Organizacja dwóch wydarzeń plenerowych Eko-pikniki

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja dwóch wydarzeń plenerowych Eko-pikniki
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	podkarpackie
Data publikacji	2025-07-29
Data składania ofert	07/08/2025, Godzina 23:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 799521003 Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych 798225007 Usługi projektów graficznych 798100005 Usługi drukowania 793400009 Usługi reklamowe i marketingowe 793422005 Usługi w zakresie promocji 800000004 Usługi edukacyjne i szkoleniowe 805400001 Usługi szkolenia w dziedzinie środowiska naturalnego 920000001 Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe 923312105 Usługi animacji dla dzieci 923122003 Usługi świadczone przez autorów, kompozytorów, rzeźbiarzy, animatorów kultury oraz pozostałych artystów
Numer przetargu	6431688

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe 27/07/25/MG dot. organizacji dw&oacute;ch wydarzeń plenerowych Eko-piknik&oacute;w na terenie wojew&oacute;dztwa podkarpackiego</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe 27072025MG Ekopikniki.doc</li>
<li>Zapytanie ofertowe 27072025MG Ekopikniki - scan.pdf</li>
<li>Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.doc</li>
<li>Załącznik nr 2 - Wykaz wykonanych zam&oacute;wień.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Organizacja dw&oacute;ch wydarzeń plenerowych Eko-pikniki</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Szczeg&oacute;łowy zakres zam&oacute;wienia w załączniku Zapytanie ofertowe 27072025MG Ekopikniki Przedmiot zam&oacute;wienia: Kompleksowa organizacja dw&oacute;ch jednodniowych Eko-piknik&oacute;w edukacyjnych na terenie woj. podkarpackiego (dokładne lokalizacje wskaże Zamawiający), w ramach projektu &bdquo;CARPATHIAN YOUTH FOR ECO SMART EDUCATION&rdquo; (Youth4EkoEdu), wsp&oacute;łfinansowanego z Programu Interreg NEXT Polska&ndash;Ukraina 2021&ndash;2027. Cel wydarzenia: Promowanie bior&oacute;żnorodności i postaw proekologicznych poprzez edukację nieformalną, aktywności na świeżym powietrzu i zabawę. Zakłada się udział ok. 100&ndash;150 dzieci w wieku szkolnym (szkoła podstawowa) oraz ich opiekun&oacute;w. Celem wydarzeń jest zwiększenie świadomości ekologicznej i rozw&oacute;j wrażliwości przyrodniczej uczestnik&oacute;w. Zakres zam&oacute;wienia obejmuje: 1. Organizację i obsługę wydarzenia: &bull; zapewnienie pełnego zaplecza technicznego, w tym: o namiot&oacute;w, stoł&oacute;w, krzeseł/ławek dla każdego ze stoisk tematycznych, (dostosowanych do liczby uczestnik&oacute;w); o dodatkowo 10&ndash;15 zestaw&oacute;w stolik&oacute;w z ławkami do odpoczynku między aktywnościami; o dostępu do zasilania (gniazdka elektryczne przy stoiskach); o profesjonalnego nagłośnienia plenerowego (min. jeden zestaw głośnik&oacute;w i mikrofon bezprzewodowy); o oprawy muzycznej z uwzględnieniem praw autorskich (np. ZAiKS); &bull; sprzęt techniczny (w tym nagłośnienie) musi być sprawny, dostosowany do warunk&oacute;w plenerowych oraz liczby uczestnik&oacute;w; &bull; obecność osoby uprawnionej do montażu/demontażu urządzeń elektrycznych, zabezpieczenia kabli i montażu najazd&oacute;w. &bull; obsługę techniczną i logistyczną przez cały czas trwania pikniku, w tym zapewnienia odpowiedniej liczby os&oacute;b odpowiedzialnych za montaż, bieżącą obsługę