Utworzenie i wdrożenie specjalnie zaprojektowanego systemu

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Utworzenie i wdrożenie specjalnie zaprojektowanego systemu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-08-20
Data składania ofert	29/08/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	724130008 Usługi w zakresie projektowania stron WWW 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania 722610002 Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania 722300006 Usługi w zakresie rozbudowy oprogramowania 805331000 Usługi szkolenia komputerowego
Numer przetargu	6480143

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe nr 1_2025_FEMP_01.11_0329 - Utworzenie i wdrożenie specjalnie zaprojektowanego systemu obsługi procesów imigracyjnych</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>ZO_Concierge_1_2025_FEMP_01.11_0329_20.08.2025.pdf</li>
 <li>Zał. 1 - Oświadczenie o zachowaniu poufności.docx</li>
 <li>Zał. 4 - Formularz ofertowy.docx</li>
 <li>Zał. 5 - Wykaz osób.docx</li>
 <li>Zał. 6 - Oświadczenie o zobowiązaniu do przekazania praw autorskich.docx</li>
 <li>Zał. 7 - Polityka prywatności Concierge Poland Sp. z o.o..pdf</li>
 <li>Zał. 8 - Oświadczenie o językach programowania.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Utworzenie i wdrożenie specjalnie zaprojektowanego systemu</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1.	Przedmiot zamówienia: utworzenie i wdrożenie specjalnie zaprojektowanego systemu obsługi procesów imigracyjnych, w skład którego wchodzą: 
a)	Utworzenie cyfrowego i zautomatyzowanego modułu wniosków pobytowych 
b)	Utworzenie cyfrowego i zautomatyzowanego modułu zezwoleń na pracę 
c)	Utworzenie cyfrowego i zautomatyzowanego modułu weryfikacji kandydatów 
d)	Utworzenie cyfrowego i zautomatyzowanego modułu trackingu 
e)	Realizacja szkoleń wdrożeniowych 
 
Przedmiotem zamówienia jest utworzenie i wdrożenie specjalnie zaprojektowanego systemu obsługi procesów imigracyjnych. Dzięki systemowi spółka Concierge Poland zautomatyzuje i usprawni kluczowe procesy wchodzące w skład powierzanych przez klientów zleceń oraz umożliwi w pełni zdalną obsługę klientów niezależnie od ich lokalizacji. Wdrożenie nowych rozwiązań będzie możliwe dzięki zakupowi usług programistycznych i wytworzeniu oprogramowania „szytego na miarę”. 
 
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w załącznikach nr 2 i 3 do zapytania ofertowego. 
 
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 
- dostarczenia, wdrożenia i skonfigurowania systemu informatycznego zgodnie z wymaganiami funkcjonalnymi, technicznymi i serwisowymi określonymi w załączniku nr 2 i 3 do niniejszego zapytania ofertowego, 
 - stworzenia i skonfigurowania systemu informatycznego zgodnie z wymaganiami merytorycznymi. 
 
Konfiguracja procesów realizowanych za pomocą systemu informatycznego będzie przygotowana w oparciu o następujące akty prawne oraz obowiązujące rozporządzenia wykonawcze: 
•	Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach 
•	Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej 
•	Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej 
•	Ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw 
•	Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy 
•	Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego 
•	Ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP 
•	Ustawa z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium RP, pobycie oraz wyjeździe z terytorium RP obywateli państw członkowskich UE i członków ich rodzin 
•	Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa 
•	Rozporządzenie (WE) nr 810/2009 – kodeks wizowy Schengen 
•	Rozporządzenie (UE) 2016/399 – kodeks graniczny Schengen 
•	Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2011/95/UE 
•	Umowy międzynarodowe o ruchu bezwizowym 
 
