Zakup i wdrożenie systemu magazynowego.

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Zakup i wdrożenie systemu magazynowego.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Olsztyn
Data publikacji	2025-07-16
Data składania ofert	24/07/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 722600005 Usługi w zakresie oprogramowania
Numer przetargu	6401133

<div>
 <h1>Zakup i wdrożenie systemu magazynowego.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe z dnia 16.07.2025 r., l.dz. 04_07_2025_FEWM_1_9_Visimind</li>
 <li>Załączniki do zapytania ofertowego z dnia 16.07.2025 r., l.dz. 04_07_2025_FEWM_1_9_Visimind</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zakup i wdrożenie systemu magazynowego.</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest zakup licencji, wdrożenie i uruchomienie systemu magazynowego, który będzie: 
•	w pełni kompatybilny z posiadanym przez Zamawiającego systemem klasy ERP (enova 365), 
•	umożliwiał wydruk i eksport danych do formatów edytowalnych, w szczególności Excel (.xlsx) oraz CSV (.csv), 
•	przystosowany do pracy wielostanowiskowej (co najmniej 15 kont użytkowników, w tym minimum 4 użytkowników pracujących równocześnie). 
 
System musi umożliwiać: 
1.	Obsługę procesów magazynowych, w tym: 
•	prowadzenie wielu magazynów, w tym również magazynów pozabilansowych, 
•	rejestrację i ewidencję dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, PW, MM, korekty), 
•	obsługę stanów minimalnych i maksymalnych oraz ich automatyczne kontrolowanie, 
•	prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej z możliwością wyboru metody rozliczania (FIFO, LIFO, średnia ważona), 
•	inwentaryzację ciągłą i okresową, bez konieczności wstrzymywania pracy magazynu, 
•	śledzenie bieżących i historycznych stanów magazynowych. 
2.	Wspomaganie procesów zakupowo-sprzedażowych: 
•	rejestrowanie i obsługę zamówień od klientów i do dostawców, 
•	generowanie dokumentów handlowych powiązanych z obrotem magazynowym (sprzedaż, zakupy, korekty), 
•	możliwość obsługi stanów ujemnych przy wystawianiu dokumentów sprzedaży, 
•	rejestrację kosztów dodatkowych związanych z zakupem i ich przypisywanie do dokumentów. 
3.	 Dedykowane mechanizmy dla zarządzania dokumentacją: 
•	obsługa dokumentów handlowo-magazynowych zgodnie z obowiązującą w firmie procedurą obiegu dokumentów (DMS / Workflow), 
•	zdefiniowany obieg dokumentów dla magazynów pozabilansowych, 
•	możliwość automatycznego opisu analitycznego dokumentów (np. MPK, projekty, alokacja zasobów) i ich automatycznego księgowania w systemie ERP, 
•	system powiadomień użytkowników o zadaniach do wykonania (np. zlecenia, zatwierdzenia dokumentów, przesunięcia magazynowe). 
4.	 Automatyzację wybranych procesów operacyjnych: 
•	import/eksport danych w formatach EDI, XML, CSV, Excel (.xlsx), PDF, 
•	integrację z urządzeniami mobilnymi wykorzystywanymi w magazynie (np. kolektory danych, skanery kodów), 
•	możliwość integracji z platformami e-commerce i systemami klasy EDI. 
5.	Zarządzanie informacją i raportowanie: 
•	generowanie raportów magazynowych oraz zestawień dostosowanych do potrzeb Zamawiającego, 
•	definiowanie własnych warunków filtrowania i kolorystycznego oznaczania danych (np. alerty magazynowe, niskie stany), 
•	bieżącą kontrolę stanów magazynowych, rotacji towarów, historii przyjęć i wydań. 
6.	 Kompatybilność z posiadanym systemem ERP: 
Zamawiający wymaga, aby wdrażany system zapewniał pełną integrację z posiadanym systemem klasy ERP, rozumianą jako: 
•	bezpośrednia wymiana danych bez konieczności stosowania zewnętrznych integratorów, 
•	spójność danych w ramach wspólnego środowiska systemowego i administracyjnego, 
•	możliwość zarządzania użytkownikami i ich uprawnieniami w ramach jednej platformy, 
•	wspólne środowisko aktualizacji, konfiguracji i administracji, 
•	możliwość automatycznego księgowania dokumentów handlowo-magazynowych w systemie ERP. 
•	system musi umożliwiać eksport danych w formacie umożliwiającym ich bezpośredni import do systemu ERP, w szczególności do plików Excel (.xlsx) lub CSV (.csv). 
 