wydarzenia i demontaż infrastruktury oraz nadz&oacute;r nad sprawnym przebiegiem wydarzenia; &bull; koordynacja wydarzenia we wsp&oacute;łpracy z moderatorem, animatorami i zespołem realizującym program, &bull; zapewnienie czystych, serwisowanych toalet odpowiednich do liczby uczestnik&oacute;w &bull; zapewnienie scenografii nawiązującej do tematyki wydarzenia; &bull; zapewnienie sprzątania terenu wydarzenia (w trakcie i po wydarzeniu), wraz z koszami na śmieci; &bull; zapewnienie ochrony wydarzenia i opieki medycznej, jeśli będą wymagane przez przepisy; &bull; przestrzeganie obowiązujących przepis&oacute;w BHP i PPOŻ przez cały czas trwania przygotowań, realizacji i demontażu wydarzenia; &bull; uzgodnienie rozmieszczenia stref i element&oacute;w infrastruktury z Zamawiającym min. 7 dni przed wydarzeniem. 2. Stoiska edukacyjno-warsztatowe w tym: &bull; min. 4 stanowiska na każdy piknik: tematyka związana z bior&oacute;żnorodnością, ochroną przyrody i środowiska (Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia co najmniej 6 propozycji temat&oacute;w warsztat&oacute;w edukacyjnych, z kt&oacute;rych Zamawiający wybierze min. 4 do realizacji podczas każdego pikniku; &bull; wykwalifikowana kadra (animatorzy/edukatorzy) na każdym stanowisku, z doświadczeniem i wiedzą merytoryczną).; &bull; przedstawienie opisu doświadczenia i kwalifikacji do akceptacji Zamawiającego.; &bull; kompleksowe wyposażenie każdego stanowiska w niezbędne materiały edukacyjne, gry, rekwizyty oraz pomoce dydaktyczne potrzebne do przeprowadzenia warsztat&oacute;w i animacji; &bull; każde stanowisko z pełnym zapleczem technicznym (namiot/zadaszenie, stoliki, krzesła, wyposażenie umożliwiające bezpieczne prowadzenie zajęć na świeżym powietrzu); &bull; aranżacja sprzyjająca aktywnej, angażującej edukacji; &bull; proponowane tematy stoisk powinny być r&oacute;żnorodne tematycznie, aby objąć szeroki zakres zagadnień związanych z ochroną przyrody i ekologią; &bull; opis planowanych stoisk oraz ich oznakowanie zgodnie z wymogami projektu &ndash; do akceptacji Zamawiającego. 3. Materiały promocyjne i informacyjne Plakaty (30 szt. A3 na każde wydarzenie): &bull; Projekt i druk zgodnie z wytycznymi projektu (logotypy, informacja o dofinansowaniu): &bull; Rozwieszenia plakat&oacute;w min. 7 dni przed wydarzeniem w przestrzeni publicznej w okolicy miejsca wydarzenia. W celu potwierdzenia realizacji tego obowiązku, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia min. 5 zdjęć z r&oacute;żnych lokalizacji. Banery (min. 1 szt. na wydarzenie, ok. 2 &times; 1,2 m): &bull; Projekt, druk i montaż zgodnie z wytycznymi i po akceptacji Zamawiającego. &bull; na każde wydarzenie należy przygotować i dostarczyć min. jeden baner o wymiarach około 2m na 1,2m (wymiary do uzgodnienia), kt&oacute;ry zostanie umieszczony przy wejściu lub w innym &bull; banery powinny być wykonane z materiału wykończonego poprzez zgrzew i wyposażonego w oczka montażowe; &bull; Wykonawca jest zobowiązany do rozwieszenia baner&oacute;w w miejscu wydarzenia we własnym zakresie, przy czym konkretna lokalizacja montażu baner&oacute;w musi zostać uprzednio zaakceptowana przez Zamawiającego. Projekty materiał&oacute;w należy przedstawić do akceptacji najp&oacute;źniej 14 dni przed każdym z wydarzeń. Wszystkie materiały promocyjne muszą być przygotowane w spos&oacute;b profesjonalny, zgodny z zasadami identyfikacji wizualnej projektu oraz z uwzględnieniem wymog&oacute;w dotyczących informacji o dofinansowaniu. Zamawiający przekaże wykonawcy wszystkie informacje konieczne do zamieszczenia na materiałach oraz logotypy. 