Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi transportowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-09-03
Data składania ofert	11/09/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	604000002 Usługi transportu lotniczego 601800003 Wynajem pojazdów do transportu towarów wraz z kierowcą 601700000 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6512110

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 22/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi Automechanika 2026 Frankfurt nad Mennem, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 22 IW PCE z załącznikami</li>
<li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 22 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 22 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 22 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 22 IW PCE</li>
<li>Rysunek ścian stoiska do pkt. III.1.B</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. III. Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich i transportu os&oacute;b na targi Automechanika 2026 Frankfurt nad Mennem, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy ART-MOTOR LESZCZYŃSCY, RUTKOWSCY SP. JAWNA, NIP 5422423122 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Automechanika 2026 Frankfurt nad Mennem, Niemcy, kt&oacute;re odbędą się w dniach 8-12 września 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Automechanika 2026 Frankfurt nad Mennem, Niemcy, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 30m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 30m2 (+/-2m2) pod stoisko otwarte z 2 stron; &bull; preferowaną wielkością stoiska jest układ 5 m na 6 m lub zbliżony; &bull; preferowana lokalizacja: hala 4.0 stoisko C.72; &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (np. opłata rejestracyjna, opłata za codzienne sprzątanie, opłata za wpis do katalogu targowego, obowiązkowy pakiet medialny, opłata środowiskowa, itp.); &bull; montaż przyłącza wody, pokrycie opłat za wodę; &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy: &bull; wysokość ścian: 3 m, jedna ze ścian - 4 m wg. załączonego rysunku, 2 ściany z wybudowanym zapleczem z drzwiami, kolorystyka biało &ndash; niebiesko &ndash; czerwona; &bull; wykładzina dywanowa w kolorze niebieskim; &bull; wyposażenie: 4 szklane witryny z logo firmy &ndash; szerokość 80 cm, wysokość 2 metry z podświetleniem, 3 stoły okrągłe każde z 4 krzesłami, lada z logo firmy na rogu stoiska z dwoma krzesłami barowymi, 6 p&oacute;łek montowanych na całej długości ścian stoiska. Meble białe plastikowe; &bull; oświetlenie stoiska &ndash; 6 lamp kierunkowych montowanych do ścian stoiska ukierunkowanych na logo firmy, 5 gniazdek w tym jedno przy ladzie, jedno przy ścianie i 3 gniazdka na zapleczu; &bull; pomieszczenie socjalne z drzwiami pełnymi zamykanymi na klucz, wysokość ścian 4 metry, szerokość 2 metry, długość 2 metry. Wyposażenie zaplecza: lod&oacute;wka z zamrażarką na l&oacute;d, express do kawy na kawę w ziarnach, czajnik, wieszak na ubrania, regał z 5 p&oacute;łkami na napoje, zlew z odpływem; &bull; Logotypy umieszczone na ścianach, wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotyp&oacute;w i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Automechanika 2026 Frankfurt nad Mennem, Niemcy obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, do godz. 17.00; &bull; transport eksponat&oacute;w w obsłudze door-to-door na trasie: Solniczki (siedziba Wnioskodawcy) &ndash; Frankfurt nad Mennem, Niemcy (lokalizacja targ&oacute;w Automechanika 2026, Messe Frankfurt Exhibition Center, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327, Frankfurt nad Mennem, Niemcy) &ndash; Solniczki (siedziba Wnioskodawcy); &bull; szacowana wielkość i waga ładunku: 2 paleta standardowe o wymiarach 120x80 cm, waga ładunku: 500 kg; Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w; &bull; dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 17.00; odbi&oacute;r eksponat&oacute;w z targ&oacute;w &ndash; po zakończeniu targ&oacute;w. Załadunek i odbi&oacute;r eksponat&oacute;w &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 3 os&oacute;b na trasie Warszawa (WAW) &ndash; Frankfurt nad Mennem &ndash; Warszawa (WAW) (lot bezpośredni), wylot z Warszawy: 7.09.2026r. do godziny 13.00 i wylot z Frankfurt nad Mennem: 13.09.2026r. do godziny 14.00; &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 3 os&oacute;b w dniach 7-13.09.2026 r. (6 nocleg&oacute;w), &bull; 1 pok&oacute;j 1-osobowy, 1 pok&oacute;j 2-osobowy; &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel powinien spełniać standard min. 4-gwiazdek lub posiadać co najmniej 4,0 gwiazdki w ocenie gości Google; &bull; hotel powinien mieć restaurację; &bull; hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w (Messe Frankfurt Exhibition Center, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327, Frankfurt nad Mennem, Niemcy): a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targ&oacute;w (lub z 1 przesiadką) i b) dojazd z hotelu do miejsca targ&oacute;w max. do 20 minut &ndash; wskazanie dla samochodu osobowego &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Niemiec (170 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą ART-MOTOR LESZCZYŃSCY, RUTKOWSCY SP. JAWNA, NIP 5422423122, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>