Organizacja wyjazdów

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja wyjazdów
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	lubelskie
Data publikacji	2025-07-13
Data składania ofert	21/07/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe 635110004 Organizacja wycieczek 665121003 Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków 853121103 Usługi opieki dziennej nad dziećmi 923312105 Usługi animacji dla dzieci
Numer przetargu	6391889

<div>
<h1>Zapytanie ofertowe nr 01/WRA/2025</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/2157900">Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami_nr_01_WRA_2025.docx</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Organizacja wyjazd&oacute;w</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest organizacja 2 wyjazd&oacute;w warsztatowych dla 16 rodzin z dziećmi, w tym 24 os&oacute;b dorosłych uczestnik&oacute;w projektu, 39 dzieci (od 0 do 18 roku życia) &ndash; łącznie 63 I projektu oraz 5 os. dorosłych z kadry (5 os. x 2 turnusy). Łącznie 73 os. Wyjazdy powinny być zorganizowane w 2 terminach: PIERWSZY WYJAZD - 08-10.08.2025 r.-35 os. i DRUGI WYJAZD - 15-17.08.2025 r.-38 os. Wykonawca w cenie wyjazdu zapewnienie organizację, w tym: &bull; przejazd busem / autokarem &ndash; w obie strony (wyjazd z Annopola w piątek w godz. 9:00-11:00, powr&oacute;t do Annopola w niedzielę w godz. 17:00 &ndash; 19:00), &bull; koszt wyżywienia/ciepłych posiłk&oacute;w: 2 śniadania, 3 obiady i 2 kolacje, 4 przerwy kawowe podczas warsztat&oacute;w dla wszystkich UP (uczestnik&oacute;w projektu) i kadry, &bull; ubezpieczenie NNW, &bull; 2 noclegi, &bull; koszt opieki nad dziećmi (zatrudnienie co najmniej 2 opiekunek dla dzieci &ndash; łącznie 40 h). - Miejsce odbywania się wyjazdowych warsztat&oacute;w oddalone może być od Annopola maksymalnie do 100 km na terenie RP (odległość liczona z dokładnością miejscowość &ndash; miejscowość przy pomocy serwisu Mapy Google (https://www.google.com/maps/) z miejscowości Annopol do miejscowości, w kt&oacute;rej znajduje się miejsce warsztat&oacute;w, przy uwzględnieniu formy transportu &bdquo;samochodem&rdquo; i przy przyjęciu najkr&oacute;tszej (w km) proponowanej przez serwis trasy w zaokrągleniu do pełnego kilometra) - Wszystkie pokoje, w kt&oacute;rych będą zakwaterowani uczestnicy projektu (rodziny z dziećmi) oraz kadra powinny posiadać prywatną łazienkę z prysznicem lub wanną. - Wykonawca winien zapewnić możliwość nocleg&oacute;w dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pok&oacute;j i łazienka powinny być przystosowane do użytku os&oacute;b z niepełnosprawnościami m.in. na w&oacute;zku inwalidzkim. Informacja o ostatecznej liczbie os&oacute;b korzystających z noclegu wraz z informacją, czy w danej grupie wymagane są pokoje dostosowane dla os&oacute;b ze szczeg&oacute;lnymi potrzebami zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zam&oacute;wienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego 3 dniowego wyjazdu warsztatowego (do 3 dni przed terminem rozpoczęcia danego pobytu). - Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia nocleg&oacute;w przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w szkolenia korzystających z nocleg&oacute;w - Hotel powinien r&oacute;wnocześnie zapewnić 2 sale szkoleniowe oraz salę do zabaw dla dzieci, kt&oacute;re będą dostępne przez cały pobyt uczestnik&oacute;w. Sale muszą pomieścić min. 18 os&oacute;b. Przeprowadzane w nich warsztaty będą trwały 16 godzin (podzielone na wszystkie dni pobytu, w godzinach dostosowanych do organizacji posiłk&oacute;w w hotelu i w porozumieniu z uczestnikami warsztat&oacute;w i trenerami). - Sale szkoleniowe/ sala zabaw powinna być wyposażona w: