Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-09-05
Data składania ofert	15/09/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6519161

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 27/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi METS Amsterdam 2026, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe 27 IW PCE wraz z załącznikami</li>
 <li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 27 IW PCE</li>
 <li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 27 IW PCE</li>
 <li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 27 IW PCE</li>
 <li>Załącznik nr 4 Wzór umowy warunkowej 27 IW PCE</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
 Przedmioty zamówienia
 III.	Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 
1.	Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi METS Amsterdam 2026, Holandia. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy POLSKA ŻEGLUGA WODOROWA POLISH HYDROGEN SHIPPING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 5423439349 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi METS Amsterdam 2026, Holandia, które odbędą się w listopadzie 2026 r. (3 dni targowe). Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. 
A.	Wynajęcie powierzchni targowej: 
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach METS Amsterdam 2026, Holandia, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 15m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: 
•	wynajęcie powierzchni wystawienniczej 15m2 (+/-2m2) pod stoisko otwarte z 2 stron; 
•	preferowaną wielkością stoiska jest układ 5 m na 3 m lub zbliżony; 
•	preferowaną lokalizacją jest skrzyżowanie głównych alejek; 
•	pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów w ramach Pakietu Comfort (np. opłata rejestracyjna/wpisowa, opłata za wpis do katalogu targowego (opłata obejmująca wpis do oficjalnego katalogu wystawców w wersji drukowanej i online, w tym prezentację firmy PŻW na platformie matchmakingowej dla uczestników wydarzenia), opłata AUMA; 
•	w ramach Pakietu Comfort montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 3 kW (zasilanie trójfazowe), pokrycie opłat za energię, pokrycie kosztów związanych z odpadami, opłata za codzienne sprzątanie, usługi techniczne, itp.). 
•	koszty reklamy w mediach targowych: 
•	pakiet Lead Generation/Networking – zapewniający dostęp do systemu umawiania spotkań B2B przed i w trakcie targów oraz możliwość korzystania z oficjalnej aplikacji i narzędzi METS wspierających networking i pozyskiwanie kontaktów handlowych; 
•	banner reklamowy online na oficjalnej platformie networkingowej METS, dostępnej dla wszystkich uczestników wydarzenia i odwiedzających katalog online, format banneru: 1200 × 600 pikseli (szerokość × wysokość; 
•	pełnostronicowa reklama w katalogu targowym (wersja drukowana oraz cyfrowa) dystrybuowanym bezpośrednio na terenie targów oraz udostępnianym online, wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; 
•	reklama na nośnikach digital signage – na ekranach LED zlokalizowanych w strefach o wysokim natężeniu ruchu (np. przy wejściach na halę, w strefie gastronomicznej oraz w pobliżu przestrzeni B2B). liczba reklam: 1 grafika, wyświetlana w rotacji (preferowana częstotliwość wyświetlania: co 3 minuty), format reklamy: 1920 × 1080 pikseli (Full HD; 
B.	Wykonanie projektu zabudowy: 
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: 
•	kolorystyka stoiska: dominująca biel techniczna z elementami w kolorze stalowym i drewnopodobnym (dostosowana do identyfikacji wizualnej PŻW); 
•	zabudowa systemowa - Pakiet Comfort - elementy wyposażenia: 
•	lada recepcyjna wykonana z płyty MDF lakierowanej na wysoki połysk, z frontem podświetlanym LED (kolor biały, podświetlenie białe zimne 6000K) oraz z podświetlanym logo PŻW i panelami HPL (wymiary: 100 cm x 50 cm x 100 cm); 
•	stół konferencyjny – stół okrągły o średnicy 80 cm, blat biały matowy na podstawie metalowej w kolorze antracytowym; 
•	cztery krzesła tapicerowane w kolorze grafitowym (ciemnoszarym), stelaż metalowy czarny; 
•	regał na materiały promocyjne – wolnostojący regał ekspozycyjny z otwartymi półkami, wykonany z lekkiej konstrukcji aluminiowej, półki z płyty laminowanej w kolorze białym matowym. Wymiary: wysokość 180 cm, szerokość 70 cm, głębokość 35 cm, 
•	wykładzina targowa typu ribbed w kolorze antracytowym, wykończona listwami aluminiowymi; 
•	wyposażenie techniczne: 
