Organizacja udziału firmy VISIMIND w targach międzynarodowyc

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Organizacja udziału firmy VISIMIND w targach międzynarodowyc
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Olsztyn
Data publikacji	2025-07-15
Data składania ofert	23/07/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	221000001 Drukowane książki, broszury i ulotki 550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 600000008 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 630000009 Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 798225007 Usługi projektów graficznych
Numer przetargu	6396707

<div>
 <h1>Organizacja udziału firmy VISIMIND w targach międzynarodowych.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe z dnia 15.07.2025 r., l.dz. 03_07_2025_FEWM_1_9_Visimind</li>
 <li>Załączniki do zapytania ofertowego z dnia 15.07.2025 r., l.dz. 03_07_2025_FEWM_1_9_Visimind</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja udziału firmy VISIMIND w targach międzynarodowyc</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji udziału firmy Visimind Ltd w dwóch międzynarodowych wydarzeniach branżowych: 
•	Gastech Exhibition &amp; Conference 2025, 9–12 września 2025 r., Mediolan, Włochy 
•	INTERGEO 2025, 7–9 października 2025 r., Frankfurt nad Menem, Niemcy 
 
Zakres usługi obejmuje pełną koordynację działań organizacyjnych i logistycznych związanych z udziałem firmy oraz sześciu jej przedstawicieli w obu wydarzeniach. Wszystkie elementy składowe usługi muszą zostać ujęte jako odrębne pozycje kosztowe zarówno w ofercie, jak i na fakturze końcowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania dokumentów źródłowych (np. potwierdzeń rejestracji, rezerwacji hotelowych, biletów) celem rozliczenia dofinansowania. 
Szczegółowy zakres zamówienia 
1. Udział w targach 
•	Rejestracja udziału firmy i dwóch jej przedstawicieli jako wystawcy. 
•	Wpis do oficjalnego katalogu targowego. 
•	Wynajem powierzchni wystawienniczej minimum 12 m² w preferowanej lokalizacji (część centralna hali targowej). 
2. Organizacja stoiska targowego 
•	Projekt zabudowy stoiska targowego z uwzględnieniem: 
o	wymaganiami organizatora targów, 
o	identyfikacją wizualną Zamawiającego, 
o	elementami już posiadanymi przez Zamawiającego (ścianka z logotypem). 
•	Wykonanie, transport, montaż i demontaż zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym projektem. 
•	Zabudowa obejmuje: ścianki, podłogę z wykładziną, fryz z logotypem, oświetlenie, meble (lada, stół, krzesła, szafka, regały), lodówkę. 
•	Zapewnienie sprzętu prezentacyjnego: min. 1 telewizor min. 60” i 2 monitory min. 24”, wraz z instalacją i obsługą techniczną na miejscu. 
•	Transport i ubezpieczenie posiadanych przez Zamawiającego elementów mobilnych stoiska targowego (np. ścianka z logotypem) oraz sprzętu, urządzeń i materiałów reklamowych Zamawiającego (skrzynia o wymiarach maksymalnych 120cmx80cmx120 cm i wadze do 80 kg). 
3. Obsługa stoiska i media 
•	Zapewnienie: 
o	przyłącza elektrycznego min. 3 kW, 
o	stabilnego łącza internetowego min. 300 Mb/s, preferowane przewodowe, 
o	codziennego utrzymania czystości na stoisku, 
o	uprzątnięcia oraz utylizacji po zakończeniu wydarzenia. 
4. Podróż i zakwaterowanie 
•	Zakup biletów lotniczych (Gdańsk/Warszawa – miejsce wydarzenia – Gdańsk/Warszawa) dla dwóch osób, obejmujących: 
o	bagaż rejestrowany, 
o	wszystkie wymagane opłaty lotniskowe. 
•	Organizacja transportu lokalnego dla sześciu osób: 
o	z lotniska do hotelu i z powrotem, 
o	codzienne przejazdy: hotel – miejsce targów – hotel, 
•	Rezerwacja sześciu pokoi jednoosobowych z łazienką w hotelu min. *** (wg lokalnej kategoryzacji), w terminie odpowiadającym wydarzeniu (+1 dzień przed i po), w promieniu maks. 10 km od miejsca targów. Dopuszcza się zakwaterowanie w mieszkaniu lub domu (np. wynajętym apartamencie) w osobnych pokojach o standardzie zbliżonym do hotelu min. *** po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 
 
Uwagi końcowe 
•	Stoisko będzie obsługiwane wyłącznie przez przedstawicieli Zamawiającego – bez zatrudniania dodatkowego personelu. 
•	Każdy z dwóch wyjazdów (Gastech i INTERGEO) musi być rozliczany osobno – ze wskazaniem wszystkich elementów kosztowych w podziale na oba wydarzenia. 
 
