Obsługa projektowa projektow wspołfinansowanych

Usługi bankowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Obsługa projektowa projektow wspołfinansowanych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Toruń
Data publikacji	2025-09-16
Data składania ofert	26/09/2025, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	661710009 Doradztwo finansowe 794120005 Usługi doradcze w zakresie zarządzania finansami
Numer przetargu	6543395

<div>
 <h1>Świadczenie usług polegających na kompleksowej obsłudze finansowej projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, nr postępowania: MZK.D-251-11/2025</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1 _Formularz ofery</li>
 <li>Załącznik nr 1A Wykaz cen</li>
 <li>Załącznik nr 2 Wzór umowy</li>
 <li>Załącznik nr 3 Wykaz osób</li>
 <li>Załącznik nr 4 Wykaz usług</li>
 <li>Załącznik nr 5 Klauzula informacyjna</li>
 <li>Załącznik nr 6 Rozliczenie projektu FEdKP autobusy</li>
 <li>Zapytanie Ofertowe</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Obsługa projektowa projektow wspołfinansowanych</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Świadczenie usług polegających na kompleksowej obsłudze finansowej projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej: 
a)	„Zakup autobusów zeroemisyjnych wraz z dostawą i integracją infrastruktury do ładowania” współfinansowanego ze środków Funduszy Europejskich dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 (FEdKP); 
b)	 „Modernizacja torowiska tramwajowego wraz z niezbędną infrastrukturą od ul. Ślaskiego do pętli Olimpijska wraz z zakupem pojazdów technicznych”, współfinansowanego ze środków Funduszy Europejskich dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 (FEdKP); 
c)	„Rozwój ekologicznej komunikacji miejskiej w Toruniu” współfinansowanego ze środków Funduszy Europejskich na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021-2027 (FEnIKS). 
 
B.	Zakres usługi: 
1.	Podstawowy zakres merytoryczny usługi będzie obejmował prowadzenie obsługi finansowej dla projektów, w tym w szczególności: 
a)	zapoznanie się z zakresem i dokumentacją projektu: wnioskami o dofinansowanie, umowami o dofinansowanie, dotychczasową dokumentacją finansową projektu, zawartymi kontraktami i in. dokumentami w zakresie niezbędnym do pełnienia obowiązków związanych z obsługą finansową projektów; 
b)	monitoring i dotrzymywanie terminów wynikających z UoD i jej załączników, w zakresie sprawozdawczości finansowej (Wnioski o Płatność, Wnioski sprawozdawcze, aktualizacje załączników do UoD, harmonogramy płatności i.in); 
c)	kompleksowe przygotowanie i korygowanie na każdym etapie Wniosków o Płatność oraz wniosków sprawozdawczych: Wniosków o zaliczki, Wniosków refundacyjnych, Wniosków rozliczających zaliczki, Wniosków sprawozdawczych, Wniosku końcowego, wraz z wszystkimi załącznikami wymaganymi przez Instytucje Zarządzające/Instytucję Pośredniczącą tj.: 
•	Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego (dalej UM WK-P) w przypadku projektu wymienionego w Rozdz. II lit. A pkt 1 z wykorzystaniem Centralnego Systemu Teleinformatycznego 2021. 
 
Zamawiający w ramach projektu planuje złożenie do 7 Wniosków o płatność, w tym wniosków sprawozdawczych, refundacyjnych, wniosków o zaliczki, rozliczających zaliczki i wniosku końcowego dla projektu. Szczegółowy plan wystąpień o środki zostanie ustalony po podpisaniu umowy. 
 
•	Urząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego w przypadku projektów wymienionych w Rozdz. II lit. A pkt 2 z wykorzystaniem Centralnego Systemu Teleinformatycznego 2021. 
 
Zamawiający w ramach projektu planuje złożenie do 10 Wniosków o płatność, w tym wniosków sprawozdawczych, refundacyjnych, wniosków o zaliczki, rozliczających zaliczki i wniosku końcowego dla projektu. Szczegółowy plan wystąpień o środki zostanie ustalony po podpisaniu umowy. 
 
