usługa noclegu oraz wyżywienia podczas dwudniowego forum

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	usługa noclegu oraz wyżywienia podczas dwudniowego forum
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Olsztyn
Data publikacji	2025-07-22
Data składania ofert	31/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	6414748

<div>
 <h1>zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas dwudniowego forum przedstawicieli organizacji pozarządowych w ramach projektu „Kuźnia Ekspertów NGO” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>1_KENGO_2025 Zapytanie ofertowe_ost.docx</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>usługa noclegu oraz wyżywienia podczas dwudniowego forum</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zapewnienie usługi noclegowej oraz restauracyjnej dla 108 uczestników i 5 prowadzących podczas Forum, tj. łącznie dla 113 osób. Forum odbędzie się w dniach 18-19 września 2025 r. 
 
 
1)	Charakterystyka obiektu: 
a)	obiekt, w którym świadczone będą usługi, musi być zlokalizowany w Olsztynie lub poza granicami administracyjnymi miasta Olsztyn (województwo warmińsko-mazurskie) w odległości do 40 km od miasta. Odległość liczona będzie w linii prostej od Urzędu Miasta Olsztyna, plac Jana Pawła II 1, 10-101 Olsztyn dzięki kalkulatorowi odległości zawartemu w aplikacji Google Maps (https://www.google.pl/maps). 
b)	obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną 
(w miejscowości, w której znajduje się obiekt musi być przystanek komunikacji publicznej, umożliwiający dojazd w godz. 8:00-10:30 rano i powrót ok. godz. 16:00-17:30), 
c)	w pobliżu obiektu musi być zlokalizowany parking dla samochodów osobowych uwzględniających liczbę gości, 
d)	obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 113 osób - uczestników Forum, podczas dwóch dni wydarzeń w terminie 18 września w godzinach 9:00-19:30 oraz w terminie 19 września w godzinach 9:00-15:00. Wymagania dotyczące sali: 
•	sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna, 
•	sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie, 
•	sala musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, 
•	sala musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych, 
•	sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne 
i boczne. 
e)	obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie 3 sale szkoleniowe wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 25-30 osób – uczestników Forum, podczas dwóch dni wydarzeń w terminie 18 września w wymiarze 4 godzin oraz 19 września w wymiarze 2 godzin. Sale udostępniane będą jednocześnie. Wymagania dotyczące sali: 
•	sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna, 
•	sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie, 
•	sala musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, 
•	sala musi być usytuowane w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych, 
•	sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne 
i boczne. 
f)	obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie przestrzeń na świeżym powietrzu z przeznaczeniem na organizację warsztatów plenerowych dla 113 uczestników wydarzenia w dniu 18 września 2025 r., 
w wymiarze 2 godzin. Wymagania dotyczące przestrzeni plenerowej: 
•	przestrzeń powinna znajdować się na terenie obiektu, w którym zapewnione będą usługi noclegowe i restauracyjne, 
•	przestrzeń powinna być wyodrębniona i przeznaczona do organizacji wydarzeń grupowych, 
z zapewnieniem prywatności oraz ograniczonym dostępem osób postronnych, 
•	miejsce musi być przygotowane zgodnie z zasadami BHP: równa, stabilna nawierzchnia, bezpieczne dojścia i przejścia, dostęp do oświetlenia (w razie potrzeby), 
•	przestrzeń musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami (utwardzone ścieżki, brak barier terenowych), 
•	wskazane jest, aby miejsce miało elementy zadaszenia (np. altana, namiot, parasole) lub możliwość ich udostępnienia w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych, 
•	przestrzeń powinna umożliwiać ustawienie stołów i krzeseł – wymagane wyposażenie to minimum 10 stolików i 30 krzeseł ogrodowych lub podobnych (zapewnionych przez obiekt), 
•	preferowane otoczenie to przestrzeń zielona lub tarasowa. 
2)	Opis usługi noclegowej: 
a)	obiekt musi dysponować miejscami noclegowymi w pokojach jedno i dwuosobowych; 
b)	szacowana liczba pokoi objętych usługą w ramach niniejszego zapytania to: 54 pokoi dwuosobowych oraz 5 pokoi jednoosobowych). Szacowana liczba może ulec zmianie. Pokoje jednoosobowe zapewnione będą również w przypadku noclegu nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami; 
c)	każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę (toaleta, umywalka, prysznic/wanna) oraz pojedyncze łóżka, 
d)	nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu, 
e)	pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 9:30, do ostatniego dnia pobytu do godziny 15:00. Ewentualna zmiana godzin doby hotelowej może nastąpić w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego. 
f)	obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób 
z niepełnosprawnościami, 
g)	w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, spotkania, eventy itp., 
h)	podana powyżej ilość osób objętych usługą noclegową jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia 
i)	Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 
i.	zmniejszenia liczby osób objętych usługą noclegową – w przypadku, kiedy część uczestników spotkania nie będzie potrzebowała noclegu, a co za tym idzie zmniejszenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych; 
ii.	zwiększenia liczby osób objętych usługą noclegową, a co za tym idzie zwiększenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych – w przypadku konieczności przyjęcia większej ilości uczestników lub zapewnienia warunków odpowiadających na szczególne potrzeby uczestników. Ewentualna konieczność zwiększenia liczby uczestników zostanie skonsultowana z Wykonawcą. 
 