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 
1)	Samodzielnego pozyskania aktualnych informacji o wymaganych dokumentach do m.in. 58 procedur legalizacji pobytu cudzoziemców (zezwolenie na pobyt czasowy – 38, zezwolenie na pobyt stały – 20, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE – 4) w każdym z 16 województw. 
2)	Uwzględnienia lokalnych różnic (różne dokumenty i oświadczenia w zależności od województwa), także tych dostępnych wyłącznie na miejscu w urzędach. 
3)	Uwzględnienia różnic przebiegu procesu w zależności od trybu w jakim procedura legalizacji pobytu przebiega. 
4)	Stworzenia na tej podstawie: 
•	formularzy, które udostępnione obcokrajowcom, pozwolą zebrać wszystkie niezbędne dane na potrzeby konkretnego wariantu procedury w danym województwie 
•	automatycznego systemu podstawowej walidacji formularzy 
•	mechanizmu umożliwiającego weryfikacje oraz modyfikację uzupełnionych formularzy przez konsultantów 
•	automatycznego systemu przenoszącego dane z formularza na dokumenty wymagane w procedurze legalizacji pobytu 
•	automatycznych list wymaganych dokumentów (checklist) dla procedur legalizacji pobytu – 992 wariantów, dla każdego typu wniosku i każdego województwa, 
•	edytowalnych wzorów oświadczeń (HTML/PDF), 
•	systemu logicznego przypisywania dokumentów do procedur i województw. 
5)	Stworzenia systemu autoryzacji oraz autentykacji wewnątrz aplikacji 
a.	Zagwarantowanie poufności danych oraz zabezpieczenie dostępu do danych przed niepowołanymi osobami 
b.	Zagwarantowanie zabezpieczeń przed najpopularniejszymi atakami na aplikacje udostępniane w Internecie 
6)	Stworzenia pod-systemu zarządzania rolami użytkowników oraz ich pozwoleniami wewnątrz aplikacji 
c.	Zagwarantowanie dostępności określonych funkcjonalności tylko dla wybranych użytkowników 
d.	Ograniczanie funkcjonalności per rola 
7)	Stworzenia modułu weryfikacji kandydatów 
e.	Formularze dostępne poprzez ‘zaufany link’ przesyłany w wiadomościach SMS oraz EMAIL 
f.	System umożliwia komunikację z kandydatami poprzez wiadomości SMS 
g.	Aplikacja komunikuje wszelkie istotne wydarzenia jak i wymagania Managerom firm zlecającymi weryfikację, Kandydatom, Specjalistom wykonującym weryfikację 
8)	Stworzenia modułu procedur zezwoleń na pracę 
h.	Aplikacja komunikuje wszelkie istotne wydarzenia jak i wymagania Managerom firm zlecającymi weryfikację, Kandydatom, Specjalistom wykonującym weryfikację 
i.	Aplikacja uwzględnia wszystkie strony w przechodzeniu kolejnych etapów procedury zezwolenia na pracę; Pracodawca, Pracownik, Konsultanci - każda ze stron ma możliwość przekazania wymaganych danych oraz udostępniania komentarzy / decyzji w kluczowych momentach procedury 
j.	Aplikacja udostępnia zestaw danych każdej ze stron, uwzględniając poufność i ograniczenia wynikające z roli w procesie 
9)	Stworzenia modułu trackingu 
k.	Śledzenie spraw prowadzonych w aplikacji, informowanie o kluczowych datach dla spraw 
l.	Przypomnienia wysyłane do użytkowników powiązanych z daną sprawą 
m.	Automatyczne aktualizacje statusów spraw bazujące na datach kluczowych wydarzeń 
10)	Stworzenia systemu powiadomień wewnątrz aplikacji 
n.	Otrzymywane powiadomienia bez konieczności przeładowania aplikacji 
o.	Automatyczne powiadomienia rozsyłane przez system w reakcji na wydarzenie w systemie 
p.	Powiadomienia połączone z możliwością wykonania ‘szybkich’ akcji jako reakcja na powiadomienie 
11)	Stworzenia systemu powiadomień email 
q.	Przygotowanie gotowych szablonów email 
r.	Umożliwienie modyfikacji istniejących szablonów w prostym kreatorze wiadomości email 
12)	Stworzenia modułu “Back Office” umożliwiającego szerokie zarządzanie i nadzorowanie całością systemu przez Administratorów 
s.	Listowanie, wyszukiwanie, zmienianie kont użytkowników 
t.	Listowanie, wyszukiwanie transakcji dokonanych w aplikacji 
u.	Listowanie, wyszukiwanie procedur w aplikacji 
 
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 2 i 3 do zapytania ofertowego) jest integralną częścią opisu przedmiotu zamówienia i stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. 
Zainteresowani oferenci zobowiązani są w pierwszej kolejności do przesłania na adres mailowy m.ejiofor@mobirel.com podpisanej (przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta) klauzuli poufności (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). Niezwłocznie po przesłaniu prawidłowego oświadczenia Zamawiający udostępni ww. dokument, maksymalnie w ciągu 2 dni roboczych. 
 
W przypadku, gdy w opisie lub wymogach podano do zastosowania nazwy ze wskazaniem określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, mogą być one zastąpione rozwiązaniami równoważnymi lub lepszymi, o parametrach technicznych i użytkowych nie gorszych niż podane. 
 
Wymagane jest, aby system w dniu odbioru zawierał aktualne i kompletne informacje w zakresie obsługi klientów ze wszystkich województw, w tym automatycznie generujące się szablony dokumentów i oświadczeń na wzorach poszczególnych urzędów wojewódzkich we wszystkich procedurach legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. 
 
Wymagane jest, aby system dostępny był w językach: Polski, Angielski, Rosyjski, Ukraiński z uwagi na docelową grupę użytkowników oprogramowania. Tłumaczenia oraz proof reading wszystkich elementów systemu a także generowanych dokumentów leżą po stronie Wykonawcy. Wykonawca odpowiada za jakość dostarczonych tłumaczeń – Przedmiot zamówienia nie zostanie odebrany przez Zamawiającego do momentu występowania błędów w tłumaczeniach, przy czym będą one eliminowane każdorazowo na koszt Wykonawcy. 
 
