Zap. ofert. na kompleksową organizację Forum Samorządności

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zap. ofert. na kompleksową organizację Forum Samorządności
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Konin
Data publikacji	2025-08-14
Data składania ofert	21/08/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799530009 Usługi w zakresie organizacji festiwali 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6470946

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe na kompleksową organizację Forum Samorządności Aglomeracji Konińskiej</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Forum_zapytanie_ofertowe.pdf</li>
 <li>Forum_zał_1_Formularz_ofertowy.docx</li>
 <li>Forum_zał_2_OPZ.pdf</li>
 <li>Forum_zał_3_Oświadczenie_warunki.docx</li>
 <li>Forum_zał_4_Oświadczenie_brak_konfliktu.docx</li>
 <li>Forum_zał_5_Oświadczenie_brak_wykluczenia.docx</li>
 <li>Forum_zał_6_wykaz_usług.docx</li>
 <li>Forum_zał_7_wykaz_osób.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zap. ofert. na kompleksową organizację Forum Samorządności</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Stowarzyszenie Aglomeracja Konińska z siedzibą w Koninie przy ul. płk. Witolda Sztarka 1, Konin, 
62-500, jest podmiotem realizującym projekt pn. Aglomeracja Konińska - trwały i wspólny rozwój poprzez Zintegrowane Inwestycje Terytorialne.” w ramach Programu FEWP.07.04-IZ.00-0001/23, 
w ramach Priorytetu 7. „Fundusze Europejskie dla Wielkopolskiej Inicjatywy Lokalnej” Działania 7.4. „Wspieranie instrumentów terytorialnych ZIT” Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 
2021-2027” oraz z budżetu Stowarzyszenia Aglomeracja Konińska. 
 
 
 
I. Dane zamawiającego 
 
Stowarzyszenie Aglomeracja Konińska 
 
ul. płk. Witolda Sztarka 1 
 
Konin, 62-500 
 
NIP 665 304 36 09 
 
biuro@aglomeracjakoninska.org 
 
tel. 694 281 350 
 
 
 
II. Tryb postępowania 
 
Do przedmiotowego zamówienia nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2024 poz. 1320 z późn zm.). 
 
Przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego w ramach projektu realizowane jest 
w sposób zapewniający przejrzystość, zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców. 
 
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”. 
 
Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie pisemnej. 
 
 
 
III. Opis przedmiotu zamówienia 
 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja 3 jednodniowych Forów Samorządności Aglomeracji Konińskiej dla 100 uczestników (każde), obejmująca w szczególności wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie cateringu oraz kompleksowej obsługi wydarzenia. 
 
Obszary tematyczne konferencji: 
 
Partnerstwa ZIT w wyzwaniach związanych z budowaniem odporności i transformacją energetyczną. 
 
Rola rad gmin i społeczności lokalnych w wspomaganiu rozwoju wspólnych działań na rzecz podniesienia standardów i bezpieczeństwa życia mieszkańców. 
 
Współpraca jako klucz do skutecznego realizowania działań w ramach ZIT i innych funduszy 
w nowej perspektywie po 2027. 
 
 
 
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia znajduje się w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania. 
 
 
 
Klasyfikacja Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 
 
79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez 
 
79953000-9 – Usługi w zakresie organizacji wydarzeń 
 
Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności, która dotyczy wszystkich zamówień w ramach w/w projektu przekraczających wartość 80 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) w drodze upublicznienia zapytania ofertowego poprzez jego umieszczenie w bazie konkurencyjności na stronie internetowej: 
 
https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl 
 
Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania oferty częściowej. 
 
 
 
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu do składania ofert oraz do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. 
W przypadku unieważnienia postępowania, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie 
w stosunku do Zamawiającego. 
 
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem, że wniosek 
o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek 
o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął po upływie połowy terminu składania ofert lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. 
 
Zamawiający udzieli wyjaśnień treści Zapytania Ofertowego na wniosek wykonawcy nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 
 
W uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmienić treść ogłoszenia opublikowanego w Bazie Konkurencyjności lub dokonać modyfikacji treści zapytania ofertowego. Dokonane zmiany Zamawiający zamieści w Bazie Konkurencyjności. W przypadku, gdy zmiana zapytania ofertowego lub ogłoszenia powodować będzie konieczność zmian w przygotowaniu oferty, Zamawiający przedłuży termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia tych zmian. 
 
