Zakup/wykonanie i systemu zarządzani biurem turystycznym

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zakup/wykonanie i systemu zarządzani biurem turystycznym
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-08-12
Data składania ofert	20/08/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	720000005 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
Numer przetargu	6464509

<div>
 <h1>Zakup/wykonanie systemu zarządzania biurem turystycznym</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe</li>
 <li>Formularz ofertowy</li>
 <li>Wzór umowy</li>
 <li>Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia</li>
 <li>Oświadczenia dot. spełnienia obowiązku informacyjnego</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zakup/wykonanie i systemu zarządzani biurem turystycznym</h3>
 Przedmioty zamówienia
 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
a)	Przedmiot zamówienia 
Przedmiotem zamówienia jest zrealizowanie przez Zamawiającego projektu pn.: „Wzmocnienie i dywersyfikacja działalności przedsiębiorcy z branży HORECA: BIURO PODRÓŻY PITUR PIOTR KOCISZEWSKI” na terenie Warszawa, ul. Nowy Świat 53. 
Przedmiot zamówienia obejmuje zakup/wykonanie systemu zarządzania biurem turystycznym, zgodnie z poniższymi funkcjonalnościami: 
1.	Kompleksowa obsługa klienta (B2C i B2B) 
•	Obsługa klienta na wszystkich etapach współpracy: przed sprzedażą, w trakcie realizacji oraz po zakończeniu usługi. 
•	Możliwość samoobsługi klienta poprzez stronę internetową (rezerwacja, płatności, zapytania, dostęp do dokumentów). 
•	Dedykowane konta klientów: 
o	Klienci biura podróży mają własny panel użytkownika, w którym mogą zarządzać rezerwacjami i danymi osobowymi. 
o	Wygodne śledzenie statusu płatności i szczegółów dotyczących zakupionych usług. 
•	Moduł do komunikacji z klientami: Wbudowane narzędzie do mailingu, SMS-ów, służące do komunikacji przed i po wyjeździe 
•	Rozbudowane zarządzanie dokumentacją i umowami: Automatyczne generowanie i zarządzanie umowami z klientami, voucherami, regulaminami oraz innymi dokumentami podróży. 
•	Rozwiązania zgodne z zasadami dostępności cyfrowej (WCAG 2.1 AA), projektowanie uniwersalne, przyjazne dla osób z niepełnosprawnościami. 
2.	Zarządzanie ofertą i imprezami turystycznymi 
•	Możliwość zarządzania imprezami turystycznymi na różnych etapach ich organizacji. 
•	Automatycznie generowana responsywna strona internetowa (RWD) oraz brak konieczności dodatkowych prac programistycznych – strona generuje się na podstawie wprowadzonych ofert. 
•	System zarządzania dostępnością i miejscami: 
o	Automatyczne monitorowanie stanu miejsc i dostępności ofert, z możliwością ustalania limitów uczestników. 
o	Proste zarządzanie overbookingiem oraz natychmiastowa informacja o wolnych miejscach w czasie rzeczywistym. 
•	Rozbudowany moduł dodatkowych opłat: 
o	Elastyczna konfiguracja usług dodatkowych, takich jak ubezpieczenia, transfery, wycieczki fakultatywne. 
o	Możliwość zdefiniowania różnych typów opłat w zależności od specyfiki oferty. 
•	Możliwość personalizacji formularzy: 
o	Opcja tworzenia własnych, niestandardowych pól w formularzach rezerwacyjnych. 
o	Lepsze dopasowanie procesu sprzedaży do specyfiki działalności biura, zbieranie istotnych danych na etapie rezerwacji. 
•	Wsparcie dla sprzedaży agencyjnej (B2B): 
o	Dedykowane konta i panele dla agentów, którzy mogą sprzedawać ofertę biura na zasadach partnerskich. 
o	Automatyczne rozliczenia prowizji i możliwość ustalania zróżnicowanych poziomów dostępności ofert dla agentów. 
3.	Automatyzacja procesów biznesowych i sprzedażowych 
•	Automatyzacja procesów: rejestracja, obsługa klienta, ofertowanie, wystawianie faktur, rozliczenia, analiza danych. 
•	Moduł fakturowania: 
o	Wbudowany system fakturowania bez konieczności integracji z zewnętrznymi platformami. 
o	Pełna automatyzacja procesu wystawiania i zarządzania fakturami, co ogranicza koszty i przyspiesza realizację formalności. 
•	Moduł raportowania i analityki: 
o	Rozbudowane raporty dotyczące sprzedaży, klientów. 
o	Możliwość eksportu danych w różnych formatach (CSV, Excel, PDF), ułatwiająca dalszą analizę i zarządzanie biurem. 
•	Zarządzanie zadaniami i CRM: Prosty system przypomnień i zarządzania kontaktami klientów, dzięki któremu pracownicy mogą efektywnie obsługiwać klientów i pilnować najważniejszych terminów. 
4.	Integracja i interoperacyjność systemu 
•	Integracja z istniejącą stroną internetową BP PITUR. 
•	Możliwość pełnej integracji z systemami CRM oraz back office (zarządzanie finansami, komunikacja z dostawcami). 
•	Pełna integracja z popularnymi bramkami płatności - bezproblemowe podpięcie systemów płatniczych (np. PayU, Przelewy24, tpay). 
•	Narzędzia do współpracy zespołowej w czasie rzeczywistym. 
5.	Użyteczność, dostępność i mobilność rozwiązań 
•	Intuicyjny, przyjazny interfejs użytkownika, zapewniający komfort korzystania w różnych lokalizacjach i na różnych urządzeniach. 
•	Responsywność (pełna dostępność na komputerach, tabletach i smartfonach). 
•	Projektowanie zgodne z koncepcją dostępności i użyteczności, w tym dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności. 
•	Wysoka funkcjonalność narzędzi online dostępnych dla użytkowników końcowych i partnerów biznesowych. 
UWAGA: Zamawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcę przedmiotów o lepszych parametrach od wymaganych. 
b)	Wspólny słownik zamówień (CPV): 
72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 
c)	Termin realizacji zamówienia: 
i.	Przewidywany termin podpisania umowy do 2 tygodni od rozstrzygnięcia 
ii.	Termin realizacji zamówienia: nie później niż do dnia 30.09.2025 
d)	Miejsce realizacji zamówienia 
00-042 Warszawa, ul. Nowy Świat 53 
III.	POSTANOWIENIA OGÓLNE 
1.	Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 
2.	Zamawiający z uwagi na specyfikę przedmiotu zamówienia oraz względy ekonomiczne, organizacyjne i celowościowe nie udziela zamówienia w częściach. 
3.	Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 
4.	Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 
5.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość, przed upływem terminu składania ofert, zmiany treści zapytania ofertowego. 
6.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość do unieważnienia postępowania, gdy wystąpi choć jedna z poniższych przesłanek: 
a.	w ramach postępowania nie wpłynęła żadna oferta, 
b.	w ramach postępowania nie wpłynęła żadna ważna oferta, 
c.	w ramach postępowania wpłynęła tylko jedna oferta złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania, 
d.	gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 
e.	gdy w ramach postępowania wpłynęły oferty z rażąco niską ceną w rozumieniu niniejsze- go postępowania, 
f.	gdy postępowanie będzie obarczone wadą, która jest niemożliwa do usunięcia i uniemożliwia zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia, 
g.	gdy Zamawiający zrezygnuje z udzielenia zamówienia lub zamierza wprowadzić istotne zmiany w opisie przedmiotu zamówienia, kryteriach oceny oferty czy warunkach udziału w postępowaniu ofertowym. 
W przypadku unieważnienia postępowania, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego. 
IV.	WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, w zakresie: 
1)	zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: 
Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. 
2)	uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: 
Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. 
3)	sytuacji ekonomicznej lub finansowej: 
Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. 
4)	zdolności technicznej lub zawodowej: 
Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. 
Pozostałe niezbędne informacje dotyczące zamówienia znajdują się w &quot;Zapytaniu ofertowym&quot;

