Zorganizowanie pobytu dla 16 rodzin

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zorganizowanie pobytu dla 16 rodzin
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Płużnica
Data publikacji	2025-07-18
Data składania ofert	29/07/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 635110004 Organizacja wycieczek
Numer przetargu	6407944

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE na zorganizowanie pobytu dla 16 rodzin w ramach projektu &bdquo;Pole możliwości dla rodziny&rdquo;</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe</li>
<li>Załącznik nr 1</li>
<li>Załącznik nr 2</li>
<li>Załącznik nr 3</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Na zorganizowanie pobytu dla 16 rodzin</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest zorganizowanie pobytu dla 16 rodzin w ramach projektu &bdquo;Pole możliwości dla rodziny&rdquo; 2. Zakres zam&oacute;wienia: 1) Termin realizacji: 12 &ndash; 14 września 2025 Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji terminu z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem. 2) Zam&oacute;wieniem objęty jest jednoczesny pobyt 3 grup o łącznej liczbie 89 uczestnik&oacute;w: - 27 rodzic&oacute;w/opiekun&oacute;w, - 46 dzieci w wieku od 6 do 18 lat, - 5 dzieci do 6 r.ż., - 11 os&oacute;b kadry Zamawiający zakłada tolerancję +/- 10% uczestnik&oacute;w. 3) Zakwaterowanie musi odbywać się w jednym ośrodku dla wszystkich rodzin z uwzględnieniem podziału na rodziny. Nie dopuszcza się łączenia r&oacute;żnych rodzin w jednym domku lub pokoju. Spos&oacute;b zakwaterowania (pokoje/domki dla jednej rodziny muszą ze sobą sąsiadować): a) Pok&oacute;j 8 osobowy &ndash; 1 sztuka (dopuszcza się 2 pokoje 4 osobowe), b) Pok&oacute;j 7 osobowy &ndash; 1 sztuka (dopuszcza się 2 pokoje 4 osobowe), c) Pok&oacute;j 6 osobowy &ndash; 3 sztuki, w tym jeden pok&oacute;j z ł&oacute;żeczkiem dla małego dziecka, d) Pok&oacute;j 5 osobowy &ndash; 5 sztuki w jednym z pokoi 5 osobowych musi znajdować się lod&oacute;wka ze względu na chore dziecko, kt&oacute;rego leki muszą być przechowywane w lod&oacute;wce! e) Pok&oacute;j 4 osobowy &ndash; 3 sztuki, f) Pok&oacute;j 3 osobowy &ndash; 2 sztuka, g) Pok&oacute;j 2 osobowy &ndash; 1 sztuka, h) Pok&oacute;j jednoosobowy &ndash; 11 sztuk (dla kadry). 4) Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestnik&oacute;w pobytu oraz kadry w postaci: a) I dzień - obiad, kolacja, dwie przerwy kawowe, b) II dzień - śniadanie, obiad, kolacja, dwie przerwy kawowe, c) III dzień - śniadanie, obiad, a także dwie przerwy kawowe. 5) Minimalny zakres poczęstunku: a) Obiad/kolacja &ndash; obejmuje dwa dania oraz nap&oacute;j b) Przerwa kawowa &ndash; kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, słodkie i słone przekąski, woda W przypadku takiej konieczności - możliwość zapewnienia posiłk&oacute;w wegetariańskich, wegańskich a także uwzględnienie specjalnej diety. 6) Wydarzenie integracyjne &ndash; drugiego dnia pobytu Wykonawca zapewni uczestnikom wydarzenie integracyjne w postaci ogniska z pieczeniem kiełbasek lub grilla (godziny do ustalenia z Zamawiającym). Podczas realizacji wydarzenia integracyjnego Wykonawca zapewni wszystkie niezbędne artykuły spożywcze/materiały, miejsce oraz sprzęt umożliwiające prawidłowe zrealizowanie wydarzenia dla wszystkich uczestnik&oacute;w. 7) Wykonawca zapewni na każdy dzień pobytu: a) co najmniej trzy sale szkoleniowe po jednej dla każdej z 3 grup objętych zam&oacute;wieniem &ndash; sale dla grup minimum 28 os&oacute;b (dopuszcza się salę, w kt&oacute;rej można dokonać podziału poprzez specjalne kurtyny pod warunkiem, że sala posiada wymiary pozwalające na pomieszczenie wszystkich uczestnik&oacute;w). Każda sala musi być wyposażona w: krzesła i stoły w odpowiedniej ilości, klimatyzację, dostęp do dziennego światła, rzutnik, tablice flipchart, głośnik. b) sala dla opiekunki i 5 dzieci do 6 r.ż. Sala powinna być wyposażona w sprzęt, zabawki odpowiednie dla dzieci od 0 do 6 r.