Wynik postępowania zostanie upubliczniony w taki sam sposób w jaki upubliczniono zapytanie ofertowe. 
 
 
 
IV. Termin wykonania zamówienia: 
 
Od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2026 r. 
 
 
 
V. Warunki udziału w postępowaniu: 
 
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, o których mowa w niniejszym rozdziale i wykażą ich spełnienie na poziomie wymaganym przez Zamawiającego zgodnie z opisem zamieszczonym poniżej oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania. 
 
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału 
w postępowaniu tj. posiadają zdolności techniczne lub zawodowe. 
 
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznych i zawodowych, niezbędnych do wykonywania przedmiotowego zamówienia wówczas, gdy: 
 
Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w realizacji co najmniej 3 konferencji lub wydarzeń branżowych, dla co najmniej 100 osób, zorganizowanych w ciągu ostatnich 3 lat (licząc od daty złożenia oferty), w formule stacjonarnej które spełniają łącznie poniższe warunki: 
 
były skierowane do przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego (JST), organizacji pozarządowych (NGO), instytucji publicznych lub sektora społecznego/gospodarczego, 
 
dotyczyły tematyki współpracy terytorialnej, partnerstw lokalnych, ZIT, rozwoju lokalnego lub polityk publicznych; 
 
wraz z podaniem ich dat wykonania, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 
 
Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; 
w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione 
w okresie ostatnich 3 miesięcy. 
 
UWAGA: 
 
W przypadku umów wykonywanych, tj. takich, których realizacja nie zakończyła się przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wykazać tylko te usługi zrealizowane w ramach takiej umowy, które na dzień upływu terminu składania ofert spełniają warunki określone w pkt. V.3. zapytania ofertowego. 
 
Na potwierdzenie spełniania opisanego powyżej warunku należy wypełnić Załącznik nr 6 Wykaz usług. 
 
Wykonawca wskaże osobę pełniącą rolę prelegenta wiodącego konferencji, która posiada doświadczenie w prowadzeniu z wykorzystaniem angażujących narzędzi interaktywnych 
co najmniej 3 wydarzeń tematycznych dla minimum 100 uczestników w ciągu ostatnich 
4 lat. Wydarzenia muszą być związane z tematyką rozwoju lokalnego, współpracy między-samorządowej, zarządzania publicznego lub strategii terytorialnych. 
 
Na potwierdzenie spełniania opisanego powyżej warunku należy wypełnić Załącznik nr 7 Wykaz osób. 
 
Sytuacja finansowa lub ekonomiczna: 
 
Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne oraz nie zalega 
z opłacaniem podatków. Na potwierdzenie Oferent składa: oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu w treści zgodnej z załącznikiem do zapytania. 
 
Nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości Wykonawcy. Na potwierdzenie Oferent składa: oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu w treści zgodnej z załącznikiem do zapytania.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 2.1. Cena brutto (C)– max. 50 punktów 
 
Ocenie podlega cena całkowita brutto za realizację całego przedmiotu zamówienia obejmującego 3 wydarzenia. 
 
Liczba punktów (C) = (najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej) × 50 pkt
 Dodatkowe doświadczenie w organizacji wydarzeń tematycznych (DW) – max. 25 punktów.Punkty zostaną przyznane za doświadczenie wykraczające poza wymagane minimum (czyli ponad 2 wyd.) (weryfikacja na podstawie referencji lub umów): 
3-4 wydarzenia tematyczne zrealizowane w ciągu ostatnich3 lat – 25 pkt
 2.3. Wykorzystanie narzędzi interaktywnych przez prelegenta wiodącego (WNI) – max. 25 punktów (weryfikacja na podstawie referencji) . 
wykorzystanie takiego narzędzia w minimum 2 wydarzeniach – 10 pkt 
wykorzystanie w 3 lub więcej wydarzeniach – 25 pkt
 
 </div>