•	Centrum Unijnych Projektów Transportowych (dalej CUPT), w przypadku projektu wymienionego w Rozdz. II lit. A pkt 3 z wykorzystaniem Centralnego Systemu Teleinformatycznego 2021. 
 
Zamawiający w ramach projektu planuje złożenie do 30 Wniosków o płatność, w tym wniosków sprawozdawczych, refundacyjnych, wniosków o zaliczki, rozliczających zaliczki i wniosku końcowego dla projektu. Szczegółowy plan wystąpień o środki zostanie ustalony po podpisaniu umowy. 
 
w ramach ww. czynności, związanych ze składaniem Wniosków o Płatność, Wykonawca będzie zobowiązany do m.in. 
- kompletowania i weryfikacji dokumentów pozyskiwanych z Działu Finansowo-Księgowego oraz Działów Projektów MZK w Toruniu Sp. z o.o., 
- wprowadzania dokumentów do systemów CST2021; 
- bezpośredniego kontaktu z opiekunem danego projektu w IZ/IP, kierownikami/pracownikami w Działach Projektów MZK i Dziale Finansowo-Księgowym oraz innymi osobami w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji zadania; 
- uzupełniania wniosków, w tym przygotowywania propozycji pism, wymaganych oświadczeń, wyjaśnień do Instytucji i wszelkie inne czynności niezbędne do zatwierdzenia złożonego wniosku. 
 
d)	przygotowywanie opracowań/zestawień/danych/informacji na temat finansowej realizacji projektu, wynikających z zawartych UoD, obowiązujących wytycznych lub bieżących poleceń instytucji, Urzędu Miasta Torunia lub Zamawiającego (np. aktualizacja załączników do Umowy o Dofinansowanie, tabele prognoz, tabele monitorujące realizację projektu, niezbędne dane do innych raportów), na wzorach przekazanych przez daną instytucję lub zgodnie z wytycznymi Zamawiającego – łącznie do 4 opracowań miesięcznie (wspólnych lub odrębnych dla danego projektu); 
e)	przekazywanie w formie telefonicznej, mailowej, osobistej, bieżących informacji dot. zakresu/postępu finansowego projektów (w zakresie realizowanej umowy) wymaganych przez podmioty zaangażowane w realizację projektu, w szczególności MZK, Urząd Miasta Torunia (dalej UMT), UM WK-P, CUPT– na każde polecenie Zamawiającego; 
f)	planowanie, bieżące monitorowanie oraz aktualizowanie harmonogramu wystąpień o środki unijne (harmonogram składania wniosków o płatność) dla każdego projektu – na bieżąco dla danego projektu; 
g)	przygotowanie i prowadzenie rejestru służącego monitorowaniu kosztów projektu oraz wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych – na bieżąco dla danego projektu; 
h)	bieżące monitorowanie wykonania budżetu projektu – na bieżąco dla danego projektu; 
i)	utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami Instytucji Zarządzającej (UM WK-P) Instytucji Pośredniczącej (CUPT), UMT, Zamawiającym (Dział Finansowo - Księgowy i Działy Projektów), Inżynierem Kontraktu, Wykonawcami) w zakresie realizacji przedmiotu umowy; 
j)	osobisty udział w spotkaniach w siedzibie Zamawiającego max 2 razy w miesiącu po uprzednim uzgodnieniu terminu z min. dwudniowym wyprzedzeniem; 
k)	osobista obecność podczas kontroli projektów oraz składanie ewentualnych wyjaśnień dot. kontroli projektu w zakresie usług realizowanych w ramach umowy. Prognozowane 2 kontrole/projekt, łącznie 6. 
 
