Usługa kompleksowej organizacji konferencji

Usługi drukarskie, wydawnicze, projektowania graficznego i powiązane, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa kompleksowej organizacji konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Lublin
Data publikacji	2025-09-30
Data składania ofert	08/10/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 798000002 Usługi drukowania i powiązane 793400009 Usługi reklamowe i marketingowe
Numer przetargu	6579417

<div>
 <h1>Usługa kompleksowej organizacji konferencji promującej projekt „Park Nowych Kwalifikacji dla MŚP”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe.pdf</li>
 <li>załącznik nr 2 Formularz oferty.docx</li>
 <li>załącznik nr 3 Wzór umowy.pdf</li>
 <li>Załącznik 1 - Opis przedmiotu zamówienia.pdf</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługa kompleksowej organizacji konferencji</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1.	Przedmiotem zamówienia jest Usługa kompleksowej organizacji konferencji promującej projekt „Park Nowych Kwalifikacji dla MŚP” nr FELU.09.06-IZ.00-004/23 realizowany w ramach programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego na lata 2021-2027 Działania 9.6 Adaptacyjność pracodawców i pracowników do zmian Priorytetu IX Zaspokajanie potrzeb rynku pracy. 
2.	Usługa polega na zapewnieniu materiałów promocyjnych oraz usługi gastronomicznej dla maksymalnie 100 osób. 
3.	Wykonawca zobowiązany będzie do zrealizowania usługi w terminie do 60 dni od podpisania umowy. Ostateczny harmonogram i termin usługi zostanie ustalony z wybranym Wykonawcą. 
4.	Miejsce realizacji usługi: Lubelski Park Naukowo-Technologiczny S.A., Bohdana Dobrzańskiego 3, 20-262 Lublin. 
5.	Konferencja jest realizowana w ramach projektu „Park Nowych Kwalifikacji dla MŚP” nr FELU.09.06-IZ.00-004/23, którego celem jest podniesienie możliwości adaptacyjności pracodawców i pracowników do zmian. Wsparcie skierowane jest do 5150 przedsiębiorców i pracowników sektora MŚP i dużych przedsiębiorstw w podregionie lubelskim (pow.: lubartowski, lubelski, łęczyński, świdnicki, miasto Lublin) poprzez objęcie ich usługami rozwojowymi oraz przystosowanie pracodawców i pracowników do koniecznych zmian zachodzących w gospodarce. 
 
6.	Konferencja skierowana jest do pracodawców, przedsiębiorców posiadających siedzibę (filię, delegaturę, oddział czy inną prawnie dozwoloną formę organizacyjną działalności podmiotu) w podregionie województwa lubelskiego (tj. powiaty: miasto Lublin, lubelski, świdnicki, łęczyński, lubartowski), na terenie którego realizowane jest wsparcie oraz do ich pracowników. 
7.	Wykonawca zobowiązany jest wskazać min. 1 osobę koordynującą realizację usługi w ramach zadania. W trakcie trwania spotkania wskazany koordynator będzie dyspozycyjny w miejscu realizacji usługi. 
9.	Wykonawca w ramach realizacji usługi, zobowiązany jest do: 
 
