Kompleksowa realizacja pobytu uczestników VIII Międzynarodowej Konferencji Naukowo – Technicznej „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach i Polityce Transportowej”.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa realizacja pobytu uczestników VIII Międzynarodowej Konferencji Naukowo – Technicznej „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach i Polityce Transportowej”.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Gliwice
Data publikacji	2025-09-04
Data składania ofert	12/09/2025
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	6517118

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Kompleksowa realizacja pobytu uczestników VIII Międzynarodowej Konferencji Naukowo – Technicznej „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach i Polityce Transportowej”.</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Politechnika Śląska</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 000001637</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Akademicka 2A</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Gliwice</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>44-100</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>śląskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL229 - Gliwicki</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>(32) 237-13-34, 237-13-35</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>DZPZ@polsl.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.polsl.pl</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Edukacja</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Kompleksowa realizacja pobytu uczestników VIII Międzynarodowej Konferencji Naukowo – Technicznej „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach i Polityce Transportowej”.</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-fdea0057-8fa0-4d9a-bae0-de2b36224465</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00406615</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2025-09-04</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2025/BZP 00002645/22/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.49 Kompleksowa realizacja pobytu uczestników VIII Międzynarodowej Konferencji Naukowo – Technicznej „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach i Polityce Transportowej”</p><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>a) Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej<br>Politechniki Śląskiej, zwanej dalej „Platformą” lub „Systemem”: https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login oraz poczty elektronicznej:<br>DZPZ@polsl.pl, z tym zastrzeżeniem, że składanie ofert odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Platformy.<br>b) Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne. Na Platformie znajduje się zakładka „Baza Wiedzy” zawierająca Instrukcje dla Wykonawców.<br>c) Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca<br>winien skontaktować się z dostawcą tego rozwiązania teleinformatycznego pod nr tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni<br>robocze, w godzinach 900-1700), e-mail: oneplace@marketplanet.pl<br>d) Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:<br>- stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;<br>- komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;<br>- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;<br>- zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.<br>e) Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie<br>Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku<br>dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.<br>f) Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego<br>serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.<br>g) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy, uważa się<br>za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu<br>oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.<br>h) O terminie złożenia oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie.<br>i) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy Zakupowej wynosi do 2 GB.<br>j) Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:<br>- dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAdES;<br>- dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż .pdf, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem; w związku z<br>tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.<br>k) Wykonawca może również przekazać ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie (nie dotyczy oferty) na adres poczty elektronicznej Zamawiającego. Wykonawca, przekazując ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości. Za datę przekazania zawiadomienia, dokumentu lub oświadczenia przyjmuje się datę otrzymania potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej ww. pliki/ załączniki z serwera pocztowego Zamawiającego. Maksymalny<br>rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej Zamawiającego wynosi 10 MB.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>DZPZ.283.76.2025.AL</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu i obsługi uczestników (noclegi, wyżywienie, udział w konferencji wraz z imprezami towarzyszącymi) dla 100 uczestników konferencji pn. VIII Międzynarodowa Konferencja  Naukowo – Techniczna „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach i Polityce Transportowej” w dniach od 26 listopada 2025 r. od godziny 12:00 do dnia 28 listopada 2025 r. do godziny 14:00.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji</span></h3><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Tak</span></h3><h3>4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:</h3>a)	Zamawiający uprawniony jest do jednostronnego rozszerzenia zamówienia o maksymalnie 20% ceny umowy, czyli o dodatkowe 20 osób, którym Wykonawca musi zapewnić zakwaterowanie i wyżywienie zgodne z opisem w SWZ. Zakwaterowanie dodatkowych 20 osób musi się odbyć w 10 pokojach 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym.<br>b)	Łączna wartość umowy będzie obejmowała cenę umowy podstawowej powiększoną o wartość prawa opcji.<br>c)	Zamawiający może, ale nie jest zobowiązany do skorzystania z prawa opcji.<br>d)	O zamiarze skorzystania z prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę drogą e-mailową na adres wskazany w umowie do dnia 19.11.2025 r. Wartość umowy nie może przekroczyć wartości wskazanej w ust. 12 niniejszego paragrafu.<br>e)	Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z opcji w przypadku gdy zajdzie w szczególności co najmniej jedna z poniższych okoliczności:<br>- w przypadku dysponowania środkami finansowymi na zwiększenie wartości zamówienia,<br>- w przypadku zgłoszenia się większej liczby uczestników.<h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>od 2025-11-26 do 2025-11-28</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Wyłącznie kryterium ceny</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>100</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Tak</span></h3><h3>5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:</h3><p>Art. 109 ust. 1 pkt 4</p><p>Art. 109 ust. 1 pkt 7</p><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>ZDOLNOŚĆ TECHNICZNA<br>Wykonanie przez Wykonawcę (zakończenie) nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej 2 usług, z czego każda musi obejmować kompleksową organizację konferencji, tj. zakwaterowanie, wyżywienie, zapewnienie sali konferencyjnej i infrastruktury niezbędnej do jej przeprowadzenia.<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:<span>W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności<br>Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Zgodnie z art. 127 ust. 2 ustawy Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność. Zgodnie z art. 274 ust. 4 ustawy Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w Szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:</h3>Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania<br>ww. wykonawców, które powinno być przez nich udzielone (podpisane). Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.<br>Wykonawcy składający ofertę wspólną ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.<br>W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.<br>Każdy z wykonawców występujących wspólnie musi z osobna wykazać brak podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.<br>W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.5.) niniejszego ogłoszenia składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdzać ma brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.<h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>1. Na mocy art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Zamawiający przewiduje następujące zmiany postanowień zawartej umowy:<br>1)	zmiany strony umowy w przypadku następstwa prawnego wynikającego z odrębnych przepisów,<br>2)	zmiany terminu lub sposobu wykonania umowy w przypadku:<br>a)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej – o czas trwania przeszkody; w rozumieniu niniejszej umowy „siła wyższa” jest to zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne wobec stron i niemożliwe do zapobieżenia, którego nie udało się uniknąć nawet w wypadku maksymalnej staranności stron; strona powołująca się na stan siły wyższej jest zobowiązana do niezwłocznego pisemnego powiadomienia drugiej strony, a następnie do udokumentowania zaistnienia tego stanu; obie strony będą zwolnione od odpowiedzialności za niewykonanie umowy, nienależyte wykonanie lub zwłokę w wykonaniu umowy, w takim zakresie, w jakim nastąpiło to na skutek zdarzeń siły wyższej,<br>b)	wystąpienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego lub niezawinionych przez Wykonawcę, uniemożliwiających rozpoczęcie, realizację w terminie lub kontynuowanie realizacji przedmiotu umowy,<br>3)	zmiany w kolejności i terminach płatności, w tym możliwość wprowadzenia płatności częściowych, w przypadku zmiany terminu lub sposobu realizacji zamówienia,<br>4)	zmiany sposobu wykonywania umowy:<br>a)	w przypadku wyniknięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony umowy,<br>b)	w przypadku wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa miejscowego w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy,<br>5)	zmiany ceny umowy w przypadku zmiany stawki podatku VAT.<br>2. Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do wyrażenia takiej zgody.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2025-09-12 09:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>Wykonawca składa ofertę w postępowaniu wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Instrukcja korzystania z Platformy jest dostępna w zakładce „Baza Wiedzy”. Nie dopuszcza się możliwości złożenia oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej.</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2025-09-12 10:00</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2025-10-11</span></h3><h2>SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE</h2>Zamawiający przewiduje przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.</body>