Kompleksowa organizacja 2-dniowego szkolenia Elbląg 29-30.10

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja 2-dniowego szkolenia Elbląg 29-30.10
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Elbląg
Data publikacji	2025-10-09
Data składania ofert	16/10/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6606132

<div>
 <h1>Kompleksowa organizacja 2-dniowego szkolenia dla Edukatorów projektu „Mentor 5.0 - Kompetencje dla subregionu elbląskiego” Elbląg 29-30.10</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>2025-10-9 ZO7M5.0- sala nocleg wyżywienie Elblag.docx</li>
 <li>Formularz ofertowy Elbląg 29-30.10.2025.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja 2-dniowego szkolenia Elbląg 29-30.10</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem niniejszego zamówienia jest kompleksowa organizacja 2-dniowego szkolenia dla Edukatorów projektu „Mentor 5.0 - Kompetencje dla subregionu elbląskiego”. 
 
Projekt „MENTOR 5.0 - Kompetencje dla subregionu elbląskiego” (dalej: „Mentor 5.0” lub „M5.0”) skierowany jest do publicznych szkół podstawowych z subregionu elbląskiego. Ogółem w ramach projektu (trzy edycje) wsparcie uzyska 45 publicznych szkół podstawowych i 415 Edukatorów (nauczycieli i przedstawicieli kadry zarządzającej). Projekt realizowany jest w okresie od 01.01.2025 do 31.12.2027 r. w partnerstwie Bank Żywności w Olsztynie (Zamawiający/Lider), Centrum Innowacyjne Edukacji (Partner/CIE), Elbląskie Stowarzyszenia Wspierania Inicjatyw Pozarządowych (Partner/ESWIP). Wsparcie szkół i Edukatorów realizowane będzie w 3 edycjach, każda trwa ok. 18 m-cy. 
 
