Świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem w Krakowie oraz świadczenie usługi cateringowej w formie przerwy kawowej ciągłej dla uczestników szkoleń

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem w Krakowie oraz świadczenie usługi cateringowej w formie przerwy kawowej ciągłej dla uczestników szkoleń
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2025-07-23
Data składania ofert	31/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 554000004 Usługi podawania napojów 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Numer przetargu	6418059

<div>
<h1>Świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem w Krakowie oraz świadczenie usługi cateringowej w formie przerwy kawowej ciągłej dla uczestnik&oacute;w szkoleń w ramach realizacji projektu "Rozw&oacute;j kompetencji przyszłości dopasowanych do oczekiwań rynku pracy i pracodawc&oacute;w"</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe catering sala krk.pdf</li>
<li>załacznik nr 1 - formularz ofertowy_catering_sala_krk.docx</li>
<li>załącznik nr 2 - klauzula RODO.pdf</li>
<li>Załącznik nr 3 - umowa istotne postanowienia_sala_catering_krk.pdf</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej i cateringu</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
A. Usługa obejmuje wynajem sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem w Krakowie oraz organizację, przygotowanie i dostarczenie cateringu w formie przerwy kawowej ciągłej (kawa, herbata, woda, przekąski). Sala szkoleniowa oraz catering będą zapewniane przez maksymalnie w sumie 178 dni szkoleń dla średnio 8 uczestnik&oacute;w dziennie, co łącznie stanowi 1424 osobodni, w okresie od 10 sierpnia 2025 do 31 grudnia 2027. B. Terminy szkoleń, liczba dni szkoleń oraz liczba uczestnik&oacute;w danego szkolenia będzie wskazana przez Zamawiającego najp&oacute;źniej na 2 dni robocze przed realizacją usługi. C. Sala szkoleniowa powinna się znajdować w miejscu, do kt&oacute;rego można się łatwo dostać korzystając z transportu publicznego, nie dalej jak w promieniu 5 km od Dworca Gł&oacute;wnego (Kolejowego) w Krakowie. D. Sala szkoleniowa musi spełniać następujące warunki:  powierzchnia minimalna: 18m&sup2;;  sala szkoleniowa musi być wyposażona w nowoczesny sprzęt techniczny i audiowizualny, w tym co najmniej: projektor multimedialny z ekranem, tablicę flipchart lub tablicę suchościeralną + flamastry, możliwość podłączenia do zasilania maksymalnie 12 laptop&oacute;w z odpowiedniej liczby źr&oacute;deł umożliwiających niezakł&oacute;cone korzystanie ze szkolenia;  bezprzewodowy, nieodpłatny dostęp do Internetu o odpowiedniej prędkości, nie mniejszej niż 500 Mb/s &ndash; 1 Gb/s;  sala szkoleniowa musi być klimatyzowana, spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne i oświetleniowe, a także zapewniać odpowiedni komfort termiczny;  sala szkoleniowa musi być wyposażona w: stoły ustawione w układzie konferencyjnym lub szkolnym (każdy uczestnik może mieć osobny st&oacute;ł lub dzielić go maksymalnie z jedną osobą), krzesła dla wszystkich uczestnik&oacute;w, miejsce dla prowadzącego szkolenie. E. Wykonawca uwzględni w cenie oferty wszelkie koszty związane z realizacją zam&oacute;wienia, w tym koszty energii elektrycznej, ogrzewania, klimatyzacji, Internetu, sprzątania oraz ewentualnych opłat administracyjnych związanych z użytkowaniem obiektu. F. Wymagania dotyczące dostępności miejsca: sala szkoleniowa oraz budynek, w kt&oacute;rym się znajduje, muszą być dostosowane do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową, w tym posiadać odpowiednie udogodnienia architektoniczne, takie jak podjazdy, windy i toalety dostępne dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami &ndash; w szczeg&oacute;lności sala musi spełniać wymogi związane z dostępnością architektoniczną, określone w Standardach dostępności dla polityki sp&oacute;jności 2021-2027 (załącznik nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027) przez cały okres realizacji usługi oraz określone w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczeg&oacute;lnymi potrzebami G. