Organizacja wyjazdu dla 20 rodzin

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja wyjazdu dla 20 rodzin
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-08-19
Data składania ofert	27/08/2025, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 635110004 Organizacja wycieczek 665121003 Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków 853121103 Usługi opieki dziennej nad dziećmi 923312105 Usługi animacji dla dzieci
Numer przetargu	6477373

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe nr 04/WRN/2025</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami_nr_04_WRN_2025.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja wyjazdu dla 20 rodzin</h3>
 Przedmioty zamówienia
 A.	Nazwa usługi: 
Organizacja wyjazdu warsztatowego dla 20 rodzin z dziećmi, w tym 30 osób dorosłych i 46 dzieci (od 0 do 18 roku życia). Warsztaty o tytule „Poznajmy się jako osoby niepowtarzalne i wyjątkowe” zorganizowane są w ramach projektu pn.: &quot; Kapitał Społeczny Rodzin w Gminie Nałęczów” realizowanego przez Miasto Nałęczów/Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nałęczowie w partnerstwie z Fundacją SYNERGIUM, 
w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytet V &quot;Innowacje społeczne (innowacyjne działania społeczne)&quot;, Działania 05.01 &quot;Innowacje społeczne&quot; nr FERS.05.01-IZ.00-002/24. 
 
B) Rodzaj usługi: usługa 
 
C) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 
 
Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdu warsztatowego dla 20 rodzin 
z dziećmi, w tym 33 osób dorosłych uczestników projektu, 47 dzieci (od 0 do 18 roku życia) – łącznie 80 uczestników projektu. 
Wyjazd powinien być zorganizowany w terminie: 29-31.08.2025r., 
 
gdzie układ rodzin przedstawia się następująco: 
1)	2 dorosłe os. (K), (M), (Dz – 17 lat), (Ch*-11 lat), (Ch- 8 lat); 
2)	1 dorosła os. (K), (Ch-13 lat), (Dz-8 lat); 
3)	2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-13 lat); 
4)	1 dorosła os. (K), (Ch-13 lat), (Dz-11 lat); 
5)	1 dorosła os. (K), (M), (Ch- 7 lat), (Dz-1 rok); 
6)	2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-12 lat), (Ch-8 lat), (Dz-6 lat); 
7)	2 dorosłe os. (K), (Ch-15 lat), (Ch-14 lat),(Dz-12 lat); 
8)	3 dorosłe os. (K), (K), (M), (Ch-13 lat), (Ch-9 lat), (Dz-9 lat); 
9)	1 dorosła os. (K), (Ch-12 lat), (Dz-9 lat); 
10)	2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-11 lat), (Dz-6 lat), (Ch-4 lat); 
11)	2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-17 lat), (Dz-14 lat), (Dz-10 lat); 
12)	2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-12 lat), (Ch-5 lat); 
13)	1 dorosła os. (K), (Dz-11 lat), (Dz-7 lat), (Dz-4 lat); 
14)	2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-7 lat), (Ch-4 lat), (Ch-1 rok); 
15)	1 dorosła os. (K), (Ch-15lat), (Ch-13 lat), (Dz-8 lat); 
16)	1 dorosła os. (K), (Dz-17 lat); 
17)	2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-17 lat), (Ch-6 lat); 
18)	2 dorosłe os. (K), (K), (Ch-16), (Ch-10 lat); 
19)	2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-11 lat); 
20)	1 dorosła os. (K), (Ch-11 lat), (Dz-8 lat), (Ch-7); 
 
Łącznie 80 os. 
 
*Dz. oznacza Dziecko 
 
- Wykonawca w cenie wyjazdu zapewnienie organizację, w tym: 
•	przejazd autokarem – w obie strony (wyjazd z Nałęczowa w piątek w godz. 7:00-8:00, powrót do Nałęczowa w niedzielę w godz. 19:00 – 20:00), wykonawca zapewni 2 autokary dla 80 os., 
•	koszt wyżywienia/ciepłych posiłków: 3 śniadania, 3 obiady i 3 kolacje, przerwy kawowe podczas warsztatów dla wszystkich UP (uczestników projektu) – 3 dni x 80 os. – 240 osobo/dni, 
•	ubezpieczenie NNW, 
•	2 noclegi w pokojach 2-5 osobowych, 
•	koszt opieki nad dziećmi (zatrudnienie co najmniej 3 opiekunek dla dzieci – łącznie 48 h) 
•	usługi animacji (zatrudnienie 2 animatorów – łącznie 16 h) 
 
