Obsługa zagranicznej wizyty studyjnej do Brukseli (Belgia)

Usługi turystyczne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Obsługa zagranicznej wizyty studyjnej do Brukseli (Belgia)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-10-08
Data składania ofert	16/10/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	635000004 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej
Numer przetargu	6602487

<div>
<h1>Usługa kompleksowej organizacji i obsługi wizyty studyjnej w Belgii (Bruksela)</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>ZAPYTANIE OFERTOWE NR 6b_2025_DIALOG</li>
<li>Załącznik 1_Formularz Oferty</li>
<li>Załącznik 2_Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z przesłanek tzw. podmiot&oacute;w rosyjskich</li>
<li>Załącznik 3_Oświadczenie o braku konfliktu interes&oacute;w</li>
<li>Załącznik 4_Klauzule informacyjne</li>
<li>Załącznik 5_Wykaz usług</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Obsługa zagranicznej wizyty studyjnej do Brukseli (Belgia)</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Konfederacja Lewiatan zaprasza do składania ofert na realizację zam&oacute;wienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty studyjnej w Belgii (Bruksela) (dalej &bdquo;Wizyta&rdquo;) 1. Tryb udzielenia zam&oacute;wienia Postępowanie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w dokumencie: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027. Zam&oacute;wienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest dofinansowane z Unii Europejskiej w ramach projektu pt.: Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne (nr: FERS.04.03-IP.06-0003/24). 2. Przedmiot zam&oacute;wienia Przedmiotem zam&oacute;wienia jest realizacja zam&oacute;wienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty studyjnej w Belgii (Bruksela) (dalej &bdquo;Wizyta&rdquo;) 3. Kod CPV: &bull; 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego &bull; 55100000-1 &ndash; Usługi hotelarskie &bull; 63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podr&oacute;ży 4. Termin realizacji Usługi oraz informacja o uczestnikach 4.1 Wizyta odbędzie się w pierwszej połowie listopada 2025 r. Potwierdzenie terminu nastąpi najp&oacute;źniej 10 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 4.2 Liczba uczestnik&oacute;w: 10 os&oacute;b Rekrutacja uczestnik&oacute;w Wizyty przeprowadzona będzie przez Zamawiającego. Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestnik&oacute;w Wizyty najp&oacute;źniej 10 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą. 4.3 W przypadku, gdy wskazanym przez Zamawiającego uczestnikiem Wizyty jest osoba z niepełnosprawnością związaną ze specjalnymi potrzebami, Zamawiający wraz z listą uczestnik&oacute;w przekazuje tę informację Wykonawcy, kt&oacute;ry zobowiązany jest do organizacji pobytu z uwzględnieniem tych potrzeb. 4.4 Zamawiający dopuszcza zmianę terminu wskazanego zgodnie z pkt 4.1, w tym poza pierwszą połowę listopada, oraz modyfikację (w d&oacute;ł) liczby Uczestnik&oacute;w lub zmianę os&oacute;b biorących udział w Wizycie, z tym zastrzeżeniem, że z powod&oacute;w innych niż siła wyższa może nastąpić to nie p&oacute;źniej niż 48 godzin przed terminem Wizyty. 5. Miejsce Wizyty &bull; Kraj: Belgia &bull; Program Wizyty obejmuje spotkania w następujących lokalizacjach: Bruksela &bull; Zamawiający przedstawi Wykonawcy szczeg&oacute;łowy plan Wizyty, wraz ze wskazaniem ostatecznych lokalizacji i adres&oacute;w, w kt&oacute;rych odbędą się spotkania najp&oacute;źniej na 10 dni przed planowanym terminem Wizyty. &bull; Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wybranych lokalizacji, nie p&oacute;źniej niż na 5 dni przed planowym terminem Wizyty. 