Zorganizowanie wyjazdu integracyjnego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zorganizowanie wyjazdu integracyjnego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2025-07-22
Data składania ofert	30/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 635110004 Organizacja wycieczek 803400009 Usługi edukacji specjalnej
Numer przetargu	6414710

<div>
 <h1>Zorganizowanie wyjazdu integracyjnego i przeprowadzenia zajęć warsztatowych psychoedukacyjnych dla uczestników projektu „Aktywni w działaniu&quot;</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>FORMULARZ OFERTOWY - załącznik nr 1</li>
 <li>Ośw. o braku powiązań ososbowych lub kapitalowych - załącznik nr 2</li>
 <li>ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zorganizowanie wyjazdu integracyjnego </h3>
 Przedmioty zamówienia
 2.1. Organizacja i zapewnienie pobytu na 7-dniowym wyjeździe integracyjnym (w tym 6 noclegów), zwanym dalej „wyjazdem”, połączonym z przeprowadzeniem zajęć warsztatowych psychoedukacyjnych dla 17 osobowej grupy – rodzice zastępczy i wychowankowie pieczy zastępczej z powiatu żagańskiego, 
oraz zapewnienie pobytu dla 2 osób kadry PCPR w Żaganiu. 
RAZEM: 19 osób 
 
 
2.2. Miejsce realizacji zamówienia: wyjazd do turystycznej MIEJSCOWOŚCI GÓRSKIEJ. Obiekt noclegowy winien znajdować się w odległości nie większej aniżeli 300 km od Żagania (centrum) (UWAGA! ADRES OBIEKTU NOCLEGOWEGO należy wpisać do „Formularza ofertowego” w odpowiednie miejsce, celem weryfikacji przez Zamawiającego. Odległość km będzie weryfikowana w ogólnodostępnym systemie „Mapa Google”) 
Obiekt musi się znajdować w miejscowości ściśle związanej ze zwiedzanym regionem. Jego lokalizacja powinna umożliwiać szybkie, bezproblemowe dotarcie do poszczególnych punktów w których odbywać będą się zajęcia edukacyjne. Droga z hotelu nie powinna zajmować więcej niż 30 min od punktu docelowego. Miejsce przeznaczone do noclegu oraz przeprowadzenia zajęć warsztatowych winno spełniać określone standardy tj.: hotel/motel/pensjonat z odpowiednią bazą noclegową, żywieniową oraz szkoleniową o kategorii nie mniejszej niż trzy gwiazdki. 
 
 
 
 
2.3. Wykonawca będący organizatorem wyjazdu zapewni: 
 
1)	przejazd na trasie Żagań - miejsce docelowe - Żagań: czyli dojazd + powrót, autobus/mikrobus rejsowy. Wyjazd do godz. 0800 z Żagania. Transport obejmuje 19 osób; wraz ze stosownym ubezpieczeniem na czas przejazdu i pobytu. Dodatkowo – jeśli konieczne - autobus/mikrobus musi być do dyspozycji uczestników na czas pobytu, szczególnie podczas realizacji aktywnego czasu wolnego. Zamawiający przed wyjazdem dopuszcza możliwość wezwania odpowiednich służb w celu sprawdzenia sprawności technicznej pojazdu oraz badania trzeźwości kierowcy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Wykonawca zobowiązany jest do podstawienia nowego sprawnego pojazdu i/lub zapewnienia nowego kierowcy; 
 
2)	zakwaterowanie dla 17 osobowej grupy uczestników projektu oraz zapewnienie pobytu dla 2 osób kadry (19 osób) w obiekcie z zapleczem noclegowym, gastronomicznym oraz szkoleniowym o kategorii nie mniejszej niż trzy gwiazdki, który spełnia następujące warunki: 
	- zapewnia zakwaterowanie uczestników w dwu lub trzy osobowych pokojach, z pełnym węzłem sanitarnym – wc, umywalka, natrysk lub wanna w każdym pokoju (z całodobowym dostępem do ciepłej i zimnej wody). Wyposażenie pokoi w jednoosobowe łóżka z pościelą, (wyklucza się łóżka piętrowe), szafy ubraniowe, krzesła i stoliki, szafki przy łóżkach, czajnik bezprzewodowy. Uczestnicy wyjazdu powinni być usytuowani w jednym budynku w pokojach blisko siebie, 
	- w ostatnim dniu pobytu uczestników wykwaterowanie nastąpi po obiedzie, jednak nie wcześniej niż o godz. 1600; 
	- dysponuje salą szkoleniową przystosowaną do przeprowadzenia zajęć warsztatowych. 
	 