- Miejsce odbywania się wyjazdowych warsztatów oddalone może być od Nałęczowa maksymalnie do 200 km na terenie RP (odległość liczona z dokładnością miejscowość – miejscowość przy pomocy serwisu Mapy Google (https://www.google.com/maps/) z miejscowości Nałęczów do miejscowości, w której znajduje się miejsce warsztatów, przy uwzględnieniu formy transportu „samochodem” i przy przyjęciu najkrótszej (w km) proponowanej przez serwis trasy w zaokrągleniu do pełnego kilometra) 
- Wszystkie pokoje lub domki, w których będą zakwaterowani uczestnicy projektu (rodziny z dziećmi) powinny posiadać prywatną łazienkę z prysznicem lub wanną. 
- Wykonawca winien zapewnić możliwość noclegów dla osób ze specjalnymi potrzebami, 
w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pokój i łazienka powinny być przystosowane do użytku osób z niepełnosprawnościami m.in. na wózku inwalidzkim. Informacja o ostatecznej liczbie osób korzystających z noclegu wraz z informacją, czy w danej grupie wymagane są pokoje dostosowane dla osób ze szczególnymi potrzebami zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zamówienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego 3 dniowego wyjazdu warsztatowego (do 3 dni przed terminem rozpoczęcia danego pobytu). 
- Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia noclegów przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników wyjazdu korzystających 
z noclegów 
- Usługodawca powinien równocześnie zapewnić 4 sale szkoleniowe oraz pomieszczenie do zabaw dla dzieci, które będą dostępne przez cały pobyt uczestników. Sale muszą pomieścić min. 19 osób. Przeprowadzane w nich warsztaty będą trwały 16 godzin (podzielone na wszystkie dni pobytu, w godzinach dostosowanych do organizacji posiłków w hotelu i w porozumieniu z uczestnikami warsztatów i trenerami). 
- Sale szkoleniowe/ sala zabaw powinna być wyposażona w: klimatyzację/ogrzewanie, dostęp do dziennego światła, otwierane okna. Sale nie mogą stanowić pomieszczenia przechodniego/korytarza. Wyposażona musi być również w wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. Sala powinna być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością. Sale szkoleniowe powinny być wyposażone w krzesła i stoły (dostosowane do ilości osób biorących udział w szkoleniu) oraz wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. 
 