Obowiązki Wykonawcy: 
1.	 Instalacja, konfiguracja i parametryzacja systemu – zgodnie z wymaganiami funkcjonalnymi, w tym dla magazynów pozabilansowych oraz automatycznego księgowania (MPK, projekty). 
2.	Migracja danych – import podstawowych danych (kontrahenci, towary, stany magazynowe), jeśli dotyczy. 
3.	Szkolenie użytkowników – min. 15 osób, w tym 4 użytkowników intensywnie korzystających z systemu. 
4.	Testy i odbiory – przeprowadzenie testów funkcjonalnych i przekazanie systemu do użytkowania. 
5.	Dokumentacja – dostarczenie dokumentacji konfiguracyjnej i użytkowej. 
6.	Kompatybilność z systemem ERP – pełna zgodność z posiadanym systemem enova365 i możliwość wymiany danych w formatach Excel/CSV. 
 
Termin realizacji zamówienia i odbiory 
1.	Do 100 dni od daty podpisania umowy. Umowa winna być podpisana w terminie do 7 dni od daty wyboru Wykonawcy. 
2.	Termin liczony jest w pełnych tygodniach liczonych od pierwszego poniedziałku po podpisaniu Umowy. 
3.	Za termin wykonywania zamówienia uznaje się datę podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego. 
4.	Odmowa podpisania protokołu przez Zamawiającego może mieć miejsce tylko w przypadku wystąpienia istotnych wad lub fizycznych uszkodzeń. Wszystkie wady lub usterki zostaną zapisane w protokole odbioru wraz z terminem ich usunięcia. 
5.	W przypadku opóźnienia w dostarczeniu przedmiotu zamówienia powyżej 60 dni, Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia. 
6.	W przypadku opóźnień w płatnościach z winy Zamawiającego, Wykonawca ma prawo wydłużyć termin dostawy, adekwatnie do opóźnień w płatnościach (Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności w postaci kar umownych z tytułu opóźnienia w realizacji dostawy za ten okres). 
 
Warunki płatności: 
Przewiduje się możliwość płatności na następujących zasadach: 
1.	I transza – zaliczka w wysokości 50% wartości brutto zamówienia, płatna po podpisaniu umowy i dostarczeniu Zamawiającemu prawidłowo wystawionych dokumentów księgowych z terminem płatności do 30 dni; 
2.	II transza – końcowa w wysokości 50 % wartości zamówienia, płatna przelewem w terminie do 14 dni po protokolarnym odebraniu przedmiotu zamówienia, na podstawie dostarczonych Zamawiającemu prawidłowo wystawionych dokumentów księgowych (faktura). 
 