3)	całodzienne wyżywienie dla 17 osobowej grupy uczestników projektu oraz dla 2 osób kadry składające się z co najmniej trzech posiłków: śniadanie, dwudaniowy obiad + napój +deser i kolacja, z zastrzeżeniem, iż pobyt rozpoczyna się i kończy obiadem; (dopuszczalna jest możliwość zaoferowania śniadania + obiadokolacji – w zależności od potrzeb uczestników) 
 
4)	udostępnienie sali szkoleniowej do przeprowadzenia zajęć o tematyce: podnoszącej kompetencje społeczne, prowadzonych w formie warsztatów grupowych w godzinach porannych lub popołudniowych. Ilość godzin warsztatowych: RAZEM: 9 h zegarowych. Wykonawca zapewni wykwalifikowaną kadrę (tzn. POSIADAJĄCĄ CO NAJMNIEJ WYKSZTAŁCENIE WYŻSZE PSYCHOLOGICZNE LUB PEDAGOGICZNE LUB SOCJOLOGICZNE), które przeprowadzą min 3 zajęcia/warsztaty (inne każdego dnia), we wskazanym poniżej obszarze (zaznaczyć proponowane w formularzu ofertowym - poprzez wpisanie „x”) 
 
1.	Budowanie bezpiecznej relacji z dzieckiem – zasady pozytywnego rodzicielstwa 
2.	Granice i konsekwencje – jak budować autorytet bez przemocy 
3.	Radzenie sobie z trudnymi zachowaniami – strategie i techniki 
4.	Rozwiązywanie konfliktów w rodzinie – komunikacja bez przemocy 
5.	Zadbaj o siebie – budowanie odporności psychicznej opiekuna 
6.	Wsparcie społeczne i budowanie sieci pomocy – nie jesteś sam 
7.	Techniki relaksacyjne i regulacji emocji dla dzieci i opiekunów 
 
 
 
 
Warsztaty zakończą się wydaniem certyfikatu. Czas trwania poszczególnych zostanie ustalony po uzgodnieniu stron. Wykonawca w trakcie realizacji warsztatów zapewni poczęstunek w postaci suszu konferencyjnego, napoi, kawy, herbaty, owoców oraz niezbędne materiały biurowe (notes, długopis, materiały dydaktyczne, inne). 
 
5) Aktywną realizację czasu wolnego: 
- np. poprzez zwiedzanie i poznanie historii okolicy z wykwalifikowanym przewodnikiem zawierające jak najwięcej informacji historycznych, przekazanych w sposób przystępny dla określonej grupy wiekowej (propozycje); 
 
6 Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do uczestników poprzez umieszczenie obowiązujących logotypów na wszystkich dokumentach dotyczących projektu, w tym materiałach informacyjnych, sprawozdawczych dotyczących niniejszej usługi; Umożliwi ustawienia na terenie Ośrodka informacji o współfinansowaniu przedmiotowego wyjazdu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (plakaty, baner, ulotki). 
 
7) Bezpieczeństwo uczestnikom wyjazdu + stosowne ubezpieczenia na czas pobytu i wyjazdu; 
 
8) Właściwą realizację przedmiotu zamówienia, Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z realizacją wyjazdu; 
 
9) Zamawiający zastrzega w uzasadnionych przypadkach prawo zmiany liczby uczestników wyjazdu. O dokładnej liczbie uczestników wyjazdu Zamawiający informuje Wykonawcę najpóźniej w dniu podpisania umowy. Zmiana liczby uczestników wyjazdu nie może być większa niż 2 osoby. Zamawiający płaci za faktyczną liczbę uczestników wyjazdu z uwzględnieniem w/w zapisu; 
 
10) Szczegółowy program wyjazdu w formie pisemnej zostanie ustalony z Wykonawcą i będzie stanowić załącznik do umowy; 
 
11) Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania dotyczącego realizacji przebiegu wyjazdu i przekazania go Zamawiającemu. 
2.4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Przy wyborze najkorzystniejszej oferty niniejszego postępowania Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 
Cena – 100 % punktacji (maksymalnie 100 punktów), obliczana według wzoru : 
Cena = Cena oferty najniższej/cena oferty badanej x100% x100 
Brak podania ceny = odrzucenie oferty
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w niżej wymienionych przypadkach: 
	adresu / siedziby Zamawiającego/Wykonawcy; 
	formy prawnej Wykonawcy w przypadku przekształcenia; 
	Zmiany ilości uczestników w związku ze zmianą ilości (zmniejszeniem) liczby uczestników z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i będącego np. wynikiem pogorszenia się stanu zdrowia osób biorących udział w wyjazdach, przerwania, zakończenia udziału osoby w projekcie w związku z np. podjęciem pracy przez osobę, nieusprawiedliwioną rezygnacją, której nie można było przewidzieć w dniu zawarcia umowy itp. (nie więcej niż 2 osoby.) Wówczas w umowie zmianie ulega przeliczenie kosztu zorganizowania cyklu wyjazdów. W takim przypadku koszt zorganizowania stanowi iloczyn średniego całkowitego kosztu brutto za udział w wyjeździe jednej osoby oraz rzeczywistej ilości osób, które uczestniczą w wyjeździe. 
	 
2.	Określa się następujący tryb dokonywania zmian postanowień umowy: 
	zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności, 
	strona występująca o zmianę postanowień zawartej umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia powyższych okoliczności, 
Postanowienia oraz zobowiązania przyjęte przez Wykonawcę poprzez złożenie oferty odpowiadającej zapytaniu ofertowemu, będą stanowić integralną część umowy. 
Termin płatności: 
Zapłata wynagrodzenia nastąpi na wskazany rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie do 14 dni od daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego po zakończenia umowy i przedstawieniu Zamawiającemu prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku oraz sprawozdania z przebiegu wyjazdu.
 </div>