Andrzejkowe wydarzenie integracyjne

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Andrzejkowe wydarzenie integracyjne
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Nowa Sól
Data publikacji	2025-10-10
Data składania ofert	20/10/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 555100008 Usługi bufetowe 555110005 Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 553200009 Usługi podawania posiłków 799521003 Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych
Numer przetargu	6609520

<div>
 <h1>Organizacja i przeprowadzenie usługi pn. „Andrzejkowe wydarzenie integracyjne”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 <li>Formularz ofertowy</li>
 <li>Załacznik nr 2 Wykaz usług</li>
 <li>Załacznik nr 3 Oświadczenie</li>
 <li>Załącznik nr 4 Oświadczenie</li>
 <li>Załącznik nr 5 Wykaz osób</li>
 <li>Załącznik nr 6 Oświadczenie</li>
 <li>Projektowane postanowienia umowy</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Andrzejkowe wydarzenie integracyjne</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia będzie zorganizowanie wydarzenia pn. „Andrzejkowe wydarzenie integracyjne” dla Uczestników projektu w ramach projektu pn. „Aktywnie w przyszłość”. 
Celem Wydarzenia jest integracja Uczestników i Uczestniczek projektu pn. „Aktywnie w przyszłość” w atmosferze poznawania tajników dawnych obrzędów andrzejkowych oraz zanurzenia w fascynującym świecie przepowiedni i wróżb, spędzenie czasu na wspólnej zabawie w magicznym andrzejkowym klimacie, z jednoczesnym zwróceniem uwagi na kształtowanie prawidłowych wzorców i relacji rodzinnych oraz podtrzymywanie tradycji. Ważnym elementem wydarzenia jest integracja Uczestników projektu wokół dobra wspólnego i motywowanie się do dalszej pracy w kierunku poprawy swojego stanu zdrowia i podnoszenia kwalifikacji oraz kompetencji społeczno – zawodowych, integracja i nawiązywanie relacji z innymi uczestnikami, nawiązywanie znajomości, przyjaźni, więzi, dzielenia się sposobami przezwyciężania trudnych sytuacji życiowych, pokazanie wzorców spędzania wolnego czasu. 
Liczba uczestników: Uczestnikami wydarzenia będą: osoby bezrobotne, osoby z niepełnoprawnością oraz młodzież (w wieku 16-25 lat) z pieczy zastępczej w okresie usamodzielnienia – uczestnicy projektu pn. „Aktywnie w przyszłość”: 
Razem: 80 osób, w tym: 
1)	60 Uczestników projektu, w tym osoby poruszające się przy pomocy wózka inwalidzkiego/chodzika dla niepełnosprawnych/kul łokciowych, niskorosłe (1 osoba), mające problemy w poruszaniu się. 
2)	ok. 10 osób z otoczenia uczestników projektu, w tym opiekunowie osób z niepełnosprawnością 
3)	ok. 10 pracowników ze strony Zamawiającego. 
Miejsce organizacji wydarzenia: Duża sala (sale) na terenie Miasta Nowa Sól (Powiat Nowosolski), w pomieszczeniu zamkniętym i ogrzewanym, ustrojonym w świątecznej scenerii. Miejsce powinno być bezpieczne, z dostępem do zaplecza sanitarno – higienicznego (adekwatnego do liczby uczestników wydarzenia - toalety z umywalkami i bieżącą wodą oraz przyborami toaletowymi – papier toaletowy, mydło, ręcznik papierowy, środki do dezynfekcji – uzupełniane na bieżąco podczas całego wydarzenia). Zapewnienie krzeseł i stolików dla co najmniej 80 osób w ilości umożliwiającej zjedzenie posiłku. Wykonawca zapewni też kosze na śmieci oraz uprzątnie miejsce po wydarzeniu, (włącznie ze śmieciami). Wykonawca dokona wszelkich zgłoszeń i uzyska wymagane pozwolenia na organizację wydarzenia, jeśli w miejscu jego organizacji jest to wymagane przepisami prawa lokalnego. Wykonawca dokona przystrojenia sali w klimacie Andrzejkowym. 
Wymagania obiektu w zakresie barier architektonicznych: 
Obiekt winien dostępny architektonicznie dla osób z niepełnosprawnościami ruchowym. Wszystkie pomieszczenia, w których będzie realizowane wydarzenie (sale warsztatowe, pomieszczenia, w których wydawane będą posiłki, pomieszczenia sanitarne, toalety itp.), winny być dostosowane do swobodnego poruszania się oraz dostępne dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi (Zamawiający informuje, że w grupie uczestników są osoby poruszające się na wózku inwalidzkim, osoby niskorosłe, osoby poruszające się przy pomocy kul łokciowych i chodzików). W przypadku organizacji wydarzenia powyżej parteru budynku, koniecznym wymogiem jest funkcjonowanie windy. Sale w których organizowane będzie wydarzenie muszą być zlokalizowane w tym samym budynku. 