Organizacja kompleksowej usługi obejmuje: 
1.	zapewnienie sali konferencyjnej/warsztatowej na 2-dniowe szkolenie wraz z zapewnieniem dostępu do terenów zielonych typu np. ogród i/lub las z bezpośrednim dostępem z obiektu w którym realizowane jest szkolenie, zgodnie z zapisami pkt I, 
2.	zapewnienie noclegu ze śniadaniem dla wszystkich uczestników, zgodnie z zapisami pkt III, 
3.	zapewnienie całodniowego wyżywienia dla wszystkich uczestników, zgodnie z zapisami pkt II. 
I.	MIEJSCE ORGANIZACJI SZKOLEŃ 
1.	Obiekt / hotel, w którym odbędzie się szkolenie zlokalizowany jest w Elblągu lub jego okolicach w odległości maksymalnie ok. 30 km od centrum miasta (liczonych na podstawie maps.google.pl) 
2.	Obiekt / hotel w którym odbędzie się szkolenie musi spełniać wszystkie wymagane funkcje, tj.: 
a)	zapewnia salę/pomieszczenie konferencyjne, w której odbędzie się szkolenie, 
b)	zapewnia salę/pomieszczenie, gdzie zostanie wykonana usługa gastronomiczna, 
c)	zapewnia pokoje hotelowe dla uczestników szkolenia, 
d)	zapewnia dostępu do terenów zielonych typu np. ogród i/lub las z bezpośrednim dostępem z obiektu. 
Zamawiający nie dopuszcza realizacji usługi w dwóch lub większej liczbie obiektów/ hoteli. 
3.	Obiekt/ hotel musi być zaszeregowany do co najmniej trzeciej (***) kategorii obiektów hotelarskich oraz zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. 2020, poz. 2211 z późn. zm.), musi być wpisany do ewidencji obiektów hotelarskich prowadzonej przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce położenia obiektu hotelarskiego. 
4.	W przypadku, gdy prowadzący obiekt, w którym świadczona będzie usługa będąca przedmiotem zamówienia, stosuje w odniesieniu do tego obiektu nazwę sugerującą, iż jest to obiekt hotelarski, obiekt ten musi spełniać wymagania przewidziane w odniesieniu do obiektów hotelarskich w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. 2020, poz. 2211 z późn. zm.) oraz w aktach wykonawczych do tej ustawy, w tym w szczególności w art. 39 ust. 1 i 2 ww. ustawy. 
5.	Obiekt/ hotel bez względu na ilość kondygnacji przeznaczonej dla gości, musi posiadać infrastrukturę dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami typu winda, podjazdy. Ponadto obiekt, sala konferencyjna, sala gdzie zostanie wykonana usługa gastronomiczna, min. 1 pokój hotelowy jak również toalety i szatnia powinny być przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami oraz spełniać warunki określone przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej. 
6.	Obiekt /hotel musi ponadto posiadać: 
a)	pełne zaplecze sanitarne dopasowane do liczby uczestników, 
b)	bezpłatne toalety, 
c)	bezpłatną szatnię, 
d)	miejsce wraz z wyposażeniem (stół, krzesło) na prowadzenie recepcji/sekretariatu spotkania, 
e)	bezpłatny parking, liczba miejsc parkingowych nie mniejsza niż 80% liczby uczestników szkolenia, 
f)	bezpłatne wi-fi na terenie całego obiektu. 
7.	Obiekt /hotel zapewni dostępu do terenów zielonych typu np. ogród i/lub las z bezpośrednim dostępem z obiektu oraz umożliwi prowadzenie zajęć na ww. terenie. 
8.	Miejsce wskazane do realizacji szkolenia, obiekt / hotel, nie będzie podlegał zmianom z wyjątkiem sytuacji losowych. W takim wypadku, nowy obiekt /hotel będzie musiał spełnić wszystkie wymagania określone w zapytaniu i będzie podlegał zatwierdzeniu przez Zamawiającego. 
9.	Wykonawca zapewni salę/pomieszczenie konferencyjne dla ilości osób podanej przez Zamawiającego, gdzie odbędzie się szkolenie. Sala / pomieszczenie konferencyjne dostępne będzie w godzinach od godz. 8.00 do ok. godz. 18.00 każdego dnia i będzie posiadało następujące wyposażenie: 
a)	miejsca siedzące dla wszystkich uczestników szkolenia, np. w ustawieniu teatralnym lub w podkowę z miejscem do pisania (krzesła, stoły, ławki lub pulpity dla uczestników) bądź inne ustawienie umożliwiające przeprowadzenie warsztatów, stoły z miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników, 
b)	odpowiednie oświetlenie: dostęp do światła dziennego oraz oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, należyte natężenie światła tak, aby wyświetlane prezentacje były czytelne dla wszystkich uczestników szkolenia (możliwość zaciemnienia sali minimum do 70% ograniczenia światła dziennego), 
c)	stół i krzesła (2 szt.) dla osób prowadzących szkolenie, 
d)	nagłośnienie, 
e)	sprzęt multimedialny (rzutnik, ekran), 
f)	flipchart, zestaw pisaków, 
g)	mikrofon dla osoby prowadzącej szkolenie (2 szt.), 
h)	dostęp do bezpłatnego zaplecza sanitarnego, 
i)	łatwy dostęp do źródła prądu, 
j)	dostęp do bezprzewodowego Internetu, 
k)	dostęp do sali, w której zostanie zorganizowana usługa gastronomiczna dla wszystkich uczestników szkolenia, 
l)	wszystkie elementy wyposażenia technicznego będą ze sobą w pełni kompatybilne, a parametry techniczne wszystkich urządzeń (np. zasięg mikrofonów przenośnych, wielkość ekranu, rodzaj nagłośnienia) muszą być dostosowane do warunków sali/pomieszczenia konferencyjnego, takich jak specyfika oświetlenia, akustyka, usytuowanie miejsc siedzących względem sceny, wielkość itp. 
m)	układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) powinien zostać zorganizowany w sposób zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami szkolenia, w tym odstęp między krzesłami ma wynosić co najmniej 15 cm. 
n)	w budynku, w którym odbywać się będą szkolenia (ani w jego najbliższym otoczeniu) nie mogą odbywać się prace budowlane, remontowe bądź konserwatorskie. 
 
