Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-08-28
Data składania ofert	05/09/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 601700000 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6499690

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 25/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich na targi METS Amsterdam 2026, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 25 IW PCE z załącznikami</li>
<li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo-cenowy 25 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 25 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 25 IW PCE</li>
<li>Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 25 IW PCE</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. III. Opis przedmiotu zam&oacute;wienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup usług hotelarskich na targi METS Amsterdam 2026, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy DEMEX SP&Oacute;ŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 8461671104, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi METS Amsterdam 2026, Amsterdam, Niderlandy, kt&oacute;re odbędą się w listopadzie 2026 r. (3 dni targowe) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach METS Amsterdam 2026, Amsterdam, Niderlandy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza &ndash; 12 m2. Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: &bull; wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2, stoisko otwarte z dw&oacute;ch stron; &bull; preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m x 4 m lub zbliżony, &bull; preferowana lokalizacja stoiska: Hala 5, w sektorze w pobliżu stoiska narodowego organizowanego przez Polską Izbę Przemysłu Jachtowego POLBOAT i PAIH; &bull; opłata wstępu na udział w wydarzeniu dla trzech pracownik&oacute;w Wnioskodawcy biorących udział w wydarzeniu targowym. Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety; &bull; pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (np. wpisowe, opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, wpis do katalogu targowego i prezentacja logo w katalogu internetowym, ubezpieczenie, itp.); &bull; montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 1 kW, pokrycie opłat za zużycie energii. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy: &bull; zabudowa systemowa - pakiet Comfort - elementy wyposażenia: lada biała systemowa o długości 1,0 m x szerokości 0,5 m i wysokości 1,0 m z zamykanymi drzwiami, witryna szklana systemowa o szerokości 0,5 m, wysokości 2,0 m i długości 0,5 m, stolik systemowy biały, 3 krzesła standardowe metalowe z obiciem materiałowym w kolorze szarym, 1 krzesło typu barowego przy ladzie w kolorze szarym lub innym dostępnym; &bull; wykładzina dywanowa w kolorze szarym z logo firmy; &bull; rodzaj i parametry oświetlenia: 4 punkty świetlne; 3 gniazdka elektryczne standardowe; &bull; grafika: &bull; panele prezentacyjne systemu clever frame o wymiarach 125 x 100 cm do systemu ram wystawowych drukowane na PCV 5 mm, pełny kolor, obr&oacute;bka graficzna, podklejenie taśmą magnetyczną (szt. 16). Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia zasady r&oacute;wności szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, w tym szczeg&oacute;lności w zakresie minimalizowania barier fizycznych na obszarze stoiska; &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach METS Amsterdam 2026, Amsterdam, Niderlandy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, do godz. 11.00; &bull; transport eksponat&oacute;w w obsłudze door-to-door na trasie: August&oacute;w (siedziba Wnioskodawcy) &ndash; Amsterdam, Niderlandy (lokalizacja targ&oacute;w METS Amsterdam 2026, RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy) - August&oacute;w (siedziba Wnioskodawcy), przy użyciu samochodu dostawczego L3H2; &bull; gabaryty eksponat&oacute;w (wymiary): 3 palety (80x120), wysokości 1,5 metra i wadze do 150 kg każda; &bull; usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym na wskazane stoisko targowe oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w. Dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w do godz. 11.00. Załadunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania (August&oacute;w) oraz odbi&oacute;r eksponat&oacute;w po targach &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. D. Zakup usług hotelarskich &bull; rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w dla 3 os&oacute;b w listopadzie 2026 r. (4 noclegi), zameldowanie 1 dzień przed targami, wymeldowanie 1 dzień po zakończeniu targ&oacute;w; &bull; 3 pokoje 1-osobowe lub apartament trzypokojowy; &bull; cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; &bull; hotel/apartament powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; &bull; hotel/apartament powinien zapewnić parking dla samochodu dostawczego L3H2; &bull; hotel/apartament powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w (RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy): a) położenie hotelu/apartamentu w odległości do 500 metr&oacute;w od przystanku linii metra bezpośrednio prowadzącej do targ&oacute;w (lub z 1 przesiadką) i b) dojazd z hotelu/apartamentu do miejsca targ&oacute;w max. do 30 minut &ndash; wskazanie dla samochodu osobowego &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; &bull; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; &bull; koszt nocleg&oacute;w brutto nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą DEMEX SP&Oacute;ŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 8461671104, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>