Liczba osób korzystających z usługi noclegowej wraz z informacją o ilości pokoi jednoosobowych i dwuosobowych zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie. 
 
3)	Opis usługi restauracyjnej: 
a)	Usługa restauracyjna musi być zapewniona w obiekcie, w którym zapewniona będzie usługa noclegowa 
i będzie obejmować: 
i.	śniadanie dla 113 osób (II dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); 
ii.	2 obiady dla 113 osób (I i II dzień spotkania): 1 zupa bezmięsna lub 2 rodzaje zupy (mięsna 
i bezmięsna) – min. 400 ml/os.; 2 rodzaje dań głównych (1 mięsne i 1 bezmięsne); min. 2 dodatki w postaci surówki/warzyw; 2 rodzaje dodatków w postaci: ryż, kasza, ziemniaki, frytki, makaron; napoje: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków; Gramatura zestawów obiadowych: 
w przypadku dania mięsnego (mięso) lub rybnego (ryba) – nie mniej niż 170 g, ziemniaki, kasza, ryż, makaron – nie mniej niż 170 g; surówka lub gotowane jarzyny – nie mniej niż 150 g; danie jarskie i półmięsne – gramatura nie mniej niż 400 g; 
iii.	kolację dla 113 osób (I dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), min. 
2 rodzaje zimnych przekąsek, pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana 
i niegazowana); 
iv.	2 przerwy kawowe uzupełniane (I dnia w godzinach 9:00-18:00, II dnia w godzinach 9:00-14:00) dla 113 osób składające się z: kawy, herbaty (min. 4 rodzaje), ciastek, ciasta pieczonego (min. 
2 rodzaje), mleka, cukru, cytryny, wody niegazowanej i gazowanej, soków – min. 2 rodzaje, świeżych owoców; 
b)	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia diety specjalnej, tj. diety bezmlecznej, bezglutenowej, cukrzycowej, niskotłuszczowej, wegańskiej i in. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie oraz o liczbie osób objętych specjalną dietą najpóźniej 2 dni przed realizacją usługi. 
c)	podana powyżej liczba osób objętych usługą restauracyjną jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób objętych usługą restauracyjną. Liczba osób korzystających z usługi zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie. 
 
5. Termin wykonania zamówienia 
Termin realizacji usługi: 18-19 września 2025 r. 
Planowany termin podpisania umowy: sierpień 2025 r. 
 
UWAGA: Należy szczegółowo zapoznać się z treścią zapytannia ofertowego nr 1/KENGO/2025, stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto (C) - 70% (70 punktów)
 Standard obiektu (SO) - 30% (30 punktów)
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zmiany w umowie mogą być dokonywane zgodnie z podrozdziałem 3.2 sekcja 3.2.4 punkt 4) b Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 dla EFS+, EFRR, FS i FST.
 </div>