Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Wynik
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Włocławek
Data publikacji	2025-07-28
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer wyniku	6429938

<body><h1>Ogłoszenie o wykonaniu umowy<br>Usługi<br>Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Nazwa zamawiającego:<span>POWIAT WŁOCŁAWSKI</span></h3><h3>1.2.) Oddział zamawiającego:<span>Wydział Zamówień Publicznych</span></h3><h3>1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 910866778</span></h3><h3>1.4) Adres zamawiającego</h3><h3>1.4.1.) Ulica:<span>ul. Cyganka 28</span></h3><h3>1.4.2.) Miejscowość:<span>Włocławek</span></h3><h3>1.4.3.) Kod pocztowy:<span>87-800</span></h3><h3>1.4.4.) Województwo:<span>kujawsko-pomorskie</span></h3><h3>1.4.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL619 - Włocławski</span></h3><h3>1.4.7.) Numer telefonu:<span>(54) 230 46 00</span></h3><h3>1.4.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>zamowieniapubliczne@powiat.wloclawski.pl</span></h3><h3>1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.bip.wloclawski.pl</span></h3><h3>1.5.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-34a11494-fd99-474d-ba0b-2784c26b3017</span></h3><h3>2.2.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00348258</span></h3><h3>2.3.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.4.) Data ogłoszenia:<span>2025-07-28</span></h3><h2>SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA</h2><h3>3.1.) Charakter zamówienia:</h3><p>Zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi: - wartość zamówienia wyrażona w złotych jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejsza jednak niż równowartość kwoty 130 000 zł (art. 359 pkt 2 ustawy)</p><h3>3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE:<span>Tak</span></h3><h3>3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE:<span>2025/BZP 00232416</span></h3><h3>3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:</h3><p>Nie</p><h3>3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h3>3.6.) Rodzaj zamówienia:</h3><p>Usługi</p><h3>3.7.) Nazwa zamówienia:</h3><p>Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025”</p><h3>3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:</h3><p>1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2025” (impreza masowa). Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia aż do przeprowadzenia formalności związanych z zamknięciem wydarzenia w kwestii formalnej, technicznej i estetycznej oraz przekazaniem filmu z całości wydarzenia tzw. relacji.<br>Termin i lokalizacja wydarzenia: 04-05 lipca 2025 r., lokalizacja: na terenie lotniska Aeroklubu Włocławskiego przy ul. Szybowcowej 3, 87-853 Kruszyn, tj.:<br>- w dniu 04 lipca 2025 r. w godzinach 18:30 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego połączonego z piknikiem dla młodzieży Powiatu Włocławskiego,<br>- w dniu 05 lipca 2025 r. w godzinach 14:30 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego  połączonego z piknikiem dla mieszkańców Powiatu Włocławskiego oraz „Festiwalem Smaku” – konkursem kulinarnym Kół Gospodyń Wiejskich z terenu Powiatu Włocławskiego.<br>Do obowiązków wykonawcy w szczególności należy:<br>-zaplanowanie wydarzenia we współpracy z Zamawiającym,<br>- uzyskanie niezbędnych opinii i dokonanie zgłoszenia wydarzenia w imieniu Zamawiającego,<br>- szacowanie liczby uczestników wydarzenia i takie przygotowanie przestrzeni, aby każdy mógł czuć się w niej komfortowo swobodnie i miał równy dostęp do rozrywek,<br>- zapewnienie dodatkowych rozrywek, stoisk wystawienniczych i gastronomicznych,<br>-  nawiązywanie współpracy z partnerami np. umiejscowienia wystaw, stoisk z produktami i usługami,<br>- zapewnienie udogodnień dla uczestników wydarzenia,<br>- zatrudnianie osób lub nawiązanie współpracy z podwykonawcami,<br>- zapewnienie usługi cateringowej wraz z obsługą,<br>- zabezpieczenie techniczne, sprzętowe i materiałowe wydarzenia (sceny, ekrany, garderoby, sanitariaty, namioty, parasole, oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony, kamery, multimedia, okablowanie, agregaty, media, oznakowanie, ogrodzenie, stoły, krzesła/ławki, naczynia, produkty, kosze na śmieci itp.),<br>- dbanie o wyposażenie i porządek przestrzeni wydarzenia,<br>- dbanie o terminowość powierzonych zadań,<br>- trzymanie się planu wydarzenia,<br>- zapewnienie czystości w miejscu organizacji wydarzenia i w jego bliskim sąsiedztwie,<br>- nawiązanie współpracy z prelegentami, artystami wybranymi przez Zamawiającego,<br>- organizacja transportu, noclegów i wyżywienia prelegentów i artystów,<br>- zapewnienie komunikacji między uczestnikami a organizatorami (np. organizacja usługi konferansjera),<br>- prowadzenie negocjacji