Organizacja 2 wyjazdów warsztatowych dla 16 rodzin z dziećmi

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja 2 wyjazdów warsztatowych dla 16 rodzin z dziećmi
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	lubelskie
Data publikacji	2025-07-16
Data składania ofert	24/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 635110004 Organizacja wycieczek 665121003 Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków 853121103 Usługi opieki dziennej nad dziećmi 923312105 Usługi animacji dla dzieci
Numer przetargu	6401108

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe nr 02/WRW/2025</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami_nr_01_Wojciech&oacute;w_2025 - wyjazd.docx</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>organizacja 2 wyjazd&oacute;w warsztatowych dla 16rodzin z dziećmi</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
 Przedmiotem zam&oacute;wienia jest organizacja 2 wyjazd&oacute;w warsztatowych dla 16 rodzin z dziećmi, w tym około 86 os&oacute;b: 47 kobiet, 33 mężczyzn (w tym 11 dzieci poniżej 6 roku życia, 22 osoby dorosłe powyżej 18 roku życia) &ndash; łącznie 86 uczestnik&oacute;w projektu oraz 5 os. dorosłych z kadry (5 os&oacute;b tj. 2 trener&oacute;w, animatora i 2 opiekun&oacute;w ze strony Zamawiającego x 2 turnusy). Łącznie 96 os. Wyjazdy powinny być zorganizowane w 2 terminach: PIERWSZY WYJAZD 01-03.08.2025 r. 1) 1 dorosła os. (K), (Dz-15); 2) 2 dorosłe os. (K), (M),(Ch-14), (Ch-12), (Dz-4); 3) 1 dorosła os. (K), (Ch-8), (Dz-8); 4) 2 dorosłe os. (K),(M), (Ch-14); 5) 2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-7), (Dz-6), (Dz-4), (Ch-2); 6) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-15), (Dz-11), (Dz-10); 7) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-6), (Ch-4), (Ch-2), (Ch-7 miesięcy); 8) 4 dorosłe os. (K),(K),(M),(M), (Dz-16),( Dz-12), (Ch-10),( Dz-7); 37 Uczestnik&oacute;w projektu + 5 os&oacute;b dorosłych prowadzących. Łącznie 42 os. DRUGI WYJAZD &ndash; 15-17.08.2025 r. 1) 1 dorosła os. (K), (Ch-17), (Dz-15), (Ch-13), (Dz-11), (Dz-9), (Dz-7), (Dz-4); 2) 2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-17), (Dz-16), (Ch-16), (Dz-7), (Dz-2); 3) 2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-12), (Ch-7); 4) 2 dorosłe os. (K),(K), (Dz-16), (Dz-9); 5) 2 dorosłe os. (K),(M), (Dz-7), (Ch-6); 6) 2 dorosłe os. (K),(M), (Dz-9),( Dz-7); 7) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-9),(Ch-6),( Ch-4); 8) 2 dorosłe os. (K),(M), (Dz-16), (Dz-11), (Dz-7), (Ch-8); 42 Uczestnik&oacute;w projektu + 5 os&oacute;b dorosłych prowadzących. Łącznie 47 os. *Dz. oznacza Dziewczynę, *Ch. oznacza Chłopca - Wykonawca w cenie każdego wyjazdu zapewnienie organizację, w tym: &bull; przejazd busem / autokarem &ndash; w obie strony (wyjazd z Wojciechowa w piątek w godz. 9:00-11:00, powr&oacute;t do Wojciechowa w niedzielę w godz. 17:00 &ndash; 19:00), &bull; koszt wyżywienia/ciepłych posiłk&oacute;w: 2 śniadania, 3 obiady i 2 kolacje, 4 przerwy kawowe podczas warsztat&oacute;w dla wszystkich UP (uczestnik&oacute;w projektu) i kadry, &bull; ubezpieczenie NNW, &bull; 2 noclegi, &bull; koszt opieki nad dziećmi (zatrudnienie co najmniej 2 opiekunek dla dzieci &ndash; łącznie 40 h) &bull; usługi animatora (zatrudnienie 1 animatora &ndash; łącznie 4 h) - Miejsce odbywania się wyjazdowych warsztat&oacute;w oddalone może być od Wojciechowa maksymalnie do 100 km na terenie RP (odległość liczona z dokładnością miejscowość &ndash; miejscowość przy pomocy serwisu Mapy Google (https://www.google.com/maps/) z miejscowości Wojciech&oacute;w do miejscowości, w kt&oacute;rej znajduje się miejsce warsztat&oacute;w, przy uwzględnieniu formy transportu &bdquo;samochodem&rdquo; i przy przyjęciu najkr&oacute;tszej (w km) proponowanej przez serwis trasy w zaokrągleniu do pełnego kilometra) - Wszystkie pokoje lub domki, w kt&oacute;rych będą zakwaterowani uczestnicy projektu (rodziny z dziećmi) oraz kadra powinny posiadać prywatną łazienkę z prysznicem lub