4. Catering dla uczestnik&oacute;w &bull; zapewnienie lekkiego poczęstunku (np. napoje, małe i łatwe do podania i spożycia przekąski) dla około 100&ndash;150 uczestnik&oacute;w na każdym wydarzeniu (dokładna liczba oraz rodzaj serwowanych produkt&oacute;w zostaną ustalone i zaakceptowane przez Zamawiającego na min.7 dni przed każdym wydarzeniem); &bull; kompleksowe zaplecze techniczne i organizacyjne do obsługi cateringu, obejmującego niezbędne wyposażenie stanowiska (np. namiot, stoliki, krzesła, sprzęt do serwowania, przechowywania posiłk&oacute;w oraz napoj&oacute;w, serwetki, talerzyki sztućce); &bull; organizacja całej strefy gastronomicznej jako osobnej, wyraźnie wyodrębnionej i w pełni zadaszonej przestrzeni (nie tylko miejsca wydawania posiłk&oacute;w), umożliwiającej uczestnikom spożywanie poczęstunku w komfortowych i bezpiecznych warunkach, niezależnie od pogody; &bull; zapewnienie odpowiedniej liczby os&oacute;b obsługujących stanowisko cateringowe, odpowiedzialnych za serwowanie i wydawanie poczęstunku uczestnikom w spos&oacute;b sprawny i higieniczny; &bull; organizacja stanowiska cateringowego w spos&oacute;b funkcjonalny i estetyczny, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i komfortu uczestnik&oacute;w; &bull; wszystkie produkty spożywcze muszą być świeże, estetycznie podane i spełniać aktualne wymogi sanitarne. W przypadku serwowania produkt&oacute;w wymagających chłodzenia &ndash; konieczne jest zapewnienie odpowiedniego sprzętu chłodniczego; &bull; zapewnienie odpowiedniego oznakowania i identyfikacji stanowiska zgodnie wymogami Zamawiającego i zasad realizacji projektu; &bull; w cateringu należy w miarę możliwości wykorzystywać produkty pochodzenia lokalnego, regionalnego oraz ekologiczne, a przygotowany poczęstunek powinien być charakterystyczny dla kuchni tradycyjnej i lokalnej charakterystycznej dla regionu organizacji wydarzenia; &bull; menu na każde wydarzenie musi zostać przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najp&oacute;źniej 7 dni przed jego terminem. 5. Zatrudnienie moderatora wydarzenia &bull; zapewnienie osoby pełniącej rolę moderatora wydarzenia, odpowiedzialnej za prowadzenie i zapowiadanie poszczeg&oacute;lnych aktywności oraz koordynację programu; &bull; moderator powinien prowadzić wydarzenie w spos&oacute;b przyjazny, dynamiczny i zachęcający, aktywnie angażując uczestnik&oacute;w, w szczeg&oacute;lności dzieci, do wsp&oacute;lnej zabawy i udziału w atrakcjach; &bull; wymagane jest, aby moderator posiadał wiedzę z zakresu ekologii, kt&oacute;rą będzie wplatał w swoje wypowiedzi, przemycając ciekawe i atrakcyjne dla dzieci ekologiczne ciekawostki; &bull; osoba pełniąca tę rolę powinna być komunikatywna, energiczna i posiadać doświadczenie w prowadzeniu tego typu wydarzeń; &bull; Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu potwierdzenia doświadczenia zawodowego moderatora; &bull; scenariusz przebiegu wydarzenia musi zostać przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji min. 7 dni przed każdym wydarzeniem. Wymagania dodatkowe: &bull; Wykonawca powinien posiadać udokumentowane doświadczenie w organizacji wydarzeń