I.	Zapewnienie materiałów promocyjnych: 
	Wykonawca ma obowiązek dostarczyć następujące materiały promocyjne (wszystkie w kolorystyce biel i drewno, spójne ze sobą): 
1)	Teczki białe A4 o minimalnych wymaganiach: 
•	Ilość: 200 szt. 
•	Opracowanie projektu graficznego uwzględniającego logo Zamawiającego 
•	Grafika: indywidualny projekt zgodny z przesłanymi materiałami 
•	Wymiary: a4 
•	Materiał: papier KRAFT 300 g/m2 
•	Zadruk teczki jednostronny (zewnątrz) 
•	Kolorystyka: biały 
•	Druk offsetowy: 4+0 cmyk 
•	Miejsce na wizytówkę firmową 
2)	zegar stojący na biurko wielofunkcyjny 
•	ilość: 50 sztuk 
•	Minimalne wymiary: 10,2 x 11,9 x 5,4 cm 
•	Ekran cyfrowy 
•	Dodatkowe funkcje, np.: pojemnik na przybory, pojemnik na długopisy. 
3)	Butelka sportowa 
•	Ilość: 50 sztuk 
•	Pojemność minimalna: 790 ml 
•	Materiał: metal 
4)	torba papierowa 
•	ilość: 50 sztuk 
•	laminowane 
•	rozmiar minimalny: 160x220x75 
•	Wzmocnione tekturą dno i górny pas torby. 
•	Rączki ze sznurka lub wstążki z zakończeniami T-lace. 
•	Nośność torby ok 10 kg. 
5)	Lupa reklamowa 
•	Ilość: 200 sztuk 
•	Miejsce na nadruk 
•	Tworzywo: plastik 
6)	Taśmy oporowe do ćwiczeń, 
•	Ilość: 200 sztuk zestawów 
•	W zestawie: 3 sztuki o różnej grubości 
•	Zestaw w opakowaniu z miejscem na logo 
7)	Pudełko śniadaniowe 
•	Ilość: 200 sztuk 
•	Pojemność: 1 L 
•	Wewnątrz bez przegródek 
•	Zamykane 
	W ramach cz. I - Zapewnienie materiałów promocyjnych - Wykonawca zobowiązany jest do: 
a)	uzgodnienia z Zamawiającym drogą mailową najpóźniej na 14 dni do dnia terminu wykonania przedmiotu zamówienia, zarówno propozycji układu graficznego jak i propozycji tłoczeń, graweru, nadruku bądź innej formy znakowania, 
b)	otrzymaniu akceptacji osoby wskazanej do kontaktu ww. propozycji projektów; 
c)	materiały muszą być oznaczone logiem zgodnie z projektem (patrz: nagłówek), szczegóły do ustalenia z Zamawiającym 
d)	zrealizowania przedmiotu zamówienia po uprzednim uzgodnieniu i akceptacji przez Zamawiającego wzoru przedmiotu zamówienia, 
e)	poinformowania pisemnie na adres e-mail wskazanego przedstawiciela Zamawiającego, o planowanym terminie dostawy przedmiotu umowy wraz z podaniem godziny i miejsca przekazania przedmiotu umowy w terminie nie później niż na 1 dzień roboczy przed planowaną datą dostawy, nie później niż 1 dzień roboczy przed datą planowanej konferencji, 
f)	dokonania dostawy przedmiotu zamówienia do siedziby Lubelskiego Parku Naukowo-Technologicznego S.A., ul. Dobrzańskiego 3, 20-262 Lublin. 
 
II.	Zapewnienie usługi cateringowej/gastronomicznej. 
 
	Wykonawca w ramach usług cateringowych ma obowiązek zapewnić następujący zakres: 
1)	Serwis kawowy 
•	Kawa z ekspresu: min. espresso, latte macchiato, capupucino (bez ograniczeń) – min. 2 ekspresy 
•	Herbata (pojedyncze koperty herbaty min. 4 rodzaje: czarna, owocowa, zielona) oraz warnik z wrzątkiem (bez ograniczeń) 
•	Dodatki: cukier biały porcjowany, cukier brązowy porcjowany, cytryna w plastrach, śmietanka do kawy/mleko w dzbankach lub mlecznikach (bez ograniczeń) 
•	Woda mineralna butelkowana niegazowana 500 ml (min. 1 szt./os.) 
•	Woda mineralna butelkowana gazowana 500 ml (min. 1 szt./os.) 
•	Soki owocowe 100% w dzbankach min. 2 rodzaje: jabłkowy, pomarańczowy (bez ograniczeń) 
•	Ciasteczka kruche deserowe mix, min. 5 rodzajów (min. 5 szt./os.) 
•	Ciastka/babeczki małe w papilotkach min. 3 rodzaje (min. 100g/os.) 
•	Owoce, różne rodzaje (min. 150g/os.) 
 