Warstwy systemu odpowiadające za wszelkie procesy logiczne, komunikację między modułami systemu, integrację zewnętrznych systemów oraz zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych, będą bazowały na jednym języku programowania celem uproszczenia złożoności technologicznej oraz ułatwienia Zamawiającemu dalszego rozwijania systemu jako całości. 
Dopuszcza się stosowanie dodatkowych języków (np.: HTML, CSS, SCSS) dla tzw. warstw prezentacji (zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami tworzenia aplikacji internetowych). 
Dopuszcza się stosowanie dodatkowych języków (np.: SQL) dla tzw. warstw danych. 
Kod całości wytworzonego oprogramowania zostanie w pełni udokumentowany w celu ułatwienia dalszego rozwijania oraz naprawiania nieprzewidzianych błędów przez Zamawiającego. 
 
Ze względów na poufność danych oraz wymóg przekazania wszelkich praw autorskich do rozwiązania zamawiającemu, zabrania się wykorzystywania systemów LLM (Large Language Model / Duży Model Językowy) na potrzeby: 
•	projektowania architektury / infrastruktury systemu 
•	analizy kodu źródłowego 
•	generowania kodu źródłowego (generowania częściowych rozwiązań) 
•	generowania kodu testów jednostkowych / automatycznych. 
Udostępnienie kodu bądź dokumentacji do analizy przez “LLM” lub wykorzystanie takiego rozwiązania na którymkolwiek etapie tworzenia (kodu, dokumentacji, schematów), może prowadzić do wycieku danych poufnych i naruszenia praw autorskich. 
 
W ramach realizacji zamówienia wykonawca będzie zobowiązany do: 
•	Przeniesienia pełni autorskich praw majątkowych do wszelkich produktów wytworzonych i wykorzystanych podczas realizacji przedmiotu zamówienia. 
[c.d. w załącznikach]

Okres gwarancji: min. 12 mies.
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 a) Punkty w ramach kryterium ceny netto w PLN/EUR/USD będą przyznawane wg następującego wzoru: 
A n = (C min / C r) x 50 
 
C min – cena minimalna w zbiorze 
C r – cena oferty rozpatrywanej 
A n – liczba punktów przyznana ofercie
 b)	Punkty w ramach kryterium okres gwarancji (w pełnych miesiącach) będą przyznawane wg następującej reguły: 
	gwarancja na okres do 23 miesięcy włącznie - 0 punktów 
	gwarancja na okres od 24 do 35 miesięcy włącznie - 8 punktów 
[c.d. w załączniku]
 c)	Punkty w ramach kryterium czas reakcji serwisowej (w pełnych godzinach) będą przyznawane wg następującej reguły: 
Kategoria A: 
- czas reakcji do 1 godziny włącznie - 8 punktów 
- czas reakcji od 2 do 4 godzin włącznie - 5 punktów 
- czas reakcji powyżej 4 godzin... 
[c.d. w załączniku]
 d)	Punkty w ramach kryterium wsparcie techniczne dla użytkowników systemu będą przyznawane zgodnie z zadeklarowanym przez wykonawcę poziomem zapewnienia wsparcia technicznego użytkownikom systemu w trakcie okresu gwarancji. 
[c.d. w załączniku]
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia Zapytania Ofertowego, w następujących przypadkach: 
a)	w wyniku zaistnienia przyczyn, niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy (przy dochowaniu przez niego należytej staranności) skutkujących niemożliwością lub znacznymi opóźnieniami w realizacji zamówienia a w szczególności czasowy brak dostępności na rynku zasobów potrzebnych do realizacji przedmiotu zamówienia, 
b)	wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie. „Siła wyższa” oznacza wydarzenia zewnętrzne, nieprzewidywalne, nieoczekiwane i poza kontrolą Stron, występujące po podpisaniu Umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z Umowy, 
c)	w przypadku zmian w harmonogramie realizacji projektu, w szczególności w przypadku wystąpienia konieczności wydłużenia/przesunięcia terminów realizacji poszczególnych zadań 
i etapów, spowodowana obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Zamawiającego 
i Wykonawcy, uniemożliwiającymi realizację zamówienia w pierwotnie określonych terminach, mającymi wpływ na jakość realizacji przedmiotu umowy, 
d)	w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, na jego uzasadniony wniosek, pod warunkiem, że zmiana ta wynika z okoliczności, których Wykonawca nie mógł przewidzieć na etapie składania oferty i nie jest przez niego zawiniona, 
e)	w przypadku konieczności wprowadzenia zmian, których Zamawiający nie mógł przewidzieć 
w chwili zawarcia umowy, o czas niezbędny do wprowadzenia tych zmian, 
f)	zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, 
g)	powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności 
i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy; 
h)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 143 000 EUR i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie; 
i)	zmiany dotyczą realizacji dodatkowych usług lub od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
	zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
	zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, 
	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
j)	zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
	konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, 
	wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
k)	wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: 
	w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub 
	w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia 
z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac.
 </div>