klimatyzację/ogrzewanie, dostęp do dziennego światła, otwierane okna. Sale nie mogą stanowić pomieszczenia przechodniego/korytarza. Wyposażona musi być r&oacute;wnież w wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. Sala powinna być dostępna dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla os&oacute;b z niepełnosprawnością. Sale szkoleniowe powinny być wyposażone w krzesła i stoły (dostosowane do ilości os&oacute;b biorących udział w szkoleniu) oraz wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. - 3 dni przed przyjazdem zamawiający poinformuje o liczbie os&oacute;b uczestniczących w wyjeździe z podziałem na rodziny i trener&oacute;w. Zamawiający zakłada tolerancję +/-10% uczestnik&oacute;w ze względu na dość dużą liczbę os&oacute;b, - hotel powinien dysponować terenem rekreacyjnym dla prowadzenia animacji zaplanowanych w ramach projektu, - hotel powinien zapewnić gościom dostęp do strefy relaksacyjnej tj. basen i jacuzzi, - Usługodawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne ze względu na szczeg&oacute;lne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez uczestniczki/uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w. Ostateczna liczba os&oacute;b korzystających z poszczeg&oacute;lnych posiłk&oacute;w wraz z informacjami odnośnie szczeg&oacute;lnych potrzeb dietetycznych, zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zam&oacute;wienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego trzydniowego wyjazdu. - Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestnik&oacute;w szkolenia korzystających z poszczeg&oacute;lnych posiłk&oacute;w. 1. Warunki noclegu: Zapewnienie pokoi 2-4 osobowych dla wszystkich uczestnik&oacute;w wyjazdu. 2. Pokoje powinny być dostosowane do potrzeb os&oacute;b niepełnosprawnych, z osobną przestronną łazienką z prysznicem lub wanną w pokojach, ł&oacute;żka pojedyncze lub w przypadku małżeństw podw&oacute;jne. Pokoje na standardowym wyposażeniu powinny posiadać pościel, ręczniki, lustro. Wyżywienie w postaci: 2 śniadania, 3 obiady i 2 kolacje, 4 przerwy kawowe. Wyżywienie powinno uwzględniać ewentualną dietę uczestnik&oacute;w turnusu: cukrzycowa, bezglutenowa, lekkostrawna, bezmięsna itp. Do posiłk&oacute;w podawane są napoje zimne oraz gorące kawa i herbata. Śniadania/kolacje, jeżeli podawane są w formie szwedzkiego stołu, muszą być urozmaicone, uwzględniając posiłki na ciepło i zimno, z możliwością wyboru nabiału, słodkiego czy wytrawnego posiłku (typu: jogurty, zupy mleczne, musli, jajecznica, kiełbaski, wędlina, sery, pieczywo jasne i ciemne, owoce, warzywa). Obiady trzydaniowe: zupy, drugie danie oraz deser. Danie powinno składać się z produkt&oacute;w białkowych, najlepiej pochodzenia zwierzęcego (mięso, ryby, ser, jaja, dr&oacute;b) produkt&oacute;w bogatych w węglowodany złożone (ziemniaki, kasza, kluski) oraz dodatk&oacute;w warzywnych (sur&oacute;wki, warzywa gotowane). Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. Podczas pobytu zostanie zorganizowana wieczorna integracja z oprawą muzyczną: 2 godz. w piątek oraz 2 godz. w sobotę. Zamawiający zastrzega, że sala, w kt&oacute;rej odbędzie się integracja powinna składać się z jednego pomieszczenia. 3. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu uczestnik&oacute;w wyjazdu z Annopola w miejsca realizacji wyjazdu oraz powrotu do Annopola autokarem. Podczas transportu autokarem Wykonawca zobowiązany jest do: a) zapewnienia po 1 autokarze na każdy wyjazd dla uczestnik&oacute;w wyjazdu wraz z możliwością zabrania bagażu do 20 kg/os. b) w przypadku awarii technicznej pojazdu/pojazd&oacute;w w trakcie realizacji zam&oacute;wienia, Wykonawca zobowiązany jest podstawić, w czasie umożliwiającym realizację programu studyjnego, pojazd zastępczy/pojazdy zastępcze o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, c) zapewnienia kierowc&oacute;w autokaru, kt&oacute;rzy posiadają wszelkie uprawnienia do kierowania tego typu pojazdem, świadectwo kwalifikacji na przew&oacute;z os&oacute;b i rzeczy, d) polisy ubezpieczeniowej autokaru / autokar&oacute;w, e) pokrycia wszelkich koszt&oacute;w związanych z czyszczeniem autokaru /autokar&oacute;w, koszt&oacute;w paliwa oraz opłat parkingowych i wszelkich innych koszt&oacute;w związanych z podr&oacute;żą np. winietek, 4. Termin realizacji zam&oacute;wienia: od momentu podpisania umowy do 17.08.2025 r. Jeżeli na skutek ograniczeń rządowych np. w związku z pandemią, wojny itp., realizacja usługi nie będzie możliwa we wskazanym terminie, zostanie zrealizowana do miesiąca od momentu zwolnienia ograniczeń. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla os&oacute;b ze specjalnymi potrzebami, w tym os&oacute;b z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. os&oacute;b na w&oacute;zku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla os&oacute;b z niepełnosprawnością. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućc&oacute;w. - Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w szczeg&oacute;lności w zakresie higieny i czystości. Uwaga!!! Podczas całego pobytu grupy na wyjeździe należy zapewnić osobę / kierownika / koordynatora / menagera hotelu / ośrodka, do rozwiązywania wszelkich spraw / temat&oacute;w związanych z przedmiotem postępowania.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium oceny i Waga punktowa: Cena oferty - max. 99 punkt&oacute;w
Kryterium oceny i Waga punktowa: Aspekt społeczny &ndash; max. 1 punkt
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany umowy, jeżeli zmianie ulegną stosowne Wytyczne mające zastosowanie do Projektu. 2. Zamawiający przewiduje udzielenie zam&oacute;wień uzupełniających i dodatkowych zgodnie z celem zam&oacute;wienia oraz przeznaczeniem przedmiotu zam&oacute;wienia w przypadku zwiększenia zapotrzebowania do 50% wartości zam&oacute;wienia. tj. dopuszcza się zam&oacute;wień dodatkowych usług jak nocleg, wyżywienie, inne usługi w ramach organizacji warsztatu wyjazdowego dla 15 rodzin, kt&oacute;re nie zostały wymienione w ogłoszeniu, a kt&oacute;re spełniają jednak cel zam&oacute;wienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień umowy z powodu: a) zmiany w obowiązujących przepisach prawa, mające wpływ na przedmiot i warunki umowy oraz zmiana sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkując. .a niemożliwość realizacji przedmiotu umowy, b) zmiany terminu realizacji zam&oacute;wienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego, c) okoliczności związanych z wystąpieniem siły wyższej za kt&oacute;rą Strony uznają na przykład klęski żywiołowe, pożary, powodzie, trzęsienia ziemi, działania wojenne, strajki, blokady, przerwy w dostawie medi&oacute;w (energii elektrycznej, wody) czy stan zagrożenia epidemią/pandemią i wystąpienie epidemii/pandemii. d) innych okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego, e) zwiększenie kwoty zam&oacute;wienia w przypadku wystąpienia specjalnej potrzeby wynikającej z udział w szkoleniu osoby z niepełnosprawnościami i zgłoszeniu takiej potrzeby na piśmie przez osobę z niepełnosprawnościami, f) zawieszenia realizacji zam&oacute;wienia przez Zamawiającego z powodu wystąpienia przyczyn technicznych lub organizacyjnych uniemożliwiających kontynuowanie wykonania przedmiotu umowy, o czas zawieszenia. O zawieszeniu realizacji zam&oacute;wienia Zamawiający powiadomi Wykonawcę wskazując przyczynę zawieszenia, 4. Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań, spowodowanych wystąpieniem siły wyższej.
</div>