z usługodawcami w celu wypracowania jak najlepszych warunków umowy,<br>-prowadzenie dokumentacji w zakresie organizacji wydarzenia, np. raportowanie, sporządzanie faktur i umów,<br>- zapewnienie obsługi wydarzenia technicznej, medycznej i porządkowej,<br>- zadbanie o bezpieczeństwo wydarzenia,<br>- organizacja ochroniarzy i środków zabezpieczających,<br>- zapewnienie ochrony osób i mienia podczas wydarzenia oraz ochrony nocnej terenu i infrastruktury wydarzenia z 04 lipca 2025 r. do 05 lipca 2025 r.,<br>-  koordynacja zadań związanych z ewakuacją i ratownictwem,<br>- opracowywanie regulaminu oraz scenariusza imprezy,<br>- przywrócenie udostępnionego terenu do stanu sprzed wydarzenia,<br>-   rozliczanie finansowe z osobami pełniącymi usługi na rzecz wydarzenia,<br>- koordynowanie zadań;<br>a także zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych:<br>- spełnienie wymogów określonych, w szczególności, w przepisach prawa budowlanego, w przepisach sanitarnych i przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej,<br>- zapewnienie udział służb porządkowych, służb informacyjnych oraz kierującego tymi służbami kierownika do spraw bezpieczeństwa,<br>- zapewnienie pomocy medycznej,<br>-zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego,<br>- wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i Policji,<br>- zapewnienie warunków do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej,<br>- zapewnienie sprzętu ratowniczego i gaśniczego oraz środków gaśniczych niezbędnych do zabezpieczenia imprezy masowej w zakresie działań ratowniczo-gaśniczych,<br>- zapewnienie wydzielonego pomieszczenia dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy masowej.<br>Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.<br>Zamawiający dołożył wszelkich starań, aby w opisie przedmiotu zamówienia nie znalazł się żaden znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczone przez konkretnego Wykonawcę. Jeśli w dokumentach zamówienia, wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, ma to wyłącznie charakter informacyjny.<br>W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia zawarto odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 pzp, Zamawiający dopuszcza oferowanie rozwiązań równoważnych opisywanym pod warunkiem, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.<br>W przypadku oferowania rozwiązań równoważnych w stosunku do rozwiązań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia wymogu wynikającego z art. 101 ust. 5 i 6 pzp.<br>Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez określoną jednostkę oceniającą zgodność, Zamawiający akceptuje również certyfikaty wydane przez inne równoważne jednostki oceniające zgodność.<br>Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez jednostki oceniające zgodność lub sprawozdań z badań przeprowadzonych przez te jednostki, Zamawiający akceptuje również dokumentację techniczną producenta.<br>Przedmiot zamówienia winien uwzględniać wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników.<br>Szczegółowe obowiązki Wykonawcy w zakresie realizacji niniejszego zamówienia określają Projektowane postanowienia umowy - Załącznik nr 2 do SWZ.</p><h3>3.9.) Główny kod CPV:<span>79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez</span></h3><h2>SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE</h2><h3>4.1.) Data zawarcia umowy:<span>2025-05-27</span></h3><h3>4.2.) Okres realizacji zamówienia:</h3>5 dni<h3>4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:</h3><h3>4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy):<span>BIS ARENA TOMASZ HOFFMAN</span></h3><h3>4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>910287371</span></h3><h3>4.3.3.) Ulica:<span>Szatki 8B</span></h3><h3>4.3.4.) Miejscowość:<span>Choceń</span></h3><h3>4.3.5.) Kod pocztowy:<span>87-850</span></h3><h3>4.3.6.) Województwo:<span>kujawsko-pomorskie</span></h3><h3>4.3.7.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>4.4.) Wartość umowy:<span>566739,18                PLN</span></h3><h3>4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej:<span>2025/BZP 00260588/01</span></h3><h2>SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY</h2><h3>5.1.) Czy umowa została wykonana:<span>Tak</span></h3><h3>5.2.) Termin wykonania umowy:<span>2025-07-10</span></h3><h3>5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Informacje o zmianach umowy</h3><h3>5.4.1.) Liczba zmian:<span>0</span></h3><h3>5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy:<span>566739,18                PLN</span></h3><h3>5.6.) Czy umowa została wykonana należycie:<span>Tak</span></h3><h3>5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:</h3><p>w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy</p></body>