Zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas dwudniowego forum przedstawicieli organizacji pozarządowych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas dwudniowego forum przedstawicieli organizacji pozarządowych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Olsztyn
Data publikacji	2025-08-01
Data składania ofert	11/08/2025, Godzina 08:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6441911

<div>
<h1>Zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas dwudniowego forum przedstawicieli organizacji pozarządowych w ramach projektu &bdquo;Kuźnia Ekspert&oacute;w NGO&rdquo;&nbsp; wsp&oacute;łfinansowanego ze środk&oacute;w Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 wsp&oacute;łfinansowanego ze środk&oacute;w Europejskiego Funduszu Społecznego Plus</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>2_KENGO_2025 Zapytanie ofertowe_ost.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kuźnia Ekspert&oacute;w NGO</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas dwudniowego forum przedstawicieli organizacji pozarządowych w ramach projektu &bdquo;Kuźnia Ekspert&oacute;w NGO&rdquo;&nbsp; Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia: Przedmiotem niniejszego zam&oacute;wienia jest zapewnienie usługi noclegowej oraz restauracyjnej dla 108 uczestnik&oacute;w i 5 prowadzących podczas Forum, tj. łącznie dla 113 os&oacute;b.&nbsp;Forum odbędzie się w dniach 18-19 września 2025 r. 1)Charakterystyka&nbsp;obiektu: a)obiekt, w kt&oacute;rym świadczone będą usługi, musi być zlokalizowany w Olsztynie lub poza granicami administracyjnymi miasta Olsztyn (wojew&oacute;dztwo warmińsko-mazurskie) w odległości do 40 km od miasta. Odległość liczona będzie w linii prostej od Urzędu Miasta Olsztyna, plac Jana Pawła II 1, 10-101 Olsztyn dzięki kalkulatorowi odległości zawartemu w aplikacji Google Maps (https://www.google.pl/maps). b)obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną (w miejscowości, w kt&oacute;rej znajduje się obiekt musi być przystanek komunikacji publicznej, umożliwiający dojazd w godz. 8:00-10:30 rano i powr&oacute;t ok. godz. 16:00-17:30), c)w pobliżu obiektu musi być zlokalizowany parking dla samochod&oacute;w osobowych uwzględniających liczbę gości, d)obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 113 os&oacute;b - uczestnik&oacute;w Forum, podczas dw&oacute;ch dni wydarzeń w terminie 18 września w godzinach 9:00-19:30 oraz w terminie 19 września w godzinach 9:00-15:00. Wymagania dotyczące sali: sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna, sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie,&nbsp; sala musi być dostępna dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, sala musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu os&oacute;b postronnych i przypadkowych, sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie g&oacute;rne i boczne. e)obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie 3 sale szkoleniowe wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 25-30 os&oacute;b &ndash; uczestnik&oacute;w Forum, podczas dw&oacute;ch dni wydarzeń w terminie 18 września w wymiarze 4 godzin oraz 19 września w wymiarze 2 godzin. Sale udostępniane będą jednocześnie. Wymagania dotyczące sali: sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna, sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie,&nbsp; sala musi być dostępna dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, sala musi być usytuowane w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu os&oacute;b postronnych i przypadkowych, sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie g&oacute;rne i boczne. f)obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie przestrzeń na świeżym powietrzu z przeznaczeniem na organizację warsztat&oacute;w plenerowych dla 113 uczestnik&oacute;w wydarzenia w dniu 18 września 2025 r., w wymiarze 2 godzin. Wymagania dotyczące przestrzeni plenerowej: przestrzeń powinna znajdować się na terenie obiektu, w kt&oacute;rym zapewnione będą usługi noclegowe i restauracyjne, przestrzeń powinna być wyodrębniona i przeznaczona do organizacji wydarzeń grupowych, z zapewnieniem prywatności oraz ograniczonym dostępem os&oacute;b postronnych, miejsce musi być przygotowane zgodnie z zasadami BHP: r&oacute;wna, stabilna nawierzchnia, bezpieczne dojścia i przejścia, dostęp do oświetlenia (w razie potrzeby), przestrzeń musi być dostępna dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami (utwardzone ścieżki, brak barier terenowych), wskazane jest, aby miejsce miało elementy zadaszenia (np. altana, namiot, parasole) lub możliwość ich udostępnienia w przypadku niekorzystnych warunk&oacute;w atmosferycznych, przestrzeń powinna umożliwiać ustawienie stoł&oacute;w i krzeseł &ndash; wymagane wyposażenie to minimum 10 stolik&oacute;w i 30 krzeseł ogrodowych lub podobnych (zapewnionych przez obiekt), preferowane otoczenie to przestrzeń zielona lub tarasowa. 