W ofercie Wykonawca wskaże datę i miejsce organizacji wydarzenia, z podaniem dokładnego adresu (nazwa, ulica, numer budynek, wskazanie numeru piętra lub parter). 
W przypadku wystąpienia barier architektonicznych we wskazanej lokalizacji, Wykonawca musi wskazać 
je w ofercie oraz podać sposób ich likwidacji. 
Wyżywienie: w trakcie organizacji wydarzenia Wykonawca zapewni wyżywienie, które podane będzie w półmiskach i wazach na stołach, przyozdobionych tematycznie. Na stołach dla wszystkich uczestników powinno być nakrycie (duży talerz stołowy, talerz do zupy, talerzyk deserowy, nóż, widelec, łyżka do zupy, łyżeczka mała, widelczyk do ciasta, filiżanka do kawy/herbaty). W miarę potrzeby i na bieżąco Wykonawca wymienia brudne naczynia. W ramach wyżywienia Wykonawca zapewnia w ilości przynajmniej 1 porcji dla każdego uczestnika: zupa gulaszowa, kluski śląskie, ziemniaki, surówki, półmisek mięs, krokiety, gyros, sałatka makaronowa, kompot oraz zimne napoje (0,5 litra wody niegazowanej oraz 0,5 litra innego napoju/soku na osobę), po 2 kawałki ciasta na osobę (sernik, makowiec, z masą/kremem), 3 rodzaje owoców (winogrono, mandarynki, banan lub kiwi), napoje ciepłe (kawa, herbata – bez ograniczeń). Ponadto Wykonawca zapewni cukier, śmietankę, cytrynę, pieczywo bez ograniczeń. 
Ponadto dla każdego uczestnika Wydarzenia Wykonawca zapewni ciastko w wróżbą. 
Foto budka 360: 
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia „Foto budki 360” na co najmniej 3 godziny podczas realizacji integracyjnego Wydarzenia Andrzejkowego, w tym: pomoc asystenta/animatora, tło, mnóstwo śmiesznych i atrakcyjnych gadżetów tematycznych. 
Bufet warsztatowy: 
Podczas warsztatów, Wykonawca zapewnia bufet kawowy z ciastem i owocami dla wszystkich Uczestników i Uczestniczek, w skład którego wejdzie: kawa rozpuszczalna, nierozpuszczalna mielona, 2 rodzaje herbaty: czarna, owocowa, 3 rodzaje ciasta lub wypieków cukierniczych, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków 100%, serwetki lub ręcznik papierowy, kosz na śmieci. Bufet kawowy należy zorganizować w sali warsztatowej lub w miejscu do tego przystosowanym w odległości do 50 metrów od sali warsztatowej. 
Aspekt społeczny – Upominki dla uczestników projektu: 
Wykonawca zapewni każdemu Uczestnikowi projektu paczkę upominkową w postaci wyrobu ceramicznego związanego z tematyką wydarzenia np.: świecznik ceramiczny w kształcie dyni, tematyczne świece zapachowe itp. Każda paczka powinna zawierać produkty o wartości do ok. 100,00 złotych wg średnich cen rynkowych (spis produktów/produktu w paczce upominkowej i wycenę produktów należy dołączyć do oferty). 
Razem 60 upominków. 
Zamawiający wymaga, aby upominki wykonane zostały przez podmioty ekonomii społecznej typu: 
- spółdzielnia: socjalna, pracy, inwalidów, niewidomych, 
- lub jednostkę reintegracyjną: Centrum Integracji Społecznej (CIS), Klub Integracji Społecznej (KIS), Warsztaty terapii zajęciowej (WTZ), Zakłady Aktywności Zawodowej (ZAZ). 
Uwaga 
Zamawiający zastrzega sobie, przed zawarciem umowy (w porozumieniu z Wykonawcą) możliwość zmniejszenia kwoty przeznaczonej na zakup upominków dla Uczestników projektu, co będzie miało wpływ na ogólną wartość umowy. 
Warsztaty z zakresu wykonywania gadżetów Andrzejkowych: 
Wykonawca zorganizuje na terenie obiektu, w którym będzie organizowane wydarzenie 2 godzinne (2 x 45 minut) warsztaty z zakresu wykonywania gadżetów Andrzejkowych (np. tworzenia amuletów lub talizmanów szczęścia, łapacza snów, tworzenia własnego woreczka zapachowego z ziół itp.). Zajęcia należy poprowadzić w 3 grupach po ok. 20 osób w każdej grupie. Każdą z grup prowadzi szkoleniowiec posiadający kwalifikacje i doświadczenie do pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym. Wykonawca zapewnia wszelkie materiały i pomoce na zajęcia. 
