Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Bułgarii

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Bułgarii
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-08-12
Data składania ofert	22/08/2025, Godzina 15:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 665100008 Usługi ubezpieczeniowe 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 799970009 Usługi organizowania podróży służbowych
Numer przetargu	6464536

<div>
 <h1>Kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Bułgarii obejmującej udział w Międzynarodowych Targach MACHTECH &amp; INNOTECH oraz INTER DRON, połączonej ze spotkaniami biznesowymi w Bułgarii odbywającej się w terminie 29.09-03.10.2025 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” (3/M/IPH/PCE/2025)</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1 - Formularz ofertowo cenowy</li>
 <li>Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy</li>
 <li>Załącznik nr 3 - Wykaz realizacji</li>
 <li>Załącznik nr 4 - Wzór umowy</li>
 <li>Zapytanie ofertowe 3/M/IPH/PCE/2025</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Bułgarii</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Misje i targi gospodarcze” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Bułgarii, obejmującej udział w Międzynarodowych Targach MACHTECH &amp; INNOTECH oraz INTER DRON, połączonej ze spotkaniami biznesowymi w Malezji odbywającej się w terminie 29.09-03.10.2025 r. 
w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
 
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. 
 
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej: 
 
1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na 
a) Zakup usługi transportu i ubezpieczenia dla 10 osób poprzez organizację przelotu na trasie: 
•	Warszawa (WAW) – Sofia (SOF) przelot bezpośredni, bez przesiadek, czas lotu max.3 h, wylot: w dniu 29.09.2025 r. w godzinach 10:00 – 18.00, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących. 
•	Sofia (SOF) – Warszawa (WAW) wylot: w dniu 03.10.2025 r. w godzinach 11.00 – 19.00, przelot bezpośredni, lot w jedną stronę max. 3 godziny, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących. 
•	Cena biletu obejmować powinna możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży 
•	ubezpieczenie od rezygnacji z podróży dla 10 osób, 
•	Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą. 
•	Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów – Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania biletów lotniczych najpóźniej do 7 dni przed wylotem, wraz z przekazaniem informacji dotyczących rezerwacji miejsc. 
•	Wszyscy uczestnicy misji muszą podróżować razem, tym samym lotem. 
•	Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. 
•	Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lotów uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert. 
•	Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podróży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy. 
 
b)	Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji (max. 10 osób + kierowca): 
•	z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo – Handlowej w Białymstoku, ul. Antoniukowska 7. 
•	z lotniska w Sofii do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 29.09.2025 r. 
•	z hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Sofii w dniu 03.10.2025 r. 
•	autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany (min. 20 kg i podręczny wszystkich uczestników misji) 
•	wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca. 
 
c)	Zakup ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (min. 10 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 50 tys. EUR/os.) na czas podróży (dla 12 osób) oraz ochrony uczestników w zakresie zachorowania na choroby zakaźne (pokrycie kosztów pobytu na kwarantannie w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku testu przykładowo na obecność Covid-19 po przylocie do Bułgarii, izolacji oraz kosztów badań i usług medycznych związanych z pobytem na kwarantannie i izolacji). 
 
d)	 Zapewnienie transportu lokalnego (autobus) dla max. 15 osób + kierowca na potrzeby Zamawiającego. 
•	wszyscy uczestnicy misji w dniach 30.09-02.10.2025 r. w obszarze metropolitalnym Sofia/Bułgaria podróżują jednym środkiem transportu (bus/autobus). Całkowity limit kilometrów do wykorzystania wyniesie 450 km (dzienny limit 150 km). 
•	pojazd powinien być do dyspozycji Zamawiającego 16 godzin na dobę. 
•	kierowca/kierowcy muszą znać komunikatywny język angielski oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu Inter Expo Center – Sofia (adres: 147, Tsarigradsko shose blvd Sofia 1784 Bułgaria) (miejsca targów) oraz miejsca zakwaterowania uczestników misji. 
•	wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca. 
• zamawiający nie dopuszcza korzystania z transportu publicznego. 
•	Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu danych kontaktowych do kierowców max. 7 dni przed rozpoczęciem misji. 
 