Gwarancja i serwis: 
1.	Okres gwarancji 
Wykonawca udzieli minimum 24-miesięcznej gwarancji na dostarczone licencje, wykonane wdrożenie oraz konfigurację systemu, licząc od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego. 
2.	Zakres gwarancji 
Gwarancja obejmuje: 
	poprawne działanie systemu zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, 
	usuwanie błędów i usterek zgłoszonych przez Zamawiającego, 
	bieżące doradztwo w zakresie funkcjonowania systemu (telefoniczne lub e-mailowe), 
	aktualizacje i poprawki zapewniające zgodność systemu z obowiązującymi przepisami prawa (np. w zakresie podatków, rachunkowości). 
3.	Czas reakcji serwisowej 
Wykonawca zapewni: 
	reakcję serwisową w ciągu 2 dni roboczych od zgłoszenia, 
	usunięcie błędów krytycznych (uniemożliwiających pracę systemu) w ciągu 5 dni roboczych od zgłoszenia, 
	usunięcie pozostałych usterek w uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 10 dni roboczych. 
4.	Forma zgłaszania usterek 
Zgłoszenia mogą być dokonywane w formie: 
	elektronicznej (e-mail), 
	telefonicznej, 
	przez system serwisowy, jeśli taki zostanie udostępniony przez Wykonawcę. 
5.	Serwis pogwarancyjny 
Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia odrębnej umowy na świadczenie usług serwisowych po zakończeniu okresu gwarancji. 
 
Kary umowne: 
1.	Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kar umownych na rzecz Zamawiającego w następujących przypadkach: 
a)	Za przekroczenie uzgodnionego terminu dostawy lub dostarczenie towarów niezgodnych z przedmiotem zamówienia pod względem asortymentu lub jakości, w wysokości 0,25% wartości netto przedmiotu zamówienia za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia przekraczający 14 dni (nie przewiduje się kar za opóźnienie do 14 dni), przy czym maksymalny okres naliczania kar wynosi 60 dni; 
b)	W przypadku opóźnienia przekraczającego 60 dni, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, a dodatkowo naliczyć karę umowną w wysokości 15% wartości netto przedmiotu zamówienia; 
c)	W razie rozwiązania umowy z winy Wykonawcy lub przez Wykonawcę, kara umowna wyniesie 15% wartości netto przedmiotu zamówienia; 
d)	Nałożenie kar umownych, o których mowa w punktach 2) lub 3), nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku zapłaty kar wynikających z punktu 1) za opóźnienie, które wystąpiło przed powiadomieniem o rozwiązaniu umowy. 
2.	Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty kar umownych na rzecz Wykonawcy: 
a)	W przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, kara umowna wynosi 15% wartości netto przedmiotu zamówienia. 
3.	W przypadku rozwiązania umowy, Wykonawca ma prawo do wynagrodzenia proporcjonalnego do zakresu dostawy zrealizowanej prawidłowo, o ile dokończenie przedmiotu zamówienia przez innego wykonawcę jest możliwe. Ocena stopnia realizacji dostawy oraz możliwość jej ukończenia zostaną ustalone na podstawie inwentaryzacji i rynkowej wyceny pozostałych prac. Wynagrodzenie należne Wykonawcy będzie stanowić różnicę między ustaloną wartością umowy a kosztem rynkowym niezbędnym do zakończenia dostawy. Koszty inwentaryzacji i wyceny poniesie strona, z której winy doszło do rozwiązania umowy; w przypadku rozwiązania umowy za obopólną zgodą, koszty zostaną podzielone po równo. 
4.	Jeśli wypłacone Wykonawcy transze płatności przekraczają należne mu wynagrodzenie wyliczone zgodnie z ust. 3, Wykonawca zobowiązuje się zwrócić różnicę Zamawiającemu w ciągu 30 dni od daty otrzymania wezwania do zwrotu. 
5.	Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych z innych tytułów niż wskazane w ust. 1, przy czym łączna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego nie może przekroczyć 30% wartości netto przedmiotu zamówienia. Roszczenia z tytułu utraconych korzyści są wyłączone z tego prawa. 
6.	Kara umowna powinna być uregulowana przez stronę naruszającą postanowienia umowne w ciągu 30 dni od dnia otrzymania żądania zapłaty od strony przeciwnej. 
7.	Zamawiający ma prawo potrącić kary umowne z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 
 
 
Pełen opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami oraz kryteriami znajduje się w zapytaniu ofertowym z dnia 16.07.2025 r., l.dz. 03_07_2025_FEWM_1_9_Visimind

