Kompleksowa organizacja wyjazdów na imprezy wystawiennicze

Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej, w tym usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Kompleksowa organizacja wyjazdów na imprezy wystawiennicze
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Lublin
Data publikacji	2025-09-15
Data składania ofert	23/09/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	224620006 Materiały reklamowe 392941000 Artykuły informacyjne i promocyjne 600000008 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799510005 Usługi w zakresie organizowania seminariów 795400001 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 794111009 Usługi doradcze w zakresie rozwoju działalności gospodarczej
Numer przetargu	6540026

<div>
 <h1>Kompleksowa organizacja wyjazdów na imprezy wystawiennicze w charakterze wystawcy do Niemiec i Hiszpanii dla Horizon Business Hub Sp. z o.o.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1_Formularz ofertowy.docx</li>
 <li>Załącznik nr 2_Oświadczenie o spełnieniu warunków.docx</li>
 <li>Załącznik nr 3_Oświadczenie o braku powiązań.docx</li>
 <li>Załącznik nr 4_Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.docx</li>
 <li>Załącznik nr 5_Zgoda na przetwarzanie danych osobowych.docx</li>
 <li>Załącznik nr 6_Kryteria oceny ofert.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja wyjazdów na imprezy wystawiennicze</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiot zapytania ofertowego związany jest z realizacją projektu pn. „Kontynuacja ekspansji zagranicznej HORIZON Business HUB Sp. z o.o. na nowych rynkach docelowych” współfinansowanego w ramach Działania 2.7 Lubelskie MŚP na rynkach zagranicznych Priorytetu II Transformacja gospodarcza i cyfrowa regionu, Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027. 
Przedmiotem projektu jest podjęcie działań marketingowo - promocyjnych prowadzących do dalszego rozwoju oferty Wnioskodawcy na dotychczasowych rynkach zagranicznych, na których firma jest już obecna, tj. Stany Zjednoczone oraz Wielka Brytania, a także działań prowadzących do dalszej ekspansji na nowy zagraniczny rynek zbytu, na którym Wnioskodawca nie prowadził działalności oraz sprzedaży, tj. rynek Singapuru. Realizacja projektu jest naturalną konsekwencją zrealizowanych prac badawczo - rozwojowych (projekt nr RPLU.01.02.00-06-0029/19-00), w wyniku których opracowana i zademonstrowana została technologia fotoniczna wdrożona w urządzeniu fotonicDAT wykorzystywanym w diagnostyce stanów chorobowych i określaniu przyczyn pojawiania się wad wzroku. 
 
Zapytanie ofertowe dotyczy kompleksowej organizacji i obsługi wyjazdów HorizOn Business HUB Sp. z o.o. na wystawy targowe w charakterze wystawcy, na targi: 
1. EXPOOPTICA + AUDIO International Optics, Optometry and Audiology Exhibition, Madryt, Hiszpania, https://www.ifema.es/en/expooptica w dniach 07-12.04.2026 (Zadanie: Udział w imprezie wystawienniczo - targowej ExpoOptica w Madrycie - Hiszpania w charakterze wystawcy) – 3 osoby. 
W ramach realizacji zadania, Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług w następującym zakresie: 
a) wykonanie materiałów reklamowych i promocyjnych, 
b) transport produktów oraz materiałów reklamowo – promocyjnych firmy, 
c) transport uczestników wydarzenia, 
d) zakwaterowanie uczestników wydarzenia, 
e) wynajem stoiska / powierzchni wystawienniczej 
f) zaprojektowanie stoiska targowego, 
g) budowa stoiska, wykonanie zabudowy stoiska, najem zabudowy stoiska 
h) koszty transportu zabudowy stoiska lub jej elementów 
i) tłumacz do obsługi stoiska wystawienniczego, 
j) ubezpieczenie uczestników. 
 