plenerowych; &bull; Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia i przestrzegania zasad r&oacute;wności szans, dostępności i niedyskryminacji przy organizacji wydarzeń, w szczeg&oacute;lności zapewnienia dostępu dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami; &bull; wszystkie działania muszą być zgodne z zasadami promocji projekt&oacute;w Interreg Polska&ndash;Ukraina 2021-2027 i oznaczeniami projektowymi, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; &bull; Wykonawca umieści na wszystkich materiałach odpowiednie logotypy według wytycznych i na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego; &bull; każdy element realizacji zam&oacute;wienia &ndash; w tym projekty graficzne, propozycje warsztat&oacute;w, menu cateringu, scenariusze wydarzeń, lokalizacje oznaczeń i wszystkie inne istotne komponenty &ndash; muszą być konsultowane z Zamawiającym i wymagają jego akceptacji przed realizacją. MIEJSCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA: Miejsce realizacji obu Eko-piknik&oacute;w zostanie zapewnione przez Zamawiającego. Wydarzenia odbędą się na terenie wojew&oacute;dztwa podkarpackiego, a konkretne lokalizacje zostaną wskazane przez Zamawiającego w terminie min. 3 tygodnie przed wydarzeniem. TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAM&Oacute;WIENIA: 1. Przedmiot zam&oacute;wienia będzie realizowany w ramach 2 wydarzeń plenerowych, kt&oacute;rych planowane terminy to: &bull; I Eko-piknik &ndash; wrzesień 2025 r. &bull; II Eko-piknik &ndash; maj&ndash;czerwiec 2026 r. 2. Każdy Eko-piknik potrwa około 4 godziny. &bull; w przypadku wydarzeń organizowanych w dni robocze, planowany czas trwania to godz. 10:00&ndash;14:00. &bull; w przypadku wydarzeń organizowanych w weekendy, planowany czas trwania to godz. 13:00&ndash;17:00. &bull; godziny wydarzeń mogą ulec zmianie i będą każdorazowo uzgadniane z Zamawiającym na etapie przygotowań. 3. Terminy pośrednie związane z przygotowaniem materiał&oacute;w promocyjnych i organizacją wydarzeń: &bull; projekty plakat&oacute;w i baner&oacute;w muszą być przedstawione do akceptacji Zamawiającego najp&oacute;źniej 14 dni przed każdym wydarzeniem; &bull; rozwieszenie plakat&oacute;w najp&oacute;źniej 7 dni przed każdym wydarzeniem. 4. Szczeg&oacute;łowe daty oraz lokalizacje wydarzeń zostaną wskazane przez Zamawiającego w odpowiednim czasie przed ich realizacją. TERMIN SKŁADANIA OFERT 07.08.2025 r.
Okres gwarancji: 30 dni
<h2>Kryteria oceny</h2>
Zamawiający dokona oceny złożonych ofert na podstawie następujących kryteri&oacute;w: PC = całkowita cena brutto wykonania przedmiotu zam&oacute;wienia. Waga 100 % cena Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do umowy dotyczących terminu, zakresu oraz sposobu realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia zgodnie z art. 72 dyrektywy 2014/24/UE. 2. Zmiany nie mogą zmieniać og&oacute;lnego charakteru umowy w spos&oacute;b istotny. 3. Zmiany do umowy mogą być wprowadzone w uzgodnieniu z Wykonawcą w następujących przypadkach: a) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, b) przy wystąpieniu obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy, c) w okoliczności wystąpienia siły wyższej, d) w przypadku zdarzeń losowych lub z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, e) innymi okolicznościami niepowstałymi z winy Wykonawcy lub Zamawiającego.
</div>