Wynajem hotelu na organizację szkoleń

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem hotelu na organizację szkoleń
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-09-09
Data składania ofert	16/09/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6526299

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe NR 1/09/2025/DO - Wynajem hotelu na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej na potrzebę organizacji trzydniowego (piątek-niedziela) zjazdu szkoleniowego dla grupy około 20 os&oacute;b w ramach Akademii Partycypacji Społecznej - etap II (grupa 2. wojew&oacute;dztwa lubelskie, podkarpackie).</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>zapytanie ofertowe 1 09 2025 DO.pdf</li>
<li>formularz ofertowy.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Wynajem hotelu na organizację szkoleń</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiot zam&oacute;wienia: Wynajem hotelu na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej na potrzebę organizacji trzydniowego (piątek-niedziela) zjazdu szkoleniowego dla grupy około 20 os&oacute;b w ramach Akademii Partycypacji Społecznej - etap II (grupa 2. wojew&oacute;dztwa lubelskie, podkarpackie). 1. Lokalizacja Hotel musi znajdować się w miejscowości położonej na terenie jednego z następujących wojew&oacute;dztw: lubelskie lub podkarpackie. Wymagania dotyczące lokalizacji miejsca szkolenia: &bull; Obiekt szkoleniowy musi być zlokalizowany w miejscowości posiadającej gł&oacute;wny węzeł komunikacyjny (dworzec kolejowy i/lub autobusowy), z kt&oacute;rego realizowane są połączenia dalekobieżne i regionalne w kierunku wojew&oacute;dztwa lubelskiego i podkarpackiego. &bull; Dojazd uczestnik&oacute;w z r&oacute;żnych części obu wojew&oacute;dztw musi być możliwy transportem publicznym (kolej lub autobus) z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym przesiadka może mieć miejsce wyłącznie w mieście wojew&oacute;dzkim lub innym regionalnym węźle komunikacyjnym. &bull; Połączenia komunikacyjne muszą funkcjonować w dniach piątek, sobota, niedziela, w godzinach umożliwiających uczestnikom zar&oacute;wno przyjazd, jak i powr&oacute;t tego samego dnia. 2. Liczba uczestnik&oacute;w szkolenia: Planowana przez Zamawiającego liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek Zjazdu wynosić będzie około 20 os&oacute;b z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji szkolenia. Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian. 3. Standard hotelu Wykonawca zapewni, że realizacja usług będących przedmiotem zapytania ofertowego będzie realizowana w obiekcie o standardzie maksymalnie hotelu trzygwiazdkowego, wpisanego do Centralnego Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Hotel musi dysponować infrastrukturą w postaci: bazy konferencyjnej i noclegowej oraz lokalu gastronomicznego (restauracji), kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia. Wszystkie te elementy infrastruktury &ndash; baza konferencyjna, noclegowa oraz lokal gastronomiczny (restauracja) &ndash; muszą znajdować się w jednym budynku, aby uczestnicy szkolenia mogli z niej korzystać bez konieczności wychodzenia na zewnątrz. Obiekt, w kt&oacute;rym odbywa się szkolenie musi spełniać wymagania dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to m.in. podjazdy, windy, szerokie przejścia, toalety dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. 3.1. Infrastruktura szkoleniowa Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨, kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestnik&oacute;w/uczestniczki szkolenia: &bull; pierwszego dnia szkolenia (piątek) w godzinach 12:00-19:00 &bull; drugiego dnia szkolenia (sobota) w godzinach 8:00-19:00 &bull; trzeciego dnia szkolenia (niedziela) w godzinach 8:00-15:00 Hotel musi dysponować́ bazą szkoleniową, m.in. salami szkoleniowymi/konferencyjnymi, spełniającymi wszystkie wymagania BHP i ppoż., kt&oacute;re pozwolą̨ na efektywny udział uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w zajęciach. Sale będą̨ powierzchniowo dopasowane do liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia. Sala musi być́ wyposażona w: ● klimatyzację, ● dostęp do bezprzewodowego Internetu, ● dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, ● zaplecze sanitarne, ● sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, ● obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia, ● stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym). ● możliwość oznaczenia przestrzeni przed salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny r&oacute;wnoważny spos&oacute;b. 3.2. Miejsca noclegowe Wykonawca zapewni nocleg dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w tym samym kompleksie hotelowym, w kt&oacute;rym jest organizowane szkolenie. Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w: ● z piątku na sobotę (1 dzień szkolenia / 2 dzień szkolenia) ● z soboty na niedzielę (2 dzień szkolenia / 3 dzień szkolenia) Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestnik&oacute;w/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę os&oacute;b, kt&oacute;re skorzystają z noclegu w poszczeg&oacute;lnych dniach. Wykonawca zapewni nocleg: ● W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu. ● W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu &ndash; dla nie więcej niż 20% uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub nieparzystej liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu. 3.3. Wyżywienie Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w tym samym kompleksie hotelowym, w kt&oacute;rym jest organizowane szkolenie. Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji szkolenia. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed szkoleniem wskaże liczbę̨ os&oacute;b, kt&oacute;re muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie. Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu. Przerwa na obiad trwa 45 minut, natomiast przerwa kawowa będzie ciągła (uzupełniana) przez cały okres trwania szkoleń. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić́ wyżywienie dla każdego uczestnika/uczestniczki szkolenia. Wykonawca zapewni podczas zjazdu a) śniadanie hotelowe (II i III dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dw&oacute;ch rodzaj&oacute;w wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące. b) przerwy kawowe (I, II i III dzień́) &ndash; kącik kawowy dostępny podczas wszystkich dni szkolenia: świeżo parzona kawa, herbata w torebkach (min. 3 rodzaje, w tym co najmniej jedna czarna); dodatki &ndash; cukier, mleko do kawy, cytryna; soki owocowe; woda mineralna gazowana i niegazowana; świeże owoce; ciastka kruche. c) obiad (I, II i III dzień́) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe. d) kolacja (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe. Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpad&oacute;w zgodnie z polityką zr&oacute;wnoważonego rozwoju. 3.4. Zapewnienie przestrzeni wsp&oacute;lnej i dodatkowych usług &bull; Hotel powinien dysponować przestrzenią wsp&oacute;lną, dostępną uczestnikom/uczestniczkom szkolenia w trakcie ich pobyty w hotelu (np. lobby, kawiarnia, bar). &bull; Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub zorganizować miejsca parkingowe w pobliżu obiektu. 3.5. Zasady obsługi i bezpieczeństwo ● Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości. ● Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wsp&oacute;lnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamk&oacute;w. ● Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych. 3.6. Zmiana miejsca realizacji usługi W uzasadnionych przypadkach Wykonawca może zaproponować realizację usługi w innym obiekcie hotelowym niż wskazany pierwotnie w ofercie, pod warunkiem że: ● nowy obiekt będzie spełniał wszystkie wymagania określone w punkcie 1 (Lokalizacja) oraz punkcie 3 (Standard hotelu), ● nowy obiekt będzie oferował standard nie gorszy niż pierwotnie wskazany, ● zmiana wynika z okoliczności niezależnych od Wykonawcy, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili składania oferty, w szczeg&oacute;lności: ○ działania siły wyższej (np. klęska żywiołowa, pożar, zalanie, awaria techniczna), ○ decyzji administracyjnych uniemożliwiających realizację usługi w pierwotnym obiekcie, ○ nagłych ograniczeń epidemicznych, ○ nieprzewidzianej niedostępności obiektu z przyczyn losowych lub kadrowych.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, kt&oacute;ra będzie miała najkorzystniejszy bilans punktowy, a więc oferta z najniższą ceną.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zgodnie z treścią zapytania ofertowego.
</div>