2. MedtecLIVE, Stuttgart, Niemcy, https://www.medteclive.com/en w dniach 04-09.05.2026 (Zadanie: https://www.medteclive.com/en) – 3 osoby. 
W ramach realizacji zadania, Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług w następującym zakresie: 
a) wykonanie materiałów reklamowych i promocyjnych, 
b) transport produktów oraz materiałów reklamowo – promocyjnych firmy, 
c) transport uczestników wydarzenia, 
d) zakwaterowanie uczestników wydarzenia, 
e) wynajem stoiska / powierzchni wystawienniczej 
f) zaprojektowanie stoiska targowego, 
g) budowa stoiska, wykonanie zabudowy stoiska, najem zabudowy stoiska 
h) koszty transportu zabudowy stoiska lub jej elementów 
i) tłumacz do obsługi stoiska wystawienniczego, 
j) ubezpieczenie uczestników. 
 
DODATKOWE INFORMACJE: 
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. 
2. Jeżeli w jakimkolwiek miejscu zapytania ofertowego, zostały wskazane nazwy producenta, nazwy własne, znaki towarowe, patenty lub pochodzenie materiałów czy urządzeń służących do wykonania niniejszego zamówienia, które wskazują lub mogłyby wskazywać na konkretnego producenta, nie stanowi to preferowania wyrobu czy materiałów danego producenta, lecz ma na celu wskazanie na cechy - parametry techniczne i jakościowe nie gorsze od podanych w opisie. Zamawiający dopuszcza zastosowanie materiałów czy technologii i rozwiązań równoważnych tj. nie obniżających standardów oraz wymagań technicznych, funkcjonalnych i użytkowych określonych przez Zamawiającego. W związku z tym wszystkie opisy i wskazania zawierające funkcje i wymagania związane z korzyściami i funkcjonalnościami wymaganymi przez Zamawiającego powinny być traktowane jako wskazania wymagań dotyczące warunków równoważności. Ewentualne nazwy mają jedynie za zadanie sprecyzowanie oczekiwań jakościowych i technicznych Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza ujęcie w ofercie, a następnie zastosowanie innych wyrobów niż ujęte w dokumentacji, pod warunkiem zapewnienia parametrów nie gorszych (lub równoważnych) niż określono w dokumentacji. Każdy z oferentów może zastosować wyroby równoważne odpowiadające parametrom technicznym zawartym w zapytaniu. 
3. Usługa zostanie uznana przez Zamawiającego za wykonaną po obustronnym podpisaniu protokołu odbioru usług. 
4. Wykonawca powinien na bieżąco informować i uzgadniać z Zamawiającym postęp prac przy realizacji usługi. W okresie realizacji usługi stanowiącej przedmiot zapytania, przedstawiciel wybranego Wykonawcy powinien uwzględniać uczestnictwo w zdalnych spotkaniach z Zamawiającym. 
5. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych. 
6. Termin realizacji umowy: 30.05.2025 r. 
7. Przed zawarciem umowy, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu wszystkie dokumenty potwierdzające doświadczenie Wykonawcy wykazane w oświadczeniu składanym wraz z ofertą znajdującym się w załączniku 2 do zapytania ofertowego. 
8. Ofertę (podpisane załączniki nr 1, 2, 3, 5) należy złożyć bezpośrednio przez portal: www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie: 08.09.2025 r. 
9. Oferent na własny koszty i ryzyko powinien zapewnić w miejscu przekazania urządzeń DAT-Optor, tj. w miejscu wystawy targowej EXPOOPTICA (Madryt, Hiszpania) kluczową aparaturę pomiarową umożliwiając potwierdzenie właściwego wykonania usługi transportowej i prawidłowego funkcjonowania urządzeń DAT-Optor (braku ich rozkalibrowania). Kluczowa aparatura pomiarowa obejmuje w szczególności: 
a. Źródła światła wzorcowego: lasery kalibracyjne o ustalonej długości fali (np. He-Ne 632,8 nm, lasery diodowe 850/1310/1550 nm), źródła superluminescencyjne (SLED) do testów szerokopasmowych, stabilizowane źródła światła białego (dla analizy widmowej). 
b. Analizatory widma optycznego (OSA – Optical Spectrum Analyzer): pozwalają na pomiar rozdzielczości widmowej, położenia linii widmowych i poziomu szumów, stosowane do oceny jakości pracy mieszacza drabinkowego i równomierności rozdziału widma. 
c. Mierniki mocy optycznej (Optical Power Meters): do pomiaru tłumienia, strat wtrąceniowych i strat odbiciowych, w połączeniu z kalibrowanymi źródłami umożliwiają ocenę stabilności transmisji. 
d. Reflektometry optyczne OTDR (Optical Time Domain Reflectometer): niezbędne do lokalizacji strat, mikrozałamań i odbić w torach światłowodowych, umożliwiają kontrolę jakości połączeń i spawów w mieszaczu drabinkowym. 
e. Interferometry optyczne: interferometry Michelsona lub Mach-Zehndera do analizy przesunięć fazowych, pozwalające kalibrować stabilność układu drabinkowego względem różnic dróg optycznych. 
f. Multimetry fotoniki (np. Keysight, Anritsu, Yokogawa): urządzenia łączące funkcje OSA, miernika mocy i analizy widma, stosowane w laboratoriach do kompleksowej kalibracji urządzeń optycznych. 
g. Analizatory polaryzacji (Polarization Analyzers): służą do badania stanu polaryzacji i jego stabilności, istotne, jeśli w mieszaczu urządzenia DAT-Optor stosowane są siatki polaryzacyjne lub układy FPR. 
h. Kamery i profilometry wiązki laserowej: analiza kształtu i stabilności wiązki, przydatne do kontroli symetrii sygnałów wyjściowych z mieszacza urządzenia DAT-Optor. 
i. Oscyloskopy optoelektroniczne + fotodiody szybkie do analizy sygnałów modulowanych, pozwalające testować szybkość reakcji mieszacza urządzenia DAT-Optor i zgodność czasową. 
10. Wymagany przez Zamawiającego termin zawarcia umowy: dwa dni od daty ogłoszenia rozstrzygnięcia postępowania. 
11. Na etapie podpisywania umowy Zamawiający będzie wymagał wniesienia przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości umowy brutto. Zabezpieczenie zostanie zwrócone Wykonawcy po obustronnym podpisaniu protokołu zdawczo - odbiorczego potwierdzającego prawidłową realizację przedmiotu umowy. 
 