ż. 8) Obiekt o standardzie hotelu maksymalnie 3* lub w cenie nieprzekraczającej średniej ceny standardu 3* Obiekt, w tym część pokoi, powinno być dostosowanych do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnością ruchową (czyli np. mieć windę, nie mieć wysokich prog&oacute;w, dostosowane łazienki w pokojach). Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiekt&oacute;w pod kątem dostępności dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, na co Wykonawca wyraża zgodę. 9) Ośrodek musi posiadać plac zabaw dla dzieci oraz wewnętrzną salę zabaw dla dzieci. 10) Zamawiający preferuje, aby obiekt hotelowy, znajdował się w odległości do 220 km od miejscowości Płużnica (drogą publiczną a nie w linii prostej). Odległość liczona z dokładnością miejscowość &ndash; miejscowość przy pomocy serwisu Mapy Google (https://www.google.com/maps/), przy uwzględnieniu formy transportu &bdquo;samochodem&rdquo; i przy przyjęciu najkr&oacute;tszej (w km) proponowanej przez serwis trasy w zaokrągleniu do pełnego kilometra. Powyższe wynika z potrzeby zapewnienia dogodnego i racjonalnego czasu dojazdu uczestnik&oacute;w wydarzenia oraz optymalizacji koszt&oacute;w transportu. Dopuszcza się r&oacute;wnież złożenie ofert przez wykonawc&oacute;w posiadających obiekty w większej odległości o ile spełnią wszystkie pozostałe wymagania określone w zapytaniu. 11) O udzielenie zam&oacute;wienie mogą ubiegać się Wykonawcy, kt&oacute;rzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek ich posiadania. 12) Zamawiający poinformuje 5 dni przed przyjazdem (poniedziałek 8 września) o ostatecznej liczbie os&oacute;b uczestniczących w wyjeździe. 13) Na czas całego pobytu uczestnik&oacute;w Wykonawca musi zapewnić osobę/ kierownika/koordynatora do rozwiązywania wszelkich spraw związanych z przedmiotem postępowania. 14) Na realizację niniejszego zam&oacute;wienia, Zamawiający planuje łącznie przeznaczyć kwotę 65 250 zł brutto 15) Przedmiotowe zadanie jest realizowane w ramach projektu &bdquo;Pole możliwości dla rodziny&rdquo;, gdzie Liderem jest Gmina Płużnica/Płużnickie Centrum Usług Społecznych, Partnerem 1 Stowarzyszenie Towarzystwo Rozwoju Gminy Płużnica i Partnerem 2 Stowarzyszenie Młodych. Przedmiotowe zadanie jest realizowane w ramach Priorytetu V Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego &bdquo;Innowacje społeczne (innowacyjne działania społeczne)&rdquo; programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021 &ndash; 2027.
Okres gwarancji: NIE DOTYCZY
<h2>Kryteria oceny</h2>
OPIS SPOSOBU OBLICZANIA KRYTERIUM &bdquo;CENA&rdquo;: Waga kryterium 80% = 80 punkt&oacute;w. Kryterium oceniane jest według wzoru: PC=((Cmin / Cof)*80%)*100, gdzie: PC - liczba punkt&oacute;w przyznanych ofercie, Cmin &ndash; najniższa zaoferowana cena, Cof &ndash; cena oferty ocenianej, 100 &ndash; wsp&oacute;łczynnik stały.
&bdquo;ODLEGŁOSĆ OBIEKTU OD SIEDZIBY ZAMAWIAJĄCEGO&rdquo;: Waga kryterium 20% = 20 punkt&oacute;w. Punkty zostaną przyznane według kryterium: do 200 km &ndash; 20 pkt od 201 do 220 km &ndash; 10 pkt powyżej 220 km &ndash; 0 pkt
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w umowie, w szczeg&oacute;lności w zakresie: - terminu realizacji zam&oacute;wienia, - liczby uczestnik&oacute;w (zar&oacute;wno zmniejszenia jak i zwiększenia) do 10% w stosunku do pierwotnej liczby bez ponoszenia dodatkowych koszt&oacute;w, - dotyczących rodzaj&oacute;w i ilości pokoi (na przykład zamiana 1 pokoju 4 osobowego na dwa pokoje 2 osobowe). Wskazane powyżej istotne zmiany postanowień umowy zostaną wprowadzone do umowy pod warunkiem wystąpienia w toku realizacji Projektu okoliczności uzasadniających wprowadzenie zmian w celu należytej realizacji Projektu. Zmiany zostaną wprowadzone w drodze aneksu do umowy. 2. W przypadku braku wykonywania lub nienależytego wykonywania niniejszego przedmiotu zam&oacute;wienia, zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wartości kwoty brutto za całość zam&oacute;wienia. W razie zagrożeń, o kt&oacute;rych mowa, i nieusunięcia ich w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym.
</div>