Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Kazachstanu

Usługi turystyczne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Kazachstanu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-09-22
Data składania ofert	30/09/2025, Godzina 15:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	635000004 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej 799970009 Usługi organizowania podróży służbowych
Numer przetargu	6558124

<div>
<h1>Kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Ałmaty (Kazachstan), obejmującej udział w targach FoodExpo Qazaqstan 2025 ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 10-14.11.2025 r. (wylot w dn. 9.11.2025, lot powrotny w dn. 15.11.2025) w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe - Misja do Kazachstanu</li>
<li>Zał. 1 - Formularz cenowo-ofertowy_Misja do Kazachstanu</li>
<li>Zał. 2 - Oświadczenie Oferenta_Misja do Kazachstanu</li>
<li>Zał. 3 - Wykaz realizacji_Misja do Kazachstanu</li>
<li>Zał. 4 - Wz&oacute;r umowy</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Kazachstanu</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania &bdquo;Misje i targi gospodarcze&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Ałmaty (Kazachstan), obejmującej udział w targach FoodExpo Qazaqstan 2025, (miejsce targ&oacute;w: Aatakent Exhibition Complex - Almaty, Timiryazev, 42, pavilions 9, 10, 11, Kazachstan) połączonych ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 10-14.11.2025 r. (wylot w dn. 9.11.2025, lot powrotny w dn. 15.11.2025) w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej: 1. Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Kazachstanu: 1.1. Zapewnienie transportu lotniczego w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podr&oacute;żować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na: &bull; Zakup usługi transportu i ubezpieczenia 12 os&oacute;b poprzez: organizację bezpośredniego przelotu na trasie: a) Warszawa&ndash;Ałmaty&ndash;wylot w dniu: 9.11.2025 r., uwzględniając lot z max. 1 przesiadką, lot w jedną stronę nie może być dłuższy niż 15 godzin łącznie z przesiadkami. b) Ałmaty&ndash;Warszawa-wylot w dniu: 15.11.2025 r., z uwzględniając lot z max. 1 przesiadką, lot w jedną stronę nie może być dłuższy niż 15 godzin łącznie z przesiadkami. W cenie należy uwzględnić kosztu normalnego bagażu rejestrowanego w obu kierunkach (+bagaż podręczny) dla każdego z podr&oacute;żnych. &bull; W sytuacji konieczności oczekiwania na lotnisku w trakcie podr&oacute;ży przez okres r&oacute;wny 3 godziny lub dłuższy, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom misji zagranicznej nielimitowanego dostępu do saloniku biznesowego wraz z dostępnym w nim serwisem, w ramach każdego lotu. &bull; Bilet lotniczy powinien uwzględniać możliwość zmiany rezerwacji (możliwość zmiany danych osobowych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego)&ndash;bez ponoszenia dodatkowych koszt&oacute;w przez Zamawiającego-bilet flex. &bull; Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podr&oacute;żą. &bull; Bagaże uczestnik&oacute;w muszą zostać nadane bezpośrednio do portu docelowego (odpowiednio Ałmaty lub Warszawa). Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w kt&oacute;rej uczestnicy misji na poszczeg&oacute;lnych lotniskach przesiadkowych będą zmuszeni odbierać bagaże, wychodzić do ponownej odprawy (opuszczać teren terminalu odlot&oacute;w/tranzytu). &bull; Podczas podr&oacute;ży lotniczej (dotyczy odcink&oacute;w dłuższych niż 3 godz.) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podr&oacute;żnego i nieograniczony dostęp do napoj&oacute;w bezalkoholowych. &bull; Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check-in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażer&oacute;w. &bull; Możliwość zapewnienia przewozu dodatkowego ładunku materiał&oacute;w informacyjnych i promocyjnych uczestnik&oacute;w-do 32 kg na każdego z nich - maksymalnie 10 sztuk dodatkowych bagaży, podr&oacute;żujących wraz z pasażerami. &bull; Wszyscy uczestnicy misji muszą podr&oacute;żować razem, tym samym samolotem. &bull; Wykonawca przedstawi propozycje 3 r&oacute;żnych lot&oacute;w do akceptacji Zamawiającego, uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert. &bull; Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podr&oacute;ży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy. 1.2. Zapewnienie transferu z siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu-ul. Ciepła 40, Białystok na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu&ndash;ul. Ciepła 40, Białystok. &bull; Zapewnienie transferu busem z lotniska w Ałmaty do hotelu w dniu 9-10.11.2025. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 os&oacute;b oraz bagaże podr&oacute;żnych wewnątrz. &bull; Zapewnienie transferu busem z hotelu na lotnisko w Ałmaty w dniu 15.11.2025 r. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 os&oacute;b oraz bagaże podr&oacute;żnych wewnątrz. &bull; Zapewnienie transportu lokalnego (bus z kierowcą) dla 15 os&oacute;b w dniach 10-15.11.2025 r. z limitem 1000 kilometr&oacute;w w trakcie całego wyjazdu. Wszyscy podr&oacute;żni powinni podr&oacute;żować jednym busem. Bus z kierowcą powinien być dostępny w godzinach od 8:00 do 22:00. &bull; Wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowc&oacute;w, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dr&oacute;g ponosi Wykonawca. &bull; Kierowca/kierowcy muszą znać komunikatywny język rosyjski, mile widziany r&oacute;wnież angielski oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu targ&oacute;w oraz miejsca zakwaterowania uczestnik&oacute;w misji. Autobus/bus z kierowcą powinien być do dyspozycji Zamawiającego dostępny w godzinach od 8:00 do 22:00. 