2)	Poczęstunek w formie bufetu szwedzkiego 
•	Dekoracyjne kanapki bankietowe z dodatkiem mięsnym (np. kurczak/szynka/schab/salami) min. 4 rodzaje (min. 1 szt./os.) 
•	Dekoracyjne kanapki bankietowe wegetariańskie min. 2 rodzaje (min. 1 szt./os.) 
•	Mini tartaletki/babeczki wytrawne z nadzieniem i dodatkami min. 2 rodzaje (po 1 szt./os.) 
•	Mini tartaletki/babeczki wytrawne w wersji wegetariańskiej min. 2 rodzaje (po 1 szt./os.) 
•	Koreczki wytrawne z dodatkiem mięsnym min. 2 rodzaje (min. 1 szt./os.) 
•	Koreczki wytrawne wegetariańskie min. 2 rodzaje (min. 1 szt./os.) 
•	Mini roladki wytrawne z łososiem wędzonym, warzywami i dodatkami (min. 1 szt./os.) 
•	Mini roladki wytrawne w wersji wegetariańskiej (min. 1 sz./os.) 
•	Sałatki na zasadach finger food min. 2 rodzaje (min. 300g/os.) 
 
	W ramach cz. II - Zapewnienie usługi cateringowej/gastronomicznej - Wykonawca zobowiązany jest do: 
a)	świadczenia usługi cateringowej na zastawie ceramicznej, porcelanowej lub szklanej, z użyciem sztućców (nie dopuszcza się możliwości używania jednorazowych, plastikowych sztućców), serwetek papierowych, obrusów materiałowych, talerzyków na ciastka, szklanek do zimnych napoi, 
b)	zapewnienia ilości filiżanek na kawę/herbatę, szklanek, sztućców oraz talerzy w ilości co najmniej o 30% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany catering, wykonawca zobowiązuje się do serwowania gorących napojów (kawa, herbata) w temperaturze nie niższej niż 80 OC, 
c)	zapewnienia obsługi cateringu (minimum jedna osoba), 
d)	zaserwowania serwisu kawowego oraz poczęstunku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego najpóźniej na 30 min. przed godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. 
e)	zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 30 min. po zakończeniu serwisu, zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego, 
f)	transportu w obie strony wyposażenia, produktów i osób delegowanych przez Wykonawcę do świadczenia usługi, 
g)	zapewnienia eleganckiej i stylowej dekoracji stołów i estetycznego podania posiłków, 
h)	usunięcia i wywozu nieczystości i odpadów pokonsumpcyjnych na swój koszt, 
	Zamawiający zastrzega, iż ostateczna ilość osób oraz szacowanych posiłków może ulec zmianie, o czym przedstawiciel Zamawiającego poinformuje na 3 dni przed datą planowanej Konferencji. 
	Wykonawca jest zobligowany przygotować i zaserwować ustaloną ilość posiłków z Zamawiającym, niezależnie od faktycznej liczby osób obecnych na Konferencji 
	Wykonawca gwarantuje, ze wszystkie osoby przygotowujące posiłki posiadają aktualne badania lekarskie, w tym aktualną książeczkę sanitarno-epidemiologiczną oraz przeszkolone z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. 
	Wykonawca zobowiązany jest: 
a)	świadczyć usługi cateringowe, wyłącznie przy użyciu produktów, spełniających normy jakości stosowane dla produktów spożywczych, 
b)	wykonywać swoje zadania w sposób staranny, skuteczny i terminowy. 
c)	utrzymywać stały kontakt z Zamawiającym oraz terminowo dostarczać wszystkie wymagane dokumenty i informacje, a także na bieżąco informować o wszystkich zaistniałych czynnikach mających wpływ na realizację zamówienia, 
d)	przestrzegać obowiązków wynikających z realizacji umowy, przepisów prawnych, procedur, standardów oraz innych obowiązujących dokumentów, w tym również przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r. poz. 1781 z zm.). 
	Zamawiający, zastrzega, iż ilości określone w opisie przedmiotu zamówienia są ilościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie, ze względu na zmianę ilości uczestników biorących udział w konferencji. Zamawiający o zmianach będzie na bieżąco informował Wykonawcę. 
	Usługi cateringowe muszą być serwowane w formie „szwedzkiego stołu”. Zamawiający wymaga podania opisu proponowanego przez Wykonawcę menu na co najmniej 2 dni przed datą planowanego spotkania, w celu umożliwiającym ocenę jego atrakcyjności, w szczególności poprzez wskazanie składników potraw, ich gramatury/ilości oraz ceny brutto i netto uwzględniającej koszty całej usługi cateringowej oraz podanie ceny jednostkowej. 
	Kwota na fakturze będzie uwzględniała kwotę wyliczoną zgodnie z rzeczywistą liczbą uczestników konferencji i/lub warsztatów i zostanie obliczona według stawki jednostkowej na uczestnika zgodnie z ofertą Wykonawcy. Liczbę uczestników wydarzenia Zamawiający poda 2 dni przed danym terminem konferencji. 
 