II.	USŁUGA GASTRONOMICZNA 
1.	Wykonawca zapewni usługę gastronomiczną na miejscu podczas trwania szkolenia, składającą się z: 
1.1.	w pierwszym dniu: 
a)	serwisu kawowego ciągłego, z którego można będzie korzystać w trakcie szkolenia (bezpośrednio w sali szkoleniowej lub przed salą), 
b)	obiadu dwudaniowego serwowanego, 
c)	kolacji w formie szwedzkiego stołu 
1.2.	w drugim dniu: 
a)	śniadania dla osób korzystających z noclegu, 
b)	serwisu kawowego ciągłego, z którego można będzie korzystać w trakcie seminariów/warsztatów (bezpośrednio w sali szkoleniowej lub przed salą), 
c)	obiadu dwudaniowego serwowanego. 
III.	USŁUGA NOCLEGOWA 
1.	Wykonawca zapewni realizację usługi noclegowej w tym samym obiekcie, w którym realizowana będzie usługa szkoleniowe i gastronomiczna, 
2.	Wykonawca zapewni miejsca noclegowe wraz ze śniadaniem: 
a)	pokoje dwuosobowe i jednoosobowe w ilości odpowiadającej liczbie uczestników szkolenia, przy czym zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych będzie realizowane jedynie w przypadku nieparzystej liczby osób tej samej płci, 
b)	Zamawiający nie dopuszcza zakwaterowania uczestników szkolenia różnej płci w jednym pokoju dwuosobowym (z wyłączeniem np. małżeństw, związków partnerskich), 
c)	Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie uczestników w pokojach wieloosobowych (trzy łózka i więcej) w przypadku braku pokoi jedno lub dwuosobowych dla wszystkich uczestników, pod warunkiem zakwaterowania w nich nie większej liczby uczestników niż dwie osoby tej samej płci lub jednej osoby zgodnie z zapisem pkt III.2a) 
d)	Wykonawca zapewni realizację usługi noclegowej w wykorzystaniem pojedynczych łóżek, bądź dwuosobowych łóżek (tzw. małżeńskich) do pojedynczego wykorzystania. 
3.	Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników oraz ilości pokoi, zostanie podana Wykonawcy na minimum 4 dni przed datą wykonania usługi. 
PERSONEL DO OBSŁUGI SZKOLENIA 
Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej każdego dnia szkoleniowego. 
Wykonawca zapewni Koordynatora do obsługi szkolenia, który będzie wyznaczoną osobą do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym oraz ogólnej koordynacji realizacji przedmiotu zamówienia tj. kompleksowej organizacji każdego dnia szkoleniowego. 
Koordynator do obsługi szkolenia może być tą samą osobą, która będzie pełnić rolę personelu do obsług technicznej. 
 
DOSTĘPNOŚĆ 
Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił, że obiekt, pokoje oraz przeznaczone na potrzeby zorganizowania spotkań przestrzenie (sale) oraz ciągi komunikacyjne będą dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową oraz osób ze szczególnymi potrzebami: zgodnie z warunkami służącymi dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zawartymi w Ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz. 2240), w tym m. in.: 
•	Wejście do budynku, w którym będą odbywać się spotkania, jest na poziomie terenu wokół budynku, a jeśli w budynku (lub przed wejściem do budynku) zastosowano schody, to jest winda, dostępny podjazd lub sprawna platforma przyschodowa, o ile to możliwe, zainstalowana przy wejściu głównym/schodach głównych. 
•	Na kondygnacjach dostępnych dla osób z niepełnosprawnością znajdują się przystosowane toalety. 
•	O ile to możliwe na korytarzach nie ma wystających gablot, reklam, elementów dekoracji, które mogłyby być przeszkodą dla osób z niepełnosprawnościami. 
 
INNE WARUNKI ORGANIZACJI SZKOLEŃ: 
1.	Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia najpóźniej na 4 dni przed rozpoczęciem

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Wykonawca zobowiązany jest w formularzu ofertowym podać min. wartość netto i brutto usługi w podziale na: 
•	salę konferencyjna/warsztatową 
•	nocleg w pokoju 2-osobowym ze śniadaniem 
•	nocleg w pokoju 1-osobowym ze śniadaniem 
•	całodzienne wyżywienie w ciągu 2 dni szkoleniowych
 Wykonawca otrzyma 20 punktów, jeżeli zobowiąże się w ofercie, że zatrudni do realizacji zamówienia, co najmniej 1 osobę zagrożoną wykluczeniem społecznym, która spełnia co najmniej jedną z przesłanek wskazanych w zapytaniu ofertowym.
 
 </div>