Okres gwarancji: Wykonawca udzieli minimum 24-miesięcznej gwarancji na dostarczone licencje, wykonane wdrożenie oraz konfigurację systemu, licząc od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego.
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena ofertowa – 100% 
 
Razem - 100 % 
Przyznane punkty według następującego wzoru: 
 
P=(Cn/Cb) x 100% x 100 punktów 
 
gdzie: P – liczba punktów przyznanych rozpatrywanej ofercie w ramach kryterium, Cn – łączna cena brutto najtańszej oferty; Cb – łączna cena brutto badanej oferty
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian w zawartej umowie w następujących obszarach: 
a)	Zmiana terminów, sposobu lub zakresu realizacji przedmiotu zamówienia, aby zapewnić prawidłowe wykonanie umowy w uzasadnionych przypadkach, takich jak: 
•	wystąpienie siły wyższej, która uniemożliwia realizację przedmiotu zamówienia (za siłę wyższą uznawane będą wydarzenia, takie jak wojna, atak terrorystyczny, katastrofa, klęska żywiołowa, zamieszki, strajki, pożar, epidemie, które są poza kontrolą Stron), 
•	zmiany przepisów prawa, które mają wpływ na realizację umowy, 
•	działania organów administracyjnych, odpowiednie i proporcjonalne do sytuacji, 
b)	Zmiana terminów realizacji przedmiotu zamówienia, jeśli opóźnienia są spowodowane wyłącznie przez Zamawiającego, na przykład: 
•	konieczność przystosowania pomieszczeń i instalacji do prawidłowego montażu, integracji i uruchomienia przedmiotu zamówienia, zgodnie z powstałym opóźnieniem, 
•	opóźnienia w płatności zaliczek lub transz (np. z powodów proceduralnych związanych z uzyskaniem dotacji unijnej), odpowiednio do powstałego opóźnienia. 
c)	Korekta pojęć, definicji lub terminologii użytych w umowie, które mogą prowadzić do niejasności lub rozbieżności w interpretacji, aby umożliwić jednoznaczną wykładnię postanowień umowy przez Strony, 
d)	Zmiana urządzeń wskazanych w Załączniku nr 3 na inne modele, tylko jeśli pomiary wykażą, że pierwotna propozycja nie może być zrealizowana. W takim przypadku Wykonawca przedstawi Zamawiającemu po trzy zastępcze urządzenia od różnych producentów (jeśli dostępne na rynku), a wybór spośród nich leży po stronie Zamawiającego. 
e)	Zmiana sposobu, zakresu lub poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia za zgodą Zamawiającego, jeśli proponowane rozwiązania alternatywne oferują lepsze parametry lub funkcjonalności niż pierwotnie określone w przedmiocie zamówienia (np. wprowadzenie nowszych komponentów) lub gdy zamienniki mają równoważne lub lepsze parametry, albo gdy zmiany są niezbędne z przyczyn technicznych lub bezpieczeństwa; każdorazowo wymagany jest ponowny pomiar, projekt, ocena rozwiązania oraz opis sytuacji problemowej zatwierdzony przez obie strony. 
f)	Zmiana osoby lub osób upoważnionych do kontaktów. 
g)	Aktualizacja danych Zamawiającego i/lub Wykonawcy. 
h)	Dodatkowe dostawy, usługi lub roboty budowlane, nieobjęte pierwotnym zamówieniem, jeśli staną się niezbędne (i niemożliwe do przewidzenia na etapie ofertowania, chyba że dotyczą ustalenia ceny lub wynagrodzenia ryczałtowego), przy jednoczesnym spełnieniu następujących warunków: 
•	Zmiana Wykonawcy nie jest możliwa ze względów ekonomicznych lub technicznych, szczególnie w odniesieniu do zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach pierwotnego zamówienia. 
•	Zmiana wykonawcy spowodowałaby znaczną niedogodność lub istotne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego. 
•	Wartość zmian nie przekracza 50% wartości pierwotnego zamówienia. 
2.	Wprowadzenie zmian w umowie wymaga sporządzenia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
 </div>