Obowiązki Wykonawcy:	 
1.	Zabezpieczenie odpowiedniej jakości usług 
Wykonawca zapewnia, że wszystkie usługi, w tym transport, zakwaterowanie, wyżywienie, zabudowa stoiska, wynajem sprzętu, oświetlenie, będą świadczone na najwyższym poziomie, zgodnie z umową. Wykonawca jest odpowiedzialny za terminowe dostarczenie usług oraz terminowe przygotowanie stoiska przed rozpoczęciem targów. 
2.	Zgodność z wymaganiami organizatora targów 
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zgodności z wymaganiami organizatora wskazanych imprez targowych w zakresie przygotowania stoiska, sprzętu, transportu i innych aspektów organizacyjnych. W tym zakresie Wykonawca będzie musiał przestrzegać zasad bezpieczeństwa, regulaminu targów oraz wymogów ochrony środowiska, jeśli dotyczy. 
3.	Koordynacja i wsparcie na miejscu 
Wykonawca zapewni pełną obsługę logistyczną na miejscu targów, w tym: 
a)	Koordynację montażu i demontażu stoiska. 
b)	Wsparcie techniczne w zakresie funkcjonowania sprzętu prezentacyjnego. 
c)	Obsługę transportu lokalnego w czasie wydarzenia, zapewniając terminowość i wygodę uczestników targów. 
4.	Zgłaszanie zmian i problemów 
Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich problemach, zmianach lub nieprzewidzianych trudności związanych z realizacją zamówienia, takich jak zmiana dostępności powierzchni wystawienniczej, opóźnienia w transporcie itp., oraz zaproponowania alternatywnych rozwiązań. 
5.	Udział w spotkaniach i raportowanie 
Wykonawca zobowiązuje się do uczestnictwa w spotkaniach organizacyjnych z Zamawiającym oraz do regularnego raportowania postępów realizacji zamówienia. W szczególności, Wykonawca będzie zobowiązany do informowania o postępach w organizacji wyjazdu, ewentualnych opóźnieniach lub innych kwestiach, które mogą wpłynąć na realizację usługi. 
6.	Dokumentowanie procesu realizacji 
Wykonawca będzie zobowiązany do prowadzenia dokładnej dokumentacji związanej z realizacją zamówienia, obejmującej m.in. faktury, potwierdzenia dostaw, dokumenty transportowe oraz rezerwacyjne, a także inne dokumenty niezbędne do rozliczenia zamówienia. 
 
 
Termin realizacji zamówienia i odbiory	 
1.	Zgodnie z datą imprezy targowej wskazanej w przedmiocie zamówienia. 
 
Warunki płatności:	 
Przewiduje się możliwość płatności na następujących zasadach: 
1.	I transza – zaliczka w wysokości 75% wartości zamówienia, płatna po podpisaniu umowy i dostarczeniu Zamawiającemu prawidłowo wystawionych dokumentów księgowych z terminem płatności do 30 dni; 
2.	II transza – końcowa w wysokości 25 % wartości zamówienia, płatna przelewem w terminie do 30 dni po protokolarnym odebraniu przedmiotu zamówienia, na podstawie dostarczonych Zamawiającemu prawidłowo wystawionych dokumentów księgowych (faktura). 
 
Pełen opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami i kryteriami znajduje się w zapytaniu ofertowym z dnia 15.07.2025 r., l.dz. 03_07_2025_FEWM_1_9_Visimind

Okres gwarancji: Nie dotyczy.
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena ofertowa – 100% 
Razem - 100 % 
 
Kryterium nr 1 – CENA: 
P=(Cn/Cb) x 100% x 100 punktów 
 
gdzie: P – liczba punktów przyznanych rozpatrywanej ofercie w ramach kryterium, Cn – łączna cena brutto najtańszej oferty; Cb – łączna cena brutto badanej oferty
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w zakresie: 
a)	przesunięcia terminów, zmian sposobu lub zakresów wykonania przedmiotu zamówienia, umożliwiające dalsze prawidłowe wykonanie umowy, w uzasadnionym przypadkach wynikających z: 
	siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy (za siłę wyższą uznawane będą zdarzenia takie jak wojna, atak terrorystyczny, katastrofa, stan klęski żywiołowej, zamieszki, strajki, pożar, na które Strony nie mają wpływu), 
	zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy, 
	działań organów administracyjnych, 
b)	przesunięcia terminów realizacji przedmiotu umowy, przy czym zmiana spowodowana może być jedynie okolicznościami leżącymi wyłącznie po stronie Zamawiającego, takimi jak brak kompatybilności urządzeń lub systemów, których zapewnienie leży po stronie Zamawiającego, 
c)	pojęć, definicji, użytych określeń, które przyczynią się do powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony, 
d)	zmian sposobu lub zakresów wykonania przedmiotu zamówienia, wyłącznie za zgodą Zamawiającego, jeżeli dotyczą one możliwych do wykonania proponowanych przez Wykonawcę rozwiązań alternatywnych, które charakteryzują się lepszymi parametrami lub funkcjonalności względem pierwotnie określonych w zamówieniu, 
e)	zmian poszczególnych elementów zamówienia, wyłącznie za zgodą Zamawiającego, jeżeli przedstawione zamienniki posiadają lepsze parametry lub funkcjonalności względem pierwotnie przedstawionych w ofercie, 
f)	zmiany osoby lub osób uprawnionych do kontaktów, 
g)	oznaczenia danych dotyczących Zamawiającego i/lub Wykonawcy. 
2.	Wprowadzenie zmiany postanowień umowy wymaga aneksu sporządzonego w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
 </div>