Świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej i cateringu

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej i cateringu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-08-22
Data składania ofert	29/08/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 554000004 Usługi podawania napojów 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Numer przetargu	6486702

<div>
<h1>Świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem w Krakowie oraz świadczenie usługi cateringowej w formie przerwy kawowej ciągłej dla uczestnik&oacute;w szkoleń w ramach realizacji projektu "Rozw&oacute;j kompetencji przyszłości dopasowanych do oczekiwań rynku pracy i pracodawc&oacute;w"</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>załacznik nr 1 - formularz ofertowy_catering_sala_krk.docx</li>
<li>załącznik nr 2 - klauzula RODO.pdf</li>
<li>Załącznik nr 3 - umowa istotne postanowienia_sala_catering_krk_aw popr.pdf</li>
<li>Zapytanie ofertowe catering sala krk</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej i cateringu</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
A. Usługa obejmuje wynajem sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem w Krakowie oraz organizację, przygotowanie i dostarczenie cateringu w formie przerwy kawowej ciągłej (kawa, herbata, woda, przekąski). Sala szkoleniowa oraz catering będą zapewniane przez maksymalnie w sumie 178 dni szkoleń dla średnio 8 uczestnik&oacute;w dziennie, co łącznie stanowi 1424 osobodni, w okresie od września 2025 do grudnia 2027. B. Terminy szkoleń, liczba dni szkoleń oraz liczba uczestnik&oacute;w danego szkolenia będzie wskazana przez Zamawiającego najp&oacute;źniej na 2 dni robocze przed realizacją usługi. C. Sala szkoleniowa powinna się znajdować w miejscu, do kt&oacute;rego można się łatwo dostać korzystając z transportu publicznego, nie dalej jak w promieniu 5 km od Dworca Gł&oacute;wnego (Kolejowego) w Krakowie. D. Sala szkoleniowa musi spełniać następujące warunki:  powierzchnia minimalna: 18m&sup2;;  sala szkoleniowa musi być wyposażona w nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny, w tym co najmniej: projektor multimedialny z ekranem, tablicę flipchart lub tablicę suchościeralną + flamastry, możliwość podłączenia do zasilania maksymalnie 12 laptop&oacute;w z odpowiedniej liczby źr&oacute;deł umożliwiających niezakł&oacute;cone korzystanie ze szkolenia;  bezprzewodowy, nieodpłatny dostęp do Internetu o odpowiedniej prędkości, nie mniejszej niż 500 Mb/s &ndash; 1 Gb/s;  sala szkoleniowa musi być klimatyzowana, spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne i oświetleniowe, a także zapewniać odpowiedni komfort termiczny;  sala szkoleniowa musi być wyposażona w: stoły ustawione w układzie konferencyjnym lub szkolnym (każdy uczestnik może mieć osobny st&oacute;ł lub dzielić go maksymalnie z jedną osobą), krzesła dla wszystkich uczestnik&oacute;w, miejsce dla prowadzącego szkolenie. E. Wykonawca uwzględni w cenie oferty wszelkie koszty związane z realizacją zam&oacute;wienia, w tym koszty energii elektrycznej, ogrzewania, klimatyzacji, Internetu, sprzątania oraz ewentualnych opłat administracyjnych związanych z użytkowaniem obiektu. F. Wymagania dotyczące dostępności miejsca: sala szkoleniowa oraz budynek, w kt&oacute;rym się znajduje, muszą być dostosowane do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową, w tym posiadać odpowiednie udogodnienia architektoniczne, takie jak podjazdy, windy i toalety dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami &ndash; w szczeg&oacute;lności sala musi spełniać wymogi związane z dostępnością architektoniczną, określone w Standardach dostępności dla polityki sp&oacute;jności 2021-2027 (załącznik nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027) przez cały okres realizacji usługi oraz określone w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczeg&oacute;lnymi potrzebami G. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość serwowania przerw kawowych w trakcie szkoleń. Przerwa kawowa może być organizowana bezpośrednio w sali szkoleniowej (jeśli jej powierzchnia na to pozwala) lub w pomieszczeniu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej, w tym r&oacute;wnież na wydzielonej przestrzeni wsp&oacute;lnej w budynku. Miejsce serwowania przerw kawowych musi być łatwo dostępne dla uczestnik&oacute;w szkolenia i spełniać standardy dostępności architektonicznej dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. H. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia obsługi technicznej na miejscu podczas trwania szkoleń, w celu szybkiego reagowania na ewentualne problemy związane z działaniem sprzętu audiowizualnego lub technicznego. W przypadku awarii sprzętu, Wykonawca zapewni niezwłoczną naprawę lub wymianę urządzeń, aby nie zakł&oacute;cać przebiegu szkolenia. I. Wynajmujący zapewni Zamawiającemu możliwość odpowiedniego oznakowania przedmiotu najmu zgodnie z zasadami programu na potrzeby, kt&oacute;rego wynajmowana będzie sala. W tym celu Wynajmujący udostępni Zamawiającemu przedmiot najmu z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwiającym zamieszczenie niezbędnego oznakowania. J. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli wskazanej sali szkoleniowej w celu oceny oferowanego standardu jakościowego przed zawarciem umowy oraz w trakcie jej realizacji. K. Do każdej serwowanej przerwy kawowej Wykonawca zapewni 2 termosy cateringowe z gorącą wodą (min. 10 litr&oacute;w jeden) stoły, obrusy, serwetki i czystą zastawę (talerzyki, kubeczki, sztućce itd.) wielorazowego użytku, niezbędne do zrealizowania usługi. L. W szczeg&oacute;lności nie jest dozwolone używanie naczyń i sztućc&oacute;w wykonanych z plastiku jednorazowego użytku, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ograniczenia plastiku (np. dyrektywa SUP - Single Use Plastics). M. W ramach zam&oacute;wienia Wykonawca jest zobowiązany do:  zapewnienia obsługi przez personel posiadający aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne oraz doświadczenie w realizacji usług cateringowych,  przygotowania i dowozu do miejsca, w kt&oacute;rym będzie odbywało się szkolenie,  bieżącego utrzymania czystości w trakcie trwania usługi oraz uporządkowania pomieszczeń po zakończeniu wydarzenia, w tym usunięcia odpad&oacute;w zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi segregacji odpad&oacute;w. N. Przerwa kawowa w formule ciągłej powinna być dostępna przez cały czas trwania szkolenia, tj. przez 8 godzin zegarowych. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego uzupełniania produkt&oacute;w w miarę ich zużycia. Dokładne terminy szkoleń, liczba dni trwania danego szkolenia, godziny szkolenia oraz liczebność grupy szkoleniowej zostaną przekazane Wykonawcy drogą mailową na 2 dni robocze przed rozpoczęciem danego szkolenia. O. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji szkoleń zar&oacute;wno w dni powszednie, jak i w weekendy. P. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia cateringu co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia oraz do uprzątnięcia naczyń, opakowań, sztućc&oacute;w i resztek przerwy kawowej najp&oacute;źniej 30 minut po zakończeniu szkolenia. Q. W skład każdej serwowanej przerwy kawowej wchodzi : serwowane bez ograniczeń:  kawa,  herbata (w tym: czarna - 1 rodzaj, owocowa - 2 rodzaje),  mleko (w tym: zwykłe, bez laktozy, roślinne),  cukier, słodzik, cytryna, serwowane z ograniczeniem:  woda mineralna niegazowana: min. 500 ml na osobę dziennie (w butelkach o pojemności 0,5l),  woda mineralna gazowana: min. 500 ml na osobę dziennie (w butelkach o pojemności 0,5l),  ciasteczka kruche: min. 150 g na osobę dziennie,  przekąski słone (np. paluszki, krakersy): min. 150 g na osobę dziennie. R. Wszystkie dostarczane produkty powinny być świeże, posiadać aktualne terminy ważności oraz być przechowywane i transportowane zgodnie z obowiązującymi normami sanitarnymi i HACCP. S. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zam&oacute;wienia we własnym zakresie i nie może powierzać wykonania usługi podwykonawcom. T. Cena ofertowa powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją zam&oacute;wienia, w tym koszty zakupu produkt&oacute;w, transportu, obsługi cateringowej oraz uporządkowania miejsca serwowania cateringu na zakończenie każdego dnia szkolenia. Ponadto, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia nowej dostawy na kolejny dzień szkolenia. U. Wykonawca wyznaczy jednego koordynatora, z kt&oacute;rym Zamawiający będzie m&oacute;gł prowadzić robocze uzgodnienia w zakresie realizacji zam&oacute;wienia. V. Zamawiający ma prawo zgłaszać uwagi i zastrzeżenia dotyczące zar&oacute;wno jakości świadczonej usługi, jak i sposobu jej realizacji. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia uchybień wskazanych przez Zamawiającego. W. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy wiążącą informację na temat liczby uczestnik&oacute;w najp&oacute;źniej 2 dni robocze przed każdym szkoleniem. Wykonawca zobowiązuje się dostosować wielkość cateringu do podanej liczby uczestnik&oacute;w. X. Podane w niniejszym zapytaniu i w dalszych dokumentach wartości dotyczące liczby dni szkoleń, liczby uczestnik&oacute;w a przez to liczba osobodni wskazywane są jako wartości maksymalne. Ostateczna wartość wynagrodzenia Wykonawcy będzie uzależniona od rzeczywistej liczby dni szkoleń oraz rzeczywistej liczby uczestnik&oacute;w szkolenia, zgodnie z informacją przekazaną przez Zamawiającego najp&oacute;źniej 2 dni robocze przed każdym szkoleniem. Y. Po zakończeniu realizacji usługi wynajmu sali szkoleniowej oraz usługi cateringowej w ramach danego szkolenia, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć protok&oacute;ł zdawczo-odbiorczy do akceptacji Zamawiającego. Podpisany przez Kierownika Projektu protok&oacute;ł stanowi podstawę do wystawienia faktury obejmującej usługę wynajmu sali szkoleniowej oraz usługę cateringową świadczoną w ramach danego szkolenia. Z. Zamawiający nie przewiduje wypłaty zaliczek na poczet realizacji zam&oacute;wienia. Płatność nastąpi na podstawie wystawionej faktury po zakończeniu usługi wynajmu sali szkoleniowej oraz usługi cateringowej w ramach danego szkolenia i zatwierdzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego. AA. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w odniesieniu do faktycznej liczby uczestnik&oacute;w i liczby dni szkolenia. Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za pozostawanie w gotowości do realizacji zam&oacute;wienia w szczeg&oacute;lności do podanej maksymalnej liczby uczestnik&oacute;w szkolenia. Z tytułu braku realizacji usługi w odniesieniu do maksymalnego podanego wymiaru Wykonawcy nie przysługują względem Zamawiającego żadne roszczenia. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia znajduje się w Załączniku do niniejszego postepowania pod nazwą Zapytanie ofertowe catering sala krk
<h2>Kryteria oceny</h2>
Oferty będą oceniane wg kryterium: Cena brutto 1 dnia wynajmu sali &ndash; waga 50% (max 50 pkt) Szczeg&oacute;łowy opis kryterium oraz sposobu oceniania znajduje się w Załączniku do niniejszego postępowania pn. Zapytanie ofertowe catering sala krk
Oferty będą oceniane wg kryterium: Cena brutto 1 osobodnia cateringu&ndash; waga 50 % (max 50 pkt) Szczeg&oacute;łowy opis kryterium oraz sposobu oceniania znajduje się w Załączniku do niniejszego postępowania pn. Zapytanie ofertowe catering sala krk
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w zakresie: A. terminu realizacji umowy (w przypadku, gdy nie jest możliwe zrealizowanie przedmiotu zam&oacute;wienia w określonym w umowie terminie z przyczyn nie wynikających bezpośrednio z winy Wykonawcy, Zamawiający może wydłużyć termin realizacji umowy), B. harmonogramu realizacji umowy, C. warunk&oacute;w płatności. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku: A. wystąpienia zmian w powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa, w zakresie mającym wpływ na realizację umowy &ndash; w tym zmiany ustawą wysokości stawki podatku od towar&oacute;w i usług względem stawki określonej w umowie albo zastosowanie przez ustawodawcę zwolnienia od podatku od towar&oacute;w i usług w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy &ndash; zmiana umowy polegająca na dostosowaniu wynagrodzenia z tytułu realizacji zam&oacute;wienia uwzględniającego wartość stawki ustawowej VAT powszechnie obowiązującej albo do zwolnienia z ww. podatku, B. omyłek pisarskich, C. obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zam&oacute;wienia, D. wystąpienia sytuacji losowych, E. z powodu działania siły wyższej, mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy. 3. Zmiana Wykonawcy jest dopuszczalna w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy. 4. Wszystkie zmiany zostaną wprowadzone z zachowaniem formy pisemnej poprzez aneks, pod rygorem nieważności.
</div>