10.	Zamawiający wraz z Wykonawcą ustalą szczegółowy program Konferencji po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 2.	Oferty będą oceniane według następujących kryteriów: Cena – 100% 
3.	Opis sposobu obliczania kryterium: Kryterium stanowić będzie cena brutto za realizację całości zamówienia. Punkty przyznawane za kryterium cena będą liczone wg następującego wzoru: 
C = (Cmin : C0) x 100 gdzie: 
C – liczba punktów
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany umowy. Wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 
2.	Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania następujących zmian zawartej umowy oraz określa warunki takich zmian w zakresie: 
1)	zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy, w przypadku, gdy w czasie trwania umowy, wystąpią okoliczności niezależne od Wykonawcy skutkujące koniecznością zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy określonego w §2 Umowy, po zaproponowaniu przez Wykonawcę 
i zaakceptowaniu przez Zamawiającego nowego terminu realizacji przedmiotu umowy. Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy nie może spowodować zmiany ceny wynikającej z oferty Wykonawcy. Zamawiający w przypadku dokonania takowej zmiany może nie naliczać kar umownych; 
2)	zmiany terminu umowy, w przypadku zaistnienia siły wyższej jako zdarzenia zewnętrznego niemożliwego do przewidzenia i niemożliwego do zapobieżenia, w szczególności wojny i innego działania o charakterze zbrojnym, działania siły przyrody, akty terroru, zamieszki, rozruchy, strajki, pandemia, epidemia i inne działania zagrażające porządkowi publicznemu, decyzje lub działania władz publicznych, a także klęski żywiołowe; 
3)	zmiany zakresu przedmiotu umowy i obniżenie wynagrodzenia w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nieprawidłowości; 
4)	zmiany wysokości wynagrodzenia, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, w odniesieniu do tej części ceny, której zmiana dotyczy; 
5)	zmiany zakresu przedmiotu zamówienia i obniżenie ceny w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nieprawidłowości lub ograniczenia świadczenia usługi; 
6)	zmiany dotychczasowego Wykonawcy, któremu Zamawiający udzieli zamówienia publicznego 
w wyniku, gdy nowy Wykonawca ma zastąpić dotychczasowego, w wyniku sukcesji – wstępując 
w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, pod warunkiem, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy; 
3.	Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób, skierowanych do realizacji przedmiotu umowy 
4.	Inicjatorem zmian może być Zamawiający lub Wykonawca poprzez pisemne wystąpienie w okresie obowiązywania umowy, zawierające opis proponowanych zmian i ich uzasadnienie. 
5.	Zmiana adresu, nazwy lub formy organizacyjno-prawnej którejkolwiek ze stron umowy nie stanowi zmiany jej treści i nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Strony zobowiązują się do informowania siebie wzajemnie o zmianie formy organizacyjno-prawnej, o zmianie adresu lub osób. W przypadku zaniechania obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzednim, poczytuje się, że wszelkie doręczenia 
i powiadomienia skierowane pod dane teleadresowe, podane w niniejszej umowie uważa się za skuteczne.
 </div>