•	telewizor: ekran o przekątnej 55 cali, rozdzielczość UHD 4K (3840x2160), technologia LED, zintegrowany tuner DVB-T2, złącza HDMI i USB. Montaż telewizora na wolnostojącym stojaku wystawienniczym typu pop-up, z możliwością regulacji wysokości; 
•	sprzęt audio: dwa głośniki Bluetooth o mocy jednostkowej 40 W, z funkcją bezprzewodowego przesyłu sygnału audio; 
•	zaplecze socjalne wymiary zgodnie z Pakietem Comfort – wykonane z płyt laminowanych HPL o grubości 18 mm, w kolorze białym matowym (RAL 9003), drzwi pełne wykonane z tej samej płyty, zamykane na klucz; 
•	minimum 4 gniazda 230V zlokalizowane w przestrzeni recepcyjnej i zapleczu; 
•	oświetlenie: 
•	4 reflektory LED o mocy 50 W każdy (barwa światła neutralna – 4000K), umieszczone w górnej części konstrukcji, równomiernie rozlokowane nad przestrzenią otwartą stoiska – 2 punkty świetlne nad strefą recepcyjną i 2 punkty nad przestrzenią konferencyjno-prezentacyjną; 
•	podświetlenie LED RGB z możliwością regulacji kolorów pod ladą recepcyjną oraz wzdłuż tylnej ściany stoiska, aby zaakcentować logotypy i grafiki promujące katamaran Holiday Boat Sun Deck 60; 
•	listwy LED w cokole wykładziny (białe ciepłe światło), podkreślające linię stoiska oraz zapewniające efekt podniesionej podłogi. Listwy LED zostaną zamontowane w cokole wykładziny targowej przy obrzeżach stoiska. Instalacja wykonana będzie w profilach aluminiowych wbudowanych w podłogę. Profile zostaną zamocowane mechanicznie (wkręty, kątowniki aluminiowe) i zabezpieczone przezroczystą osłoną poliwęglanową odporną na uszkodzenia mechaniczne; 
•	grafika: 
•	tylna ściana zabudowy: wydruk winylowy o wymiarach 5 m szerokości x 2,5 m wysokości z wizualizacją katamaranu Holiday Boat Sun Deck 60 oraz kluczowym hasłem promującym ofertę spółki; 
•	boczne ścianki stoiska: dwa wydruki winylowe po 1,5 m szerokości prezentujące logotyp PŻW, informacje o produkcie oraz mapę rynków docelowych (kraje docelowe eksportu; 
•	logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność; 
•	wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. 
•	wszystkie wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; 
•	przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; 
•	wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. 
C.	Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: 
•	montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach targi METS Amsterdam 2026, Holandia obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; 
•	sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; 
•	przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; 
•	przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 18.00; 
D.	Zakup usług transportu osób: 
•	zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Amsterdam– Warszawa (WAW) (lot bezpośredni), w listopadzie 2026 r. Wylot - 2 dni przed targami, lot powrotny – 1 dzień po targach. 
•	Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; 
•	Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. 
E.	Zakup usług hotelarskich 
•	rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w listopadzie 2026 r. (5 noclegów), w terminie zgodnym z zakupionymi biletami lotniczymi- pkt D; zameldowanie 2 dni przed targami, wymeldowanie 1 dzień po zakończeniu targów; 
•	1 pokój 1-osobowy i 1 pokój dwuosobowy z pełnym węzłem sanitarnym 
•	cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; 
•	hotel powinien mieć restaurację, parking i dostęp do Wi-Fi; 
•	hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; 
•	hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Holandia): 
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i 
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; 
•	hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; 
•	koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto - 100% 
LP = Cmin/Co *100 
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto 
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej 
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3.	Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą POLSKA ŻEGLUGA WODOROWA POLISH HYDROGEN SHIPPING SP. Z O.O.,NIP 5423439349, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 
4.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub 
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 
5.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
6.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. 
b)	Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej – załącznik nr 4.
 </div>