Wynajem sali konferencyjnej, bufet, obsługa techniczna

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem sali konferencyjnej, bufet, obsługa techniczna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Olsztyn
Data publikacji	2025-08-27
Data składania ofert	05/09/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555100008 Usługi bufetowe 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6496189

<div>
<h1>Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><span class="was-link">zapytanie ofertowe</span></li>
<li><span class="was-link">opis przedmiotu zam&oacute;wienia załącznik nr 1</span></li>
<li><span class="was-link">formularz oferty - załącznik nr 2</span></li>
<li><span class="was-link">wz&oacute;r umowy - załącznik nr 3</span></li>
<li><span class="was-link">oświadczenie RODO - załącznik nr 4</span></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>wynajem sali konferencyjnej, bufet, obsługa techniczna</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>1. Przedmiot zam&oacute;wienia<br /> Organizacja Konwentu Partycypacji Społecznej, kt&oacute;ry odbędzie się w Olsztynie, w dniu 24 września 2025 roku. Zam&oacute;wienie obejmuje wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie obsługi technicznej wydarzenia hybrydowego oraz przygotowanie i obsługę zimnego bufetu dla uczestnik&oacute;w.<br /> <br /> Zakres zam&oacute;wienia<br /> <br /> 1. Wynajem sali konferencyjnej<br /> &bull; Sala konferencyjna powinna pomieścić co najmniej 60 os&oacute;b w ustawieniu teatralnym.<br /> &bull; Sala musi być wyposażona w:<br /> o projektor multimedialny,<br /> o ekran projekcyjny,<br /> o nagłośnienie (mikrofony przewodowe i/lub bezprzewodowe), głośnik zbierający dźwięk z sali,<br /> o dostęp do internetu (Wi-Fi) o odpowiedniej przepustowości dla transmisji online,<br /> o klimatyzację i odpowiednie oświetlenie.<br /> &bull; Sala musi umożliwiać realizację wydarzenia w formule hybrydowej (stacjonarnie oraz online).<br /> &bull; Wykonawca pozwoli Zamawiającemu oznaczyć salę poprzez zapewnienie potykacza lub umożliwi naklejenie kartki na drzwiach wejściowych do sali z informacją o sposobie finansowania wydarzenia. <br /> 2. Obsługa techniczna<br /> &bull; Transmisja powinna być realizowana za pomocą jednej kamery, ustawionej statycznie w optymalnym miejscu, aby zapewnić dobrą widoczność prelegent&oacute;w i sceny. Zalecamy jakość Full HD (1920x1080) przy 30 klatkach na sekundę, co pozwoli uzyskać płynny i wyraźny obraz. Do dyspozycji organizatora powinny być dostępne dwa bezprzewodowe mikrofony, co zapewni swobodę ruchu prelegent&oacute;w i dobrą jakość dźwięku. Transmisja będzie prowadzona za pomocą platformy ZOOM organizatora. Nie przewidujemy czatu na żywo ani innych form interakcji z widzami. Nie są planowane dodatkowe elementy graficzne, takie jak logotypy czy animacje. Transmisja będzie trwała 4 godziny.<br /> &bull; Obecność pracownika na miejscu przed wydarzeniem, kt&oacute;ry zapewni prawidłowe podłączenie przenośnego komputera organizatora ze sprzętem na Sali.<br /> 3. Przygotowanie przestrzeni na zimny bufet i stoliki koktajlowe<br /> &bull; Zapewnienie wydzielonego miejsca w sali lub w pomieszczeniu innym niż sala konferencyjna (w pobliżu) na ustawienie zimnego bufetu (stoły cateringowe) z dostępem do gniazd elektrycznych.<br /> 4. Usługa zimnego bufetu<br /> &bull; Przygotowanie zimnego bufetu dla 60 uczestnik&oacute;w, kt&oacute;ry powinien obejmować:<br /> o Przekąski np. kanapki 4/6 na osobę, sałatki, tartelinki zar&oacute;wno mięsne jak i vege<br /> o Desery np. ciasteczka 4/6 szt na osobę<br /> o Napoje: kawa rozpuszczalna i parzona, herbata, woda mineralna, soki owocowe, mleko do kawy (w tym przynajmniej jeden rodzaj mleka roślinnego) lub ekspres do kawy.<br /> &bull; Poczęstunek powinien być podawany w naczyniach wielorazowego użytku w celu ograniczenia odpad&oacute;w i zapewnienia zr&oacute;wnoważonego rozwoju. W przypadku konieczności użycia opakowań jednorazowych, należy zapewnić materiały biodegradowalne lub poddające się recyklingowi.<br /> &bull; Obsługa bufetu w trakcie wydarzenia:<br /> o Przygotowanie bufetu i uzupełnianie asortymentu w trakcie trwania przerwy kawowej i poczęstunku.<br /> o Sprzątanie strefy bufetowej po zakończeniu wydarzenia.<br /> Ostateczna liczba os&oacute;b zostanie podana 5 dni przed wydarzeniem, minimalna liczba uczestnik&oacute;w to 30 os&oacute;b<br /> <br /> ________________________________________<br /> Wymagania organizacyjne<br /> ● Wydarzenie rozpocznie się o godzinie 10:00 i potrwa około 6 godzin.<br /> ● Sala i przestrzeń bufetowa powinny być dostępne dla organizator&oacute;w od godziny 09:00 w dniu wydarzenia, aby umożliwić przygotowania techniczne i cateringowe, oraz godzinę po wydarzeniu w celu uprzątnięcia sali.<br /> 5. Metodologia wyceny koszt&oacute;w<br /> ● Koszt wynajmu sali wraz z niezbędnym wyposażeniem.<br /> ● Koszty obsługi technicznej:<br /> ● Koszty zimny bufet<br /> 6. Termin realizacji<br /> Wydarzenie odbędzie się 24 września 2025 roku, w godzinach 10:00-16:00.<br /> 7. Miejsce, w kt&oacute;rym odbędzie się wydarzenie, musi spełniać wymagania dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to m.in. podjazdy, windy, szerokie przejścia, toalety dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. <br /> 8. Podmiot odpowiedzialny za realizację zam&oacute;wienia<br /> Koordynator projektu we wsp&oacute;łpracy z Partnerem (Fundacją Instytut ART).</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>kryterium: cena &ndash; 100%</p>
</div>