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość serwowania przerw kawowych w trakcie szkoleń. Przerwa kawowa może być organizowana bezpośrednio w sali szkoleniowej (jeśli jej powierzchnia na to pozwala) lub w pomieszczeniu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej, w tym r&oacute;wnież na wydzielonej przestrzeni wsp&oacute;lnej w budynku. Miejsce serwowania przerw kawowych musi być łatwo dostępne dla uczestnik&oacute;w szkolenia i spełniać standardy dostępności architektonicznej dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami. H. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia obsługi technicznej na miejscu podczas trwania szkoleń, w celu szybkiego reagowania na ewentualne problemy związane z działaniem sprzętu audiowizualnego lub technicznego. W przypadku awarii sprzętu, Wykonawca zapewni niezwłoczną naprawę lub wymianę urządzeń, aby nie zakł&oacute;cać przebiegu szkolenia. I. Wynajmujący zapewni Zamawiającemu możliwość odpowiedniego oznakowania przedmiotu najmu zgodnie z zasadami programu na potrzeby, kt&oacute;rego wynajmowana będzie sala. W tym celu Wynajmujący udostępni Zamawiającemu przedmiot najmu z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwiającym zamieszczenie niezbędnego oznakowania. J. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli wskazanej sali szkoleniowej w celu oceny oferowanego standardu jakościowego przed zawarciem umowy oraz w trakcie jej realizacji. K. Do każdej serwowanej przerwy kawowej Wykonawca zapewni 2 termosy cateringowe z gorącą wodą (min. 10 litr&oacute;w jeden) stoły, obrusy, serwetki i czystą zastawę (talerzyki, kubeczki, sztućce itd.) wielorazowego użytku, niezbędne do zrealizowania usługi. L. W szczeg&oacute;lności nie jest dozwolone używanie naczyń i sztućc&oacute;w wykonanych z plastiku jednorazowego użytku, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ograniczenia plastiku (np. dyrektywa SUP - Single Use Plastics). M. W ramach zam&oacute;wienia Wykonawca jest zobowiązany do:  zapewnienia obsługi przez personel posiadający aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne oraz doświadczenie w realizacji usług cateringowych,  przygotowania i dowozu do miejsca, w kt&oacute;rym będzie odbywało się szkolenie,  bieżącego utrzymania czystości w trakcie trwania usługi oraz uporządkowania pomieszczeń po zakończeniu wydarzenia, w tym usunięcia odpad&oacute;w zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi segregacji odpad&oacute;w. N. Przerwa kawowa w formule ciągłej powinna być dostępna przez cały czas trwania szkolenia, tj. przez 8 godzin zegarowych. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego uzupełniania produkt&oacute;w w miarę ich zużycia. Dokładne terminy szkoleń, liczba dni trwania danego szkolenia, godziny szkolenia oraz liczebność grupy szkoleniowej zostaną przekazane Wykonawcy drogą mailową na 2 dni robocze przed rozpoczęciem danego szkolenia. O. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji szkoleń zar&oacute;wno w dni powszednie, jak i w weekendy. P. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia cateringu co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia oraz do uprzątnięcia naczyń, opakowań, sztućc&oacute;w i resztek przerwy kawowej najp&oacute;źniej 30 minut po zakończeniu szkolenia. Q. W skład każdej serwowanej przerwy kawowej wchodzi : serwowane bez ograniczeń:  kawa,  herbata (w tym: czarna - 1 rodzaj, owocowa - 2 rodzaje),  mleko (w tym: zwykłe, bez laktozy, roślinne),  cukier, słodzik, cytryna, serwowane z ograniczeniem:  woda mineralna niegazowana: min. 500 ml na osobę dziennie (w butelkach o pojemności 0,5l),  woda mineralna gazowana: min. 500 ml na osobę dziennie (w butelkach o pojemności 0,5l),  ciasteczka kruche: min. 150 g na osobę dziennie,  przekąski słone (np. paluszki, krakersy): min. 150 g na osobę dziennie. R. Wszystkie dostarczane produkty powinny być świeże, posiadać aktualne terminy ważności oraz być przechowywane i transportowane zgodnie z obowiązującymi normami sanitarnymi i HACCP. S. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zam&oacute;wienia we własnym zakresie i nie może powierzać wykonania usługi podwykonawcom. T. Cena ofertowa powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją zam&oacute;wienia, w tym koszty zakupu produkt&oacute;w, transportu, obsługi cateringowej oraz uporządkowania miejsca serwowania cateringu na zakończenie każdego dnia szkolenia. Ponadto, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia nowej dostawy na kolejny dzień szkolenia. U. Wykonawca wyznaczy jednego koordynatora, z kt&oacute;rym Zamawiający będzie m&oacute;gł prowadzić robocze uzgodnienia w zakresie realizacji zam&oacute;wienia. V. Zamawiający ma prawo zgłaszać uwagi i zastrzeżenia dotyczące zar&oacute;wno jakości świadczonej usługi, jak i sposobu jej realizacji. