should correspond to the standards of the stand of companies from the professional stage and audiovisual technology sector. 
4.The stands will be a space for the presentation of innovative products in conditions close to real use, which is a key element in purchasing decisions by potential customers and partners. 
5.A detailed description of the subject of the contract specifying the requirements of the Ordering Party is contained in Appendix No. 2 to this Inquiry – Detailed Description of the Subject of the Contract 
6.The contractor must have its own reusable structural elements in the form of stage trusses, on which the devices at the fair will be placed. The reusable stage trusses owned by the Contractor will be used to build three stands as part of the subject of the contract. The Contracting Authority does not allow the use of disposable stage trusses and other structural elements. 
7.The Ordering Party does not allow the use of wood, chipboard or plasterboard. 
8. The performer must have their own control consoles for stage equipment(Grand MA 3 or equivalent); audio equipment(speakers, mixer, amplifier); switchgear/current distributors(32A-64A);current wiring(PowerCON or equivalent; PowerCON TRUE1 or equivalent; power through or equivalent)and DMX or equivalent cabling(5-pin XLR cables or equivalent); hooks, couplers, safety links; smoke haze machine controlled after DMX or equivalent. All equipment items must have a declaration of conformity. 
9.The contractor must have appropriate software and experience in designing and visualizing as well as performing static calculations for stage structures(e.g. Vectorworks; Braceworks; Capture or equivalent) 
10.Transport to: Chwaszczyńska 190d 81-571 Gdynia - at the supplier&#039;s expense 
11.Payment terms: after the service is performed, the payment term is not shorter than 30 days from the date of the service.The Contracting Authority allows partial payments, after signing the partial acceptance protocol. 
12.The Contracting Authority allows the submission of equivalent bids that meet the conditions concerning the subject of the contract contained in this inquiry.Any wording used in the Description of the Subject of the Contract that may indicate a specific manufacturer/supplier/service provider has been used solely and exclusively to determine the minimum technical,functional and quality requirements expected by the Ordering Party for the Subject of the Order.In each case of the use of standards,technical assessments, technical specifications and technical reference systems in the OPZ,the Contractor should assume that such reference is accompanied by the words &quot;or equivalent&quot;.In the case of the use of references to standards, European technical assessments, approvals, technical specifications and technical reference systems in the OPZ,the Contracting Authority allows solutions equivalent to the one described. When analysing the OPZ,the contractor should assume that each reference used in the design documentation is accompanied by the word &quot;or equivalent&quot;.In the event that trademarks have been used in the OPZ, it means that they are given by example and specify only the minimum expected quality parameters and the required standard.The Contractor may use materials or equipment that are equivalent, but with similar or better technical and quality parameters, the use of which will not in any way adversely affect the proper functioning of the solutions adopted in the OPZ. The Contractor who uses equipment or equivalent materials will be obliged to demonstrate during the performance of the contract that the equipment and materials used by it meet the requirements specified by the Ordering Party.In the event that the description of the subject of the contract contains the names of materials, products or equipment of specific manufacturers,it should be treated only as a determination of the desired standard and quality.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 W kryterium&quot;Całkowita cena netto&quot;zostaną przyznane punkty na podst.ceny netto zawartej w Formularzu ofertowym, wg wzoru: KC=(najniższa cena netto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu)/(cena netto w badanej ofercie) x80.Oferta może otrzymać max.80 pkt. Szczegóły w Zapytaniu ofertowym.
 In the criterion&#039;Total Net Price&#039;,points will be awarded based on the net price included in the Offer Form,according to the formula: KC=(the lowest net price among the offers not subject to rejection)/(net price in the examined offer)x80.An offer can receive a max.of 80points.Details in the inquiry
 Kryterium Kwalifikacje zawodowe osób wyznaczonych do realizacji zamówienia - Za dysponowanie minimum jedną osobą posiadającą kwalifikacje wymagane i opisane w Zapytaniu ofertowym oferent otrzyma w ramach kryterium 20 pkt. Szczegóły znajdują sie w pkt 6 Zapytania ofertowego stanowiącego zał. do ogł.