- 3 dni przed przyjazdem zamawiający poinformuje o liczbie osób uczestniczących 
w wyjeździe z podziałem na rodziny i trenerów. Zamawiający zakłada tolerancję -10% uczestników ze względu na dość dużą liczbę osób, 
- hotel powinien dysponować terenem rekreacyjnym dla prowadzenia animacji zaplanowanych w ramach projektu, 
- Usługodawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez uczestniczki/uczestników warsztatów. Ostateczna liczba osób korzystających z poszczególnych posiłków wraz z informacjami odnośnie szczególnych potrzeb dietetycznych, zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zamówienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego trzydniowego wyjazdu. 
- Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkolenia korzystających 
z poszczególnych posiłków. 
1.	Warunki noclegu: 
Zapewnienie pokoi 2-5 osobowych i/lub domków zlokalizowanych bezpośrednio na terenie należącym do obiektu dla wszystkich uczestników wyjazdu. 
Wykonawca musi zapewnić dostępne pokoje dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, 
Pokoje lub domki z osobną przestronną łazienką z prysznicem lub wanną w pokojach, łóżka pojedyncze lub w przypadku małżeństw podwójne. Na standardowym wyposażeniu powinny posiadać pościel, ręczniki, lustro. 
2.	Wyżywienie w postaci: 3 śniadań, 3 obiadów i 3 kolacji, ciągłej przerwy kawowej podczas warsztatów przez 3 dni dla 80 os. 
Wyżywienie powinno uwzględniać ewentualną dietę uczestników turnusu: cukrzycowa, bezglutenowa, lekkostrawna, bezmięsna itp. Do posiłków podawane są napoje zimne oraz gorące kawa i herbata. 
Śniadania/kolacje, jeżeli podawane są w formie szwedzkiego stołu, muszą być urozmaicone, uwzględniając posiłki na ciepło i zimno, z możliwością wyboru nabiału, słodkiego czy wytrawnego posiłku (typu: jogurty, zupy mleczne, musli, jajecznica, kiełbaski, wędlina, sery, pieczywo jasne i ciemne, owoce, warzywa). 
Obiady trzydaniowe: zupy, drugie danie oraz deser. Danie powinno składać się z produktów białkowych, najlepiej pochodzenia zwierzęcego (mięso, ryby, ser, jaja, drób) produktów bogatych w węglowodany złożone (ziemniaki, kasza, kluski) oraz dodatków warzywnych (surówki, warzywa gotowane). 
Przerwy kawowe: kawa, herbata, woda, soki, ciasteczka, paluszki. 
Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 
3.	Podczas pobytu zostanie zorganizowana wieczorna integracja: 2 godz. w piątek oraz 2 godz. w sobotę. Zamawiający zastrzega, że sala, w której odbędzie się integracja powinna składać się z jednego pomieszczenia. Wykonawca zapewni usługi animatorów podczas integracji. 
4.	Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu uczestników wyjazdu z Nałęczowa w miejsca realizacji wyjazdu oraz powrotu do Nałęczowa autokarem. 
Podczas transportu autokarem Wykonawca zobowiązany jest do: 
a)	zapewnienia 2 autokarów dla uczestników wyjazdu wraz z możliwością zabrania bagażu do 20 kg/os. 
b)	w przypadku awarii technicznej pojazdu/pojazdów w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest podstawić, w czasie umożliwiającym realizację programu studyjnego, pojazd zastępczy/pojazdy zastępcze o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, 
c)	zapewnienia kierowców autokaru, którzy posiadają wszelkie uprawnienia do kierowania tego typu pojazdem, świadectwo kwalifikacji na przewóz osób i rzeczy, 
d)	polisy ubezpieczeniowej autokaru / autokarów, 
e)	pokrycia wszelkich kosztów związanych z czyszczeniem autokaru /autokarów, kosztów paliwa oraz opłat parkingowych i wszelkich innych kosztów związanych z podróżą np. winietek, 
5.	Termin realizacji zamówienia: od momentu podpisania umowy do 31.08.2025 r. Jeżeli na skutek ograniczeń rządowych np. w związku z pandemią, wojny itp., realizacja usługi nie będzie możliwa we wskazanym terminie, zostanie zrealizowana do miesiąca od momentu zwolnienia ograniczeń. 
Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób

<h2>Kryteria oceny</h2>
 1.Kryterium oceny i Waga punktowa: 
Cena oferty - max. 99 punktów
 1.Kryterium oceny i Waga punktowa: 
 
Aspekt społeczny – max. 1 punkt
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany umowy, jeżeli zmianie ulegną stosowne Wytyczne mające zastosowanie do Projektu. 
2. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających i dodatkowych zgodnie 
z celem zamówienia oraz przeznaczeniem przedmiotu zamówienia w przypadku zwiększenia zapotrzebowania do 50% wartości zamówienia. tj. dopuszcza się zamówień dodatkowych usług jak nocleg, wyżywienie, inne usługi w ramach organizacji warsztatu wyjazdowego dla 10 rodzin, które nie zostały wymienione w ogłoszeniu, a które spełniają jednak cel zamówienia. 
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień umowy z powodu: 
a) zmiany w obowiązujących przepisach prawa, mające wpływ na przedmiot i warunki umowy oraz zmiana sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkując. .a niemożliwość realizacji przedmiotu umowy, 
b) zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego, 
c) okoliczności związanych z wystąpieniem siły wyższej za którą Strony uznają na przykład klęski żywiołowe, pożary, powodzie, trzęsienia ziemi, działania wojenne, strajki, blokady, przerwy w dostawie mediów (energii elektrycznej, wody) czy stan zagrożenia epidemią/pandemią i wystąpienie epidemii/pandemii. 
d) innych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego, 
e) zwiększenie kwoty zamówienia w przypadku wystąpienia specjalnej potrzeby wynikającej z udział w szkoleniu osoby z niepełnosprawnościami i zgłoszeniu takiej potrzeby na piśmie przez osobę z niepełnosprawnościami, 
f) zawieszenia realizacji zamówienia przez Zamawiającego z powodu wystąpienia 
przyczyn technicznych lub organizacyjnych uniemożliwiających kontynuowanie 
wykonania przedmiotu umowy, o czas zawieszenia. O zawieszeniu realizacji 
zamówienia Zamawiający powiadomi Wykonawcę wskazując przyczynę zawieszenia, 
 
4. Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań, spowodowanych wystąpieniem siły wyższej.
 </div>