Czynności, o których mowa w pkt. 1 lit. c), Wykonawca będzie wykonywał w terminach wynikających z obowiązujących Umów o Dofinansowanie, wytycznych i zaleceń dla właściwego programu operacyjnego oraz indywidulanych zaleceń Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej, Beneficjenta oraz Zamawiającego. 
Czynności, o których mowa w pkt. 1 lit. d), Wykonawca będzie wykonywał w terminach wynikających z obowiązujących przepisów prawa, wytycznych i zaleceń dla właściwego programu operacyjnego oraz indywidulanych zaleceń Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej, Beneficjenta oraz Zamawiającego, nie krótszych niż 2 dni robocze na dane opracowanie. 
Czynności, o których mowa w pkt. 1 lit. e), Wykonawca będzie wykonywał na każde polecenie Zamawiającego bez zbędnej zwłoki. 
Czynności, o których mowa w pkt. 1 lit f-h) Wykonawca będzie wykonywał na bieżąco i przekazywał na każde polecenie Zamawiającego bez zbędnej zwłoki. 
Czynności, o których mowa w pkt. 1 lit j) Wykonawca będzie wykonywał w terminach wskazanych przez Zamawiającego z min. dwudniowym wyprzedzeniem. 
Czynności, o których mowa w pkt. 1 lit k) Wykonawca będzie uczestniczył w kontrolach każdorazowo na wezwanie Zamawiającego, w terminach wyznaczonych przez Instytucje kontrolującą. 
 
2.	Dodatkowo poza podstawowym zakresem zamówienia opisanym w pkt. 1, Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia w trakcie realizacji umowy dodatkowych zadań związanych z obsługą finansową projektów, których nie można było przewidzieć na etapie podpisywania umowy, przede wszystkim wynikających z dodatkowych poleceń/wymogów Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej lub jednostek zaangażowanych w realizację projektu, nie więcej jednak niż 760 godzin w ramach całego zamówienia. Średni miesięczny wymiar Zamawiający szacuje na 10 godzin miesięcznie dla danego projektu, z zastrzeżeniem że powyższa szacunkowa ilość może ulec zmianie adekwatnie do potrzeb Zamawiającego. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia będzie przysługiwało tylko w sytuacji, kiedy Zamawiający zdecyduje się zlecić prace wybiegające ponad podstawowy zakres umowy. Wykonawca nie może domagać się zlecenia dodatkowych godzin bez stwierdzenia takiej konieczności przez Zamawiającego.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryteria oceny złożonych ofert: cena oferty – 100%. 
Sposób obliczania ceny: 
C = (C1+C2), przy czym: 
C – cena oferty 
C1 - łączna cena brutto za wykonanie podstawowego zakresu przedmiotu zamówienia 
C2 - łączna cena brutto za wykonanie dodatkowego zakresu przedmiotu zamówienia
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień Umowy w następującym zakresie: 
1)	 terminu wykonania zamówienia za obopólną zgodą stron maksymalnie do: 
a)	w przypadku projektu: „Zakup autobusów zeroemisyjnych wraz z dostawą i integracją infrastruktury do ładowania” do 31.08.2026 r.; 
b)	w przypadku projektu: „Modernizacja torowiska tramwajowego wraz z niezbędną infrastrukturą od ul. Ślaskiego do pętli Olimpijska oraz zakup pojazdów technicznych”, do 31.08.2027 r.; 
c)	w przypadku projektu: „Rozwój ekologicznej komunikacji miejskiej w Toruniu” do 31.05.2030 r 
w przypadku: 
- wydłużenia realizacji danego projektu, lub dodatkowego czasu niezbędnego na rozliczenie finansowe danego projektu, o których mowa w § 1 ust. 1 wzoru umowy; 
- niepełnej realizacji zakresu przedmiotowego w okresie obowiązywania Umowy z przyczyn niezależnych od stron Umowy; 
- wystąpienia siły wyższej, to znaczy niezależnego od Stron, losowego zdarzenia zewnętrznego, które było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawarcia Umowy i któremu nie można było zapobiec mimo dochowania należytej staranności, o którym mowa w § 9 wzoru umowy, 
2)	wynagrodzenia w przypadku waloryzacji, o której mowa w § 5 wzoru umowy; 
3)	zmian w składzie wskazanego przez Wykonawcę personelu odpowiedzialnego za realizację zamówienia, jedynie w sytuacjach wyjątkowych, kiedy zmiana jest konieczna z przyczyn niezależnych od obu stron, pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie. Osoba zastępująca musi spełniać warunek udziału określony w Zapytaniu Ofertowym właściwy dla zajmowanego stanowiska na dzień dokonania zmiany.
 </div>