6. Ramowy plan Wizyty Dzień pierwszy Spotkanie na lotnisku Okęcie w Warszawie *ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca Około 18:00 Przelot: Warszawa- Bruksela Około 20:30 Zameldowanie w hotelu i kolacja Dzień drugi 8:00 Śniadanie 9:30 &ndash; 11:30 Konferencja (Parlament Europejski, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles) do potwierdzenia 12:00 &ndash; 13:00 Lunch 14:00 &ndash; 16:00 Spotkanie 1 (EKES, Rue Belliard 99-101, 1040 Bruxelles) do potwierdzenia 18:00 &ndash; 19:00 Powr&oacute;t do hotelu, kolacja, czas wolny Dzień trzeci 8:00 Śniadanie 10:00 - 11:00 Spotkanie 2 (Avenue de Cortenbergh, 1000 Bruxelles) do potwierdzenia 11:00 &ndash; 12:00 Spotkanie 3 (Avenue de Cortenbergh, 1000 Bruxelles) do potwierdzenia 12:30 &ndash; 13:30 Lunch Przyjazd na lotnisko Około 16:00 Wylot z Brukseli i przylot na Lotnisko Okęcie w Warszawie *ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca 7. Przygotowanie Wizyty 7.1 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najp&oacute;źniej 10 dni od dnia podpisania umowy: 1) propozycję godzin przelot&oacute;w, 2) co najmniej 2 propozycje miejsc noclegowych w Brukseli - do wyboru Zamawiającego, 3) propozycje restauracji, w kt&oacute;rych uczestnicy Wizyty skorzystają z wyżywienia w formie lunchu/ obiadu i kolacji, 4) harmonogram oraz czas przejazd&oacute;w na terenie Brukseli, pomiędzy wszystkimi lokalizacjami objętymi Wizytą oraz propozycję środk&oacute;w transportu. 7.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji lub zgłoszenia uwag do przedstawionych propozycji, o kt&oacute;rych mowa w pkt. 7.1, w terminie 2 dni od ich otrzymania. W przypadku ich zgłoszenia Wykonawca jest zobowiązany w terminie 3 dni do przedstawienia kolejnych dw&oacute;ch propozycji, kt&oacute;re będą uwzględniały uwagi Zamawiającego. 8. Zakres usług realizowanych przez Wykonawcę 8.1 Transport 8.1.1 Bilety lotnicze 1) Rezerwacja i zakup bilet&oacute;w lotniczych w obie strony (klasa ekonomiczna) z opcją bagażu podręcznego dla uczestnik&oacute;w Wizyty; 2) Wylot z i powr&oacute;t na lotnisko Chopina w Warszawie; 3) Przylot i wylot na lotnisko: Brussels Airport (Zaventem) 4) Dostarczenie bilet&oacute;w lotniczych uczestnikom Wizyty w formie biletu elektronicznego na podany przez nich adres poczty email; jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca dostarczy bilety papierowe do siedziby Zamawiającego najp&oacute;źniej 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem Wizyty; 8.1.2 Transport lokalny na terenie Belgii (Bruksela, okolice) 1) Transfer w trakcie Wizyty pomiędzy lotniskiem, hotelem oraz poszczeg&oacute;lnymi lokalizacjami w trakcie Wizyty. 8.2 Wyżywienie uczestnik&oacute;w 8.2.1 Wykonawca zapewni uczestnikom Wizyty całodniowe wyżywienie wraz z napojami, z uwzględnieniem następujących założeń: a) dzień pierwszy: &bull; kolacja w restauracji znajdującej się w hotelu bądź w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie). b) dzień drugi: &bull; śniadanie w hotelu. &bull; obiad: danie gł&oacute;wne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od wizytowanego miejsca. &bull; kolacja w restauracji znajdującej się w hotelu bądź w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie). c) dzień trzeci: &bull; śniadanie w hotelu. &bull; obiad: danie gł&oacute;wne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od wizytowanego miejsca. 8.2.2 Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić specjalne preferencje żywieniowe uczestnik&oacute;w Wizyty, o kt&oacute;rych Zamawiający informuje Wykonawcę przekazując listę uczestnik&oacute;w Wizyty. 8.3 Zakwaterowanie 8.3.1 Rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla uczestnik&oacute;w Wizyty, w hotelu: a) co najmniej trzygwiazdkowym (3*); b) położonym w miejscu dobrze skomunikowanym z lokalizacjami odwiedzanymi w ramach Wizyty. 8.3.2 Zakwaterowanie uczestnik&oacute;w Wizyty w pokojach jednoosobowych z łazienką i toaletą 8.3.3 Zakwaterowanie wszystkich uczestnik&oacute;w Wizyty w tym samym hotelu. 8.3.4 Zamawiający nie pokrywa koszt&oacute;w zagranicznych i krajowych rozm&oacute;w telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestnik&oacute;w Wizyty, koszt&oacute;w minibaru ani koszt&oacute;w związanych np. z udostępnieniem płatnej telewizji. 