1.3. Usługa zakupu ubezpieczenia uczestnik&oacute;w misji w zakresie NNW (min. 10 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podr&oacute;ży (w dniach 9-15.11.2025 r.). dla 12 os&oacute;b oraz ochrony uczestnik&oacute;w w zakresie zachorowania na choroby zakaźne (pokrycie koszt&oacute;w pobytu na kwarantannie w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku testu przykładowo na obecność Covid-19 po przylocie do Kazachstanu, izolacji oraz koszt&oacute;w badań i usług medycznych związanych z pobytem na kwarantannie i izolacji). Cena powinna obejmować możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego oraz anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV2. 1.4. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej: a) rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w ze śniadaniem w hotelu min. 4&ndash;gwiazdkowym dla 12 os&oacute;b w terminie 9-15.11.2025 r. w Ałmaty; pokoje 1-osobowe lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania; z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla os&oacute;b niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty got&oacute;wkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pok&oacute;j będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.). Hotel powinien mieć na popularnym serwisie Booking.com ocenę co najmniej 8,5. b) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w; dojazd busem do miejsca targ&oacute;w max. do 30 minut; odległość hotelu od centrum miasta&ndash;max. 2 km, hotel powinien znajdować się max. 300 m od najbliższej stacji komunikacji miejskiej; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV-2. c) zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji (max. 12 os&oacute;b) w tym: -śniadania (w hotelu, w kt&oacute;rym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg)&ndash;w dniach: 10-15.11.2025 r. -kolacje na terenie Ałmaty dla wszystkich uczestnik&oacute;w misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym&ndash;kolacje w dniach: 9&ndash;14.11.2025 r. d) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania, nie p&oacute;źniej niż ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiekt&oacute;w. e) Zamawiający informuje, że nie pokrywa koszt&oacute;w zagranicznych i krajowych rozm&oacute;w telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestnik&oacute;w misji oraz koszt&oacute;w związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestnik&oacute;w misji. 1.5. Zapewnienie bilet&oacute;w wstępu na targi w trakcie trwania misji gospodarczej a) Zakup bilet&oacute;w wstępu dla 12 os&oacute;b w charakterze zwiedzającego na targi FoodExpo Qazaqstan 2025, w dniach 12, 13, 14.11.2025 r. Karty wstępu powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targ&oacute;w, jeśli taka opcja będzie dostępna. b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety. 1.6. Zorganizowanie programu obejmującego spotkania w co najmniej 1 plac&oacute;wce dyplomatycznej lub z przedstawicielami rządowej agencji wsparcia polskiego eksportu na lokalnym rynku; z 1 lokalną instytucją branżową poprzez wsp&oacute;łdziałanie z kt&oacute;rą zorganizowana zostanie sesja b2b dla uczestnik&oacute;w misji, 1 wizytę lokalną w firmie lub instytucji zajmującej się procesami sprzedażowymi na rynku spożywczym (study visit). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wytypowanie podmiot&oacute;w, kt&oacute;re spotkają się z uczestnikami misji &ndash; ostateczna lista spotkań zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego po wyborze Wykonawcy. Wykonawca zorganizuje logistycznie i merytorycznie spotkania, zapewni tłumacza podczas spotkań. Pożądane jest, aby w spotkaniach uczestniczył koordynator ze strony Wykonawcy. 1.7. Zapewnienie ze strony Wykonawcy koordynatora, kt&oacute;ry będzie podr&oacute;żował z uczestnikami misji od lotniska w Warszawie w dn. 9.11.2025 do powrotu na lotnisko w Warszawie w dn. 15/16.11.2025 (w zależności od zarezerwowanego lotu). Pożądane jest, aby koordynator posługiwał się biegle językiem rosyjskim oraz miał doświadczenie w udziale misjach gospodarczych.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto za 1 uczestnika -100% LP = Cmin/Co *100 LP-Liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutt oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 1.1. w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczeg&oacute;lności zmiany przepis&oacute;w związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chor&oacute;b zakaźnych, lub 1.2. wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 1.3. w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy, - zmianie mogą ulec terminy realizacji umowy, zakres obowiązk&oacute;w stron, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy. 1.4. w przypadku zmiany liczby os&oacute;b &ndash; zmniejszenia tej liczby, Wykonawca przedstawi cenę za kompleksową usługę pomniejszoną proporcjonalnie o koszt uczestnik&oacute;w, kt&oacute;rzy nie będą brali udziału w misji. 2. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zar&oacute;wno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez strony negocjacji i ustaleń. 3. Każda zmiana umowy wymagać będzie dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności.
</div>