1.2. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej 
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu min. 4 – gwiazdkowym, dla 10 osób w terminie 29.09-03.10.2025 r. (4 noclegi) w Sofii, wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. 
Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących z usługą codziennego sprzątania. 
Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pokój będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.) 
b) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną i znajdować się w centrum, z dogodnym dojazdem do miejsca targów/spotkania B2B 
c)koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Bułgarii tj. 120 EUR dziennie za osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania ofertowego. 
c) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. 
d) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów. 
e) Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników misji. 
 
1.3. Zapewnienie wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej 
Zapewnienia wyżywienia wszystkim uczestnikom misji (max. 10 osób) w tym: 
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 
30.09.-03.10.2025 r. 
- kolacja na terenie Sofii dla wszystkich uczestników misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu. Nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym – kolacje w dniach: 29.09 – 02.10.2025 r. 
Posiłek składać się będzie z: 
•	przystawki lub zupy, 
•	dania głównego mięsnego, rybnego lub jarskiego (do wyboru), 
•	napojów ciepłych lub zimnych (bezalkoholowych). 
 
1.4. Zapewnienie wstępu na wydarzenie w trakcje misji gospodarczej 
a) Zakup jednodniowych biletów wstępu dla 10 osób na Międzynarodowe Targi MACHTECH &amp; INNOTECH oraz INTER DRON w dniach 30.09-02.10.2025 r. Karty wstępu powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targów, jeśli taka opcja będzie dostępna. 
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety. 
 
1.5. Zapewnienie wynajęcia sali wraz z usługą cateringową w celu organizacji spotkań B2B 
a) wynajem sali na potrzeby organizacji spotkań z przedsiębiorcami oraz przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu. Sala musi znajdować się w centrum miasta Sofia (Bułgaria), w miejscu dobrze skomunikowanym. Spotkanie odbędzie się 1 lub 2 października 2025 r., w godzinach pomiędzy 12:00 a 18:00. Dokładne daty i godziny zostaną ustalone i podane Wykonawcy bliżej terminy wyjazdu. 
Sala powinna pomieścić ok. 35 osób. Sala powinna być wyposażona w niezbędny sprzęt do przeprowadzenia spotkań (np. projektor, ekran, nagłośnienie, dostęp do Wi-Fi, stoły i krzesła ustawione konferencyjnie lub warsztatowo). 
b) Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia serwisu kawowego (kawa, herbata, woda) oraz drobnego poczęstunku (typu ciastka, owoce, przekąski typu finger food) dla uczestników spotkań. Usługa cateringowa będzie rozliczana ryczałtowo – jako stała stawka za jedno spotkanie, niezależnie od liczby uczestników (przy czym minimalna liczba uczestników to 20 a maksymalna liczba uczestników nie przekroczy 35 osób). Zamawiający przekaże informację o planowanej liczbie uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem, jednak stawka ryczałtowa pozostaje niezmienna. Catering powinien być przygotowany w formie samoobsługowej i dostępny przez cały czas trwania spotkania.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: 
LP = Cmin/Co*100 
-	LP – liczba punktów za kryterium cena netto, 
-	Cmin – najniższa wartość netto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
-	Co – wartość netto oferty rozpatrywanej.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
1.1. w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczególności zmiany przepisów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem COVID-19 lub innych chorób zakaźnych, lub 
1.2. wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
1.3. w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy, 
- zmianie mogą ulec terminy realizacji umowy, zakres obowiązków stron, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy. 
2. Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli stron, a wskazane w niniejszym Rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie stron. 
3. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez strony negocjacji i ustaleń. 
4. Każda zmiana umowy wymagać będzie dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności. 
 
INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY 
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. 
4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Oferentowi zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. 
5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienie, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a) Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT 
b) Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi określonych we Wzorze umowy – załącznik nr 4.
 </div>