Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego Amsterdam

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego Amsterdam
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	podlaskie
Data publikacji	2025-10-16
Data składania ofert	24/10/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6625202

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 27/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi METS Amsterdam 2026, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 27 IW PCE z załącznikami</li>
<li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 27 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 27 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 27 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 27 IW PCE</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. III. Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi METS Amsterdam 2026, Holandia. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy POLSKA ŻEGLUGA WODOROWA POLISH HYDROGEN SHIPPING SP&Oacute;ŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 5423439349 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi METS Amsterdam 2026, Holandia, kt&oacute;re odbędą się w listopadzie 2026 r. (3 dni targowe) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie usługi: A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach METS Amsterdam 2026, Holandia, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 15m2 (+/-2m2) pod stoisko otwarte z 2 stron; &bull; preferowaną wielkością stoiska jest układ 5 m na 3 m lub zbliżony; &bull; preferowaną lokalizacją jest skrzyżowanie gł&oacute;wnych alejek; &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w w ramach Pakietu Comfort (np. opłata rejestracyjna/wpisowa, opłata za wpis do katalogu targowego (opłata obejmująca wpis do oficjalnego katalogu wystawc&oacute;w w wersji drukowanej i online, w tym prezentację firmy PŻW na platformie matchmakingowej), opłata AUMA; &bull; w ramach Pakietu Comfort montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 3 kW (zasilanie tr&oacute;jfazowe), pokrycie opłat za energię, pokrycie koszt&oacute;w związanych z odpadami, opłata za codzienne sprzątanie, usługi techniczne, itp.). &bull; koszty reklamy w mediach targowych: &bull; pakiet Lead Generation/Networking &ndash; zapewniający dostęp do systemu umawiania spotkań B2B przed i w trakcie targ&oacute;w oraz możliwość korzystania z oficjalnej aplikacji i narzędzi METS; &bull; banner reklamowy online na oficjalnej platformie networkingowej METS, format banneru: 1200 &times; 600 pikseli (szerokość &times; wysokość; &bull; pełnostronicowa reklama w katalogu targowym (wersja drukowana oraz cyfrowa) dystrybuowanym bezpośrednio na terenie targ&oacute;w oraz udostępnianym online; &bull; reklama na nośnikach digital signage &ndash; na ekranach LED zlokalizowanych w strefach o wysokim natężeniu ruchu (np. przy wejściach na halę, w strefie gastronomicznej oraz w pobliżu przestrzeni B2B). liczba reklam: 1 grafika, wyświetlana w rotacji (preferowana częstotliwość wyświetlania: co 3 minuty), format reklamy: 1920 &times; 1080 pikseli (Full HD), &bull; wzory wszystkich materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: &bull; kolorystyka stoiska: dominująca biel techniczna z elementami w kolorze stalowym i drewnopodobnym (dostosowana do identyfikacji wizualnej PŻW); &bull; zabudowa systemowa - Pakiet Comfort - elementy wyposażenia: &bull; lada recepcyjna wykonana z płyty MDF lakierowanej na wysoki połysk, z frontem podświetlanym LED (kolor biały, podświetlenie białe zimne 6000K) oraz z podświetlanym logo PŻW i panelami HPL (wymiary: 100 cm x 50 cm x 100 cm); &bull; st&oacute;ł konferencyjny &ndash; st&oacute;ł okrągły o średnicy 80 cm, blat biały matowy na podstawie metalowej w kolorze antracytowym; &bull; cztery krzesła tapicerowane w kolorze grafitowym (ciemnoszarym), stelaż metalowy czarny; &bull; regał na materiały promocyjne &ndash; wolnostojący