8.4 Personel 8.4.1 Wykonawca zapewni wykwalifikowaną kadrę czuwającą nad prawidłowym przebiegiem Wizyty, w tym w szczeg&oacute;lności zobowiązany jest do organizacji jej w ten spos&oacute;b, że osoba dedykowana opiece nad Uczestnikami wizyty obecna jest wraz z nimi w Brukseli pozostając z nimi w bezpośrednim kontakcie. 8.5 Ubezpieczenie 8.5.1 Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestnik&oacute;w Wizyty na czas przejazd&oacute;w (w dwie strony) i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika będzie obejmować: a) koszty leczenia i pomocy w podr&oacute;ży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL &ndash; polisa od kwoty min. 20.000 EURO), b) następstwa nieszczęśliwych wypadk&oacute;w (NNW &ndash; polisa od kwoty min. 10.000 PLN), c) utrata bagażu podr&oacute;żnego - polisa od kwoty min.1.000 PLN. 9. Rozliczenia z Wykonawcą 9.1 Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w swojej ofercie uwzględnił wszystkie koszty związane z organizacją i obsługą Wizyty, w tym w szczeg&oacute;lności pełne koszty posiłk&oacute;w transportu, ubezpieczenia, przelot&oacute;w i nocleg&oacute;w wraz z ich ewentualną modyfikacją / anulacją w terminach wynikających z Zam&oacute;wienia. 9.2 Ostateczna cena usługi będzie stanowiła iloczyn liczby uczestnik&oacute;w Wizyty wskazanych przez Zamawiającego na zasadach opisanych w niniejszym Zam&oacute;wieniu i ceny jednostkowej brutto wskazanej w ofercie Wykonawcy. W trakcie oceny oferty Zamawiający weźmie pod uwagę wyłącznie całkowitą cenę brutto podaną w ofercie. 9.3 Po wyborze Wykonawcy Zamawiający przekaże mu projekt umowy. 9.4 Zapłata wynagrodzenia, nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku. Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest zrealizowanie Wizyty zgodnie ze szczeg&oacute;łowym programem Wizyty, potwierdzone protokołem odbioru usługi. 9.5 Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot Zam&oacute;wienia zgodnie Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Punkty za kryterium &bdquo;Cena&rdquo; zostaną obliczone w następujący spos&oacute;b: (Całkowita cena brutto w ofercie najtańszej/ Całkowita cena brutto w ofercie badanej) x 100 = LPC LPC &ndash; liczba punkt&oacute;w oferty badanej za całkowitą cenę brutto wykonania usługi.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
17. Określenie warunk&oacute;w zmian w umowie 17.1 Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z poniższych okoliczności: o zmiana obowiązującej stawki podatku od towar&oacute;w i usług (VAT); o zmiany obligatoryjne wynikające ze zmian przepis&oacute;w prawa, o zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy (na skutek zmian wytycznych dotyczących realizacji projektu); o powstanie rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, kt&oacute;rych nie będzie można usunąć w inny spos&oacute;b, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy; o zmian dotyczących poprawienia błęd&oacute;w i oczywistych omyłek pisarskich; o w przypadku wydłużenia/przesunięcia terminu realizacji Projektu zmianie może ulec termin realizacji zam&oacute;wienia, maksymalnie o czas o jaki wydłużono/przesunięto termin realizacji Projektu. 17.2 Zamawiający dopuszcza dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy, w sytuacjach opisanych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027 (Sekcja 3.2.4. Umowa w sprawie zam&oacute;wienia)(wytyczne 2021-2027 (funduszeeuropejskie.gov.pl) 17.3 W okoliczności zaistnienia po zawarciu umowy przypadku siły wyższej niezależnej od stron, kt&oacute;rej strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem umowy, jak r&oacute;wnież nie mogły jej zapobiec przy zachowaniu należytej staranności. Strona dotknięta działaniem siły wyższej jest zobowiązana do pisemnego powiadomienia o tym fakcie drugiej strony w ciągu 5 dni roboczych pod rygorem braku możliwości powoływania się na klauzulę siły wyższej.
</div>