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia uchybień wskazanych przez Zamawiającego. W. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy wiążącą informację na temat liczby uczestnik&oacute;w najp&oacute;źniej 2 dni robocze przed każdym szkoleniem. Wykonawca zobowiązuje się dostosować wielkość cateringu do podanej liczby uczestnik&oacute;w. X. Podane w niniejszym zapytaniu i w dalszych dokumentach wartości dotyczące liczby dni szkoleń, liczby uczestnik&oacute;w a przez to liczba osobodni wskazywane są jako wartości maksymalne. Ostateczna wartość wynagrodzenia Wykonawcy będzie uzależniona od rzeczywistej liczby dni szkoleń oraz rzeczywistej liczby uczestnik&oacute;w szkolenia, zgodnie z informacją przekazaną przez Zamawiającego najp&oacute;źniej 2 dni robocze przed każdym szkoleniem. Y. Po zakończeniu realizacji usługi wynajmu sali szkoleniowej oraz usługi cateringowej w ramach danego szkolenia, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć protok&oacute;ł zdawczo-odbiorczy do akceptacji Zamawiającego. Podpisany przez Kierownika Projektu protok&oacute;ł stanowi podstawę do wystawienia faktury obejmującej usługę wynajmu sali szkoleniowej oraz usługę cateringową świadczoną w ramach danego szkolenia. Z. Zamawiający nie przewiduje wypłaty zaliczek na poczet realizacji zam&oacute;wienia. Płatność nastąpi na podstawie wystawionej faktury po zakończeniu usługi wynajmu sali szkoleniowej oraz usługi cateringowej w ramach danego szkolenia i zatwierdzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego. AA. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w odniesieniu do faktycznej liczby uczestnik&oacute;w i liczby dni szkolenia. Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za pozostawanie w gotowości do realizacji zam&oacute;wienia w szczeg&oacute;lności do podanej maksymalnej liczby uczestnik&oacute;w szkolenia. Z tytułu braku realizacji usługi w odniesieniu do maksymalnego podanego wymiaru Wykonawcy nie przysługują względem Zamawiającego żadne roszczenia. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia znajduje się w Załączniku do niniejszego postepowania pod nazwą Zapytanie ofertowe catering sala krk
<h2>Kryteria oceny</h2>
Oferty będą oceniane wg kryterium: Cena brutto 1 dnia wynajmu sali &ndash; waga 50% (max 50 pkt) Szczeg&oacute;łowy opis kryterium oraz sposobu oceniania znajduje się w Załączniku do niniejszego postępowania pn. Zapytanie ofertowe catering sala krk
Oferty będą oceniane wg kryterium: Cena brutto 1 osobodnia cateringu&ndash; waga 50 % (max 50 pkt) Szczeg&oacute;łowy opis kryterium oraz sposobu oceniania znajduje się w Załączniku do niniejszego postępowania pn. Zapytanie ofertowe catering sala krk
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w zakresie: A. terminu realizacji umowy (w przypadku, gdy nie jest możliwe zrealizowanie przedmiotu zam&oacute;wienia w określonym w umowie terminie z przyczyn nie wynikających bezpośrednio z winy Wykonawcy, Zamawiający może wydłużyć termin realizacji umowy), B. harmonogramu realizacji umowy, C. warunk&oacute;w płatności. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku: A. wystąpienia zmian w powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa, w zakresie mającym wpływ na realizację umowy &ndash; w tym zmiany ustawą wysokości stawki podatku od towar&oacute;w i usług względem stawki określonej w umowie albo zastosowanie przez ustawodawcę zwolnienia od podatku od towar&oacute;w i usług w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy &ndash; zmiana umowy polegająca na dostosowaniu wynagrodzenia z tytułu realizacji zam&oacute;wienia uwzględniającego wartość stawki ustawowej VAT powszechnie obowiązującej albo do zwolnienia z ww. podatku, B. omyłek pisarskich, C. obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zam&oacute;wienia, D. wystąpienia sytuacji losowych, E. z powodu działania siły wyższej, mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy. 3. Zmiana Wykonawcy jest dopuszczalna w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy. 4. Wszystkie zmiany zostaną wprowadzone z zachowaniem formy pisemnej poprzez aneks, pod rygorem nieważności.
</div>