wanną. - Wykonawca winien zapewnić możliwość nocleg&oacute;w dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pok&oacute;j i łazienka powinny być przystosowane do użytku os&oacute;b z niepełnosprawnościami m.in. na w&oacute;zku inwalidzkim. Informacja o ostatecznej liczbie os&oacute;b korzystających z noclegu wraz z informacją, czy w danej grupie wymagane są pokoje dostosowane dla os&oacute;b ze szczeg&oacute;lnymi potrzebami zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zam&oacute;wienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego 3 dniowego wyjazdu warsztatowego (do 3 dni przed terminem rozpoczęcia danego pobytu). - Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia nocleg&oacute;w przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w szkolenia korzystających z nocleg&oacute;w - Hotel powinien r&oacute;wnocześnie zapewnić 2 sale szkoleniowe oraz salę do zabaw dla dzieci, kt&oacute;re będą dostępne przez cały pobyt uczestnik&oacute;w. Sale muszą pomieścić min. 18 os&oacute;b. Przeprowadzane w nich warsztaty będą trwały 16 godzin (podzielone na wszystkie dni pobytu, w godzinach dostosowanych do organizacji posiłk&oacute;w w hotelu i w porozumieniu z uczestnikami warsztat&oacute;w i trenerami). - Sale szkoleniowe/ sala zabaw powinna być wyposażona w: klimatyzację/ogrzewanie, dostęp do dziennego światła, otwierane okna. Sale nie mogą stanowić pomieszczenia przechodniego/korytarza. Wyposażona musi być r&oacute;wnież w wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. Sala powinna być dostępna dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla os&oacute;b z niepełnosprawnością. Sale szkoleniowe powinny być wyposażone w krzesła i stoły (dostosowane do ilości os&oacute;b biorących udział w szkoleniu) oraz wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. - 3 dni przed przyjazdem zamawiający poinformuje o liczbie os&oacute;b uczestniczących w wyjeździe z podziałem na rodziny i trener&oacute;w. Zamawiający zakłada tolerancję +/-10% uczestnik&oacute;w ze względu na dość dużą liczbę os&oacute;b, - hotel powinien dysponować terenem rekreacyjnym dla prowadzenia animacji zaplanowanych w ramach projektu, - hotel powinien zapewnić gościom dostęp do strefy relaksacyjnej tj. basen i/ lub jacuzzi i/ lub sauna. - Usługodawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne ze względu na szczeg&oacute;lne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez uczestniczki/uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w. Ostateczna liczba os&oacute;b korzystających z poszczeg&oacute;lnych posiłk&oacute;w wraz z informacjami odnośnie szczeg&oacute;lnych potrzeb dietetycznych, zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zam&oacute;wienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego trzydniowego wyjazdu. - Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w szkolenia korzystających z poszczeg&oacute;lnych posiłk&oacute;w. 1. Warunki noclegu: Zapewnienie pokoi 2-4 osobowych i/lub domk&oacute;w zlokalizowanych bezpośrednio na terenie należącym do obiektu dla wszystkich uczestnik&oacute;w wyjazdu. Wykonawca musi zapewnić dostępne pokoje dostosowane do potrzeb os&oacute;b niepełnosprawnych, Pokoje lub domki z osobną przestronną łazienką z prysznicem lub wanną w pokojach, ł&oacute;żka pojedyncze lub w przypadku małżeństw podw&oacute;jne. Na standardowym wyposażeniu powinny posiadać pościel, ręczniki, lustro. 2. Wyżywienie w postaci: 2 śniadania, 3 obiady i 2 kolacje, 4 przerwy kawowe. Wyżywienie powinno uwzględniać ewentualną dietę uczestnik&oacute;w turnusu: cukrzycowa, bezglutenowa, lekkostrawna, bezmięsna itp. Do posiłk&oacute;w podawane są napoje zimne oraz gorące kawa i herbata. Śniadania/kolacje, jeżeli podawane są w formie szwedzkiego stołu, muszą być urozmaicone, uwzględniając posiłki na ciepło i zimno, z możliwością wyboru nabiału, słodkiego czy wytrawnego posiłku (typu: jogurty, zupy mleczne, musli, jajecznica, kiełbaski, wędlina, sery, pieczywo jasne i ciemne, owoce, warzywa). Obiady trzydaniowe: zupy, drugie danie oraz deser. Danie powinno składać się z produkt&oacute;w białkowych, najlepiej pochodzenia zwierzęcego (mięso, ryby, ser, jaja, dr&oacute;b) produkt&oacute;w bogatych w węglowodany złożone (ziemniaki, kasza, kluski) oraz dodatk&oacute;w warzywnych (sur&oacute;wki, warzywa gotowane). Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. 3. Podczas pobytu zostanie zorganizowana wieczorna integracja z oprawą muzyczną: 2 godz. w piątek oraz 2 godz. w sobotę. Zamawiający zastrzega, że sala, w kt&oacute;rej odbędzie się integracja powinna składać się z jednego pomieszczenia. Wykonawca zapewni usługi animatora podczas integracji. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu uczestnik&oacute;w wyjazdu z Wojciechowa w miejsca realizacji wyjazdu oraz powrotu do Wojciechowa autokarem. Podczas transportu autokarem Wykonawca zobowiązany jest do: a) zapewnienia po 1 autokarze na każdy wyjazd dla uczestnik&oacute;w wyjazdu wraz z możliwością zabrania bagażu do 20 kg/os. b) w przypadku awarii technicznej pojazdu/pojazd&oacute;w w trakcie realizacji zam&oacute;wienia, Wykonawca zobowiązany jest podstawić, w czasie umożliwiającym realizację programu studyjnego, pojazd zastępczy/pojazdy zastępcze o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, c) zapewnienia kierowc&oacute;w autokaru, kt&oacute;rzy posiadają wszelkie uprawnienia do kierowania tego typu pojazdem, świadectwo kwalifikacji na przew&oacute;z os&oacute;b i rzeczy, d) polisy ubezpieczeniowej autokaru / autokar&oacute;w, e) pokrycia wszelkich koszt&oacute;w związanych z czyszczeniem autokaru /autokar&oacute;w, koszt&oacute;w paliwa oraz opłat parkingowych i wszelkich innych koszt&oacute;w związanych z podr&oacute;żą np. winietek, 5. Termin realizacji zam&oacute;wienia: od momentu podpisania umowy do 17.08.2025 r. Jeżeli na skutek ograniczeń rządowych np. w związku z pandemią, wojny itp., realizacja usługi nie będzie możliwa we wskazanym terminie, zostanie zrealizowana do miesiąca od momentu zwolnienia ograniczeń. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla os&oacute;b z niepełnosprawnością. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. - Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w szczeg&oacute;lności w zakresie higieny i czystości. Uwaga!!! Podczas całego pobytu grupy na wyjeździe należy zapewnić osobę / kierownika / koordynatora / menagera hotelu / ośrodka, do rozwiązywania wszelkich spraw
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena oferty - max. 99 punkt&oacute;w
Aspekt społeczny &ndash; max. 1 punkt
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień umowy z powodu: a) zmiany w obowiązujących przepisach prawa, mające wpływ na przedmiot i warunki umowy oraz zmiana sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkując. .a niemożliwość realizacji przedmiotu umowy, b) zmiany terminu realizacji zam&oacute;wienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego, c) okoliczności związanych z wystąpieniem siły wyższej za kt&oacute;rą Strony uznają na przykład klęski żywiołowe, pożary, powodzie, trzęsienia ziemi, działania wojenne, strajki, blokady, przerwy w dostawie medi&oacute;w (energii elektrycznej, wody) czy stan zagrożenia epidemią/pandemią i wystąpienie epidemii/pandemii. d) innych okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego, e) zwiększenie kwoty zam&oacute;wienia w przypadku wystąpienia specjalnej potrzeby wynikającej z udział w szkoleniu osoby z niepełnosprawnościami i zgłoszeniu takiej potrzeby na piśmie przez osobę z niepełnosprawnościami, f) zawieszenia realizacji zam&oacute;wienia przez Zamawiającego z powodu wystąpienia przyczyn technicznych lub organizacyjnych uniemożliwiających kontynuowanie wykonania przedmiotu umowy, o czas zawieszenia. O zawieszeniu realizacji zam&oacute;wienia Zamawiający powiadomi Wykonawcę wskazując przyczynę zawieszenia, 4. Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań, spowodowanych wystąpieniem siły wyższej.
</div>