regał ekspozycyjny z otwartymi p&oacute;łkami, wykonany z lekkiej konstrukcji aluminiowej, p&oacute;łki z płyty laminowanej w kolorze białym matowym. Wymiary: wysokość 180 cm, szerokość 70 cm, głębokość 35 cm, &bull; wykładzina targowa typu ribbed w kolorze antracytowym, wykończona listwami aluminiowymi; &bull; wyposażenie techniczne: &bull; telewizor: ekran o przekątnej 55 cali, rozdzielczość UHD 4K (3840x2160), technologia LED, zintegrowany tuner DVB-T2, złącza HDMI i USB. Montaż telewizora na wolnostojącym stojaku wystawienniczym typu pop-up, z możliwością regulacji wysokości; &bull; sprzęt audio: dwa głośniki Bluetooth o mocy jednostkowej 40 W, z funkcją bezprzewodowego przesyłu sygnału audio; &bull; zaplecze socjalne wymiary zgodnie z Pakietem Comfort &ndash; wykonane z płyt laminowanych HPL o grubości 18 mm, w kolorze białym matowym (RAL 9003), drzwi pełne wykonane z tej samej płyty, zamykane na klucz; &bull; minimum 4 gniazda 230V zlokalizowane w przestrzeni recepcyjnej i zapleczu; &bull; oświetlenie: &bull; 4 reflektory LED o mocy 50 W każdy (barwa światła neutralna &ndash; 4000K), umieszczone w g&oacute;rnej części konstrukcji, r&oacute;wnomiernie rozlokowane nad przestrzenią otwartą stoiska &ndash; 2 punkty świetlne nad strefą recepcyjną i 2 punkty nad przestrzenią konferencyjno-prezentacyjną; &bull; podświetlenie LED RGB z możliwością regulacji kolor&oacute;w pod ladą recepcyjną oraz wzdłuż tylnej ściany stoiska, aby zaakcentować logotypy i grafiki promujące katamaran Holiday Boat Sun Deck 60; &bull; listwy LED w cokole wykładziny (białe ciepłe światło), podkreślające linię stoiska oraz zapewniające efekt podniesionej podłogi. Listwy LED zostaną zamontowane w cokole wykładziny targowej przy obrzeżach stoiska. Instalacja wykonana będzie w profilach aluminiowych wbudowanych w podłogę. Profile zostaną zamocowane mechanicznie (wkręty, kątowniki aluminiowe) i zabezpieczone przezroczystą osłoną poliwęglanową odporną na uszkodzenia mechaniczne; &bull; grafika: &bull; tylna ściana zabudowy: wydruk winylowy o wymiarach 5 m szerokości x 2,5 m wysokości z wizualizacją katamaranu Holiday Boat Sun Deck 60 oraz kluczowym hasłem promującym ofertę sp&oacute;łki; &bull; boczne ścianki stoiska: dwa wydruki winylowe po 1,5 m szerokości prezentujące logotyp PŻW, informacje o produkcie oraz mapę rynk&oacute;w docelowych (kraje docelowe eksportu; &bull; logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność; &bull; wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej: &bull; wszystkie wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotyp&oacute;w i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach targi METS Amsterdam 2026, Holandia obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, do godz. 18.00; D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 3 os&oacute;b na trasie Warszawa (WAW) &ndash; Amsterdam&ndash; Warszawa (WAW) (lot bezpośredni), w listopadzie 2026 r. Wylot - 2 dni przed targami, lot powrotny &ndash; 1 dzień po targach. &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 3 os&oacute;b w listopadzie 2026 r. (5 nocleg&oacute;w), w terminie zgodnym z zakupionymi biletami lotniczymi- pkt D; zameldowanie 2 dni przed targami, wymeldowanie 1 dzień po zakończeniu targ&oacute;w; &bull; 1 pok&oacute;j 1-osobowy i 1 pok&oacute;j dwuosobowy z pełnym węzłem sanitarnym &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel powinien mieć restaurację, parking i dostęp do Wi-Fi; &bull; hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w (RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Holandia): a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targ&oacute;w (lub z 1 przesiadką) i b) dojazd z hotelu do miejsca targ&oacute;w max. do 20 minut &ndash; wskazanie dla samochodu osobowego &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą POLSKA ŻEGLUGA WODOROWA POLISH HYDROGEN SHIPPING SP. Z O.O.,NIP 5423439349, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>