2)Opis usługi noclegowej:&nbsp; a)obiekt musi dysponować miejscami noclegowymi w pokojach jedno i dwuosobowych; b)szacowana liczba pokoi objętych usługą w ramach niniejszego zapytania to: 54 pokoi dwuosobowych oraz 5 pokoi jednoosobowych). Szacowana liczba może ulec zmianie. Pokoje jednoosobowe zapewnione będą r&oacute;wnież w przypadku noclegu nieparzystej liczby os&oacute;b lub os&oacute;b r&oacute;żnej płci lub os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami; c)każdy pok&oacute;j musi być wyposażony w łazienkę (toaleta, umywalka, prysznic/wanna) oraz pojedyncze ł&oacute;żka, d)nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestnik&oacute;w w innym (wsp&oacute;łpracującym) ośrodku/hotelu, e)pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 9:30, do ostatniego dnia pobytu do godziny 15:00. Ewentualna zmiana godzin doby hotelowej może nastąpić w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego. f)obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami,&nbsp; g)w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestnik&oacute;w szkoleń, niezakł&oacute;cony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, spotkania, eventy itp., h)podana powyżej ilość os&oacute;b objętych usługą noclegową jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zam&oacute;wienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zam&oacute;wienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zam&oacute;wienia i)Zamawiający zastrzega sobie prawo do: i.zmniejszenia liczby os&oacute;b objętych usługą noclegową &ndash; w przypadku, kiedy część uczestnik&oacute;w spotkania nie będzie potrzebowała noclegu, a co za tym idzie zmniejszenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych; ii.zwiększenia liczby os&oacute;b objętych usługą noclegową, a co za tym idzie zwiększenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych &ndash; w przypadku konieczności przyjęcia większej ilości uczestnik&oacute;w lub zapewnienia warunk&oacute;w odpowiadających na szczeg&oacute;lne potrzeby uczestnik&oacute;w. Ewentualna konieczność zwiększenia liczby uczestnik&oacute;w zostanie skonsultowana z Wykonawcą. Liczba os&oacute;b korzystających z usługi noclegowej wraz z informacją o ilości pokoi jednoosobowych i dwuosobowych zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najp&oacute;źniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę os&oacute;b, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie. 3)Opis usługi restauracyjnej: a)Usługa restauracyjna musi być zapewniona w obiekcie, w kt&oacute;rym zapewniona będzie usługa noclegowa i będzie obejmować: i.śniadanie dla 113 os&oacute;b (II dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje sok&oacute;w, woda mineralna gazowana i niegazowana); ii.2 obiady dla 113 os&oacute;b (I i II dzień spotkania): 1 zupa bezmięsna lub 2 rodzaje zupy (mięsna i bezmięsna) &ndash; min. 400 ml/os.; 2 rodzaje dań gł&oacute;wnych (1 mięsne i 1 bezmięsne); min. 2 dodatki w postaci sur&oacute;wki/warzyw; 2 rodzaje dodatk&oacute;w w postaci: ryż, kasza, ziemniaki, frytki, makaron; napoje: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje sok&oacute;w; Gramatura zestaw&oacute;w obiadowych: w przypadku dania mięsnego (mięso) lub rybnego (ryba) &ndash; nie mniej niż 170 g, ziemniaki, kasza, ryż, makaron &ndash; nie mniej niż 170 g; sur&oacute;wka lub gotowane jarzyny &ndash; nie mniej niż 150 g; danie jarskie i p&oacute;łmięsne &ndash; gramatura nie mniej niż 400 g; iii.kolację dla 113 os&oacute;b (I dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), min. 2 rodzaje zimnych przekąsek, pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje sok&oacute;w, woda mineralna gazowana i niegazowana);&nbsp; iv.2 przerwy kawowe uzupełniane (I dnia w godzinach 9:00-18:00, II dnia w godzinach 9:00-14:00) dla 113 os&oacute;b składające się z: kawy, herbaty (min. 4 rodzaje), ciastek, ciasta pieczonego (min. 2 rodzaje), mleka, cukru, cytryny, wody niegazowanej i gazowanej, sok&oacute;w &ndash; min. 2 rodzaje, świeżych owoc&oacute;w; b)Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia diety specjalnej, tj. diety bezmlecznej, bezglutenowej, cukrzycowej, niskotłuszczowej, wegańskiej i in. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie oraz o liczbie os&oacute;b objętych specjalną dietą najp&oacute;źniej 2 dni przed realizacją usługi. c)podana powyżej liczba os&oacute;b objętych usługą restauracyjną jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zam&oacute;wienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zam&oacute;wienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zam&oacute;wienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby os&oacute;b objętych usługą restauracyjną. Liczba os&oacute;b korzystających z usługi zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najp&oacute;źniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę os&oacute;b, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie. wsp&oacute;łfinansowanego ze środk&oacute;w Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 wsp&oacute;łfinansowanego ze środk&oacute;w Europejskiego Funduszu Społecznego Plus
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto (C) - 70% (70 punkt&oacute;w)
Standard obiektu (SO) - 30% (30 punkt&oacute;w)
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zmiany w umowie mogą być dokonywane zgodnie z podrozdziałem 3.2 sekcja 3.2.4 punkt 4) b Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027 dla EFS+, EFRR, FS i FST.
</div>