 Criterion:Professional qualifications of persons designated to carry out the order-For having at least one person with the qualifications required and described in the Request for Proposal,the bidder will receive20points under this criterion.Details are provided in item 6 of the Request for Proposal
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

English version below 
1.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Umowy podpisanej z Wykonawcą zamówienia w wyniku przeprowadzonego postępowania, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem warunków ich wprowadzenia: 
	podpisania aneksu do Umowy o dofinansowanie inwestycji, zmieniającego zasady i terminy jej realizacji, 
	jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmienionych przepisów, 
	 zmiana terminu realizacji przedmiotu zamówienia, w przypadku: 
a)	zmiany terminów realizacji projektu – wydłużenie terminów realizacji umowy odpowiednio do wydłużonego terminu realizacji projektu; 
b)	zmiany terminów odbywania się wydarzeń targowych, których dotyczy przedmiot zamówienia 
c)	działania siły wyższej w zakresie mającym wpływ na realizację zamówienia, 
d)	opóźnień spowodowanych przez zamawiającego, o okres tego opóźnienia; 
e)	zmian obowiązujących przepisów prawa wpływających na termin i sposób wykonania przedmiotu zamówienia, wchodzących w życie po dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia; 
f)	innych niemożliwych do przewidzenia okoliczności, mających wpływ na termin realizacji zamówienia, o których strony nie wiedziały w momencie zawarcia umowy w sprawie zamówienia 
	zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz wykonawcy – na skutek zmian zawartej przez zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu lub zmian wytycznych dotyczących realizacji projektu; 
	zmiana zakresu przedmiotu zamówienia/zakresu umowy w sytuacji np. odwołania targów przez organizatora czy zmiany zasad odbywania się poszczególnych targów. W przypadku zmiany zakresu przedmiotu zamówienia wartość umowy zostanie proporcjonalnie zmieniona zgodnie ze stawkami określonymi na dzień składania oferty. 
	gdy zmiana będzie korzystna dla Zamawiającego, 
	gdy zmiana wynikać będzie z postępu technologicznego i innowacyjności wprowadzonej przez Zamawiającego, a jednocześnie pozwoli na bardziej racjonalne i oszczędne wydatki w ramach Projektu, 
	zmiany w strukturze i organizacji Zamawiającego, mającej wpływ na termin wykonania umowy przez Wykonawcę, 
	wystąpienia obiektywnych przeszkód uniemożliwiających wykonanie zamówienia, za które nie odpowiada Wykonawca lub Zamawiający, 
	zmian w harmonogramie realizacji projektu, w szczególności w przypadku wystąpienia konieczności wydłużenia/przesunięcia terminów realizacji poszczególnych zadań i etapów, spowodowana obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Zamawiającego i Wykonawcy, uniemożliwiającymi realizację zamówienia w pierwotnie określonych terminach, mającymi wpływ na jakość realizacji przedmiotu umowy. 
	gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania zawartej umowy. 
2.	Zmiana umowy w sprawie zapytania ofertowego może nastąpić w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności 
3.	W/w przypadki nie mogą wpłynąć na zaoferowaną cenę przedmiotu zamówienia. 
4.	Wystąpienie którejkolwiek z wymienionych powyżej okoliczności nie stanowi bezwzględnego zobowiązania Zamawiającego do dokonania takich zmian, ani nie może stanowić podstawy roszczeń Wykonawcy do ich dokonania. 
5.	Niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji z przyczyn innych niż wymienione powyżej może skutkować naliczeniem kar umownych: 
•	W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający ma prawo żądać zapłaty kary umownych w wysokości 10 % kwoty netto umowy, 
•	W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca ma prawo żądać zapłaty kar umownych w wysokości 10 % kwoty netto umowy, 
•	W przypadku opóźnienia w realizacji przedmiotu umowy, Zamawiający ma prawo żądać kar umownych od Wykonawcy: 
	za każdy dzień opóźnienia w terminie realizacji przedmiotu zamówienia w wysokości 0,5% kwoty netto umowy, jednak nie więcej niż 10 % kwoty netto umowy. 
•	Postanowienia dotyczące kar umownych nie wyłączają prawa Zamawiającego do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach przewidzianych w kodeksie cywilnym, jeżeli wysokość szkody przekroczy wysokość naliczonych kar umownych. 
English version 
Due to the limited number of characters, the Contracting Authority could not include provisions regarding the terms of contract amendment in English in this announcement. The terms of contract amendment are provided in item 8 of the Request for Proposal, which is attached to this announcement. Please review it.
 </div>