Prowadzący warsztaty (trenerzy): Wykonawca zapewni co najmniej 3 osoby prowadzące zajęcia, posiadające wykształcenie co najmniej średnie oraz umiejętności manualne/plastyczne/techniczne, ponadto osoby te powinny posiadać doświadczenie w pracy z osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym. 
Ponadto Wykonawca w cenie organizacji wydarzenia zapewni: 
Animatora - osobę prowadzącą całe wydarzenie wraz z oprawą muzyczną i odpowiednim nagłośnieniem (w trakcie wydarzenia w tle powinna być odtwarzana muzyka). 
Koordynator wydarzenia ze strony Wykonawcy: 
Wykonawca zapewnia Koordynatora wydarzenia, który na bieżąco będzie przeciwdziałać występującym problemom, posiadającego doświadczenie w pełnieniu funkcji koordynatora szkoleń/warsztatów/konferencji dla osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Koordynator uczestnicy w wydarzeniu od jego rozpoczęcia do zakończenia, współpracuje z Koordynatorem projektu ze strony Zamawiającego. Wykonawca wskaże z imienia i nazwiska koordynatora wydarzenia w ofercie z podaniem jego numeru telefonu i adresu e-mail oraz załączy jego CV do oferty. 
Stacje tematyczne – Wróżby i przepowiednie: 
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia stanowisk tematycznych z zakresu wróżb i przepowiedni, przy których osoby chętne będą mogły zgłębić tajemnice przyszłości (np. stanowisko: z Wróżką przepowiadającą przyszłość, numerologiczne, wróżenia z kart lub wosku itp.). 
W celu wprowadzenia Uczestników Wydarzenia w wtajemniczy i zabawny klimat andrzejkowy zaleca się, aby animatorzy oraz osoby obsługujące wydarzenie byli ubrani w stroje adekwatne do charakteru Wydarzenia, takie jak wiedźmy wróżbici czy inne magiczne osobowości. 
Ubezpieczenie: 
Wykonawca zapewnienia ubezpieczenie NNW o wartości co najmniej 20 tys. złotych podczas organizacji wydarzenia dla każdego uczestnika. Ponadto uwzględnić należy koszty tzw. ubezpieczenia grupowego, gdzie Wykonawca otrzyma tylko i wyłącznie Listę z imieniem (imionami) i nazwiskiem Uczestnika wydarzenia. Razem 80 osób. 
Ramowy przebieg wydarzenia: 
13:00 – 13:15 – przywitanie uczestników 
13:15 – 19:00 – organizacja Wydarzenia Andrzejkowego, w tym: 
– uroczysty obiad 
– przeprowadzenie warsztatów w 3 grupach z zakresu wykonywania gadżetów Andrzejkowych 
– Foto Budka 360 
– Stacje tematyczne – wróżby i przepowiednie 
– Program Animacji Andrzejkowych 
– oprawa muzyczna Wydarzenia z muzyką na żywo lub didżejem 
– tańce andrzejkowe. 
Wykonawca do Oferty winien dołączyć Programu wydarzenia, uwzględniający warunki zamówienia ze wskazaniem zaoferowanymi do realizacji animacji atrakcji.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Znaczenie kryteriu CENA (waga) – 80 % 
Oferta z najniższą ceną otrzyma 80 punktów, inne proporcjonalnie mniej według wzoru: 
 	 najniższa cena brutto 
 (C) = ------------------------------------- x 80 = ilość punktów 
 cena brutto badanej oferty
 Doświadczenie Koordynatora wydarzenia „D” (waga) - 20% 
w realizacji minimum 3 usług określonych w rozdz. IV pkt 1 ppkt 1b – 0 punktów 
w realizacji od 4 do 5 usług określonych w rozdz. IV pkt 1 ppkt 1b – 10 punktów, 
w realizacji 6 i więcej usług określonych w rozdz. IV pkt 1 ppkt 1b – 20 punktów.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Dopuszcza się zmianę istotnych warunków umowy w przypadku: 
a) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy. 
b) zmiany terminu realizacji Wydarzenia, jeżeli w przyczyny zdarzeń losowych oraz innych szczególnych okoliczności bezpośrednio wpływających na prawidłową realizację zamówienia, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, nie będzie możliwości przeprowadzenia Wydarzenia w założonym terminie; 
c) innych istotnych warunków postanowień umowy, gdy ich dotrzymanie przez Wykonawcę nie jest możliwe ze względu na okoliczności, na które strony nie mają wpływu, 
d) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, 
e) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. 
2. Zmiana umowy może zostać zainicjowana zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń. 
3. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 
4. Zmiana umowy może nastąpić również w innych przypadkach określonych w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027”.
 </div>