Okres gwarancji: 60 miesięcy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 a.	Cena netto przedmiotu zamówienia (waga 60%) Punktacja za cenę „C” będzie obliczana na podstawie wzoru: 
Liczba punktów „C” = (najniższa cena netto : cena netto badanej oferty) x 60 pkt.
 b.	Okres gwarancji przedmiotu zamówienia (waga 10%) 
Punktacja za okres gwarancji „G” będzie obliczana na podstawie sposób: 
-	Wykonawca, który zaoferuje 60 miesięczny okres gwarancji - otrzyma 0 punktów 
-	Wykonawca, który zaoferuje więcej miesięczny okresu gwarancji – otrzyma 10 punktów
 Okres reakcji i wykonania naprawy gwarancyjnej przedmiotu zamówienia (waga 30%) Punktacja za cenę „C” będzie obliczana na podstawie wzoru: 
Liczba punktów „R” = (najniższa liczba godzin : liczbę godzin badanej oferty) x 30 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

XIV.	WARUNKI ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 
1.	Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej 
 
umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 
2.	Dopuszczalny zakres zmian obejmuje: 
a.	określenie zaliczek na poczet wynagrodzenia; 
b.	zmiana sposobu zapłaty wynagrodzenia z jednorazowej na częściowe (płatne etapami) lub z częściowych na jednorazową; 
c.	zmiana terminu zapłaty wynagrodzenia lub jego części, 
d.	jeśli się to okaże konieczne ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa po zawarciu umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmienionych przepisów, w tym art. w przypadku zmiany stawek VAT, 
e.	zmiany specyfikacji przedmiotu umowy pod warunkiem, że nie wpływa ona na cenę, w przypadku zapewnienia równoważności proponowanych rozwiązań lub w przypadku zaproponowania przez Wykonawcę rozwiązań lepszych pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, że nowe rozwiązania są lepsze lub będą lepsze dla Zamawiającego; 
f.	zmiany terminu końcowego realizacji zamówienia, gdy: 
•	zaistnieje niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność faktyczna, prawna, ekonomiczna lub wystąpi siła wyższa – okoliczność, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania zawartej umowy, 
•	wykonanie zamówienia w terminie określonym w Umowie jest niemożliwe z powodu oko- liczności, za które ponosi odpowiedzialność Zamawiający, w tym z uwagi na terminy określone w harmonogramie realizacji Projektu, w ramach którego realizowane będzie zamówienie. 
3.	Zamawiający jest uprawniony do odstąpienia od Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zakwestionowania procedury wyboru Wykonawcy przez Instytucję udzielającą dofinansowania lub w przypadku stwierdzenia błędów w przeprowadzeniu tej procedury. Prawo odstąpienia należy wykonać w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o podstawie do odstąpienia. 
4.	Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy z Wykonawcą dokonywane będą w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
 </div>