WARUNKI ORAZ WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA 
W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie, którego dotyczy niniejsze zapytanie ofertowe, nie może być udzielane podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 
b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji; 
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; 
e) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez Oferenta oświadczenia o braku występowania w/w powiązań (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego). W celu potwierdzenia spełnienia ww. warunków, Oferent przedłoży stosowne oświadczenia– załącznik nr 2. 
 
Wykonawca, który nie przedłoży wymaganych załączników zostanie odrzucony.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena oferty - waga 100 
 
Zasady oceny ofert oraz przypisania (obliczenia) odpowiedniej wartości punktowej dla kryterium oceny ofert przedstawione zostały w załączniku nr 6 do zapytania ofertowego.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Zamawiający dopuszcza zmianę warunków umowy w przypadku gdy: 
a) Nastąpi konieczność zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia z powodu zmiany zakończenia realizacji projektu lub jego etapu. Zmiana zakończenia realizacji projektu może wynikać z przyczyn, których Zamawiający nie może przewidzieć w momencie publikacji niniejszego zapytania ofertowego i podpisania umowy z wybranym Wykonawcą. Zmiana terminu wykonania przedmiotu zamówienia musi zostać zaakceptowana przez obie strony umowy i zostać uzgodniona z Instytucją Pośredniczącą; 
b) Nastąpi zmiana adresu siedziby Wykonawcy w trakcie trwania umowy, numerów kont bankowych oraz danych identyfikacyjnych; 
c) Nastąpi zmiana adresu realizacji projektu lub siedziby Zamawiającego; 
d) Nastąpi konieczność likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy; 
e) Nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy; 
f) Dopuszczalne są wszelkie zmiany nieistotne rozumiane w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu na etapie postępowania o zamówieniu nie wpłynęłaby na krąg Oferentów ubiegających się o zamówienie, ani na wynik postępowania.
 </div>